Tulipalojen sammuttelusta laadukkaaseen kehittämistyöhön

Marika Turkia

’Meillä ei riitä aikaa kuin tulipalojen sammutteluun’ lausahduksella viitataan siihen, että työaika menee päivästä ja kuukaudesta toiseen yllättävien ongelmien ilmaantumiseen ja niiden pikaisiin ratkaisuyrityksiin. Kuulostaako tutulta? Hyvin monessa organisaatiossa tunnistetaan tilanne, jossa kehityskeskusteluissa ja muissa henkilöstön kohtaamisissa nousee usein esille työn kuormittavuus ja siihen liittyvät työhyvinvointiasiat.

Laadukas kehittämistyö edellyttää kahta asiaa: ennakointia ja systemaattisuutta. Mikään tulipalo ei sammu ilman osaavaa sammuttajajoukkoa. Siksi myös oikeat palomiehet ennakoivat ja harjoittelevat systemaattisesti päivästä ja vuodesta toiseen. Paloauton lähtönopeus on määritelty; hälytyksestä ajoon on aikaa 60 sekuntia. Myös korkeakoulussa on ’hälytysvalmiutta’ kyettävä tehostamaan. On vietävä yhteisesti sovitut käytäntöön. Olemme erittäin hyviä kirjoittamaan ja kuvaamaan auki laatujärjestelmään liittyviä prosesseja ja toimintaohjeita. Tämä lienee tyypillistä korkeakoulusektorille. Mutta osaammeko tarpeeksi hyvin viedä suunnitelmat kohti systemaattista toteutusta? Tarvitsemmeko lisää prosessien ja toimintaohjeistuksen aitoa ja oikeaa testausta laadunvarmistuksen näkökulmasta?

Lean-menetelmällä tehoa kehittämiseen

Lean-filosofian tuominen arjen kehittämistyöhön voi olla yksi systemaattisuutta ja ennakointia tukeva työkalu. Korkeakoulujen tulee kyetä entistä enemmän tulevaisuuden kompetenssin kasvattamiseen ja tehokkuuden hallintaan systemaattisella toistolla, ja arjen työtehtävien systemaattisen läpiviennin harjoittelulla.

Karelia-ammattikorkeakoulussa on useita asiantuntijoita koulutettu viime vuosien aikana Lean-menetelmän osaajiksi. Lean-termillä viitataan alun perin Japanissa Toyotan tehtailla käytettyyn toimintamalliin, jonka avulla pyrittiin säästämään aikaa ja poistamaan tuotannosta ns. hukat, kuten esimerkiksi turha odottelu, virheet ja ylituotanto. Lean-menetelmiä sovelletaan usein yhdessä laatuun keskittyvän Six Sigma -mallin kanssa. Lean ja Six Sigma yhdessä tähtäävät ajan säästöön, tuotteiden ja palveluiden laadun parantamiseen sekä kustannusten alentamiseen.

Kareliassa toteutettiin Lean-kokeilu koskien tutkimus- ja kehittämisrahoituksen hakuprosessia ja projektin käynnistämisvaihetta. Halusimme saada näkyviin, mitkä asiat hidastavat projektien käynnistymistä ja erityisesti tehokasta toteuttamista. Karelian asiantuntijat Mervi Leminen ja Jari Uimonen ottivat tarkasteluun 11 erilaista rahoituspäätöksen saanutta projektia. Projektit olivat eri rahoitusinstrumenteilla rahoitettuja, kustannuksiltaan isoja ja pieniä, eri toimialoilta sekä eri teemoista; tuotannollisten alojen kehittämisprojekteja, opetuksen pedagogisia kehittämisprojekteja, kansainvälisiä projekteja jne.

Asiantuntijat pyysivät tki-toimijoita miettimään mitä ovat keskeiset toiminnot, jotka liittyvät projektin valmisteluun, haku- ja rahoitusneuvotteluprosessiin ja rahoituksen vastaanottamiseen. Tämän lisäksi asiantuntijat haastattelivat Karelian tutkimus- ja kehittämisjohtajaa, projektipäälliköitä, tki-asiantuntijaa ja tutkimusasiamiestä. Kipupisteeksi havaittiin projektin valmistelu ja erityisesti käynnistysvaihe.  Projektien käynnistymisvaiheesta koottiin prosessiin liittyviä tietoja mm. mikä on aika projektin rahoituspäätöksestä aloituspäivään, rahoituspäätöksestä kirjanpidon avaukseen, aloituspäivästä aloituskokoukseen ja aloituspäivästä ensimmäisten kustannusten kirjautumiseen. Mittarina käytettiin sitä kuinka paljon aikaa (pv) on kulunut tapahtumiin projektin käynnistymisvaiheessa, ja mitkä seikat vaikuttavat projektin tehokkaaseen käynnistämisvaiheeseen. Tämän jälkeen asiantuntijat analysoivat kertynyttä dataa Lean-menetelmän mukaisesti.

Kokeilusta käytännön toimenpiteisiin

Kokeilun tuloksena tiedämme, että on asioita joihin emme voi prosessissa vaikuttaa, kuten rahoittajan aikataulut tai rahoituspäätöksen ajankohta. Sen sijaan voimme vaikuttaa hyvin paljon omiin hallinnollisiin toimintoihimme. Niissä todettiin olevan pahimmillaan jopa muutaman kuukauden viiveitä.

Lean-kokeilun tuloksena Karelia-amk:ssa projektihenkilöstön rekrytoinnin käynnistämistä on päätetty aikaistaa siihen vaiheeseen, kun rahoitusneuvottelut käynnistyvät. Projektin hallinnollisia toimenpiteitä (kirjanpidon avaaminen, aloituspalaverit) on aikaistettu ja lomakkeiden sisäistä kulkua kevennetty. Opettajien työaikavarauksia tehdään välittömästi, kun tiedetään rahoitusneuvotteluiden tilanne. Yhteistyötä koulutuksen vastuuhenkilöiden kanssa tiivistetään, jotta opettajien siirtyminen projektitehtäviin olisi aiemmin ennakoitavissa ja esimiesten tiedossa.

Lean-menetelmän soveltaminen tki-toiminnan kehittämiseen on ollut oiva valinta. Hyvä havainto on ollut myös se, että kaikkea ei yritetä kehittää kerralla. On tärkeää ottaa kehityskohteeksi kokonaisuus, joka pysyy toimijoiden ’näpeissä’.

Kareliassa valmistaudutaan vuonna 2017 syksyllä toteutettavaan KARVI:n (Korkeakoulujen arviointineuvosto) ulkoiseen auditointiin. KARVI:n tehtävänä on auditoida kaikkien Suomessa toimivien korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmät säännöllisesti. Karelia-ammattikorkeakoulu arvioitiin edellisellä auditointikierroksella olevan kokonaisuudessaan edistyneellä tasolla. Laatutunnuksemme on ollut jo pitkään  ’Laatua yhteistyöllä – pieniä parannuksia joka päivä’ – myös tki-toiminnan Lean-kokeilusta saadut tulokset vahvistavat tämän sloganin henkeä. Tulevaan auditointiin onkin hyvä lähteä valmistautumaan yhdessä.

Marika Turkia
tutkimus- ja kehittämisrahoituksen asiantuntija, laaturyhmän jäsen
Karelia-ammattikorkeakoulu