Theseus on Suomen suurin julkaisuarkisto

Kaisa Varis

Theseus on julkaisuarkisto joka sisältää Suomen ammattikorkeakoulujen opinnäytetöitä sekä julkaisuja. Kaikki Theseukseen tallennetut opinnäytteet ja julkaisut on luettavissa kokonaisuudessaan, ja niitä voi hyödyntää niitä vaikkapa omassa tutkimus- tai kehittämistyössä. Theseus on Suomen suurin avoin julkaisuarkisto, ja kansainvälisestikin poikkeuksellinen palvelu kokonsa ja kattavuutensa ansiosta. Theseus on Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry:n tarjoama palvelu.

Maaliskuussa 2016 Theseukseen tallennettiin 100 000. tallennus, joka oli Oulun ammattikorkeakoulun laboratorioalan opinnäytetyö. Tallennusten määrä on kasvanut vuosittain lähes koko Theseuksen olemassaolon ajan. Vuonna 2015 tallennuksia oli jo lähes 17 500. (Tolonen 2016)

Karelia-amk:n opinnäytetöitä ja julkaisuja Theseuksesta löytyy jo reilut 2700 kpl. Kareliassa opinnäytetöiden tallennus Theseukseen on hyvin kattavaa, vuosittain julkaisematta jää vain yksittäisiä töitä, esimerkiksi sellaisia opinnäytteitä joissa käsitellään työn toimeksiantajan liikesalaisuuksia. Jos opinnäytettä ei tallenneta Theseukseen, toimittaa opiskelija kirjastoon kansitetun kappaleen opinnäytetyöstä.

Theseusta ollaan kehittämässä suurella innolla entistä paremmaksi palveluksi. Huhtikuussa 2016 joukko ammattikorkeakoulujen Theseus-asiantuntijoita kokoontui Theseus-kehittämisseminaariin, jossa keskityttiin erityisesti opinnäytetöiden ja julkaisujen pimeään arkistointiin sekä pitkäaikaissäilytykseen ja -saatavuuteen.

Opinnäytetöiden sähköisen arkistoinnin haasteet

Valtaosa ammattikorkeakoulujen opinnäytetöistä tallennetaan Theseukseen, eikä niitä julkaista enää kansitettuna paperiversiona. Paperiasiakirjat vaativat paljon arkistotilaa ja niiden käsittely ja haku vie aikaa. Sähköisten asiakirjojen kohdalla haasteet ovat erilaisia: miten säilyttää digitaalisessa muodossa oleva tieto vuosikymmenien- tai satojen ajan kun tekniikka muuttuu koko ajan?

Opinnäytetyöt ovat julkisia asiakirjoja, jotka on Suomen Arkistolaitoksen päätöksen nojalla säilytettävä pysyvästi. Päätöksen mukaan digitaalisessa muodossa olevat opinnäytteet säilytetään digitaalisena. (Arkistolaitos 2014) Arkistolaitos ei ota kantaa siihen, missä ja miten sähköinen säilytys tapahtuu – ammattikorkeakoulun on kuitenkin huolehdittava asianmukaisesta ja luotettavasta pysyvästä säilytyksestä. Theseus ei ole varsinainen arkistointijärjestelmä, joten arkistointi on tehtävä jollain muulla tavoin.

Opinnäytetöiden sähköisen arkistoinnin käytännöt ammattikorkeakouluissa vaihtelevat. Esimerkiksi Kareliassa opinnäytetöiden tallennetaan organisaation intranetiin. Osa ammattikorkeakouluista on ottanut käyttöön jonkin sähköisen arkistointijärjestelmän, ja osa arkistoi edelleen kaikki opinnäytetyöt paperisina. Ammattikorkeakoulut ovatkin esittäneet toiveita opinnäytetöiden sähköiseen arkistoinnin keskitetystä, kustannustehokkaasta palveluratkaisusta, jolloin jokaisen amk:n ei tarvitsisi hankkia kalliita arkistointijärjestelmiä tai puljata paperiasiakirjojen kanssa. Ratkaisu on löytymässä Opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytyspalvelusta.

Opinnäytetyöt kansalliseen pitkäaikaissäilytyspalveluun

Opetus- ja kulttuuriministeriön käynnistämässä Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeessa (KDK) kehitetään palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää digitaalisia aineistoja ja kulttuuriperintöä. Digitaalisten aineistojen pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen on yhteinen haaste kaikille arkistoille, kirjastoille ja museoille, jotka ovat viime vuosina digitoineet aineistojaan mittavin panostuksin. Niille kertyy yhä enemmän myös alkujaan digitaalista aineistoa. (http://www.kdk.fi)

Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytyspalveluun (KDK-PAS-palvelu) siirretään jatkossa tärkeimmät digitaaliset aineistot, kuten asiakirjat, valokuvat, audiovisuaaliset aineistot ja julkaisut. Kyseessä on siis sähköisen arkistoinnin ratkaisumalli, jossa käytännön prosessit, laitteistot ja ohjelmistot luodaan keskitetysti. Pitkäaikaissäilytyspalvelun tarkoituksena ei ole pelkästään säilyttää bittejä, joista digitaaliset aineistot koostuvat, vaan turvata myös niiden ymmärrettävyyden säilyminen. Ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden siirto Theseuksesta KDD-PAS-palveluun tapahtuu näillä näkymin vuoteen 2018 mennessä, ja sen jälkeen ammattikorkeakoulujen ei tarvitse enää erikseen suorittaa töiden sähköistä arkistointia.

Theseuksen kehittämissuuntia

Theseus toimii jatkossa rinnakkaistallentamisen alustana kaikille ammattikorkeakouluille. Rinnakkaistallentaminen on avoimen saatavuuden muoto, joka tarkoittaa rinnakkaiskopion tallentamista esimerkiksi painetussa julkaisussa ilmestyneestä artikkelista avoimeen julkaisuarkistoon. Rinnakkaistallennusten määrät ovat Theseuksessa vielä varsin vähäisiä, mutta kasvavat koko ajan. Tulevaisuudessa Theseuksen ulkoasua kehitetään niin, että julkaisujen näkyvyyttä voidaan nostaa paremmin esiin. Muitakin parannuksia Theseuksen ulkoasuun ja käyttöliittymään on luvassa.

Theseus on hieno esimerkki siitä, kuinka ammattikorkeakoulujen yhteistyönä on saatu aikaan opinnäytetöiden ja julkaisujen avoimen saatavuuden kannalta kansallisesti ja kansainvälisesti merkittävä palvelu.

Lähteet

Tolonen, T. 2016. Theseus jatkaa huimaa kasvuaan – 100 000. tallentaja palkittiin. Kreodi 1/2016. http://www.kreodi.fi/en/16/Theseus/331/Theseus-jatkaa-huimaa-kasvuaan-%E2%80%93-100-000-tallentaja-palkittiin.htm

Arkistolaitos. 2014. Ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden ja vastaavien asiakirjojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 2014 Arkistolaitoksen päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014)

Kaisa Varis
julkaisusuunnittelija
Karelia-ammattikorkeakoulu