Kokemuksia etätapahtumien järjestämisestä Collaboratessa

Maaliskuussa 2020 siirryimme Base Campissa monien muiden tavoin tekemään töitä etänä. Base Camp oli käynnistetty pari kuukautta aiemmin, ja olimme jo ehtineet suunnitella keväälle muutamia tapahtumia. Kun alkoi näyttää siltä, että etäily ei tulisi päättymään kevään aikana, ryhdyimme kartoittamaan erilaisia vaihtoehtoja tapahtumien järjestämiseksi etänä.

Selvitimme vaihtoehtoja kahteen erilaiseen, peräkkäisinä päivinä järjestettävään tilaisuuteen: työpajaan ja seminaariin. Ensin osallistuimme muiden järjestämiin tapahtumiin Teamsissa, Zoomissa, Collaboratessa ja YouTubessa. Saimme seurata monia onnistuneita tapahtumia niin reaaliaikaisena massatapahtumana (esim. Teams Live) kuin aikataulutettuna ensiesityksenäkin (YouTube). Lisäksi luimme erään Collaboratessa pidetyn osallistavan seminaarin järjestäjien kokemuksista. Vaikka emme tässä seminaarissa olleetkaan osallistujina, tekstistä saimme hyviä vinkkejä tilaisuuksien järjestämiseen liittyen.

Spark koronan jälkeen -työpaja

Yhtenä päätavoitteena Base Campissa on Joensuun Tiedepuistolla toimivan Spark Joensuu -opiskelijayrittäjyysympäristön kehittäminen. Haastattelimme aiemmin keväällä useita Sparkin käyttäjiä, jotta saimme kokonaiskuvan siitä, mikä Sparkissa toimi ja missä oli vielä kehittämistä. Useissa haastatteluissa nousi esiin yhteisten pelisääntöjen puuttuminen. Niinpä päätimme pitää työpajan, jossa me toimijat yhdessä suunnittelisimme Sparkin yhteiset pelisäännöt sekä visioisimme Sparkin toimintaa. Halusimme, että kaikkien toimijoiden mielipiteet, ideat ja kokemukset tulevat monipuolisesti kuulluksi, joten Learning cafe -tyylinen työpaja tuntui luontevalta työskentelymuodolta.

Alustavaihtoehtoina työpajatyöskentelyllemme meillä oli MS Teams ja Blackboard Collaborate. Päädyimme käyttämään työpajassa Blackboardin Collaboratea, sillä siinä osallistujat voidaan jakaa kätevästi alaryhmiin ja he voivat liikkua sujuvasti ja itsenäisesti ryhmästä toiseen. Ryhmiin jakaminen onnistuu myös Teamsissa, mutta ei yhtä kätevästi kuin Collaboratessa. Collaboratessa järjestäjä voi siirrellä osallistujia eri ryhmiin. Tykästyimme myös Collaboraten pienryhmissä käytössä olevaan valkotauluun, johon jokainen osallistuja voisi kirjoittaa omat ajatuksensa – aivan kuin samassa tilassa ollessa usein kirjoitetaan yhteiselle fläppitaululle tai post it -lapuille (kuva 1). Tutustuttuamme valkotaulutyökaluun tarkemmin, huomasimme, että kuka tahansa osallistuja voi yhdellä klikkauksella tyhjentää sen kokonaan, tämä tapahtui testausvaiheessa järjestäjillekin useita kertoja täysin vahingossa. Kerran tyhjennettyä valkotaulua ei enää saa mitään kautta palautettua. Tämän vuoksi itse työpajatoteutuksessa valkotaulutyöskentely päätettiin jättää toteuttamatta. Ajatusten ja ideoiden kirjaaminen tehtiin lopulta kaikille osallistujille näkyväksi jaetuille Word-dokumenteille, joihin jokaisen työpajan fasilitaattori kirjasi ryhmän keskustelun pääkohdat ja johtopäätökset.


Kuva 1. Valkotaulu Collaboraten pienryhmässä.

