Rekis­te­ri­se­loste: Dynasty-asianhallintajärjestelmä

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE   Laati­mis­päi­vä­määrä: 25.4.2018, päivi­tetty 3.7.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki 1050/2018

1 Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: [email protected]

2.   Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3.  Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmän vastuuhenkilö

Hallinnon suunnit­telija Pia Hakulinen, puh. +358 50 379 3601, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4.  Yhteys­henkilö Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmään liitty­vissä asioissa

Hallinnon suunnit­telija Pia Hakulinen, puh. +358 50 379 3601, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

5. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: [email protected]

6. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmän tarkoi­tuksena on ammat­ti­kor­kea­koulun toimintaan liitty-vien (ammat­ti­kor­kea­koulun käsitel­tä­väksi tulevien ja otettujen) asioiden ja asiakir­jojen käsit-tely (rekis­te­röinti ja seuranta), päätök­senteon hoita­minen sekä sopimusten hallinta. Järjes-telmä sisältää sekä julkista että salassa pidet­tävää tietoa.

7.  Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmä löytyy seuraavien henki­lö­ryhmien henkilötietoja:

asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmän käyttäjät, Karelian henki­lö­kunta, opiske­lijat, asioiden vireille panijat, asiakir­jojen lähet­täjät, sopimus­os­a­puolet, erilaisia sidosryhmiä

Käsitel­täviä henki­lö­tie­to­ryhmiä ovat:

nimi, osoite, sähkö­posti, puhelin­numero, opiske­li­ja­numero, työnantaja, henkilön rooli tai teh-tävä ko. organisaatiossa.

8.   Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koskevan tehtävän hoita­minen, julki-sen vallan käyttö, sekä lakisää­teisen tehtävän hoita­minen (ammat­ti­kor­kea­kou­lulaki ja asetus).

9. Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan rekis­te­rin­pi­täjän kohdassa 8 mainit­tujen tehtävien hoitamiseen.

10. Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Oman henkil­kunnan osalta palve­lus­suhteen tehtävien hoitaminen.

11. Käsit­telyn turvallisuus

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmä tietoineen sijaitsee kulun­val­vo­tussa palvelintilassa.

Toimin­ta­ta­paohje on tarkoi­tettu kaikille asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmän käyttä­jille eli henki­löille, jot-ka valmis­te­levat, esitte­levät, tekevät toimen­pi­teitä, käsit­te­levät asioita ja ylläpi­tävät tietoja. Nämä henkilöt tarvit­sevat käyttöoikeudet.

Henki­löille, joille riittää asiakir­jojen lukuoikeus, on mahdol­lista järjestää selain­liittymä. Selain-liittymän käyttö edellyttää, että henki­löllä on käyttä­jä­tunnus ja salasana Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun tietojärjestelmään.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käytössä olevaan Dynasty-asiahal­lin­ta­jär­jes­telmään ei anneta erillisiä käyttä­jä­tun­nuksia eikä salasanoja. Ne järjes­telmän osiot, joihin käyttä­jälle on annettu käyttö­oi­keudet avautuvat, kun henkilö kirjautuu työasemalleen.

Luotta­muk­sel­listen viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Toimen­hal­tijan ja halli­tuksen päätökset tiedo­tetaan asian­osai­selle ja asian edellyt­tä­mille ta-hoille. Halli­tuksen kokousten pöytä­kirjat ja osa rehtorin päätök­sistä julkaistaan Karelian intra-netissä.

13. Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Henki­lö­tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Dynasty-asian­hal­lin­ta­jär­jes­telmän asiakirjoja tietoineen säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telman mukaisesti.

15. Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyy-tää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseis-ten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa pe-rua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16. Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.