Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä tukemaan koulu­tuksen ja työelämän tarpeita

Karelian Tulevai­suuden työ ESR -hankkeessa kehitetään koulu­tusta ja pedago­giikkaa muun muassa kehit­tä­jä­opet­tajien avulla. Kehit­tä­jä­opet­tajat pääsevät toteut­tamaan työelämän kanssa tehtävän projektin, jonka toteu­tus­tavat liittyvät hankkeen päätee­moihin. Touko­kuussa 2022 kehit­tä­jä­opet­tajana aloit­tanut liike­ta­louden lehtori Aini Simola kertoo tässä artik­ke­lissa Karelian ERP-projek­tista, joka on osa Wärtsilä-kampuk­selle raken­tuvan Business­Labin toimintaa.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmän hankin­ta­pro­jekti vastaa moneen tarpeeseen

Tuon kehit­tä­mis­pro­jek­tissani esiin yhden näkökulman siihen, kuinka Tulevai­suuden työ -hankkeen avulla pystymme vastaamaan tulevai­suuden ja nykypäivän osaamis­tar­peisiin ja nostamaan työelä­mäyh­teistyön vielä korkeam­malle ja leveäm­mälle portaalle. Business­Labiin tulevien niin fyysisten kuin virtu­aa­listen oppimi­sym­pä­ris­töjen ja tilojen suunnit­telun osalta palaan vuoden takaiseen syksyyn 2021 ja tuolloin pidettyyn kehit­tä­mis­työ­pajaan. Työpajan annista nostan esiin Mikko Hyttisen ja Päivi Sihvon blogissa mainittuja ohjel­mis­to­tar­peita, joita olivat muun muassa markki­noinnin automaatio-ohjel­misto, chatbot-ohjel­misto, verkko­kaup­paoh­jel­misto, toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä sekä projektinhallintaohjelmistot.

Nyt kehit­tä­jä­opet­tajana toimiessani tarkoi­tuk­senani on edistää edellä mainitun toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmän hankintaa. Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä tulee kattamaan ainakin toiveissa esiin nousseet projek­tien­hal­lin­taoh­jel­miston, verkko­kaup­pa­toi­minnot ja vähintään joitakin markki­noinnin automaatioratkaisuja.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä eli ERP on monipuo­linen työkalu

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­tel­mästä käytetään usein lyhen­nettä ERP, joka muodostuu sanoista Enterprice Resource Planning. Yksin­ker­tainen tapa määrittää ERP-ohjel­misto on ajatella tieto­jär­jes­telmää, jossa pystytään hallin­noimaan kaikkia tai ainakin valtaosaa yrityksen toimin­noista, resurs­seista ja tieto­vir­roista. Esimer­kiksi ydinlii­ke­toi­mintaan liittyvien prosessien, kuten myynnin, asiak­kaiden, hankin­tojen, tuotannon, toimi­tus­ketjun, varaston, talous- ja henki­lös­tö­hal­linnon sekä erilaisten projektien hallin­nointi onnistuu ERP-ohjel­miston avulla yhdessä ja samassa tietojärjestelmässä.

Uutis­vir­rasta saamme säännöl­lisin väliajoin lukea yritysten epäon­nis­tu­neista ERP-projek­teista. Google-haku ”epäon­nis­tunut ERP hanke” tuottaa lukuisten ERP-järjes­tel­mä­toi­mit­tajien mainoksia, muutaman ammat­ti­kor­kea­koulun opinnäy­tetyön sekä Kauppa­lehden artik­kelin ”16 surul­lista kerto­musta siitä, miten ERP-hanke voi mennä pieleen” (24.3.2021). Olen itse kehit­tä­jä­opet­tajan roolissani saanut kuulla olevani noin seitsemäs henkilö, joka on puuham­massa ERP-ohjel­mistoa Karelian koulu­tusten käyttöön. No, puuhaa riittää kyllä, ja seitsemän lienee ainakin joidenkin länsi­maisten uskomusten mukaan onnenluku. En siis vielä ole lannis­tunut, ja koen, että olen saanut prosessin alkumet­reillä kannus­tavaa palau­tetta ja olemme saaneet edistettyä projektia hyvässä karelia­lai­sessa yhteishengessä.

Onnis­tuvan ERP-hankkeen alku

Pyrkimys Karelian ERP-hankkeessa on siis onnis­tu­minen nyt ns. seitse­män­nellä yrityk­sellä. Onnis­tunut ERP-hanke lähtee siitä, että emme ajattele tämän olevan IT-projekti, vaan lähdemme liikkeelle koulu­tusten ja TKI-toiminnan tarpeista. Tarve­mää­rittely ja kommu­ni­kointi asian­osaisten kanssa ovat kaiken lähtö­kohtana. Vaikka tarkoi­tuksena on jollain aikajän­teellä saada ERP-ohjel­mis­tosta vähin­täänkin kaikkia Karelian koulu­tus­vas­tuita palveleva järjes­telmä, on pakko aloittaa hieman pienem­mästä mitta­kaa­vasta. Kesä–syyskuussa 2022 järjes­timme tarve­mää­rit­te­ly­pa­la­verit ulkopuo­lisen, paikal­lisen ja yksityisen yhteis­työ­kump­pa­nimme Collapick Company Oy:n asian­tun­ti­joiden kanssa. Olen kutsunut näihin tarve­mää­ri­tys­ta­paa­misiin mukaan erityi­sesti liike­ta­louden, konetek­niikan ja ICT-koulu­tusten henki­lö­kuntaa, joiden työteh­täviin sisältyy koulu­tuksen ja TKI-toiminnan puolelta sellaisia tarpeita, joihin vastaa­mi­sessa Karelialla käytössä olevasta ERP-ohjel­mis­tosta olisi merkit­tävää hyötyä.

Colla­pickin johdolla lähdimme tekemään tarve­mää­rit­telyä avoimen lähde­koodin ERP-ohjel­miston mahdol­li­suuksia silmällä pitäen. Koulu­tusor­ga­ni­saation käyttöön avoimen lähde­koodin ERP vaihtoehto olisi aidosti sekä kustan­nus­te­hokas että toimit­ta­jasta riippu­maton ratkaisu ja näin mahdol­lis­tuisi myös ICT-koulu­tusten tarpeisiin vastaa­minen. Ns. lisens­si­vapaan järjes­telmän hankinta olisi myös käytän­nössä mahdol­lista esimer­kiksi yrity­syh­teis­työ­kump­pa­neil­lemme, joka ovat pääosin pieniä tai korkeintaan keski­suuria yrityksiä. Järjes­telmän käytet­tävyys ja integrointien mahdol­li­suudet ovat olennainen tekijä missä tahansa ERP-ohjel­miston hankin­ta­pro­jek­tissa. Koulu­tusor­ga­ni­saa­tioon ERP-ohjel­mistoa pohdit­taessa tietyt asiat eroavat kuitenkin merkit­tä­västi yritys­maa­ilman tarpeista.  Käytimme määri­tys­pa­la­ve­reissa paljon aikaa konsen­suksen hakemiseen siinä, millaista ja minkä verran dataa ERP-järjes­telmään luotavien case-yritysten tulisi sisältää, jotta voimme parhaalla mahdol­li­sella tavalla hyödyntää ohjel­mistoa opetuksen ja TKI-toiminnan käytössä usealla eri koulutusvastuulla.

Tämän­het­kinen tilanne näyttää positii­visen lupaa­valta ja olemme yhteisen alkukar­toi­tus­ta­paa­misen ja kolmen tarkemman koulu­tus­vas­tuu­koh­taisen tarve­mää­ri­tys­pa­la­verin jälkeen saaneet mielestäni hienosti kaikkien nyt mukana olevien osapuolten tarpeet nostettua esiin ja huomioi­duksi. Olemme saaneet aikaan hyvän konsen­suksen ja suunni­telman tulevaa varten ilman liian suuria kompromisseja.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmän hankinta Tulevai­suuden työ -hankkeen mahdol­lis­tamana tulee vastaamaan sekä lakisää­teisen korkea­kou­luo­pe­tuksen asian­mu­kaisen toteut­ta­misen vaati­muksiin, että koulu­tuk­sissa useita vuosia kaivattuun käytännön työkalun tarpeeseen. Hankinnan myötä saamme koulu­tus­vas­tuiden opetus­käyttöön todel­li­suutta simuloivan oppimi­sym­pä­ristön unohta­matta laajemmin TKI-toiminnan ja työelä­mäyh­teistyön mahdol­li­suuksia ja tarpeita.

---

Teksti ja kuvat:

Aini Simola

Kirjoittaja toimii Tulevai­suuden Työ -hankkeen kehit­tä­jä­opet­tajana sekä liike­ta­louden koulu­tuksen lehtorina Karelia-ammattikorkeakoulussa.