Asiakir­ja­jul­ki­suus­kuvaus

Tämä on julkisen hallinnon tiedon­hal­lin­nasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakir­ja­jul­ki­suus­kuvaus, jonka tarkoi­tuksena on helpottaa tieto­pyyn­töjen tekemi­sessä Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:lle (Karelia). Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy (Karelia) ylläpitää julki­suus­pe­ri­aatteen toteut­ta­mista varten kuvausta sen hallin­noi­mista tieto­va­ran­noista ja asiare­kis­te­ristä tiedon­hal­lin­talain mukaisesti.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n asiare­kisteri ja tietojärjestelmät

Karelian lakisää­tei­sissä tehtä­vissä (koulutus, tutkimus-, kehit­tämis- ja innovaa­tio­toi­minta sekä palve­lu­lii­ke­toi­minta) sekä hallinto- ja tukipal­ve­luissa syntyviä tietoja ja asiakirjoja tuotetaan paperisena ja eri tieto­jär­jes­telmien avulla. Tieto­jär­jes­telmät muodos­tavat yhden tai useamman henki­lö­re­kis­terin. Tieto­va­rannot kertyvät ensisi­jai­sesti opera­tii­visten tieto­jär­jes­telmien kautta halli­tusti palve­li­mille sekä paperi­tu­los­teina työpis­teisiin ja toimis­toihin, lähiar­kis­toihin sekä päätear­kistoon. Tiedon tuotta­misen ja säilyt­tä­misen osalta kiinni­tetään erityistä huomiota tiedon tallen­nusa­lustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säily­vyyteen muuntu­mat­tomana. Tiedon oikeel­lisuus ja luotta­muk­sel­lisuus turvataan eri alustoilla. Paperi­muo­dossa säily­tet­tävät tiedot tuotetaan sellaisin välinein ja menetelmin, että tieto saadaan säilymään muuntu­mat­tomana. Paperiai­neistot säily­tetään asiayh­tey­dessään. Sähköi­sessä muodossa säily­tet­tävät tiedot tuotetaan tai tallen­netaan säily­ty­sa­lus­talle, jossa ne ovat varmuus­ko­pioinnin piirissä.  Asiare­kis­terin tietoja on lisäksi useissa opera­tii­vi­sissa tietojärjestelmissä.

Tieto­va­ran­tojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Tieto­va­ran­nolla tarkoi­tetaan Karelialle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toimin­nassa käytet­täviä tietoai­neistoja sisäl­tävää kokonai­suutta, jota käsitellään tieto­jär­jes­telmien avulla tai manuaalisesti.

Hallinto:

  • Yleis­hal­linnon tieto­va­ranto: Yhtiön hallintoon, sopimuksiin, julkisiin hankin­toihin, tilas­tointiin, yhteis­toi­mintaan, työsuo­jeluun ja muiden lakisää­teisten tehtävien hoita­miseen liittyvä asiankäsittely.
  • Henki­lös­tö­hal­linnon tieto­va­ranto: Rekry­tointiin, työsuh­teeseen, osaamisen kehit­tä­miseen ja työhy­vin­vointiin liittyvä asiankäsittely.
  • Talous­hal­linnon tieto­va­ranto: Kirjan­pitoon ja talouden johta­miseen liittyvä asiankäsittely.
  • Tieto­hal­linnon tieto­va­ranto: Tiedon­hal­lintaan, tieto­tek­niikkaan ja tieto­turvaan liittyvä asiankäsittely.

Koulutus:

  • Opetuksen tieto­va­ranto: Opinto-oikeuteen, tutkintoon johtavaan koulu­tukseen sekä muu opetukseen ja koulu­tukseen liittyvä asiankäsittely.
  • Kirjaston tieto­va­ranto: Lainat­tavan aineiston, lainauksen ja maksujen perinnän asiankäsittely.

Tutkimus-, kehit­tämis- ja innovaa­tio­toi­minta sekä palveluliiketoiminta:

  • Palve­lu­lii­ke­toi­minnan tieto­va­ranto: Tuotet­taviin palve­luihin, asiak­kaisiin ja muu palve­lu­lii­ke­toi­mintaan liittyvä asiankäsittely.
  • Tutkimus-, kehit­tämis- ja innovaa­tio­toi­minnan tieto­va­ranto: TKI-toimintaan, yhteis­työ­kump­pa­neihin ja tutki­musai­neis­toihin liittyvä asiankäsittely

Hakute­kijät, joilla asiakirjoja on mahdol­lista hakea

Tieto­pyyn­nöissä voidaan käyttää hakute­ki­jöinä esimer­kiksi henkilön nimeä, henki­lö­tun­nusta tai asianumeroa.

Tietoai­neis­tojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoai­neistot eivät ole saata­vissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Asiare­kis­terin tai tieto­jär­jes­telmän sisäl­tämien tietojen antami­sesta päättävä toimenhaltija

Tietojen antami­sesta ratkaisun tekee se toimen­haltija, jonka vastuulle tieto­pyyntö kuuluu. Epäsel­vissä tapauk­sissa tieto­pyynnöt ratkaisee hallinto- ja talousjohtaja.

Yhteys­tiedot tiedon­saantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Opiskelija-asioita koskevat tieto­pyynnöt toimi­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun Opiske­li­ja­pal­ve­luihin opiskelijapalvelut@karelia.fi. Muut tieto­pyynnöt toimi­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun rehtorin toimistoon kirjal­li­sesti joko info@karelia.fi tai Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu. Rehtorin toimisto rekis­teröi tieto­pyynnöt määrä­ai­kojen noudat­ta­mi­seksi ja toimittaa tieto­pyynnöt vastat­ta­vaksi oikealle taholle.