Elämää opiskelija- ja hakijapalveluissa

Suvi Pajarinen

Opiskelijapalvelut on osa Karelian opintoasiainpalveluita. Opiskelijapalvelut vastaa ja huolehtii keskitetysti ammattikorkeakoulun kaikkien opiskelijoiden opiskelijahallinnosta ja -palveluista.  Opiskelijapalveluiden henkilöstö palvelee ja neuvoo muun muassa ilmoittautumisiin, opinto-oikeuteen ja opintotukeen sekä uusintatentteihin liittyvissä asioissa, vastaanottaa tapaturmailmoituksia ja hoitaa opiskelijoiden vakuutusasioita. Opiskelijapalvelut vastaa lisäksi Pakki-portaalin ylläpidosta sekä opiskelijoiden uutiskirje Kyyhkystä. Opiskelijapalveluiden yhteydessä toimii Hakijapalvelut, joka vastaa opiskelijahauista ja -valinnoista.​

Toimistosta kuuluu hiljainen naputus. Joku on tullut töihin ennen kahdeksaa ja työskentelee työpisteellään jo täyttä vauhtia. Perähuoneesta löytyvät opintosihteerit Anne Martikainen ja Helena Sutinen. Anne ja Helena ovat työskennelleet Tikkarinteen Opiskelijapalveluissa nyt reilut puoli vuotta. Kampusten toimistojen henkilökunta siirtyi kokonaisuudessaan Opiskelijapalveluihin Tikkarinteelle elokuussa 2016 Karelia-ammattikorkeakoulun organisaatiomuutoksen myötä. Kaiken kaikkiaan Opiskelijapalveluissa työskentelee tällä hetkellä seitsemän opintosihteeriä sekä kaksi opiskelijapalveluiden suunnittelijaa, jotka vastaavat opiskelijahauista- ja valinnoista. Koko tiimiä vetää opiskelijapalveluiden päällikkö.

Opintosihteeri Anne Martikainen on ollut talossa Sairaanhoito-oppilaitoksen ajoista asti. Heinäkuussa 2017 tulee täyteen 35 vuoden työura. Kuva: Suvi Pajarinen.

Toimistojen siirtyminen pois omilta kampuksilta on tuonut haasteita, sillä se on vaikuttanut osaltaan kampusten henkilökunnan kanssa työskentelyyn. Muutos on ollut suuri ja se on tuonut monenlaisia haasteita, jotka pääosin ovat olleet hyviä. Uusien toimintatapojen opettelu, kiire ja suuremmassa porukassa työskenteleminen ovat olleet suurimmat haasteet. Positiivisinta on kuitenkin se, että nyt kaikki palvelut löytyvät saman katon alta ja opiskelijat saavat entistäkin parempaa palvelua viikon jokaisena arkipäivänä. Saman katon alla työskentely helpottaa kaikkien työtä, sillä apu on aina lähellä ja tietotaidon määrä suuri.

Arki on aina vauhdikasta ja työpäivät ovat erilaisia. Työtehtävät on jaettu vastuualueisiin ja jokaisella työntekijällä on oma työpari, joka myös tuuraa toisen poissa ollessa. Opintosihteereillä on kiertävä asiakaspalveluvuoro n. 2-3 kertaa kuukaudessa. Porukan keskuudessa puhutaankin hauskasti omasta ”tiskivuorosta.” Joskus se on ymmärretty muualla hieman väärin. Kyse ei siis ole astioiden tiskaamisesta!

Digitalisaatio näkyy palveluissa

Kello lähenee kymmentä. Opintosihteeri Timo Väyrynen käynnistelee asiakaspalvelutiskin konetta ja sytyttää toimistoon valot. Ensimmäiset asiakkaat ovat jo odottamassa oven takana. Sähköinen ovi loksahtaa auki ja palvelu voi alkaa.

Asiakaspalveluun kuuluu monenmoista tehtävää mm. chat-palvelusta huolehtiminen. Työyhteisö onkin yhdessä huomannut, että Opiskelijapalveluissa kysellään chatin kautta kaikkea mahdollista. Opintosihteeri Teija Heikkilä kertoo:

Olemme leikkimielisesti sanoneet, että Opiskelijapalvelut on Karelia-amk:n tietotoimisto. Meiltä kysellään ihan kaikkea, elämäntarkoituksesta yhteystietoihin!

