Henkilöstöjohtamiseen ja lean-käytäntöihin tutustumassa Abloy Oy:llä

Heli Makkonen

Olin marraskuussa 2019 kahden viikon työelämäjaksolla Abloy Oy:n henkilöstöyksikössä. Tavoitteenani oli tutustua Abloy Oy:n henkilöstöjohtamiseen ja erilaisiin lean-käytäntöihin. Ennen töiden aloittamista käytiin läpi eettiset säännöt ja muut tarvittavat ohjeet ja vaadittavat allekirjoitukset, tehtiin henkilökortti ja laadittiin ohjelma kahdelle viikolle. Ohjelma sisälsi paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä kokouksia, lean-perehdytystä ja monia mielenkiintoisia tapaamisia.

Kuva 1. Kuvien otto Abloyn tehdasalueella oli kielletty, joten kuvamateriaalia on rajoitetusti.

Sain oman työpisteen suuressa avokonttorissa HR-tiimin yhteydessä. Vastaanotto oli erittäin ystävällinen, ja pääsin mukaan monenlaiseen toimintaan. Huomasin hyvin nopeasti, että työn rytmi ja toimintakulttuuri isossa pörssiyrityksessä on hyvin erilainen kuin mihin olin tottunut. Aikataulu oli tiukka, kokouksia oli todella paljon, ja aika käytettiin tarkasti niihin asioihin, jotka olivat listalla.

Useampi henkilö perehdytti minua Abloy Oy:n ja ASSA Abloy -konsernin historiaan, arvoihin ja tavoitteisiin. Sain kuulla tarinoita, jotka auttoivat ymmärtämään Abloyn matkaa maailmanlaajuiseksi innovatiiviseksi toimijaksi. Tarinoissa korostui digitalisaation merkitys. Esimerkiksi öljyrekkojen sähkölukkoja voi avata vain tiettynä aikana tai avaamisoikeuden voi antaa digitaalisesti. Näin turvataan, että öljyä ei varasteta rekoista kuljetuksen aikana. Abloyn tavoitteena on korkean turvatason tuotteet. Formulakuski Valtteri Bottas on antanut kasvot Abloyn videolle, jonka teemoina ovat luottamus, turvallisuus ja tiimityö.

Työturvallisuus tulee ensimmäisenä

Abloylla on käytössä 18 erilaista työturvallisuuskoulutusta, liittyen sähkötöihin, tulitöihin, kemikaaleihin, puristinturvallisuuteen, ensiapuun jne. Turvallisuus on erittäin keskeinen teema Abloylla, ja esimerkiksi kuukausittainen Leadership hour alkaa aina turvallisuusteemalla. Tutustuin lisäksi turvallisuuspeliin, joka on käytössä koko konsernissa. Peli keskittyy tuotannon turvallisuuteen, ja siihen varataan 4 tuntia perehdytyksestä. Tavoitteena on, että 95% Abloyn työntekijöistä on osallistunut tähän peliin. Peliä pelataan 5 hengen ryhmissä, ja siinä on sekä yksilötehtäviä että dialogisia keskusteluja. Keskustelun kohteena voi olla jokin case, johon jokainen pohtii ensin omaa ratkaisuvaihtoehtoa ja tämän jälkeen etsitään yhteistä ratkaisua. Lopuksi jokainen kirjaa ylös, miten aikoo itse edistää turvallisuutta. Nämä kirjaukset tallennetaan.

Kuva 2. Sain luvan ottaa kuvan turvallisuuspelistä, joka sisältyy työntekijöiden perehdytykseen.

Näkökulmia henkilöstöjohtamiseen

Ensimmäisenä päivänä Lean Champion Tanja Ikonen esitteli minulle HR:n toimintaa. Abloyn menestyksen avaimet ovat Luotettu neuvonantaja, Suunnan näyttäjä, Ensiluokkainen asiakaskokemus ja Vahva yhteisö. Abloyn HR:ssä keskitytään erityisesti vahvaan yhteisöön, ja sen alla onnistumisen johtamiseen. Onnistumisen johtamiseen sisältyy tavoite sekä tiimien että yksilöiden itseohjautuvuuden vahvistamisesta. Onnistumisen johtaminen on palautteen antoa, virheet koetaan oppimisen mahdollisuuksina ja hyvä työpaikka pyritään tekemään yhdessä. HR-tiimiläiset kertoivat, että virheiden myöntäminen ja tämänkaltaiseen kulttuuriin siirtyminen ei ole aina helppoa, mutta siihen pyritään.

