DigiSote –hankkeen kokeilujen suunnittelussa ja toteutuksessa olemme soveltaneet käytäntöön englantilaisen uusien innovaatioiden kehittämiseen profiloituneen Nesta-säätiön¹ oppeja. Kokeilujen luonteeseen kuuluvat vahvasti prosessien kehittäminen sekä kokeilemalla kehittämisen malli, jonka soveltamista olemme hakeneet Kehitä kokeillen – organisaation käsikirjan² opeista sekä Lean-prosessijohtamisen ajattelutavasta.
Hankkeessa suoritettavissa kokeiluissa sovelletaan kokeilun suunnittelu ja toteutusprosessia. Kokeilun laajuudesta riippuen prosessi voi poiketa eri kokeilujen välillä, mutta kaikki kokeilut noudattelevat samaa perusrakennetta. Kokeilunprosessi koostuu neljästä vaiheesta:
- Kokeilun perusta ja suunnittelu
- 1. kokeiluvaihe (koeponnistus)
- 2 kokeiluvaihe
- Kokeilun arviointi ja kokeilusta oppiminen
- Kokeiluidean käyttöönotto ja levittäminen tai hylkääminen
Digikokeilujen lähtökohtana on kokeiluihin osallistuvien asiakkaiden ja ammattilaisten osaamisen kehittäminen. Kokeiluihin osallistuvien osaamisen kehittämisen polku kulkee koko kokeilun ajan rintarinnan kokeilun eri vaiheissa.
Kokeilun perusta ja suunnittelu
Kokeilun lähtökohtana on aina tarve. Tämä tarkoittaa, että kokeilun pitää vastata johonkin asiakastarpeeseen. Tarpeiden kartoitusta hankkeessa on tehty nykytilan kartoituskyselyillä, jotka toteutettiin Siun soten alueella sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden ja ammattilaisten keskuudessa. Samanlaisia tarvekartoituksia on suoritettu myös sote-alan yrittäjille kyselyin sekä vierailujen yhteydessä. Asiakastarpeen lisäksi kokeilua suunniteltaessa on arvioitava voisiko tuleva kokeiluaihio olla toteutettavissa esim. taloudellisesti kannattavasti.
Kokeilua suunniteltaessa on tärkeää löytää kokeiluun sitoutuneita motivoituneita asiakkaita ja henkilökuntaa, jotka yhdessä luovat tavoitteen ja tavoitteeseen tähtäävän tiekartan kokeilulle. Hanke on toteuttanut kokeilujen suunnittelussa innovaatio- ts. ideointityöpajoja. Kokeilujen tavoitteena on aina muuttaa prosessia ja asiakastyytyväisyyttä parempaan suuntaan. Suunnitteluissa työvälineinä on käytetty ideakanvaasia, jonka tarkoituksena on jaotella kokeilu osiin. Ideakanvaasista nähdään kokeilun eri merkitykset kuten mitä ongelmia kokeilussa voi olla, mikä on kokeilun arvoehdotus sekä mitä osaamista kokeilu vaatii.
Innovaatiotyöpajoissa kokeiluiden lähtökohtaa on lähestytty mm. nykyprosessien mallintamisella value stream mapping arvovirta –menetelmällä, jonka tarkoituksena on nykyprosessin kuvaamisen lisäksi pureutua nykyprosessin kompastuskiviin ja hukkatekijöihin. Nykytilan kuvaaminen auttaa tavoitetilan hahmottamista, johon kokeilulla tähdätään. Kokeiluissa ei siis ole tarkoitus vain tuoda uutta teknologiaa prosesseihin, vaan kehittää prosessia itsessään. Lisäksi innovaatiotyöpajat ovat osaamisen kehittämisen ensimmäinen taso, jossa kohderyhmä lähtee pohtimaan nykytoimintaa ja sen kehittämistä.
Kokeilun suunnittelussa merkittäviä tekijöitä ja reunaehtoja ovat kokeiltavien digipalvelujen kartoitus, kilpailutus ja tehtävät sopimukset. Kokeilun läpimenoaika vaihtelee näistä kokeilun eri osatekijöistä riippuen, kuten kuinka paljon sovellettavaa teknologiaa on olemassa, voidaanko käyttää prototyyppejä/demoja, onko sidosryhmillä tai asiakkailla jo sopimus vastaavaa teknologiaa tarjoavan palveluntarjoajan kanssa tai mahdollistaako lainsäädäntö tehtävän kokeilun. Joskus erillistä kilpailutusta ei tarvita, joten kokeilu päästään nopeammin koeponnistamaan.
Kokeiluvaiheet
Kokeilun luonteesta riippuen kokeilu voidaan jakaa eri vaiheisiin, jossa ilmenee kokeilemalla kehittämisen idea. Osaamisen kehittämisen näkökulmasta tärkeää on kokeiltavan teknologian ja palvelun käytön edellytykset, jossa koulutus ja perehdytys ovat tärkeimmät. Oppimistyöpajoissa ts. koulutuksissa perehdytetään asiakkaat ja ammattilaiset käyttämään heille uutta teknologiaa.
Perehdytyksen jälkeen ensimmäinen kokeiluvaihe on yleensä koeponnistus, jossa kokeillaan pienimuotoisesti uutta teknologiaa. Koeponnistus voi olla esim. simulaatio, joka on toteutettu vain muutaman asiakkaan voimin. Koeponnistusvaiheen tärkeä anti on kuitenkin havainnointi ja palaute, jolla kokeilua kehitetään ennen kuin kokeilua laajennetaan. Koeponnistuksella on myös merkitystä minimoidessa riskit kokeilun onnistumisessa. Pienimuotoinen koeponnistus tuottaa jo tuloksia, joiden perusteella kokeilua voidaan ketterämmin parantaa palautteen perusteella tai jopa hylätä, jos kokeilua ei voida huonon soveltuvuuden vuoksi jatkaa.
Kokeilujen eri lähtökohdista riippuen jo ensimmäinen koeponnistus voi vakuuttaa niin, että kokeilua voidaan jatkaa ja ottaa helposti käyttöön lanseeraamalla kokeilu jokapäiväiseen käyttöön. Toisaalta joku kokeilu vaatii proaktiivista kehittämistä ja uudistamista, joka voi johtaa johonkin uuteen päämäärään. Näin voi käydä, jos teknologia tai palvelu on jollekin asiakasryhmälle aivan uutta ja perimmäinen tavoite on esim. uusien elämyksien saaminen eikä jokin tietty tavoite sinällään.
Palautteella ja sen arvioinnilla on kokeiluissa merkitystä, jotta toimintaa voidaan parantaa ja iteroida tavoitteena parempi asiakas- ja käyttäjätyytyväisyys. Palautteen kerääminen ei kosketa vain kokeiluvaiheita, vaan jatkuva palaute nostaa esille kehityskohteita käyttöönoton jälkeenkin. Digikokeiluissa voidaan käyttää erilaisia arviointityökaluja kuten nelikenttää, jossa kokeiluun osallistuvat asiakkaat ja ammattilaiset antavat palautetta esim. käytettävyydestä, hyödyllisyydestä, toimivuudesta ja vaikuttavuudesta. Kokeilun aikana pidetyissä arviointityöpajoissa on tarkoituksena arvioida mikä on ollut hyvää ja missä on edelleen kehitettävää. Lisäksi kohderyhmä saa vastauksia kokeilun aikana heränneisiin kysymyksiin ja epäselviin asioihin.
Kokeilun oppi ja arviointi
Kokeiluvaiheiden jälkeen arvioitavana asiana on kokeilun vaikuttavuus. Digikokeilujen vaikuttavuuden arvioinnissa on sovellettu ASSI-hankkeen³ vaikuttavuuden osa-alueita. Vaikuttavuus voi tarkoittaa esim. parantunutta digipalvelun käytettävyyttä, saavutettavuutta, osaamista ja motivaatiota, hoidon toteutumista tai prosessin toimintaa. Kokeilun vaikuttavuudella on merkitystä siihen kannattaako kokeilu ottaa käytännöksi eli toisin sanoen lanseerata käyttöön. Kokeilukulttuuriin kuuluu osana myös hyväksyä, jos kokeiltava palvelu tai tuote ei päädykään jokapäiväiseksi käytännöksi vaan hylätään kokeiluvaiheiden jälkeen. Hylkääminen ei tarkoita, että kokeilu olisi tehty turhaan ja siitä ei olisi ollut hyötyä. Päinvastoin onnistunut kokeilu tuottaa uutta tietoa ja josta opitaan uutta ja merkityksellistä. Lisäksi kokeiluista syntyy uusia ideoita, riippumatta otetaanko kokeilu käytännöksi vai hylätäänkö. Molempia vaihtoehtoja yhdistää se, että toimintojen ja prosessien kehittäminen jatkuu kokeilun lopputuloksesta huolimatta.
¹ Prototyping framework – A guide to prototyping new ideas. Nesta.org. Thinkpublic. http://www.nesta.org.uk/sites/default/files/prototyping_framework.pdf
² Hassi, L., Paju S., & Maila R. 2015. Kehitä kokeillen. Organisaation käsikirja. Talentum Pro, Helsinki 2015
³ Jauhiainen & Sihvo (toim.) 2014. Sähköiset terveyspalvelut asiakkaiden käyttöön terveydenhuollossa – Teoriasta käytäntöön. Karelia-ammattikorkeakoulu