Asia­kir­ja­jul­ki­suus­ku­vaus

Tämä on julki­sen hallin­non tiedon­hal­lin­nasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukai­nen asia­kir­ja­jul­ki­suus­ku­vaus, jonka tarkoi­tuk­sena on helpot­taa tieto­pyyn­tö­jen teke­mi­sessä Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:lle (Karelia). Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy (Karelia) yllä­pi­tää julki­suus­pe­ri­aat­teen toteut­ta­mista varten kuvausta sen hallin­noi­mista tieto­va­ran­noista ja asia­re­kis­te­ristä tiedon­hal­lin­ta­lain mukaisesti.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n asia­re­kis­teri ja tietojärjestelmät

Kare­lian laki­sää­tei­sissä tehtä­vissä (koulu­tus, tutki­mus-, kehit­tä­mis- ja inno­vaa­tio­toi­minta sekä palve­lu­lii­ke­toi­minta) sekä hallinto- ja tuki­pal­ve­luissa synty­viä tietoja ja asia­kir­joja tuote­taan pape­ri­sena ja eri tieto­jär­jes­tel­mien avulla. Tieto­jär­jes­tel­mät muodos­ta­vat yhden tai useam­man henki­lö­re­kis­te­rin. Tieto­va­ran­not kerty­vät ensi­si­jai­sesti opera­tii­vis­ten tieto­jär­jes­tel­mien kautta halli­tusti palve­li­mille sekä pape­ri­tu­los­teina työpis­tei­siin ja toimis­toi­hin, lähiar­kis­toi­hin sekä päätear­kis­toon. Tiedon tuot­ta­mi­sen ja säilyt­tä­mi­sen osalta kiin­ni­te­tään erityistä huomiota tiedon tallen­nusa­lus­tan vakau­teen ja laatuun sekä tiedon säily­vyy­teen muun­tu­mat­to­mana. Tiedon oikeel­li­suus ja luot­ta­muk­sel­li­suus turva­taan eri alus­toilla. Pape­ri­muo­dossa säily­tet­tä­vät tiedot tuote­taan sellai­sin väli­nein ja mene­tel­min, että tieto saadaan säily­mään muun­tu­mat­to­mana. Pape­riai­neis­tot säily­te­tään asiayh­tey­des­sään. Sähköi­sessä muodossa säily­tet­tä­vät tiedot tuote­taan tai tallen­ne­taan säily­ty­sa­lus­talle, jossa ne ovat varmuus­ko­pioin­nin piirissä.  Asia­re­kis­te­rin tietoja on lisäksi useissa opera­tii­vi­sissa tietojärjestelmissä.

Tieto­va­ran­to­jen nimik­keet ja käyttötarkoitukset

Tieto­va­ran­nolla tarkoi­te­taan Kare­lialle kuulu­vien tehtä­vien hoidossa tai muussa toimin­nassa käytet­tä­viä tietoai­neis­toja sisäl­tä­vää koko­nai­suutta, jota käsi­tel­lään tieto­jär­jes­tel­mien avulla tai manuaalisesti.

Hallinto:

• Yleis­hal­lin­non tieto­va­ranto: Yhtiön hallin­toon, sopi­muk­siin, julki­siin hankin­toi­hin, tilas­toin­tiin, yhteis­toi­min­taan, työsuo­je­luun ja muiden laki­sää­teis­ten tehtä­vien hoita­mi­seen liit­tyvä asiankäsittely.
• Henki­lös­tö­hal­lin­non tieto­va­ranto: Rekry­toin­tiin, työsuh­tee­seen, osaa­mi­sen kehit­tä­mi­seen ja työhy­vin­voin­tiin liit­tyvä asiankäsittely.
• Talous­hal­lin­non tieto­va­ranto: Kirjan­pi­toon ja talou­den johta­mi­seen liit­tyvä asiankäsittely.
• Tieto­hal­lin­non tieto­va­ranto: Tiedon­hal­lin­taan, tieto­tek­niik­kaan ja tieto­tur­vaan liit­tyvä asiankäsittely.

Koulu­tus:

• Opetuk­sen tieto­va­ranto: Opinto-oikeu­teen, tutkin­toon johta­vaan koulu­tuk­seen sekä muu opetuk­seen ja koulu­tuk­seen liit­tyvä asiankäsittely.
• Kirjas­ton tieto­va­ranto: Lainat­ta­van aineis­ton, lainauk­sen ja maksu­jen perin­nän asiankäsittely.

Tutki­mus-, kehit­tä­mis- ja inno­vaa­tio­toi­minta sekä palveluliiketoiminta:

• Palve­lu­lii­ke­toi­min­nan tieto­va­ranto: Tuotet­ta­viin palve­lui­hin, asiak­kai­siin ja muu palve­lu­lii­ke­toi­min­taan liit­tyvä asiankäsittely.
• Tutki­mus-, kehit­tä­mis- ja inno­vaa­tio­toi­min­nan tieto­va­ranto: TKI-toimin­taan, yhteis­työ­kump­pa­nei­hin ja tutki­musai­neis­toi­hin liit­tyvä asiankäsittely

Haku­te­ki­jät, joilla asia­kir­joja on mahdol­lista hakea

Tieto­pyyn­nöissä voidaan käyttää haku­te­ki­jöinä esimer­kiksi henki­lön nimeä, henki­lö­tun­nusta tai asianumeroa.

Tietoai­neis­to­jen saata­vuus avoi­mesti tekni­sen raja­pin­nan avulla

Tietoai­neis­tot eivät ole saata­vissa avoi­mesti tekni­sen raja­pin­nan avulla.

Asia­re­kis­te­rin tai tieto­jär­jes­tel­män sisäl­tä­mien tieto­jen anta­mi­sesta päät­tävä toimenhaltija

Tieto­jen anta­mi­sesta ratkai­sun tekee se toimen­hal­tija, jonka vastuulle tieto­pyyntö kuuluu. Epäsel­vissä tapauk­sissa tieto­pyyn­nöt ratkai­see hallinto- ja talousjohtaja.

Yhteys­tie­dot tiedon­saan­tia koske­van pyynnön esittämiseksi

Opis­ke­lija-asioita koske­vat tieto­pyyn­nöt toimi­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun Opis­ke­li­ja­pal­ve­lui­hin [email protected]. Muut tieto­pyyn­nöt toimi­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun rehto­rin toimis­toon kirjal­li­sesti joko [email protected] tai Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu. Rehto­rin toimisto rekis­te­röi tieto­pyyn­nöt määrä­ai­ko­jen noudat­ta­mi­seksi ja toimit­taa tieto­pyyn­nöt vastat­ta­vaksi oikealle taholle.