En

Rekis­te­ri­se­loste: hakijarekisteri

Opis­ke­li­jaksi hakevan henki­lö­tie­to­jen käsit­tely (Haki­ja­re­kis­teri (Karelia-amk) / korkea­kou­lu­jen haku­re­kis­teri (opetus­hal­li­tus, OPH)), Opintopolku.fi

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE    Laati­mis­päi­vä­määrä: 10.7.2018 EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki (1050/2018)

Päivi­tetty 29.1.2024

1. Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Haku­re­kis­te­rin vastuuhenkilö

Opis­ke­li­ja­pal­ve­lu­jen pääl­likkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

4. Yhteys­hen­ki­löt haku­re­kis­te­riin liit­ty­vissä asioissa

Haku­koor­di­naat­to­rit Kirsi Kukko­nen, puh. +358 50 408 8429, ja Auli Karja­lai­nen, puh. +358 50 361 1871.  Sähkö­posti: admissions(at)karelia.fi. Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

5. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Opis­ke­li­ja­va­linta tehdään valin­ta­pe­rus­teessa määri­te­tyn valin­ta­ta­van mukai­sesti. Valin­ta­ta­poja ovat todis­tus­va­lin­nat, valta­kun­nal­li­set valin­ta­ko­keet, Kare­lian omat valin­ta­ko­keet, valin­ta­kurs­sit, ennak­ko­teh­tä­vät ja haastattelut.

Opis­ke­li­jaksi hakevat henki­löt täyt­tä­vät hake­muk­sen yhteis­ha­ku­jär­jes­tel­män Opin­to­po­lussa (Opintopolku.fi), jossa henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään haun / valin­to­jen aikana. Haki­ja­re­kis­te­rissä käsi­tel­lään haki­joi­den henki­lö­tie­toja valin­ta­pe­rus­tei­den mukai­sen valin­ta­pro­ses­sin varmis­ta­mi­seksi. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyllä varmis­te­taan haki­joi­den oikeus­turva ja korkea­kou­lun viran­omais­tie­don­ke­ruun toteu­tu­mi­nen. Korkea­koulu käsit­te­lee hakijan henki­lö­tie­toja voidak­seen toteut­taa ammat­ti­kor­kea­kou­lulle määri­tel­tyjä tehtä­viä. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyllä varmis­te­taan haki­joita tasa­puo­li­sesti kohte­leva valintaprosessi.

Kun opis­ke­lija tulee vali­tuksi opis­ke­li­jaksi, hän ottaa paikan vastaan Opin­to­po­lussa ja tekee luku­vuosi-ilmoit­tau­tu­mi­sen CSC- tieteen tieto­tek­niik­ka­kes­kus Oy:n (CSC) yllä­pi­tä­mässä OILI-palve­lussa, josta opis­ke­li­jaksi hyväk­syt­ty­jen haki­joi­den tiedot siir­re­tään Karelia-amk:n Winha-opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mään opiskelijoiksi.

OILI on korkea­kou­lu­jen opis­ke­li­jaksi- ja luku­kausi-ilmoit­tau­tu­mis­pal­velu, jossa korkea­kou­lu­jen yhteis­haussa opis­ke­lu­pai­kan saanut opis­ke­lija voi sähköi­sesti ilmoit­tau­tua opis­ke­li­jaksi korkea­kou­luun. Korkea­koulu voi hyödyn­tää OILI:a myös jatka­vien opis­ke­li­joi­den ilmoit­tau­tu­mis­ten vastaanottamiseen.

7. Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­rissä ovat Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­luun opis­ke­li­jaksi hake­neet tai ilmoittautuneet.

Opintopolku.fi kautta hake­neista ovat seuraa­vat tiedot:

  • haki­ja­tie­dot: etunimi, suku­nimi, henkilötunnus/syntymäaika, oppijan kansal­li­nen tunniste (OID),
  • yhteys­tie­dot, tieto­jen luovutusluvat,
  • koulu­tus­tausta, työkokemus,
  • haku­koh­teet, valin­ta­koe­pis­teet, valin­nan tulok­set, valintakoevastaukset,
  • erityis­jär­jes­te­ly­do­ku­men­tit, opis­ke­lu­pai­kan vastaan­ot­to­tieto, ilmoittautumistieto.

Avoi­meen ammat­ti­kor­kea­kou­luun ja erikois­tu­mis­kou­lu­tuk­siin hake­nei­den tiedot on kuvattu Eduix Oy:n Eduplan Ella -järjes­tel­män rekis­te­ri­se­los­teessa. Campuson­line-opin­toi­hin hake­nei­den tiedot on kuvattu Sole­novo Oy:n Meer­kado-järjes­tel­män (www.meerkado.fi) tieto­suo­ja­se­los­teessa, joka löytyy osoit­teesta https://meerkado.fi/registry.

Vaihto-opis­ke­li­jaksi hake­nei­den tiedot on kuvattu Sole-MOVE -liikkuvuudenhallintajärjestelmässä.

8. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koske­van tehtä­vän hoita­mi­nen, julki­sen vallan käyttö, laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen (ammat­ti­kor­kea­kou­lu­laki ja asetus), sekä rekis­te­röi­dyn antama suos­tu­mus (Opintopolku.fi -palvelussa).

9. Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän kohdassa 8 mainit­tu­jen tehtä­vien hoita­mi­seen. Sään­nön­mu­kai­sia tieto­läh­teitä kuva­taan seuraavasti.

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män opis­ke­li­ja­re­kis­te­riä päivi­te­tään korkea­kou­lu­jen yhteis­ha­ku­jär­jes­tel­män Opin­to­polku-rekis­te­ristä, yhteis­haun ulko­puo­lelta tule­vien opis­ke­li­joi­den hake­muk­sista ja eroa­mi­sil­moi­tuk­sista saata­vista tiedoista. Luku­vuo­sit­tai­nen opis­ke­li­jan läsnä-/pois­sao­lo­tieto 1) päivit­tyy järjes­tel­mään opis­ke­li­jan opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män web-liit­ty­män kautta tekemän ilmoit­tau­tu­mis­tie­don perus­teella, 2) opin­toa­siain­suun­nit­te­lija päivit­tää tiedon järjes­tel­mään asiaa koske­van päätök­sen mukaisesti.

Haki­ja­re­kis­te­riin hakija itse antaa tietonsa haku­lo­mak­keen täyt­täes­sään. Yliop­pi­las­tut­kin­to­jen arvo­sa­na­tie­dot saadaan Yliop­pi­las­tut­kin­to­lau­ta­kun­nalta. Vaihto-opis­ke­li­jaksi hake­nei­den osalta henkilö itse.

10. Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Ei käytetä tässä yhteydessä.

11. Käsit­te­lyn turvallisuus

Tulos­teet hävi­te­tään säily­ty­sa­jan päät­ty­mi­sen jälkeen tieto­tur­val­li­sesti. Aineis­toja säily­te­tään luki­tussa tilassa.

Tiedot on tallen­nettu tieto­jär­jes­tel­mään tai suoja­tulle verk­ko­le­vylle. Käyt­tä­jillä on henki­lö­koh­tai­set käyt­tä­jä­tun­nuk­set järjes­tel­mään. Järjes­tel­män tai verk­ko­le­vyn tietoi­hin pääse­vät ja niitä käyt­tä­vät vain ne henki­löt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tieto­jen lain­mu­kai­nen käsit­tely varmis­te­taan tieto­jen luokit­te­lulla ja tietoai­neis­to­jen käsit­te­ly­sään­tö­jen mukai­sella toimintatavalla.

Luot­ta­muk­sel­lis­ten vies­tien väli­tyk­seen käyte­tään suojat­tua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Opis­ke­li­jaksi valitut: OILI-palve­lussa Tieteen tieto­tek­nii­kan keskus Oy, CSC, toimii henki­lö­tie­to­jen käsit­te­li­jänä. Katso CSC:n selos­tus henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lystä seuraa­van linkin kautta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70201606 .

Haki­ja­re­kis­te­ristä voidaan luovut­taa tietoa tutki­mus­käyt­töä varten tutki­mus­lu­pa­me­net­te­lyn kautta.

13. Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Rekis­te­ristä ei luovu­teta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Tieto­jen arkis­toin­nista ja pois­ta­mi­sesta järjes­tel­mästä nouda­te­taan Karelia ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­toin­tia koske­via ohjeita.

15. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

EU:n yleinen tieto­suoja-asetus (2016/679) antaa rekis­te­röi­dylle seuraa­vat oikeudet:

Oikeus peruut­taa suostumuksen

Rekis­te­röi­dyllä on milloin tahansa oikeus peruut­taa suos­tu­muk­sensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jältä vahvis­tus siitä, käsi­tel­lään häntä koske­via henki­lö­tie­toja. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada pääsy tietoi­hinsa. Tarkas­tusoi­keu­desta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kiel­täy­tyä, jos pyynnöt ovat ilmei­sen perus­teet­to­mia tai kohtuut­to­mia, erityi­sesti jos niitä esite­tään tois­tu­vasti. (artikla 12 ja artikla 15).

Oikeus tieto­jen oikaisemiseen

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia rekis­te­rissä olevan virheel­li­sen tiedon oikai­se­mista (artikla 16). Korjaa­mis­pyyntö tehdään kirjal­li­sesti. Opin­to­po­lun kautta hakeva henkilö pystyy itse korjaa­maan hakuai­kana yhteystietojaan.

Oikeus tieto­jen poistamiseen

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia henki­lö­tie­to­jensa pois­ta­mista, jos yksi seuraa­vista toteu­tuu (artikla 17):

  • henki­lö­tie­toja ei enää tarvita niihin tarkoi­tuk­siin, joita varten ne kerät­tiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,
  • rekis­te­röity peruut­taa suos­tu­muk­sen, eikä käsit­te­lyyn ole muuta lail­lista perustetta,
  • rekis­te­röity vastus­taa käsit­te­lyä eikä käsit­te­lyyn ole olemassa perus­tel­tua syytä (artikla 21),
  • henki­lö­tie­toja on käsi­telty lainvastaisesti,
  • henki­lö­tie­dot on pois­tet­tava unionin oikeu­teen tai jäsen­val­tion lain­sää­dän­töön perus­tu­van rekis­te­rin­pi­tä­jään sovel­let­ta­van laki­sää­tei­sen velvoit­teen noudattamiseksi.

Oikeus käsit­te­lyn rajoittamiseen

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus käsit­te­lyn rajoit­ta­mi­seen, jos yksi seuraa­vista toteu­tuu (artikla 18):

  • rekis­te­röity kiistää henki­lö­tie­to­jen paik­kan­sa­pi­tä­vyy­den, jolloin käsit­te­lyä rajoi­te­taan ajaksi, jonka kuluessa rekis­te­rin­pi­täjä voi varmis­taa niiden paikkansapitävyyden,
  • käsit­tely on lain­vas­taista ja rekis­te­röity vastus­taa henki­lö­tie­to­jen pois­ta­mista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista,
  • rekis­te­rin­pi­täjä ei enää tarvitse kysei­siä henki­lö­tie­toja käsit­te­lyn tarkoi­tuk­siin, mutta rekis­te­röity tarvit­see niitä oikeu­del­li­sen vaateen laati­mi­seksi, esit­tä­mi­seksi tai puolustamiseksi,
  • rekis­te­röity on vastus­ta­nut henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä artikla 21 kohdan nojalla odotet­taessa sen toden­ta­mista, syrjäyt­tä­vätkö rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut perus­teet rekis­te­röi­dyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada kone­luet­ta­vassa muodossa häntä koske­vat henki­lö­tie­dot, jotka hän on rekis­te­rin­pi­tä­jälle toimit­ta­nut, mikäli käsit­tely perus­tuu suos­tu­muk­seen ja käsit­tely tapah­tuu auto­maat­ti­sesti. (artikla 20)

Käyt­tä­jä­re­kis­te­riin kirjat­tu­jen tiedot korja­taan henki­lön ilmoi­tuk­sen mukaan ajan­ta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huoleh­tii järjes­tel­män pääkäyt­täjä. Pääkäyt­täjä, opet­ta­jat ja opin­to­sih­tee­rit huoleh­ti­vat tehtä­vän puolesta itse huomaa­mansa virheen korjaa­mi­sesta välittömästi.

16. Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.