Rekis­te­ri­se­loste: Dynasty-asianhallintajärjestelmä

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE   Laati­mis­päi­vä­määrä: 25.4.2018, päivi­tetty 3.7.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki 1050/2018

1 Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: [email protected]

2.   Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3.  Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män vastuuhenkilö

Hallin­non suun­nit­te­lija Pia Haku­li­nen, puh. +358 50 379 3601, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4.  Yhteys­hen­kilö Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mään liit­ty­vissä asioissa

Hallin­non suun­nit­te­lija Pia Haku­li­nen, puh. +358 50 379 3601, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

5. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: [email protected]

6. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män tarkoi­tuk­sena on ammat­ti­kor­kea­kou­lun toimin­taan liitty-vien (ammat­ti­kor­kea­kou­lun käsi­tel­tä­väksi tule­vien ja otet­tu­jen) asioi­den ja asia­kir­jo­jen käsit-tely (rekis­te­röinti ja seuranta), päätök­sen­teon hoita­mi­nen sekä sopi­mus­ten hallinta. Järjes-telmä sisäl­tää sekä julkista että salassa pidet­tä­vää tietoa.

7.  Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmä löytyy seuraa­vien henki­lö­ryh­mien henkilötietoja:

asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män käyt­tä­jät, Kare­lian henki­lö­kunta, opis­ke­li­jat, asioi­den vireille panijat, asia­kir­jo­jen lähet­tä­jät, sopi­mus­os­a­puo­let, erilai­sia sidosryhmiä

Käsi­tel­tä­viä henki­lö­tie­to­ryh­miä ovat:

nimi, osoite, sähkö­posti, puhe­lin­nu­mero, opis­ke­li­ja­nu­mero, työnan­taja, henki­lön rooli tai teh-tävä ko. organisaatiossa.

8.   Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koske­van tehtä­vän hoita­mi­nen, julki-sen vallan käyttö, sekä laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen (ammat­ti­kor­kea­kou­lu­laki ja asetus).

9. Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän kohdassa 8 mainit­tu­jen tehtä­vien hoitamiseen.

10. Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Oman henkil­kun­nan osalta palve­lus­suh­teen tehtä­vien hoitaminen.

11. Käsit­te­lyn turvallisuus

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmä tietoi­neen sijait­see kulun­val­vo­tussa palvelintilassa.

Toimin­ta­ta­paohje on tarkoi­tettu kaikille asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män käyt­tä­jille eli henki­löille, jot-ka valmis­te­le­vat, esit­te­le­vät, tekevät toimen­pi­teitä, käsit­te­le­vät asioita ja yllä­pi­tä­vät tietoja. Nämä henki­löt tarvit­se­vat käyttöoikeudet.

Henki­löille, joille riittää asia­kir­jo­jen lukuoi­keus, on mahdol­lista järjes­tää selain­liit­tymä. Selain-liit­ty­män käyttö edel­lyt­tää, että henki­löllä on käyt­tä­jä­tun­nus ja sala­sana Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun tietojärjestelmään.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun käytössä olevaan Dynasty-asia­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mään ei anneta eril­li­siä käyt­tä­jä­tun­nuk­sia eikä sala­sa­noja. Ne järjes­tel­män osiot, joihin käyt­tä­jälle on annettu käyt­tö­oi­keu­det avau­tu­vat, kun henkilö kirjau­tuu työasemalleen.

Luot­ta­muk­sel­lis­ten vies­tien väli­tyk­seen käyte­tään suojat­tua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Toimen­hal­ti­jan ja halli­tuk­sen päätök­set tiedo­te­taan asian­osai­selle ja asian edel­lyt­tä­mille ta-hoille. Halli­tuk­sen kokous­ten pöytä­kir­jat ja osa rehto­rin päätök­sistä julkais­taan Kare­lian intra-netissä.

13. Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Henki­lö­tie­toja ei siir­retä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män asia­kir­joja tietoi­neen säily­te­tään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­tel­man mukaisesti.

15. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyy-tää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis-ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa pe-rua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

16. Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.