Asiakirjajulkisuuskuvaus

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy (Karelia) ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti.

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n asiarekisteri ja tietojärjestelmät

Karelian lakisääteisissä tehtävissä (koulutus, tutkimus‑, kehittämis- ja innovaatiotoiminta sekä palveluliiketoiminta) sekä hallinto- ja tukipalveluissa syntyviä tietoja ja asiakirjoja tuotetaan paperisena ja eri tietojärjestelmien avulla. Tietojärjestelmät muodostavat yhden tai useamman henkilörekisterin. Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti operatiivisten tietojärjestelmien kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina työpisteisiin ja toimistoihin, lähiarkistoihin sekä päätearkistoon. Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään erityistä huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus turvataan eri alustoilla. Paperimuodossa säilytettävät tiedot tuotetaan sellaisin välinein ja menetelmin, että tieto saadaan säilymään muuntumattomana. Paperiaineistot säilytetään asiayhteydessään. Sähköisessä muodossa säilytettävät tiedot tuotetaan tai tallennetaan säilytysalustalle, jossa ne ovat varmuuskopioinnin piirissä.  Asiarekisterin tietoja on lisäksi useissa operatiivisissa tietojärjestelmissä.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Tietovarannolla tarkoitetaan Karelialle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Hallinto:

  • Yleishallinnon tietovaranto: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
  • Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Henkilöstön palkkaaminen ja työsuhteen aikainen asiankäsittely.
  • Taloushallinnon tietovaranto: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely.
  • Tietohallinnon tietovaranto: Tiedonhallintaan liittyvä asiankäsittely.

Koulutus:

  • Opetuksen tietovaranto: tutkintoon johtavaan koulutukseen sekä muuhun opetukseen liittyvä asiankäsittely.
  • Kirjaston tietovaranto: Lainauksen, maksujen perinnän ja tilastoinnin asiankäsittely.

Tutkimus‑, kehittämis- ja innovaatiotoiminta sekä palveluliiketoiminta:

  • Palveluliiketoiminnan tietovaranto: palveluliiketoimintaan liittyvä asiankäsittely.
  • Tutkimus‑, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan tietovaranto: TKI-toimintaan ja tutkimusaineistoihin liittyvä asiankäsittely.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta tai asianumeroa.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä toimenhaltija

Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallinto- ja talousjohtaja.

Tutkintolautakunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee lautakunnan esittelijä. 

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan Karelia-ammattikorkeakoulun rehtorin toimistoon joko sähköisesti info@karelia.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Karelia-ammattikorkeakoulu, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu. Rehtorin toimisto rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle.