Zoomilla pyrittiin osallistujien kannalta mahdollisimman helppoon webinaariin

Base Camp -hankkeen -tiimiläiset kertoivat kokemuksiaan etätapahtumien järjestämisestä. Ennen päätymistään Collaborateen työpajansa alustaksi kirjoittajilla oli kokemusta koronakevään etätapahtumista, joita oli järjestetty Teamsissa, Zoomissa, Youtubessa ja Collaboratessa.

Nämä vaihtoehdot olivat mielessä myös silloin, kun Karelian ja Business Joensuun Silver Economy -hankkeessa pohdittiin alustoja, joilla voisi järjestää webinaarin koskien yli 50-vuotiaille suunnattua markkinointia ja markkinointiviestintää koronavirustilanteen aikaan. Webinaariamme olisi tuskin järjestetty ilman koronaviruksen aiheuttamaa poikkeustilaa. Tulimme kuitenkin nopeasti siihen johtopäätökseen, että tunnin webinaari edellä mainituilla sisällöillä auttaisi meitä hankkeemme tavoitteissa, eikä yrityksille ollut vielä tarjottu webinaareissa kovin konkreettisesti neuvoja korona-ajan markkinointiviestintään.

Teksti webinaari.

Miksi päädyimme Zoomiin?

Base Camp -tiimi valitsi Collaboraten ryhmiin jakamisen, ryhmissä liikkumisen ja ajatusten jakamisessa hyödynnettävän valkotaulun vuoksi. Silver Economyn webinaarin alustavalinta oli Zoom. Valintaan vaikutti ennen kaikkea se, että alusta koettiin osallistujille helpoksi ja tutuksi alustaksi, jossa voisimme jakaa sisältöjä ruudulla ja ylläpitää neljän henkilön keskustelua. Halusimme myös, että tapahtuma olisi tallennettavissa, kutsulinkki olisi helposti jaettavissa ja tilaisuus olisi sujuvaa kulkea läpi. Lisäksi webinaarin asiantuntijoilla oli kokemusta Zoomista. Meidän piti varautua lisäksi 50–100 osallistujan läsnäoloon.

Ilmoittautuneita oli lopulta 62, mihin olimme ihan tyytyväisiä. Tapahtumassa oli läsnä runsaimmillaan 38 osallistujaa. Kun lähetimme osallistujille edellisenä päivänä linkin webinaariin, jaoimme heille seuraavanlaisen ohjeistuksen Zoomin käyttöön:

Muutamia ohjeita Zoomin käyttöön:

Saat liitettyä äänesi kokoukseen valitsemalla kokouksen aikana vasemmasta alareunasta Join Audio. Klikkaa tämän jälkeen avautuvasta ikkunasta Join with Computer Audio. Voit tarkastaa valitut äänilaitteesi klikkaamalla vasemmalla alalaidassa mikrofonikuvakkeen oikealla olevaa nuolipainiketta (^).

Kirjautuessasi webinaariin nimesi ilmestyy osallistujalistaan (participant list). Nimesi vieressä pitäisi näkyä mikrofonin kuvake. Näin ääniasetukset olisivat kunnossa. Jos mikrofonin kuvaketta ei ilmesty kuvasi vierelle, niin kokeile jotain seuraavista.

        1. Käynnistä Zoom uudelleen.
        2. Kokeile toista internet-selainta. 3) Kokeile kännykkää tai pädiä.
        3. Lataa maksuton Zoom-sovellus.

Avaamme linjat klo 12.30, joten voit tulla testaamaan yhteydet ennen webinaarin alkua. Jos webinaarin aikana tahdot esittää kysymykset tai jakaa kokemuksiasi, niin laita ne chattiin.

