Kareliassa siirryttiin työmat­kojen itsevaraamiseen

Karelian lasken­ta­pal­ve­lujen tiimin kehit­tä­mis­koh­teena on kuluneen kahden vuoden ajan ollut prosessien sujuvoit­ta­minen sähköis­tä­mällä, automa­ti­soi­malla tai jopa jättä­mällä tarpeet­to­maksi todettuja työvai­heita pois. Yhdeksi kehit­tä­mis­koh­teeksi valittiin keväällä 2022 matka­va­raus­pro­sessin sujuvoit­ta­minen. Kareliassa hoidettiin kotimaan työmat­koihin liittyvien matka­lip­pujen ja majoit­tu­misten varaukset keski­tettynä palveluna laskentapalveluissa.

Matkojen varaa­minen keski­te­tysti vei aikaa ja hermoja

Matka­va­raus­pro­sessi työllisti yhden hallin­to­sih­teerin lähes kokonaan. Matkojen varaa­minen tapahtui käytän­nössä mm. lähet­tä­mällä sähkö­postia esimer­kiksi tarvit­ta­vista junali­puista ja hotel­li­ma­joi­tuk­sesta. Tavan­omaista oli, että hallin­to­sih­teeri joutui kysymään matkus­ta­jalta tarken­tavia tietoja esimer­kiksi junan paikka­va­raus­toi­veista, lähtö- ja paluu­ajoista tai sopivasta hotellin sijain­nista ja huone­toi­veista. Sähkö­posteja lähetettiin tiuhaan tahtiin ja hikikar­palot kihosivat sekä varaajan että matkus­tajan otsalle, ehditäänkö varaukset tehdä ajoissa. Mitä ilmei­simmin keski­tetty palvelu ei ollut sujuvin tapa hoitaa matkojen varauksia.

Käynnis­timme Karelian lasken­ta­pal­ve­lujen ja hallinnon suunnit­te­lijan yhteisen kehit­tä­mis­pro­jektin, jonka tavoit­teeksi asetettiin matka­va­raus­pro­sessin sujuvoit­ta­minen siten, että matkus­tajat voivat itse tehdä työmat­koihin liittyvät matka- ja majoi­tus­va­raukset ilman välikäsiä. Selvi­timme erityi­sesti junalip­pujen, kotimaan hotel­li­va­rausten sekä ryhmä­kul­je­tusten ja tilaus­ajojen itseva­raa­mista. Lisäksi selvi­timme matka­toi­miston kautta tehtävät varauksia, kuten lento­liput ja ulkomaan­matkat. Prosessin muutta­misen myötä laadittiin varaa­mis­jär­jes­telmien käyttö­oh­jeita ja päivi­tettiin matkustusohjetta.

Kotimaan majoi­tus­va­raukset Hotelzon-hotellivarausjärjestelmästä

Karelialla on ollut Hotelzon-hotel­li­va­raus­jär­jes­telmä käytössä jo usean vuoden ajan keski­te­tyissä matka­va­rauk­sissa. Varaus­jär­jes­telmään oli muodos­tunut valmiiksi suurelle osalle Karelian henki­löstöä matkus­ta­ja­pro­fiilit. Tätä taustaa vasten järjes­telmän toimit­tajan oli helppo muuttaa matkus­ta­jille varaus­jär­jes­telmään itseva­raa­mi­soi­keudet ja näin matkus­tajat voivat itse tehdä kotimaan majoi­tus­va­raukset Hotelzonin kautta. Jokai­selle matkus­ta­jalle luotiin oma käyttä­jä­tunnus ja salasana. Uudet henkilöt rekis­te­röi­tyvät itse käyttä­jäksi suoraan toimit­tajan sivujen kautta ilman välikäsiä. Matkustaja voi varata majoi­tuksia itselleen, mutta myös esim. kolle­galle tai vieraille, joiden majoi­tuksen Karelia maksaa. Matkus­tajat eivät pääse omilla tunnuk­sillaan näkemään muiden matkus­tajien tietoja eikä varauksia.

Hotelzon tuo tarjolle ensim­mäisenä Hanselin kilpai­lut­tamat sopimus­ho­tellit ja –hinnat, joita matkus­tajien on ensisi­jai­sesti käytettävä. Järjes­telmään on asetettu Karelialle majoi­tus­vuo­ro­kauden hinta­ka­toksi 150 €/vrk, jonka ylittävä varaus on tehtä­vissä, mutta syy katon ylittä­miseen tulee ilmoittaa. Lisäksi järjes­telmää on räätä­löity Karelian tarpeisiin määrit­te­le­mällä pakol­lisia kenttiä, mm. kustannuspaikkatieto.

Hotelzon-hotel­li­va­raus­jär­jes­telmän käyttöönotto oli sujuvaa ja matkus­ta­jilta on saatu positii­vista palau­tetta järjes­telmän helppo­käyt­töi­syy­destä. Järjes­telmä on toiminut moitteettomasti.

Kotimaan junaliput VR:n Yritysverkkokaupasta

VR:llä on yritys­asiak­kaille oma varaus­por­taali Yritys­verk­ko­kauppa, jota Kareliassa on keski­tet­tyjen matkus­tus­pal­ve­lujen toimesta käytetty jo vuosia. Varaus­pro­sessin muutoksen myötä VR:n yritys­verk­ko­kauppaan ei luotu kaikilla matkus­ta­jille omia käyttä­jä­tun­nuksia vaan Karelialle tehtiin yksi yhteis­käyt­töinen käyttä­jä­tunnus ja salasana. Matkustaja voi varata lippuja itsensä lisäksi myös muille. Yritys­verk­ko­kauppa ei mahdol­lista työsken­te­ly­hyttien varaa­mista eikä lippujen perumista ja muutta­mista sähköi­sesti, vaan ne on tehtävä edelleenkin puhelimitse.

Käyttöönotto muutamien alkuvai­keuksien jälkeen on sujunut hyvin ja matkus­ta­jilta on saatu positii­vista palau­tetta laati­mis­tamme selkeistä järjes­telmän käyttöohjeista.

Lento­liput ja ulkomaan­mat­ka­va­raukset sopimus­mat­ka­toi­miston kautta

Lento­lip­pujen ja ulkomaan­mat­kojen keski­te­tystä varaus­pal­ve­lusta oli luovuttu jo aikai­semmin ja matkus­tajat tekevät tiedus­telut ja varaukset suoraan sopimus­mat­ka­toi­miston American Express Global Business Travel GBT Finland Oy:n kautta sähkö­pos­titse tai puheli­mitse. Varaa­mista sujuvoi­tettiin edelleen siten, että matkus­tajat voivat uutena vaihtoehtona tehdä halutessaan itse matka­va­raukset suoraan matka­toi­miston varaus­por­taa­lista. Matkus­ta­jilla tulee olla matkus­ta­ja­pro­fiili matka­toi­miston varaus­jär­jes­telmään. Matkus­ta­ja­pro­fiilien luominen tapahtuu edelleen keski­te­tysti Karelian hallinto- ja tukipalvelussa.

Ryhmä­kul­je­tukset ja tilausajot sopimustoimittajilta

Karelialla on ollut käytössä ryhmä­kul­je­tuksiin dynaa­minen hankin­ta­jär­jes­telmä. Käytän­nössä järjes­telmä osoit­tautui kankeaksi eikä se sovel­tunut Karelian tarpeisiin. Dynaa­minen hankin­ta­jär­jes­telmä päätettiin tämän vuoksi lakkauttaa vuoden 2022 lopussa. Ryhmä­kul­je­tusten tilausten sujuvoit­ta­mi­seksi Pohjois-Karjalan hankin­ta­toimi kilpai­lutti Karelialle ryhmä­kul­je­tukset ja tilausajot. Sopimus­toi­mit­tajia on jatkossa kolme: Savo-Karjalan Linja Oy, Savon­linja Oy ja Pohjolan Matka. Kulje­tusten tilaa­minen ja minikil­pai­lutus tapahtuu sähkö­pos­titse suoraan sopimus­toi­mit­ta­jilta. Tilaus­pro­sessi yksin­ker­taistuu ja nopeutuu, koska tilaus-/varaus­vaih­toehtoja on kaksi:

1. Yhden päivän alle 250 km kulje­tukset tilataan suoraan sopimus­toi­mit­ta­jilta etusijajärjestyksessä.
2. Muussa tapauk­sessa kulje­tuk­sesta tehdään minikil­pai­lutus sopimus­toi­mit­tajien kesken.

Ryhmä­kul­je­tusten ja tilaus­ajojen uusi tilaus­käy­täntö otetaan käyttöön 1.1.2023.

Opiske­li­joiden opintomatkat

Opiske­li­joiden opinto­mat­kojen varaa­mi­sessa on koulu­tus­vas­tuilla omat sujuvat käytännöt, joiden muutta­miseen ei ollut tarvetta. Itseva­raa­mis­jär­jes­telmät ovat tarkoi­tettu henki­lö­kunnan työ- ja koulu­tus­mat­kojen varaa­miseen, opiske­lijat tekevät opinto­mat­koihin liittyvät varaukset itse.

Tiedot­ta­minen ja ohjeistus uusista käytännöistä

Matka­va­rausten itseva­raa­mis­jär­jes­telmiin siirty­mi­sestä ja uusista käytän­nöistä tiedo­tettiin henki­löstöä ensim­mäisen kerran Karelian henki­lös­tö­ko­kouk­sessa 22.8.2022, sähkö­pos­tilla järjes­telmien käyttöönoton yhtey­dessä ja Karelia-intrassa syksyn aikana muuta­malla nostolla. Itseva­raa­miseen siirty­minen vaati seikka­pe­räisten varaus­jär­jes­tel­mä­koh­taisten ohjeiden tekemistä. Ohjeet ja muu matkus­ta­miseen liittyvä tieto on keski­tetty Karelia-intraan Matkus­ta­minen-sivulle. Matkus­tus­oh­jetta päivi­tettiin siten, että matka­va­rauksiin liittyvät ohjeet eriytettiin omiksi ohjeiksi.

Itseva­raa­mis­jär­jes­telmät sujuvoit­tavat matkojen varaamista

Keski­tetty matko­jen­va­raus­palvelu hidasti varaus­pro­sessia, sähkö­posti- ja puhelin­tie­dus­telut kuormit­tivat sekä matkus­tajia että matkan­va­raajaa ja tämän vuoksi nähtiin hyödyl­li­seksi luopua keski­te­tystä palve­lusta. Itseva­raa­mis­jär­jes­telmien käyttöönotto on sujunut erittäin hyvin. Saatu palaute on ollut positii­vista ja sen perus­teella ohjeis­tuksia on myös tarken­nettu ja kehitetty. Jo syksyn aikana on todettu, että varaus­pro­sessi on nopeu­tunut ja sujuvoi­tunut. Matkus­ta­misen ennus­tetaan kasvavan Kareliassa tulevina vuosina ja itseva­raa­mis­jär­jes­telmien merkitys korostuu.

---

Kirjoit­tajat:

Pia Hakulinen, hallinnon suunnit­telija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Anneli Liukkonen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Artik­ke­likuva: Tima Mirosh­nic­henko