Kare­liassa siir­ryt­tiin työmat­ko­jen itsevaraamiseen

Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lu­jen tiimin kehit­tä­mis­koh­teena on kulu­neen kahden vuoden ajan ollut proses­sien suju­voit­ta­mi­nen sähköis­tä­mällä, auto­ma­ti­soi­malla tai jopa jättä­mällä tarpeet­to­maksi todet­tuja työvai­heita pois. Yhdeksi kehit­tä­mis­koh­teeksi valit­tiin keväällä 2022 matka­va­raus­pro­ses­sin suju­voit­ta­mi­nen. Kare­liassa hoidet­tiin koti­maan työmat­koi­hin liit­ty­vien matka­lip­pu­jen ja majoit­tu­mis­ten varauk­set keski­tet­tynä palve­luna laskentapalveluissa.

Matko­jen varaa­mi­nen keski­te­tysti vei aikaa ja hermoja

Matka­va­raus­pro­sessi työl­listi yhden hallin­to­sih­tee­rin lähes koko­naan. Matko­jen varaa­mi­nen tapah­tui käytän­nössä mm. lähet­tä­mällä sähkö­pos­tia esimer­kiksi tarvit­ta­vista juna­li­puista ja hotel­li­ma­joi­tuk­sesta. Tavan­omaista oli, että hallin­to­sih­teeri joutui kysy­mään matkus­ta­jalta tarken­ta­via tietoja esimer­kiksi junan paik­ka­va­raus­toi­veista, lähtö- ja paluu­ajoista tai sopi­vasta hotel­lin sijain­nista ja huone­toi­veista. Sähkö­pos­teja lähe­tet­tiin tiuhaan tahtiin ja hiki­kar­pa­lot kiho­si­vat sekä varaa­jan että matkus­ta­jan otsalle, ehdi­täänkö varauk­set tehdä ajoissa. Mitä ilmei­sim­min keski­tetty palvelu ei ollut sujuvin tapa hoitaa matko­jen varauksia.

Käyn­nis­timme Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lu­jen ja hallin­non suun­nit­te­li­jan yhtei­sen kehit­tä­mis­pro­jek­tin, jonka tavoit­teeksi asetet­tiin matka­va­raus­pro­ses­sin suju­voit­ta­mi­nen siten, että matkus­ta­jat voivat itse tehdä työmat­koi­hin liit­ty­vät matka- ja majoi­tus­va­rauk­set ilman väli­kä­siä. Selvi­timme erityi­sesti juna­lip­pu­jen, koti­maan hotel­li­va­raus­ten sekä ryhmä­kul­je­tus­ten ja tilaus­ajo­jen itse­va­raa­mista. Lisäksi selvi­timme matka­toi­mis­ton kautta tehtä­vät varauk­sia, kuten lento­li­put ja ulko­maan­mat­kat. Proses­sin muut­ta­mi­sen myötä laadit­tiin varaa­mis­jär­jes­tel­mien käyt­tö­oh­jeita ja päivi­tet­tiin matkustusohjetta.

Koti­maan majoi­tus­va­rauk­set Hotelzon-hotellivarausjärjestelmästä

Kare­lialla on ollut Hotelzon-hotel­li­va­raus­jär­jes­telmä käytössä jo usean vuoden ajan keski­te­tyissä matka­va­rauk­sissa. Varaus­jär­jes­tel­mään oli muodos­tu­nut valmiiksi suurelle osalle Kare­lian henki­lös­töä matkus­ta­ja­pro­fii­lit. Tätä taustaa vasten järjes­tel­män toimit­ta­jan oli helppo muuttaa matkus­ta­jille varaus­jär­jes­tel­mään itse­va­raa­mi­soi­keu­det ja näin matkus­ta­jat voivat itse tehdä koti­maan majoi­tus­va­rauk­set Hotelzo­nin kautta. Jokai­selle matkus­ta­jalle luotiin oma käyt­tä­jä­tun­nus ja sala­sana. Uudet henki­löt rekis­te­röi­ty­vät itse käyt­tä­jäksi suoraan toimit­ta­jan sivujen kautta ilman väli­kä­siä. Matkus­taja voi varata majoi­tuk­sia itsel­leen, mutta myös esim. kolle­galle tai vieraille, joiden majoi­tuk­sen Karelia maksaa. Matkus­ta­jat eivät pääse omilla tunnuk­sil­laan näke­mään muiden matkus­ta­jien tietoja eikä varauksia.

Hotelzon tuo tarjolle ensim­mäi­senä Hanse­lin kilpai­lut­ta­mat sopi­mus­ho­tel­lit ja –hinnat, joita matkus­ta­jien on ensi­si­jai­sesti käytet­tävä. Järjes­tel­mään on asetettu Kare­lialle majoi­tus­vuo­ro­kau­den hinta­ka­toksi 150 €/vrk, jonka ylit­tävä varaus on tehtä­vissä, mutta syy katon ylit­tä­mi­seen tulee ilmoit­taa. Lisäksi järjes­tel­mää on räätä­löity Kare­lian tarpei­siin määrit­te­le­mällä pakol­li­sia kenttiä, mm. kustannuspaikkatieto.

Hotelzon-hotel­li­va­raus­jär­jes­tel­män käyt­töön­otto oli sujuvaa ja matkus­ta­jilta on saatu posi­tii­vista palau­tetta järjes­tel­män help­po­käyt­töi­syy­destä. Järjes­telmä on toimi­nut moitteettomasti.

Koti­maan juna­li­put VR:n Yritysverkkokaupasta

VR:llä on yritys­asiak­kaille oma varaus­por­taali Yritys­verk­ko­kauppa, jota Kare­liassa on keski­tet­ty­jen matkus­tus­pal­ve­lu­jen toimesta käytetty jo vuosia. Varaus­pro­ses­sin muutok­sen myötä VR:n yritys­verk­ko­kaup­paan ei luotu kaikilla matkus­ta­jille omia käyt­tä­jä­tun­nuk­sia vaan Kare­lialle tehtiin yksi yhteis­käyt­töi­nen käyt­tä­jä­tun­nus ja sala­sana. Matkus­taja voi varata lippuja itsensä lisäksi myös muille. Yritys­verk­ko­kauppa ei mahdol­lista työs­ken­te­ly­hyt­tien varaa­mista eikä lippu­jen peru­mista ja muut­ta­mista sähköi­sesti, vaan ne on tehtävä edel­leen­kin puhelimitse.

Käyt­töön­otto muuta­mien alku­vai­keuk­sien jälkeen on sujunut hyvin ja matkus­ta­jilta on saatu posi­tii­vista palau­tetta laati­mis­tamme selkeistä järjes­tel­män käyttöohjeista.

Lento­li­put ja ulko­maan­mat­ka­va­rauk­set sopi­mus­mat­ka­toi­mis­ton kautta

Lento­lip­pu­jen ja ulko­maan­mat­ko­jen keski­te­tystä varaus­pal­ve­lusta oli luovuttu jo aikai­sem­min ja matkus­ta­jat tekevät tiedus­te­lut ja varauk­set suoraan sopi­mus­mat­ka­toi­mis­ton American Express Global Busi­ness Travel GBT Finland Oy:n kautta sähkö­pos­titse tai puhe­li­mitse. Varaa­mista suju­voi­tet­tiin edel­leen siten, että matkus­ta­jat voivat uutena vaih­toeh­tona tehdä halu­tes­saan itse matka­va­rauk­set suoraan matka­toi­mis­ton varaus­por­taa­lista. Matkus­ta­jilla tulee olla matkus­ta­ja­pro­fiili matka­toi­mis­ton varaus­jär­jes­tel­mään. Matkus­ta­ja­pro­fii­lien luomi­nen tapah­tuu edel­leen keski­te­tysti Kare­lian hallinto- ja tukipalvelussa.

Ryhmä­kul­je­tuk­set ja tilaus­ajot sopimustoimittajilta

Kare­lialla on ollut käytössä ryhmä­kul­je­tuk­siin dynaa­mi­nen hankin­ta­jär­jes­telmä. Käytän­nössä järjes­telmä osoit­tau­tui kankeaksi eikä se sovel­tu­nut Kare­lian tarpei­siin. Dynaa­mi­nen hankin­ta­jär­jes­telmä päätet­tiin tämän vuoksi lakkaut­taa vuoden 2022 lopussa. Ryhmä­kul­je­tus­ten tilaus­ten suju­voit­ta­mi­seksi Pohjois-Karja­lan hankin­ta­toimi kilpai­lutti Kare­lialle ryhmä­kul­je­tuk­set ja tilaus­ajot. Sopi­mus­toi­mit­ta­jia on jatkossa kolme: Savo-Karja­lan Linja Oy, Savon­linja Oy ja Pohjo­lan Matka. Kulje­tus­ten tilaa­mi­nen ja mini­kil­pai­lu­tus tapah­tuu sähkö­pos­titse suoraan sopi­mus­toi­mit­ta­jilta. Tilaus­pro­sessi yksin­ker­tais­tuu ja nopeu­tuu, koska tilaus-/varaus­vaih­toeh­toja on kaksi:

1. Yhden päivän alle 250 km kulje­tuk­set tila­taan suoraan sopi­mus­toi­mit­ta­jilta etusijajärjestyksessä.
2. Muussa tapauk­sessa kulje­tuk­sesta tehdään mini­kil­pai­lu­tus sopi­mus­toi­mit­ta­jien kesken.

Ryhmä­kul­je­tus­ten ja tilaus­ajo­jen uusi tilaus­käy­täntö otetaan käyt­töön 1.1.2023.

Opis­ke­li­joi­den opintomatkat

Opis­ke­li­joi­den opin­to­mat­ko­jen varaa­mi­sessa on koulu­tus­vas­tuilla omat sujuvat käytän­nöt, joiden muut­ta­mi­seen ei ollut tarvetta. Itse­va­raa­mis­jär­jes­tel­mät ovat tarkoi­tettu henki­lö­kun­nan työ- ja koulu­tus­mat­ko­jen varaa­mi­seen, opis­ke­li­jat tekevät opin­to­mat­koi­hin liit­ty­vät varauk­set itse.

Tiedot­ta­mi­nen ja ohjeis­tus uusista käytännöistä

Matka­va­raus­ten itse­va­raa­mis­jär­jes­tel­miin siir­ty­mi­sestä ja uusista käytän­nöistä tiedo­tet­tiin henki­lös­töä ensim­mäi­sen kerran Kare­lian henki­lös­tö­ko­kouk­sessa 22.8.2022, sähkö­pos­tilla järjes­tel­mien käyt­töön­o­ton yhtey­dessä ja Karelia-intrassa syksyn aikana muuta­malla nostolla. Itse­va­raa­mi­seen siir­ty­mi­nen vaati seik­ka­pe­räis­ten varaus­jär­jes­tel­mä­koh­tais­ten ohjei­den teke­mistä. Ohjeet ja muu matkus­ta­mi­seen liit­tyvä tieto on keski­tetty Karelia-intraan Matkus­ta­mi­nen-sivulle. Matkus­tus­oh­jetta päivi­tet­tiin siten, että matka­va­rauk­siin liit­ty­vät ohjeet eriy­tet­tiin omiksi ohjeiksi.

Itse­va­raa­mis­jär­jes­tel­mät suju­voit­ta­vat matko­jen varaamista

Keski­tetty matko­jen­va­raus­pal­velu hidasti varaus­pro­ses­sia, sähkö­posti- ja puhe­lin­tie­dus­te­lut kuor­mit­ti­vat sekä matkus­ta­jia että matkan­va­raa­jaa ja tämän vuoksi nähtiin hyödyl­li­seksi luopua keski­te­tystä palve­lusta. Itse­va­raa­mis­jär­jes­tel­mien käyt­töön­otto on sujunut erit­täin hyvin. Saatu palaute on ollut posi­tii­vista ja sen perus­teella ohjeis­tuk­sia on myös tarken­nettu ja kehi­tetty. Jo syksyn aikana on todettu, että varaus­pro­sessi on nopeu­tu­nut ja suju­voi­tu­nut. Matkus­ta­mi­sen ennus­te­taan kasva­van Kare­liassa tule­vina vuosina ja itse­va­raa­mis­jär­jes­tel­mien merki­tys korostuu.

---

Kirjoit­ta­jat:

Pia Haku­li­nen, hallin­non suun­nit­te­lija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Anneli Liuk­ko­nen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Artik­ke­li­kuva: Tima Mirosh­nic­henko