Suunnittelun alkuvaiheessa meillä ei vielä ollut tietoa siitä, kuinka paljon osallistujia työpajaan tulisi. Kokosimme kasan aiheita, joita pienryhmissä käsiteltäisiin. Lopulta päätimme rajata ryhmien lukumääräksi kolme, jotta jokaiseen huoneeseen riittäisi vetäjä hankehenkilöstöstä. Jokaisessa ryhmässä käsiteltiin useampaa aihetta. Neljännen hanketyöntekijän tehtäväksi tuli pysyä päähuoneessa, ja tarvittaessa siirrellä osallistujia oikeisiin huoneisiin. Hän myös kävi seuraamassa kaikkien pienryhmien työskentelyä ja piti huolta sovitussa aikataulussa pysymisestä.

Mitä opimme osallistavan etätyöpajan järjestämisestä

Tärkeimpänä oppina meille järjestäjille oli se, että osallistavan Learning cafe -työpajan voi järjestää myös etänä. Koska kaikki osallistujat ja myös järjestävät olivat fyysisesti erillään toisistaan, tilaisuuden suunnittelu vei yllättävän paljon aikaa. Myös pienryhmiin siirtyminen vei ehkä jopa enemmän aikaa kuin perinteisessä työpajassa, jossa osallistujat ovat fyysisesti samassa tilassa. Etukäteen tehty tarkka suunnittelu, aikataulutus ja työnjako olivat avainasemassa siinä, että tilaisuus onnistui.

Lähetimme osallistujille etukäteen kuvalliset ohjeet Collaboraten niihin ominaisuuksiin, joita tilaisuudessa oli tarkoitus käyttää. Työpajan aikana ei tullut ilmi suurempia teknisiä ongelmia. Etätyöpajassa päätimme ohjeistaa kameroiden pitämisen kiinni. Ilman näköyhteyttä vuorovaikutuksesta lähtee kuitenkin merkittävä osa pois, joten järjestäjien tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki osallistujat tulevat huomioiduksi.

Yrittäjyyspäivän webinaari

Järjestimme yhdessä Karelian projektiosaajavalmennuksen kanssa yrittäjyyspäivän seminaarin. Päivän ohjelman kokoamisesta (puhujat ja aikataulu) vastasi yksi henkilö. Seminaari oli alun perin tarkoitus järjestää paikan päällä Sparkissa, mutta yli 10 hengen ryhmien kokoontumiskiellon myötä siirsimme tilaisuuden verkkoon. Tilaisuudessa oli juontajan lisäksi seitsemän puheenvuoroa. Mietimme, olisiko turvallisempaa nauhoittaa kaikki puheenvuorot etukäteen, ja julkaista tallenne seminaarin ilmoitettuna ajankohtana. Puhujat toivoivat mieluummin livetilaisuutta, jotta kuulijat voisivat esittää heille kysymyksiä. Kysymysten esittämistä varten halusimme, että käytössä olisi sekä keskustelualue että viittaustoiminto, joten tämänkin tilaisuuden päätimme järjestää Collaboratessa. (Teamsiin on sittemmin tullut viittaustoiminto, mutta tilaisuuden aikaan sitä ei vielä ollut.)

Karelialla Collaborate on integroituna Moodle-ympäristöön ja sen myötä Collaboraten käyttö on tullut karelialaisille tutuksi, mutta muille puhujille ja osallistujille Collaborate oli vieraampi. Tämän vuoksi päätimme tehdä osallistujille kuvalliset ohjeet webinaariin osallistumiseksi. Tiiviin, vain tarpeelliset asiat sisältävän ohjeen avulla sekä osallistujat että puhujat voivat turvallisin mielin tulla webinaariin. Puhujien kanssa järjestimme testituokioita, joiden aikana käytiin läpi kaikki heidän tarvitsemat ominaisuudet Collaboratesta. Yksi puhuja ei päässyt osallistumaan testituokioihin, joten hänelle tehtiin kuvalliset ohjeet.

Tässä tilaisuudessa meillä kolme järjestäjää: yksi juonsi tilaisuuden, toinen vastasi webinaarin tekniikasta ja kolmas oli valmiudessa avustamaan webinaarin osallistujia sekä puhujia. Sovimme puhujien kanssa ennakkoon, että lähetämme heille tekstiviestin viisi minuuttia ennen puheenvuoron ajan päättymistä, jotta tilaisuus pysyy aikataulussa. Tilaisuuden juontaja toimi myös tekstiviestien lähettäjänä. Osallistujien ja puhujien avustaja seurasi koko ajan chattia, ja luki ääneen sinne tulleet kysymykset puheenvuoron päätteeksi. Osallistujille lähetettyjen ohjeiden yhteydessä annettiin yhden järjestäjän edustajan puhelinnumero, jotta mahdollisissa ongelmatilanteissa apu olisi mahdollisimman nopeasti ja helposti saatavilla. Etukäteen sovimme, että myös tilaisuuden juontaja seuraa chattia siltä varalta, että toinen järjestäjä olisi juuri puheenvuoron päättymisen aikaan varattuna.

Mitä opimme webinaarin järjestämisestä

Kun lähdimme talvella suunnittelemaan seminaaria, ajattelimme, että paikalle tulisi ehkä 20-30 henkilöä. Yllätyimme erittäin iloisesti, kun webinaariin ilmoittautui yli 100 henkilöä. Tähän suosittelisimme myös muita webinaarien järjestäjiä varautumaan ja tiedostamaan; Verkossa järjestettävällä tilaisuudella on mahdollisuus tavoittaa odotettua laajempi osallistujajoukko.

Webinaarin puheenvuorojen pitäjien kanssa sovitut testaustuokiot osoittautuivat tarpeelliseksi. Esityksen, äänen ja kuvan jakaminen tapahtuu eri sovelluksissa ja eri selaimissa hieman eri tavalla, joten testituokioiden aikana puhujat saivat harjoitella rauhassa, järjestäjien tarvittaessa ohjeistaessa. Kokemattomalle esiintyjälle voisi olla ylipääsemätön ongelma, jos hän ei pystyisikään jakamaan omaa esitystään. Puhujien kanssa oli hyvä myös käydä läpi etukäteen, miten toimitaan, jos teknisiä ongelmia tulee.

Puheenvuorojen pitäjiä kannattaisi ohjeistaa saapumaan vähintään viisi minuuttia ennen oman puheenvuoron alkua webinaariin. Meille järjestäjille aiheutui ylimääräisiä sydämentykytyksiä, kun yhden puheenvuoron pitäjä ei vielä kaksi minuuttia ennen puheenvuoronsa alkua ollut paikalla. Puhuja saapui lopulta paikalle täsmällisesti oikealla kellonlyömällä.

Puheenvuoron pitäjillä olisi hyvä olla kuulokkeet käytössä. Jos puhuja käyttää esimerkiksi kannettavan tietokoneen sisäistä mikrofonia ja kuulokkeita, kysymyksen esittäjien ääni saattaa lähteä kiertämään. Myös kaksi näyttöä auttaisi esittäjää, sillä silloin hän voisi näyttää esitystään yhdeltä näytöltä ja seurata chat-keskustelua toiselta näytöltä. Mahdollisten ongelmatilanteiden varalta voisi olla järkevää, että järjestäjillä olisi puhujien esitysmateriaali etukäteen tallessa. Näin järjestäjä voisi tarvittaessa näyttää esitysmateriaalin webinaaripuheenvuoron aikana. Puheenvuorojen jälkeen kysymysten tulemisessa yleisöltä saattaa kestää hetken aikaa. Järjestäjien olisi hyvä avata keskustelu, jotta osallistujat saavat hieman lisäaikaa kysymysten ja kommenttien muodostamiseen.