Opiskelijapalveluihin tulee päivittäin paljon sähköpostia ja niiden purkaminen vie aikaa. Viesteihin pyritään vastaamaan saman päivän aikana. Opiskelijat voivat tilata opiskelutodistukset ja opintosuoritusotteet kätevästi Pakissa olevan sähköisen tilauslomakkeen kautta. Tämä hieno idea on ollut käytössä jo useita vuosia ja helpottaa kovasti työtä, sillä tilaukset siirtyvät kätevästi PDF-muotoon. Tiedostoon tulee valmiiksi tilaajan nimi- ja osoitetiedot, joten opintosihteerin on helppo tulostaa asiakirja ja sujauttaa se ikkunakirjekuoreen tarvittavine liitteineen. Digitalisaation myötä Opiskelijapalvelut on parantunut palveluitaan, ja nykyään n. 70 % tilauksista lähetetään suojatulla sähköpostilla, sillä todistukset halutaan mahdollisimman nopeasti.

SoleoOPS:n sähköinen asiointi on ollut suuri apu hakemusten käsittelyssä. Erilaisia hakemuksia saapuu käsittelyyn useita kymmeniä päivän aikana, valmistumisajankohtana jopa satoja. On selvää, että paperisten hakemusten käsittelyä ei juurikaan enää ole hakemuksiin liittyen ja sehän on vain hyvä. Skypettäminen on arkipäivää ja Opiskelijapalvelut on ottanut Skype for Business -sovelluksen käyttöönsä pilotoinnin kautta. Se on ollut oiva apuväline jokapäiväisessä yhteydenpidossa ja sillä on helppo ja nopea tapa viestittää ja esittää asioita ruudun kautta. Turhat sähköpostiviestit ja huoneesta toiseen kulkemiset ovat vähentyneet.

Hakijapalveluiden työ on muuttunut myös digitalisaation myötä. Opiskelijapalveluiden suunnittelija  Kirsi Kukkonen kertoo:

– Itse yhteishakuhan on ollut jo vuosia sähköinen, enää ei hakija lähetä paperilomaketta. Myös Karelian erillishaut on tehty sähköisiksi pari vuotta sitten. Erillishakuihin hakija voi lisäksi toimittaa liitteet sähköpostilla. Yhteishaussa sähköinen liitteiden toimitus on suunnitteilla ensi syksyn hausta lähtien. Chat-palvelu on ollut hakijapalveluiden käytössä myös muutaman vuoden. Yhteydenottoja tulee tasaisesti läpi vuoden, tiivistyen hakuaikoihin. Tänä päivänä hakija-asiakas ei enää juurikaan soita vaan ottaa yhteyden joko sähköpostilla tai chatin kautta.

Opiskelijapalvelut sijaitsee Karelian Tikkarinne-kampuksella. Uudet tilat saatiin käyttöön vuonna 2013. Kuva: Suvi Pajarinen.

Työtä, ideointia ja kehittämistä ympäri vuoden

Opiskelijapalveluissa tehdään asiakaspalvelun lisäksi paljon muutakin, ja vuosikello pyörii ympäri vuoden tiukassa tahdissa. Vuoden aikana ei tule taukoja tai katkoksia, sillä jokaisena kuukautena on aina jokin prosessi käynnissä. Asiakaspalvelu pelaa ympäri vuoden, myös kesälomakuukausina. Opiskelijapalvelujen vastuulle kuuluu myös Pakki-opiskelijaportaali sekä opiskelijoiden uutiskirje Kyyhky. Niiden toimintoja kehitetään jatkuvasti huomioiden opiskelijoiden tarpeet ja nykypäivän trendit. Yhteistyö opiskelijoiden ja henkilökunnan kanssa on tärkeää, jotta voidaan toteuttaa entistäkin parempaa opiskelijatiedotusta.

Avoin ammattikorkeakoulu on tärkeä osa Opiskelijapalveluiden toimintaa. Sen kautta voi täydentää ammatillista osaamistaan tai oppia kokonaan uutta. Vuonna 2016 avoimen AMK:n opiskelijoita oli yli 600 ja määrä kasvaa koko ajan. Avoimen AMK:n kautta voi opiskella opintoja kaikilla koulutusaloilla. Avoimen AMK:n polkuopiskelija suorittaa ensimmäisen vuoden opinnot yhdessä tutkinto-opiskelijoiden kanssa. Opinnot voi aloittaa myös väyläopintojen kautta. Tämä vaihtoehto on suunnattu toisen asteen opiskelijoille.

Opiskelijapalvelut pitää joka viikko yhteisen viikkopalaverin, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Käytäntö on ollut Opiskelijapalveluissa jo pitkään ja se on todettu toimivaksi. Yhdessä ideoiminen ja palveluiden parantaminen on ollut antoisaa. Opiskelijapalveluilla on ollut myös pitkään käytössä yhdessä laaditut ”pelisäännöt”.  Niissä on sovittu, kuinka omassa työyhteisössä toimitaan oikeudenmukaisesti ja toista kunnioittaen. Tämä onkin toteutunut hyvin, sillä toimistossa on ollut aina iloinen meno ja meininki!

Tervetuloa Opiskelija- ja hakijapalveluihin!

Suvi Pajarinen
opintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu