Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä tuke­maan koulu­tuk­sen ja työelä­män tarpeita

Kare­lian Tule­vai­suu­den työ ESR -hank­keessa kehi­te­tään koulu­tusta ja peda­go­giik­kaa muun muassa kehit­tä­jä­opet­ta­jien avulla. Kehit­tä­jä­opet­ta­jat pääse­vät toteut­ta­maan työelä­män kanssa tehtä­vän projek­tin, jonka toteu­tus­ta­vat liit­ty­vät hank­keen päätee­moi­hin. Touko­kuussa 2022 kehit­tä­jä­opet­ta­jana aloit­ta­nut liike­ta­lou­den lehtori Aini Simola kertoo tässä artik­ke­lissa Kare­lian ERP-projek­tista, joka on osa Wärt­silä-kampuk­selle raken­tu­van Busi­ness­La­bin toimintaa.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män hankin­ta­pro­jekti vastaa moneen tarpeeseen

Tuon kehit­tä­mis­pro­jek­tis­sani esiin yhden näkö­kul­man siihen, kuinka Tule­vai­suu­den työ -hank­keen avulla pystymme vastaa­maan tule­vai­suu­den ja nyky­päi­vän osaa­mis­tar­pei­siin ja nosta­maan työelä­mäyh­teis­työn vielä korkeam­malle ja leveäm­mälle portaalle. Busi­ness­La­biin tule­vien niin fyysis­ten kuin virtu­aa­lis­ten oppi­mi­sym­pä­ris­tö­jen ja tilojen suun­nit­te­lun osalta palaan vuoden takai­seen syksyyn 2021 ja tuol­loin pidet­tyyn kehit­tä­mis­työ­pa­jaan. Työpa­jan annista nostan esiin Mikko Hytti­sen ja Päivi Sihvon blogissa mainit­tuja ohjel­mis­to­tar­peita, joita olivat muun muassa mark­ki­noin­nin auto­maa­tio-ohjel­misto, chatbot-ohjel­misto, verk­ko­kaup­paoh­jel­misto, toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä sekä projektinhallintaohjelmistot.

Nyt kehit­tä­jä­opet­ta­jana toimies­sani tarkoi­tuk­se­nani on edistää edellä maini­tun toimin­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män hankin­taa. Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä tulee katta­maan ainakin toiveissa esiin nous­seet projek­tien­hal­lin­taoh­jel­mis­ton, verk­ko­kaup­pa­toi­min­not ja vähin­tään joita­kin mark­ki­noin­nin automaatioratkaisuja.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­telmä eli ERP on moni­puo­li­nen työkalu

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­tel­mästä käyte­tään usein lyhen­nettä ERP, joka muodos­tuu sanoista Enterprice Resource Plan­ning. Yksin­ker­tai­nen tapa määrit­tää ERP-ohjel­misto on ajatella tieto­jär­jes­tel­mää, jossa pysty­tään hallin­noi­maan kaikkia tai ainakin valtao­saa yrityk­sen toimin­noista, resurs­seista ja tieto­vir­roista. Esimer­kiksi ydin­lii­ke­toi­min­taan liit­ty­vien proses­sien, kuten myynnin, asiak­kai­den, hankin­to­jen, tuotan­non, toimi­tus­ket­jun, varas­ton, talous- ja henki­lös­tö­hal­lin­non sekä erilais­ten projek­tien hallin­nointi onnis­tuu ERP-ohjel­mis­ton avulla yhdessä ja samassa tietojärjestelmässä.

Uutis­vir­rasta saamme sään­nöl­li­sin välia­join lukea yritys­ten epäon­nis­tu­neista ERP-projek­teista. Google-haku ”epäon­nis­tu­nut ERP hanke” tuottaa lukuis­ten ERP-järjes­tel­mä­toi­mit­ta­jien mainok­sia, muuta­man ammat­ti­kor­kea­kou­lun opin­näy­te­työn sekä Kaup­pa­leh­den artik­ke­lin ”16 surul­lista kerto­musta siitä, miten ERP-hanke voi mennä pieleen” (24.3.2021). Olen itse kehit­tä­jä­opet­ta­jan roolis­sani saanut kuulla olevani noin seit­se­mäs henkilö, joka on puuham­massa ERP-ohjel­mis­toa Kare­lian koulu­tus­ten käyt­töön. No, puuhaa riittää kyllä, ja seit­se­män lienee ainakin joiden­kin länsi­mais­ten usko­mus­ten mukaan onnen­luku. En siis vielä ole lannis­tu­nut, ja koen, että olen saanut proses­sin alku­met­reillä kannus­ta­vaa palau­tetta ja olemme saaneet edis­tet­tyä projek­tia hyvässä kare­lia­lai­sessa yhteishengessä.

Onnis­tu­van ERP-hank­keen alku

Pyrki­mys Kare­lian ERP-hank­keessa on siis onnis­tu­mi­nen nyt ns. seit­se­män­nellä yrityk­sellä. Onnis­tu­nut ERP-hanke lähtee siitä, että emme ajat­tele tämän olevan IT-projekti, vaan lähdemme liik­keelle koulu­tus­ten ja TKI-toimin­nan tarpeista. Tarve­mää­rit­tely ja kommu­ni­kointi asian­osais­ten kanssa ovat kaiken lähtö­koh­tana. Vaikka tarkoi­tuk­sena on jollain aika­jän­teellä saada ERP-ohjel­mis­tosta vähin­tään­kin kaikkia Kare­lian koulu­tus­vas­tuita palve­leva järjes­telmä, on pakko aloit­taa hieman pienem­mästä mitta­kaa­vasta. Kesä–syyskuussa 2022 järjes­timme tarve­mää­rit­te­ly­pa­la­ve­rit ulko­puo­li­sen, paikal­li­sen ja yksi­tyi­sen yhteis­työ­kump­pa­nimme Colla­pick Company Oy:n asian­tun­ti­joi­den kanssa. Olen kutsu­nut näihin tarve­mää­ri­tys­ta­paa­mi­siin mukaan erityi­sesti liike­ta­lou­den, kone­tek­nii­kan ja ICT-koulu­tus­ten henki­lö­kun­taa, joiden työteh­tä­viin sisäl­tyy koulu­tuk­sen ja TKI-toimin­nan puolelta sellai­sia tarpeita, joihin vastaa­mi­sessa Kare­lialla käytössä olevasta ERP-ohjel­mis­tosta olisi merkit­tä­vää hyötyä.

Colla­pic­kin johdolla lähdimme teke­mään tarve­mää­rit­te­lyä avoimen lähde­koo­din ERP-ohjel­mis­ton mahdol­li­suuk­sia silmällä pitäen. Koulu­tusor­ga­ni­saa­tion käyt­töön avoimen lähde­koo­din ERP vaih­toehto olisi aidosti sekä kustan­nus­te­ho­kas että toimit­ta­jasta riip­pu­ma­ton ratkaisu ja näin mahdol­lis­tuisi myös ICT-koulu­tus­ten tarpei­siin vastaa­mi­nen. Ns. lisens­si­va­paan järjes­tel­män hankinta olisi myös käytän­nössä mahdol­lista esimer­kiksi yrity­syh­teis­työ­kump­pa­neil­lemme, joka ovat pääosin pieniä tai korkein­taan keski­suu­ria yrityk­siä. Järjes­tel­män käytet­tä­vyys ja integroin­tien mahdol­li­suu­det ovat olen­nai­nen tekijä missä tahansa ERP-ohjel­mis­ton hankin­ta­pro­jek­tissa. Koulu­tusor­ga­ni­saa­tioon ERP-ohjel­mis­toa pohdit­taessa tietyt asiat eroavat kuiten­kin merkit­tä­västi yritys­maa­il­man tarpeista.  Käytimme määri­tys­pa­la­ve­reissa paljon aikaa konsen­suk­sen hake­mi­seen siinä, millaista ja minkä verran dataa ERP-järjes­tel­mään luota­vien case-yritys­ten tulisi sisäl­tää, jotta voimme parhaalla mahdol­li­sella tavalla hyödyn­tää ohjel­mis­toa opetuk­sen ja TKI-toimin­nan käytössä usealla eri koulutusvastuulla.

Tämän­het­ki­nen tilanne näyttää posi­tii­vi­sen lupaa­valta ja olemme yhtei­sen alku­kar­toi­tus­ta­paa­mi­sen ja kolmen tarkem­man koulu­tus­vas­tuu­koh­tai­sen tarve­mää­ri­tys­pa­la­ve­rin jälkeen saaneet mieles­täni hienosti kaik­kien nyt mukana olevien osapuol­ten tarpeet nostet­tua esiin ja huomioi­duksi. Olemme saaneet aikaan hyvän konsen­suk­sen ja suun­ni­tel­man tulevaa varten ilman liian suuria kompromisseja.

Toimin­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män hankinta Tule­vai­suu­den työ -hank­keen mahdol­lis­ta­mana tulee vastaa­maan sekä laki­sää­tei­sen korkea­kou­luo­pe­tuk­sen asian­mu­kai­sen toteut­ta­mi­sen vaati­muk­siin, että koulu­tuk­sissa useita vuosia kaivat­tuun käytän­nön työka­lun tarpee­seen. Hankin­nan myötä saamme koulu­tus­vas­tui­den opetus­käyt­töön todel­li­suutta simu­loi­van oppi­mi­sym­pä­ris­tön unoh­ta­matta laajem­min TKI-toimin­nan ja työelä­mäyh­teis­työn mahdol­li­suuk­sia ja tarpeita.

---

Teksti ja kuvat:

Aini Simola

Kirjoit­taja toimii Tule­vai­suu­den Työ -hank­keen kehit­tä­jä­opet­ta­jana sekä liike­ta­lou­den koulu­tuk­sen lehto­rina Karelia-ammattikorkeakoulussa.