Vinkkejä etätilaisuuksien järjestäjille

Järjestäjien ajan säästämiseksi kaikki tarpeellinen tieto kannattaa laittaa esimerkiksi osallistujille automaattisesti lähetettävään kalenterimerkintään. Nyt me järjestävät saimme paljon kysymyksiä muun muassa siitä, voiko tilaisuuteen tulla kesken kaiken ja ketkä kaikki ovat tervetulleita webinaarin osallistujiksi. Nyt vastailimme saapuneisiin kysymyksiin jokaiselle erikseen, tulevien tilaisuuksien kohdalla laitamme tarkempia tietoja joko tapahtumasivulle tai automaattisesti ilmoittautuneille lähtevään viestiin. Näistä tapahtumista ilmoittautuminen oli rakennettu Webropolin Events-osiossa, ja kaikki ilmoittautuneet saivat automaattisesti sekä sähköpostiviestin että kalenterimerkinnän, joita olisi voinut hyödyntää paremmin tiedon jakamisessa.

Kummassakin tilaisuudessa osa osallistujista saapui istuntoon ja poistui istunnosta useita kertoja (voi johtua esimerkiksi heikosta nettiyhteydestä). Ainakin meitä järjestäjiä nuo ruudulle jatkuvasti ilmestyvät ja katoavat ilmoitukset häiritsivät, huomio kiinnittyi jatkuvasti turhaan liikkuvaan ilmoitukseen. Suosittelemme tilaisuuksien järjestäjiä selvittämään, voisiko ilmoitukset ottaa pois käytöstä.

Käytettävästä videoneuvottelualustasta olisi hyvä löytyä viittaustoiminto ja sen käyttöön pitäisi kannustaa. Videoneuvottelussa päällekkäin puhuminen aiheuttaa enemmän sekannusta kuin livetilaisuudessa, ja sitä on puhujien vaikeampi itse havaita. Monesti käy vielä niin, että molemmat päällekkäin puhujat huomaavat yhtä aikaa puhuvansa toisen päälle, jolloin molemmat lopettavat puhumisen, ja puheesta tulee katkonaista.

Tilaisuuksissa on hyvä olla useampi järjestäjä paikalla. Työnjaosta järjestäjien kesken kannattaa sopia yksityiskohtaisesti etukäteen. Sovitusta aikataulusta on erityisen tärkeää pitää kiinni, ja aikataulu on myös hyvä näkyä yleisölle. Esimerkiksi meidän tilaisuuksissa taukojen ajan osallistujille näkyi teksti, jossa kerrottiin, milloin tauko tulee päättymään ja mitä tauon jälkeen on ohjelmassa (kuva 2). Meillä oli järjestäjille myös oma viestintäkanava, joka ei näkynyt tilaisuuksien osallistujille. Tätä kautta järjestäjät pystyvät tilaisuuden aikana viestimään esimerkiksi tarvittavista muutoksista.


Kuva 2. Tauon aikana on hyvä olla näkyvillä tieto siitä, mitä on tulossa.

Me koimme hyödylliseksi heti tilaisuuden jälkeen pidetyn järjestäjien yhteenvetotuokion. Silloin meillä järjestäjillä oli kokemukset tuoreessa muistissa, ja kirjasimmekin heti ylös mielen päällä olleita huomioita, joihin oli helppo palata myöhemminkin, esimerkiksi tätä blogitekstiä kirjoittaessa.

Näiden kokemustemme perusteella voimme lämpimästi suositella tilaisuuksien järjestäminen etäyhteyksien välityksellä. Vaikka etätilaisuuden järjestämisessä on omat erityishuomiota vaativat kohtansa, se myös mahdollistaa laajemman osallistumisen ja siten vaikuttavuus paranee.

Tilaisuuksiin tehdyt Collaborate-ohjeet:
Ohje esittäjälle
Ohje webinaariin osallistujalle
Ohje etätyöpajaan osallistujalle

Kirjoittajat:
Säde Lind, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mika Lappalainen, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Reima Venhe, projektityöntekijä, Riveria

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *