SMErec – kehittämistyöllä rekrytaitoja yrityksille ja opiskelijoille

Marja-Liisa Ruotsalainen, Mari Naumanen, Antti Meriö, Tanja Hallenberg, Anu Lehtinen

Ammattikorkeakoulut ja alueelliset kehittämisyhtiöt haluavat olla yrittäjien ystäviä. Paikallisina toimijoina nämä julkiset organisaatiot mahdollistavat toiminnoillaan ja palveluillaan niin liiketoimintaan kuin laajemmin osaamisen kasvuun tai syventämiseen kohdentuvia ratkaisuja. Uusien rekrytointitaitojen edistämiseksi toteutettu kehittämistyö SMErec vuosina 2017-2019 on ollut Karelian ja Turun ammattikorkeakoulujen sekä Business Joensuu Oy:n yhteistyönä tällainen täsmäratkaisu, joka toteutettiin Euroopan Unionin Sosiaalirahaston tuella.

Työn murros on monen muuttujan summa

Pitkään on jo puhuttu, ja myös tutkittu 2000-luvun työn murrosta, johon vaikuttavat niin globaalit megatrendit kuin myös alueellisemmat erityispiirteet. Suomessa TEM (2019) on omassa näkemyksessään Suomen työmarkkinoissa määritellyt globaalilta tasolta merkityksellisimmäksi digitalisaation, automatisaation ja globaalisaation. Lisäksi raportissa on todettu Suomen työmarkkinoille haasteita aiheuttavan väestön ikääntyminen ja syntyvyyden dramaattinen lasku. Muita muutoksia on havaittavissa, kun perinteisen palkkatyön rinnalle on syntynyt esimerkiksi vuokratyön, alustatalouden ja yksinyrittäjyyden erilaisia vaihtoehtoja. Raportissa peilataan vuoden 2017 Tilastokeskuksen selvitykseen yritysten kokemista rekrytointiongelmista, kun yli kolmannes yrityksistä ilmoittaa kohdanneensa haasteita työvoiman hankinnassa.

Mikroyrityksissä eli alle 10 henkilöä työllistävissä, ja niitä hieman suuremmissa pienissä sekä keskisuurissa yrityksissä (henkilöstöä alle 50) työntekijöiden rekrytointi on yrityksen normaaliin toimintaan suhteutettuna poikkeuksellinen tapahtuma. Yksinyrittäjän kannalta muutos, joka tarvitaan yhden hengen yrityksen muuntautuessa työnantajayritykseksi eli vähintään kahden hengen työpaikaksi, vaatii päättäväisiä ja hyvin suunniteltuja toimia. Työntekijän palkkaaminen edellyttää perehtymistä lakisääteisiin työnantajavelvoitteisiin kuten työnantajamaksuihin, työturvallisuusasioihin, sekä työntekijän ja yrityksen vakuutusturva-asioihin. Muutos vaatii myös yrityksen sisällä totuttujen toimintatapojen muokkaamista, sillä toimintamallit vaativat laajennuttaessa aina kehittämistä, vähintään rekrytointiin riittävän tuottavuuden nousun varmistamiseksi. Työnjohto ja työkuorman jakaminen vaativat sisäiseltä kommunikaatiolta aivan uuden tason. Erityyppisille tai eri alojen yrityksille tuotettu ohjeistus ei aina ole suoraan omaksuttavissa, joten tiedonhaku vaatii paneutumista.

Näihin tarpeisiin halusimme SMErec-hankkeen kehittämistyöllä antaa digitaalisia työkaluja rekrytointien onnistumiseksi.

SMErec:n työkalut käytännön tarpeisiin

Yhteisen kehittämistyön tavoitteisiin kuului parantaa mikro- ja pk-yritysten rekrytointiosaamista sekä edistää korkeakouluopiskelijoiden työnhakutaitoja tuoda ammattiosaamistaan esille. Yrityksien hyödyksi haluttiin tehdä innovatiivisia ja konkreettisia rekrytointityökaluja. Työvoimalle eli opiskelijoille mahdollistettiin jo opintojen aikana harjoittelut hankkeessa ja jaettiin tietoa työnhakemisen nykyaikaisiin tapoihin.

Rekrytointi voidaan määritellä ketjuksi prosesseja, joiden myötä saadaan osaaja tehtävään (kuvio 1):

Kuvio 1. Rekrytoinnin prosessivaiheet. (Tiainen & Ruotsalainen 2019)

Tämä uudenlainen tarkastelu rekrytoinnin prosessin pilkkomisesta kolmeen vaiheeseen auttaa yritystä ja työnhakijaa hahmottamaan kuinka monenlaisista osatekijöistä onnistunut rekrytointi syntyy molemmin puolin. Yrityksestä kertova työnantajamielikuva voi olla ratkaiseva tekijä sille, osaavatko yrityksen kannalta parhaimmat osaajat hakeutua yritykseen töihin. Osaltaan prosessin aikainen työnhakijalähtöinen rekrytointi voisi edistää osaajien kiinnostuksen ylläpitämisestä myös myöhemmin uusien rekrytointitarpeiden ilmetessä ja lisäväkeä palkatessa. Yritykselle on myös todella kallista, jos rekrytointi purkautuu koeajalla tai pian sen jälkeen, joten hyvään perehdyttämiseen ja urasuunnitteluun kannattaisi satsata myös työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Business Joensuu Oy:n rekrytointityökalu mikroyrityksille

Ensimmäisen työntekijän palkkaamista ohjaavan digitaalisen työkalun kehittämisellä vastataan tarpeeseen saada mikroyrityksille opastava sähköinen järjestelmä yksinyrittäjästä työnantajaksi siirryttäessä.

Rekrytointityökalu mikroyrityksille ohjaa yrittäjää rekrytoinnin suunnittelussa ja toteuttamisessa (kuva 1). Tämä digitaalinen työkalu antaa mahdollisuuden luoda rekrytointisuunnitelman, varsinaisen työhaastattelun kysymysrungon ja perehdyttämissuunnitelman. Samalla syntyy työpaikkailmoitus rekrytointityökalun sivuille Business Joensuu Oy:n verkkosivujen alle. Hyötynä yrittäjälle tämä sähköinen järjestelmä kertoo työnantajavelvoitteiden muistilistan, antaa vinkkejä ja neuvoja sekä kertoo videoiden avulla yrittäjien omakohtaisia kokemuksia rekrytoinnista.

Kuva 1. Rekrytointityökalun käyttöliittymä.

Turku AMK toteutti opiskelijoille ja työnantajille VirtualCV-työkalun

VirtualCV on verkkopohjainen osaamisalusta ammattikorkeakouluopiskelijoille työnhakuun ja sen käyttäjiä ovat työvoimaa etsivät pk-yritykset. Kehittämistyössä on huomioitu, että se tuo opiskelijaosaamisen esille ESCO-ontologiaan nojaten. Tämä tarkoittaa, että voidaan yhdistää eri sanoin ilmaistua tietoa työntekijän semanttisella haulla ja näin huomioida paremmin yksilölliset taidot ja kyvyt, myös muut kuin tehtävänimikkeeseen yleisesti liitetyt.  ESCO-ontologia on lyhenne englanninkielisestä määrittelystä: European Skills, Competences, qualifications and Occupations.  Määriteltäessä järjestelmään työnhakijoista syötettäviä tietoja on valittu vaihtoehdoiksi koulutus-, osaamis- ja muita työnhaun kannalta relevantteja tietoja. Lisäksi työnhakija voi lisätä profiiliinsa linkin visuaaliseen aineistoon osaamisensa esittelemiseksi. Yritykset saavat hakea osaajia vapaamuotoisemmin esim. tutkintonimikkeellä tai yksittäisillä osaamiskriteereillä. VirtualCV-alustassa on myös aivan oma osionsa oppilaitosten henkilöstölle, jotta opinto-ohjaajat tai ryhmien tutor-opettajat voivat tukea opiskelijoiden CV-profiilien luomista ja päivittämistä.

Karelia-amk:n ura- ja työelämäpalvelut opiskelijoiden tukena työnhaussa ja yritysten rekrytaitoja parantamassa

Karelia-ammattikorkeakoulun vastuulla kehittämistyössä ollut toimintamalli valmistuvien opiskelijoiden ja yritysten rekrytointien onnistumiseksi on esitelty tarkemmin SMErec-hankkeen Rekrytoisitko kunnolla? –artikkelikokoelmassa (ks. julkaisun artikkeli Ura- ja rekrytointipalvelut ammattikorkeakouluopiskelijan urataitoja tukemassa). Mallia voivat hyödyntää muutkin ammattikorkeakoulut. Karelia-amk:n oman ura- ja työelämäpalvelujen toimintamallin lanseeraus tapahtuu vuoden 2020 alussa, kun hankkeen vaikutuksesta syntyneen Karelian ura- ja työelämäpalveluiden organisoima työelämäpäivä toteutuu. Palvelussa tullaan tarjoamaan urasuunnittelupalveluja myös yritysten työntekijöille. Uraohjauspalveluiden verkkosivusto avautuu vuoden 2020 alussa.

SMErec:ssä toteutunut Rekrytaitoja yrityksille! -valmennus yrittäjille ja pk-yritysten henkilöstölle edisti osaltaan osaamisen kasvua, kun koulutusta oli tarjolla rekrytointiprosessin kaikkiin vaiheisiin (kuva 2). Erikoispiirteenä valmennustilaisuuksissa oli paikallisten yritysedustajien vertaispuheenvuorot osallistujille. Tilaisuuksien koulutusaineistoa hyödynnetään jatkossakin, kun tarjolla on 5 op:n verkko-opinnot rekrytointiosaamisen kehittämiseen suoritettavaksi yamk-opinnoissa ja avoimessa amk:ssa. Verkko-opinnot etenevät aiemmin esitellyn kolmen rekrytoinnin osa-alueen (prerekrytointi, intrarekrytointi ja postrekrytointi) kronologisella suorittamisella ja opiskelija voi hyödyntää opintojen tehtäviä oman yrityksensä rekrytointitarpeisiin. Jatkossa kaikkia rekrytointien sujuvuudesta ja neuvoista kiinnostuneet voivat hyödyntää hankkeen internet-sivuja osoitteessa https://smerec.karelia.fi/fi .

Kuva 2. Rekrytaitoja yrityksille! -valmennus tarjosi koulutusta rekrytointiprosessin eri vaiheisiin.

Opiskelijoille on vielä erikseen suunnattu aineistoa Karelia-amk:ssa opiskelijoiden sisäiseen intraan eli Pakkiin. Sieltä löytyvät esimerkiksi työpaikan hakemisen tueksi tehdyt tsemppi-podcastit.

 

Teksti:
Marja-Liisa Ruotsalainen, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mari Naumanen, markkinointiasiantuntija, Business Joensuu Oy
Antti Meriö, projektipäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
Tanja Hallenberg, hankesuunnittelija, projektipäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
Anu Lehtinen, erityisasiantuntija, Turun ammattikorkeakoulu

Lähteet:

ESCO handbook, 2nd edition. European Commission Directorate-General for Employment, Social Affairs and Inclusion 2019.  https://ec.europa.eu/esco/portal/ document/en/0a89839c-098d-4e34-846c-54cbd5684d24

Työmarkkinatori.fi.  http://tyomarkkinatori.fi/fi/

Työ- ja elinkeinoministeriön näkemys Suomen työmarkkinoista. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 2019:4. Työ- ja elinkeinoministeriö, Helsinki. http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161398/TEM_4_2019_TEM_n%c3%a4kemys_Suomen_ty%c3%b6markkinoista.pdf?sequence=9&isAllowed=y