Abloyn HR-tiimi oli myös laatimassa urasivustoja ja Abloyn urapolkumallia. Malli koostuu lomakkeista, joissa pohditaan potentiaalisia henkilöitä etenemään esimerkiksi esimiehiksi. Tavoitteena on tunnistaa yleistä osaamista, erityisosaamisia, piileviä osaamisia, ja ketä nähdään potentiaalisina seuraajina. Horisontaalista urakehitysmallia ei vielä kovin hyvin tunneta. Tämän vuoksi tarvitaan urapolkumalleja.

Osallistuin useaan palaveriin jonka aiheena oli rekrytointi. Yhdessä Skype-palaverissa AW Academyn edustaja kertoi heidän rekrytointimallistaan, ja miten he kouluttavat esimerkiksi koodareita yritysten tarpeisiin. Tämä malli on saanut paljon myös medianäkyvyyttä. Abloyllakin oli kova pula koodareista. Yleisiä ominaisuuksia, joita uusilta työntekijöiltä odotetaan ovat: realistinen minäkuva, innostus, sinnikkyys, halu kehittyä, epävarmuuden sietokyky, palautehakuisuus ja virheistä oppiminen, vuorovaikutus- ja viestintätaidot, kielitaito, vahvat tietotekniset taidot ja digitaalisen palveluliiketoiminnan ymmärrys. Moneen kertaan tuli esille palvelumuotoiluosaamisen merkitys. Abloylla on myös omia koulutusohjelmia, kuten Graduate-ohjelma, johon sisältyy kolmen kuukauden ulkomaan jakso jossakin  Assa Abloyn yksikössä.

Johtamisen kehittämistä

Abloyn HR-tiimin johto suunnitteli uutta johtamiskoulutusta. He näkivät tärkeänä, että valmennus kohdistuu itsetuntemuksen vahvistamiseen ja haastavien tilanteiden kohtaamiseen. He kokivat näiden teemojen puuttuvan monesta johtamiskoulutuksesta. Sain heiltä kirjavinkin lukea Réne Brownin kirjan Dare to Lead (suomennettu Rohkaiseva johtaja), jonka kävinkin heti lainaamassa Karelian kirjastosta. Kirja korostaa oman haavoittuvaisuuden hyväksymistä ja kohtaamista. Tämä on edellytys rohkealle johtamiselle. Suosittelen kirjan lukemista kaikille!

Abloyn esimiehillä on kerran kuukaudessa HR-tiimin järjestämä ”Leadership Hour”. Tapaaminen aloitetaan aina teemalla ”Safety First”. Nyt teemana oli esimerkiksi työmatkat ja talvipyöräily. Muita Leadership Hour’n teemoja olivat mm. tietoturva sekä TES ja työaikalaki. Konsernissa oltiin juuri ottamassa käyttöön uutta HR-järjestelmää, ja osallistuin moniin palavereihin, joissa pohdittiin järjestelmän käyttöönottoon liittyviä haasteita ja niiden ratkaisuja sekä paikallisesti että koko konsernin tasolla.

Esimiesvalmennuksista oli kerätty palautetta, joissa nousi esille hyvien esimerkkien jakamisen tärkeys. Tätä osiota haluttiin laajentaa. Nähtiin tärkeänä, että voidaan jakaa pieniä ja isoja muutosasioita, mitä niistä on opittu, ja mitä niissä olisi kaikille opittavaa. Tässäkin yhteydessä korostettiin, että myös virheistä on hyvä löytää uusia oppimisen kokemuksia. Toisilta voidaan saada käytännön vinkkejä, työkaluja, sparraustuokioita, mentorointia, coachausta jne.

Työterveyshuollon kanssa oltiin yhdessä kehittämässä työkyvyn johtamista. Tavoitteena oli oppia tunnistamaan riskejä ja oppimaan virheistä. Puheeksi ottamiseen oli suunnitteilla koulutusta, ja loppuvuodesta oli alkamassa pilottiryhmä. Vaikka työkyky on alentunut, syystä tai toisesta, on tärkeää tunnistaa työkyky, joka on jäljellä, miten sitä hyödynnetään ja miten voidaan organisoida työtä uudella tavalla. Terveystalon kanssa oli suunniteltu valmennus ”Onnistu esimiehenä”- miten esimies voi tukea silloin kun työntekijöillä on haasteita.

Käytänteiden jakamista ja yhteistyön tiivistämistä

Kävimme läpi Abloyn kehityskeskustelukäytäntöjä, ja vertailimme niitä Karelian käytäntöjen kanssa. Abloylla HR-osasto näkee osaamisen kehittymissuunnitelmat koko talon tasolla. Näin he voivat suunnitella koulutuksia tarpeiden pohjalta. Koulutusten vaikuttavuutta pyritään mittaamaan arvioimalla, miten koulutukselle asetetut tavoitteet saavutettiin ja miten uusi osaaminen näkyy työssä. Abloylla osaamisen päivittäminen perustuu pitkälle TES:sin (PRO) mukaisiin toimenkuviin ja tehtävän vaativuuteen, sekä siihen liittyvään HEKO-arviointiin. Työntekijöiltä pyydetään palautetta esimerkiksi siitä, miten he kehittäisivät yritystä ja millaisia vahvuuksia ja kehittämiskohteita he näkevät yhteistyössä esimiehen ja alaisen välillä. Esittelin Karelian uutta kehityskeskustelumallin ideaa, ja miten aiomme lähteä kokeilemaan ja kehittämään sitä. Tämä herätti kiinnostusta Abloylla.

Sain myös tehtäväkseni pohtia Karelian ja Abloyn välistä opiskelijayhteistyötä. Abloylta oli oltu yhteydessä Karelian oppimisympäristö Voimalaan, ja sitä kautta he olivat saaneet sote-puolen monialaisten opintojen HTT-harjoittelun (hyvinvointi, terveys ja toimintakyky) opiskelijoita ideoimaan tyhy-pisteitä tehtaalle. Tähän ideaan oltiin hyvin tyytyväisiä, ja sain tehtäväkseni pohtia tämän idean toteuttamista käytännössä ja laatia suunnitelmaa Abloyn puolelta.

Tutustuminen Abloyn lean-toimintaan ja tuotantoon

Yhtenä työelämäjakson päätavoitteenani oli tutustua siihen, miten Lean-ajattelu näkyy Abloylla. Lean on jaettu Abloylla kahteen osaan; Lean in Office (LIO) ja Lean in Product (LIP). Tutustuin Lean in Office -auditointiin, ja olin mukana pohtimassa raportoinnin toteutusta. Jokainen tiimi vastaa oman osa-alueensa kehittämisestä, ja heitä ohjaa sponsori, joka on johtoryhmän jäsen. Lean Champion kokoaa raporttien tiedot yhteen ja välittää ne konsernin johtoon. Abloylla tuli selkeästi ilmi, miten toimintaa ohjataan ja valvotaan lukemattomilla erilaisilla mittareilla. Joidenkin mittareiden käyttöön liittyi epäselvyyksiä ja epätietoisuutta, mikä kuormitti työntekijöitä.

HR-tiimi kokoontuu tiistaisin Kanban-taulun äärelle. Kanban-taulun perustehtävä on tehdä työ näkyväksi ja lisätä työn sujuvuutta. HR-tiimin taululta näkyi, millaisia tehtäviä kullakin on työn alla. Tehtävät oli enimmäkseen kuvattu hyvin yleisellä tasolla ja koettiin, että sen läpikäyminen ei tuo heille aina uutta tietoa. Osa työntekijöistä siirtää samoja (toistuvia) työtehtäviä vain edestakaisin sarakkeissa Työn jono, Työn alla ja Tehty. Sain tehtäväkseni tehdä kehittämisehdotuksia Kanban-taulun käyttöön. Seuraavan viikon tapaamisessa pyysin kaikkia palaveriin osallistujia kertomaan omia kokemuksiaan taulun käytöstä. Tämä kuulemiskierros toi esille, että ryhmässä oli hyvin erilaisia kokemuksia ja toiveita taulun käytöstä. Tein kuulemisen pohjalta koosteen, ja liitin siihen omat johtopäätökseni Kanban-tapaamisen kehittämismahdollisuuksista.

Itselleni yksi mielenkiintoisimmista työelämäjakson päivistä oli tutustuminen tehtaan toimintaan Lean-näkökulmasta. Lean Specialist Santtu Puhakka kierrätti tehtaalla ja kertoi, miten he ovat pyrkineet sujuvoittamaan virtausta, poistamaan hukkaa ja kehittämään toimintaa. Eri puolilla tehdasta näkyi tauluja, joiden äärelle työntekijät ja työnjohtajat kokoontuivat tarkastelemaan yhdessä kehittämisen tavoitteita ja niiden edistymistä. Puhakka esitteli lisäksi yhden sidosryhmän kanssa yhdessä tehdyn arvovirta-analyysin, jonka avulla saatiin kehitettyä yhteistyön sujuvuutta ja toimitusvarmuutta. Lähipäivinä tehtaalle oli tulossa uusia näyttöpäätteitä, joista näkyy toiminnan prosessien eteneminen reaaliajassa. Lisäksi tehtaalla oli kehitteillä uusi ohjelma, visuaalinen koneiden kehitystyökalu, joka mahdollistaa tarkastella koneiden toiminnan sujuvuutta, ja niihin liittyviä häiriöitä näytöltä. Tämä ohjelma oli käytössä jo joidenkin koneiden osalta.

Tein toisen tehdaskierroksen Lappeenrannan teknillisen yliopiston opiskelijoiden mukana. Kierroksella esiteltiin enemmän tehtaan toimintaa ja se auttoi hahmottamaan automaation merkitystä ja roolia tehtaan toiminnassa. Kaikkia tehtäviä ei ole pystytty automatisoimaan, ja tehtaalla olikin paljon myös manuaalista työtä. Tehdaskierroksella esiteltiin myös koneiden hintoja, ja niiden hankinta- ja käyttöönottoprosesseja. Tämä kaikki auttoi ymmärtämään kokonaisuuden merkitystä, arvoa ja haasteita.

Viimeisenä päivänä minulla oli kolmen tunnin tapaaminen Abloyn laatu- ja ympäristöpäällikön Arto Koposen kanssa. Hän korosti, että Abloy arvostaa sitä, että opettajat tulevat kentälle, ja että hekin haluavat oppia opettajilta. Kävimme kriittistä ja erittäin mielenkiintoista keskustelua yhteiskunnan tuottavuusvajeesta ja tuottavuuden lisääntymisestä. Onko tavoitteena juosta nopeammin vai voida paremmin, erilaisista laatukriteereistä ja laadun merkityksistä sekä arvioinnista, lean-ajattelusta ja mahdollisesta ’näennäisleanistä’, resilienssistä ja yhteiskunnan sietokyvystä, maailmalla olevista katastrofeista (ilman tietoa tulevasta koronaviruksesta) ja turvallisuusratkaisuista sekä hiilineutraalisuuteen liittyvistä haasteista ja tavoitteista. Koponen korosti, että Abloylla ei lähdetä liikkeelle tuloksesta, vaan laatutavoitteista. Abloy haluaa tehdä asioita esimerkillisen hyvin ja turvata hyvän elämän tuleville sukupolville. Tätä kautta tulee oikeutus olla olemassa. Abloy on sitoutunut jatkuvaan parantamiseen ja pitämään huolta ympäristöstä. Haasteeksi Koponen näki sen, että ennätettäisiin tehdä riittävästi tilastollista analyysiä kaikesta kerättävästä datasta, ja todella tunnistettaisiin se, mikä on merkityksellistä.

Työelämäjakso Abloylla toimi erinomaisena peilinä tarkastella omaa työtä ja työelämää Kareliassa. Opetan lean-ajattelua, palvelumuotoilua ja kokeilevaa kehittämistä, ja opiskelijoina on ollut myös Abloyn työntekijöitä. Oli avartavaa nähdä, miten näitä aiheita sovelletaan erilaisessa ympäristössä. Tässä artikkelissa on kerrottu vain hyvin pieni osa siitä, mitä kaikkea ennätin kokea kahden viikon aikana.

Kiitän lämpimästi työnantajaani ja Abloy Oy:tä tästä mahdollisuudesta, ja suosittelen lämpimästi kaikille työelämäjaksolle lähtemistä (sitten kun se koronakaranteenin jälkeen on taas mahdollista)!

Teksti ja kuvat: Heli Makkonen, yliopettaja, lean-muutosagentti, Karelia-ammattikorkeakoulu