Asiakaslähtöistä kokemusta ja markkinointia yrityksille aiemmin valmentaneena hankkeena meidän tuli tietenkin noudattaa samaa linjaa myös oman webinaarin järjestelyssä. Valitsimme toteutuksen, joka oli osallistujille mutkaton ja järjestäjille vähintäänkin kohtuullisen helposti hallittavissa. Ennen tilaisuutta toki koimme joitain epävarmoja tilanteita. Emme olleet järjestäneet ennen Zoom-tilaisuutta, joten pienetkin asiat piti tarkastaa etukäteen. Tilaisuuden ja asiantuntijakeskustelun juonsi yksi henkilö, joka piti aluksi myös 10-minuuttisen puheenvuoron +50-markkinoista. Sama henkilö perusti kokouksen, nosti chatista yleisön kysymyksiä mukaan keskusteluun ja toimi ennen tilaisuuden alkua teknisenä tukihenkilönä, missä oli omat, harkitut riskinsä. Siksi toinen projektihenkilö oli varuillaan paria minuuttia ennen tilaisuuden alkua, sillä tilaisuuden vetäjä ei voinut keskittyä tilaisuuden tekniseen sujumiseen enää puheen alettua. Kaikki meni kuitenkin hyvin.

Kokemuksen perusteella ei voida kuitenkaan suositella, että tilaisuudessa äänessä oleva henkilö olisi ainoa tilaisuuden ylläpitäjä. Webinaarimme sujui hyvin, mutta ongelmallisessa tilanteessa sujuvuus olisi varmasti kärsinyt. Yhden kokemuksen jälkeen koko Silver Economyn tiimi saisi varmasti järjestettyä riskittömämmän tilaisuuden.

Tällä kertaa saimme kuitenkin vedettyä oheisen tilaisuuden, jonka sisältö kutakuinkin toimi suunnitellusti. Tallensimme Zoom-välitteisen tilaisuuden ja se on katsottavissa hankkeen youtube-kanavalle.

Oliko Zoom yhtä kätevä järjestäjille kuin osallistujille?

Zoomin käyttöä lukitessamme kysyimme vielä Karelian tietohallinnosta, olisiko Karelialla mahdollisesti olemassa oleva tili. Koko organisaation tilin etu olisi ollut se, että monipuolisemmalla ja kalliimmalla tilillä olisimme voineet järjestää webinaarin, johon olisi sisältynyt enemmän interaktiivisia elementtejä, paremmat hallintaoikeudet ja enemmän potentiaalisia osallistujia. Nyt käytössä olleella jäsenyystasolla saimme järjestettyä alle 100 hengen tapahtuman, mitä pidimme realistisena osallistujamäärän maksimitasona. Jos olisimme varautuneet 100–500 osallistujaan, olisi meidän pitänyt hankkia Zoomista moninkertaisesti kalliimpi käyttöoikeus, johon olisi toki voitu siirtyä siinä vaiheessa, kun osallistujamäärä olisi noussut rajan rikkovasti isoksi.

Koronakevään aikana lisääntyneessä etätyössä ja -hauskanpidossa oli käynyt ilmi, että Zoomissa on muihin palveluihin verrattuna enemmän tietoturvaongelmia. Vaaroja oli kuitenkin paikkailtu paljon sitten maaliskuun, ja kun Suomen ehkä uskottavin tietoturva-asiantuntija Mikko Hyppönen rauhoitteli pahimmat uhkat piiloon, voitiin Zoomiin luottaa, etenkin kun esimerkiksi Itä-Suomen yliopisto oli käyttänyt sitä vastaavissa tilaisuuksissaan säännöllisesti.

Kuten aiemmin mainittiin, kaikki sujui hyvin. Zoomin kautta webinaaria järjestettäessä olisi syytä pohtia ainakin kolmea asiaa:

  • Onko tarvetta webinaarin interaktiivisuudelle kuten äänestyksille?
  • Kuinka paljon osallistujia on odotettavissa?
  • Onko tarvetta jakaa osallistujia pienempiin ryhmiin?

Simppeli webinaari sujuu Zoomilla hyvin, mutta monesti saman asian ajaa myös tutut Teams ja jopa Youtube, jos interaktiivisuutta ei tarvita.

Kokonaisuutena opeissamme oli paljon samaa kuin Base Camp -tiimin opeissa muun muassa puheenvuoron pyytämiseen, kalenterikutsuun ja yhteenvetotuokioon liittyen, joten Base Campin kirjoitukseen kannattaa ehdottomasti tutustua.

Kirjoittaja Risto Salminen, projektiasiantuntija

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *