Kello

Työpai­kan samma­kot ja norsut kuriin : vink­kejä ajanhallintaan

Ajatus siitä, että aika on vain väline tavoit­tei­den saavut­ta­mi­seksi, ei ole uusi. Nykyi­sin, nopeassa elämän­ryt­missä tästä ajat­te­lu­ta­vasta on tullut erityi­sen suosittu. Aikaa on mahdol­lista ja tarpeel­lista käyttää tasa­ver­tai­sesti älyl­lis­ten kykyjen, fyysis­ten ja aineel­lis­ten voima­va­ro­jen kanssa.

Ajan tehok­kaa­seen hallin­taan on olemassa monia työka­luja, mene­tel­miä ja keinoja. Tähän artik­ke­liin on kerätty muuta­mia mielen­kiin­toi­sia ja hyödyl­li­siä ajanhallintaneuvoja.

Suun­nit­telu on kaiken perusta

Tehokas ja helppo tapa ajan­käy­tön suun­nit­te­luun on laatia luet­telo tehtä­vistä, käyt­tä­mällä suun­nit­te­luoh­jel­maa tai käsin pape­rille tehtyjä muis­tiin­pa­noja miel­ty­mys­ten mukaan. Tehtä­vä­luet­te­loa tarvi­taan, jotta muistia ei kuor­mi­teta liikaa ja tehtä­vien aika­tau­lu­tus onnistuu.

Suun­nit­te­lu­pro­ses­sissa tärkeintä on nähdä mieles­sään toimin­nan haluttu tulos tarkasti. Mitä yksi­tyis­koh­tai­sem­min kuvi­tel­laan loppu­tu­los, sitä helpom­min tavoit­teet saadaan tehdyksi. Tässä SMART-tekniikka auttaa. Englan­nin­kie­lis­ten kirjain­ten lyhenne SMART määrit­tää jokai­selle kirjai­melle yhden kritee­rin tavoit­teen arvioi­mi­seksi. Sen teknii­kan mukaan tavoite tai tehtävä pitäisi olla:

Specific – konkreet­ti­nen (Mitä tarkal­leen on saavu­tet­tava, paran­net­tava tai muutettava?)

Measu­rable – mitat­ta­vissa oleva (Kuinka tiede­tään, milloin tavoite on saavutettu?)

Achie­vable – toteu­tet­ta­vissa (Pysty­täänkö tavoite saavut­ta­maan? Onko tehtävä liian yksin­ker­tai­nen tai liian moni­mut­kai­nen?  Mikä voi edistää tehtä­vän toteuttamista?)

Relevant – merki­tyk­sel­li­nen (Miksi tarvi­taan tämä tulos? Onko se risti­rii­dassa muiden tavoit­tei­den kanssa?)

Time bound – ajal­li­nen (Milloin tulok­sen pitää olla valmis?).

SMART-mene­telmä tarkoit­taa sitä, että mitä enemmän em. kritee­reitä käyte­tään tavoit­tei­den aset­ta­mi­sessa, sitä parem­pia tulok­set ovat.

On erit­täin tärkeää rajoit­taa tehtä­vän suorit­ta­mi­seen kuluvaa aikaa. Parkin­so­nin laki sanoo: ”Työ täyttää kaiken sille varatun ajan.” Tähän ilmiöön on useita syitä. Joku käyttää ylimää­räistä aikaa saadak­seen täydel­li­sen loppu­tu­lok­sen, joku työs­ken­te­lee hitaam­min tai lykkää aloit­ta­mista. Erilai­sista työs­ken­te­ly­ta­voista huoli­matta, ilman määrä­ai­kaa työ saadaan tehtyä, mutta tarpeet­to­man pitkällä toteu­tusa­jalla. Tavoi­tea­jan aset­ta­mi­nen auttaa suun­nit­te­le­maan työpäi­vää ja kehit­tää itsekuria.

Työteh­tä­viä aika­tau­lu­tet­taessa on muis­tet­tava lepoa­jat, ja pitää sään­nöl­li­siä taukoja. Tämä on tarpeel­li­nen osa teho­kasta ajan­hal­lin­taa. Mitä pidem­pään työjakso kestää keskey­tyk­settä, sitä tehot­to­mam­maksi aivo­toi­minta tulee väsy­myk­sen vuoksi.

Pääasian koros­ta­mi­nen

Kun tehtä­vä­luet­telo on valmis, seuraava vaihe on prio­ri­teet­tien määri­tys. Niiden puut­tuessa meillä on tapana valita yksin­ker­tai­sia ​​ja mukavia tehtä­viä ensin ja lykätä vaikeita ja työläitä asioita myöhem­pään. Tämä voi johtaa ikäviin seurauk­siin, kun huoma­taan, että aikaa on hukattu, tai jopa itse­tun­non heikkenemiseen.

Prio­ri­soi­mi­seen voidaan sovel­taa aakkos­tusta. Ensi­si­jai­nen tehtävä merki­tään kirjai­mella A, alemman prio­ri­tee­tin tehtävä kirjai­mella B jne. Käydään tehtä­vä­luet­telo läpi keskit­tyen ensi­si­jai­siin tehtä­viin, siir­tä­mättä huomiota toissijaisiin.

Toinen keino laittaa rutii­ni­teh­tä­vät tärkeys­jär­jes­tyk­seen on tehtä­vä­mat­rii­sin eli Eisen­hower-matrii­sin käyt­tä­mi­nen. Se koostuu neli­ken­tästä, joihin asiat jaetaan kahden ominai­suu­den perus­teella – niiden tärkeys ja kiireellisyys:

Nelikenttä, jossa seuraavat lokerot: 1. Aikatauluta, 2. Tee heti, 3. Älä tee, 4. Delegoi
Eisen­hower-matriisi

Asian­mu­kai­sella suun­nit­te­lulla toinen ryhmä voi jopa jäädä tyhjäksi.

Kannat­taa myös muistaa, että jos kaikki on ensi­si­jaista, mitään ei ole priorisoitu.

Tavoit­tei­den toteutuminen

Jotta työs­ken­te­lisi tehok­kaasti eikä ylikuor­mit­taisi itseään, kannat­taa kokeilla ”Tomaatti”-tekniikkaa (”Pomodoro”-tekniikka). Sen mukaan työ jaetaan ajan­jak­soi­hin, joita kutsu­taan ”tomaa­teiksi”. Yksi ”tomaatti” kestää 30 minuut­tia: 25 minuut­tia työtä ja 5 minuut­tia lepoa. Neljän ”tomaa­tin” jälkeen on pidet­tävä pitkä 20-30 minuu­tin tauko. Tulok­sena saadaan tuot­ta­vaa työtä ilman väsy­mystä ja uupu­musta. Tekniikka on mahdol­lista sopeut­taa omaan rytmiin ja tarpei­siin, lisää­mällä ”tomaa­tin” tai tauon kestoa.

Tiede­tään, että unen jälkeen ihmi­sellä on virkeä mieli. Siksi tärkeät tai moni­mut­kai­set asiat kannat­taa sijoit­taa työpäi­vän alkuun, kun niiden ratkai­se­mi­seen on vielä tarpeeksi energiaa.

Lisäksi heti aamulla kannat­taa ehdot­to­masti tehdä epämiel­lyt­tä­vät työt eli ”syödä sammakko”. ”Samma­kon syömi­sen” jälkeen tulee moti­vaa­tio muiden tehtä­vien suorit­ta­mi­seen. Jos asia lykä­tään, se jää ajatuk­siin koko päiväksi, muis­tut­taa itses­tään ja ahdistaa.

”Sammak­ko­jen” lisäksi, työstä löytyy myös ”norsuja”, eli suuria asioita, joita ei ole helppo aloit­taa.  Aluksi tehtä­vän toteu­tus­pro­sessi hajo­te­taan pieniin konkreet­ti­siin työvai­hei­siin. Tehtävä tarken­tuu, eikä enää näytä mahdot­to­malta. Näin vähi­tel­len selviy­dy­tään koko ”norsusta” (suuresta tehtävästä).

Erilais­ten akti­vi­teet­tien vuorot­telu auttaa lisää­mään tuot­ta­vuutta ja vält­tä­mään ylikuor­mi­tusta yksi­toik­koi­sessa työssä.

Caesar oli tunnettu kyvys­tään suorit­taa monia tehtä­viä saman­ai­kai­sesti, mutta se on väärä polku henki­lölle, joka haluaa hallita aikaa. Tehokas työs­ken­tely on keskit­ty­mistä mahdol­li­sim­man paljon vain yhteen tehtä­vään kerrallaan.

Moti­vaa­tio on olen­naista, ilman sitä on hanka­laa pakot­taa itseään teke­mään mitään. Ajan­hal­lin­nassa tämä on myös merkit­tävä asia. Siksi on pyrit­tävä etsi­mään innoi­tuk­sen lähteitä ja aset­ta­maan moti­voi­via tavoit­teita itselleen.

Ajan­hal­lin­ta­tek­nii­koita kannat­taa kokeilla ja valita itsel­leen sopivin. Sinnik­kyy­dellä ja luovuu­della voidaan saavut­taa vaikut­ta­via tuloksia.


Kirjoit­ta­jat:

Vero­nika Kapra­lova, harjoit­te­lija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Eija Pesonen, hallin­to­sih­teeri, Karelia-ammattikorkeakoulu


Lähteet:

Wiki­pe­dia. 2017. SMART-kritee­rit. https://fi.wikipedia.org/wiki/SMART-kriteerit#cite_ref-Doran-1981_2-0

Wiki­pe­dia. 2020. Parkin­so­nin laki. https://fi.wikipedia.org/wiki/Parkinsonin_laki

Wiki­pe­dia. 2021. Time mana­ge­ment. https://en.wikipedia.org/wiki/Time_management

Duuni­tori. 2021. Eisen­howe­rin matriisi. https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi

Wiki­pe­dia. 2021. Pomo­doro-tekniikka. https://fi.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-tekniikka

Duuni­tori. 2021. Pomo­doro-tekniikka. https://duunitori.fi/tyoelama/pomodoro-tekniikka

Essee­pankki. Proa­ka­te­mia. 2018. Eat that frog – get more of the impor­tant things done today. https://esseepankki.proakatemia.fi/eat-that-frog-get-more-of-the-important-things-done-today/

Artik­ke­li­kuva: Stas Knop palve­lusta Pexels