Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely (Hakijarekisteri (Karelia-amk) / korkeakoulujen hakurekisteri (opetushallitus, OPH)), Opintopolku.fi
TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 10.7.2018 EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
- Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Hakurekisterin vastuuhenkilö
Opiskelijapalvelujen päällikkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähköposti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu.
4. Yhteyshenkilöt hakurekisteriin liittyvissä asioissa
Opiskelijapalveluiden suunnittelijat Kirsi Kukkonen, puh. +358 50 408 8429, ja Auli Karjalainen, puh. +358 50 361 1871. Sähköposti: admissions(at)karelia.fi. Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu.
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Opiskelijaksi hakevat henkilöt täyttävät hakemuksen yhteishakujärjestelmän Opintopolussa (Opintopolku.fi), jossa henkilötietoja käsitellään haun / valintojen aikana. Hakijarekisterissä käsitellään hakijoiden henkilötietoja valintaperusteiden mukaisen valintaprosessin varmistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen. Korkeakoulu käsittelee hakijan henkilötietoja voidakseen toteuttaa ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoita tasapuolisesti kohteleva valintaprosessi.
Kun opiskelija tulee valituksi opiskelijaksi, hän ottaa paikan vastaan Opintopolussa ja tekee lukuvuosi-ilmoittautumisen CSC- tieteen tietotekniikkakeskus Oy:n (CSC) ylläpitämässä OILI-palvelussa, josta opiskelijaksi hyväksyttyjen hakijoiden tiedot siirretään Karelia-amk:n Winha-opiskelijahallintojärjestelmään opiskelijoiksi.
OILI on korkeakoulujen opiskelijaksi- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu, jossa korkeakoulujen yhteishaussa opiskelupaikan saanut opiskelija voi sähköisesti ilmoittautua opiskelijaksi korkeakouluun. Korkeakoulu voi hyödyntää OILI:a myös jatkavien opiskelijoiden ilmoittautumisten vastaanottamiseen.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisterissä ovat Karelia-ammattikorkeakouluun opiskelijaksi hakeneet tai ilmoittautuneet.
Opintopolku.fi kautta hakeneista ovat seuraavat tiedot:
- hakijatiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus/syntymäaika, oppijan kansallinen tunniste (OID),
- yhteystiedot, tietojen luovutusluvat,
- koulutustausta, työkokemus,
- hakukohteet, valintakoepisteet, valinnan tulokset, valintakoevastaukset,
- erityisjärjestelydokumentit, opiskelupaikan vastaanottotieto, ilmoittautumistieto.
Avoimeen ammattikorkeakouluun ja erikoistumiskoulutuksiin hakeneiden tiedot on kuvattu Solenovo Oy:n Meerkado-järjestelmän (www.meerkado.fi) tietosuojaselosteessa, joka löytyy osoitteesta https://meerkado.fi/registry.
Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden tiedot on kuvattu Karelia Exchange -järjestelmän tietosuojaselosteessa.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, julkisen vallan käyttö, lakisääteisen tehtävän hoitaminen (ammattikorkeakoululaki ja asetus), sekä rekisteröidyn antama suostumus (Opintopolku.fi -palvelussa).
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseen. Säännönmukaisia tietolähteitä kuvataan seuraavasti.
Opiskelijahallintojärjestelmän opiskelijarekisteriä päivitetään korkeakoulujen yhteishakujärjestelmän Opintopolku-rekisteristä, yhteishaun ulkopuolelta tulevien opiskelijoiden hakemuksista ja eroamisilmoituksista saatavista tiedoista. Lukuvuosittainen opiskelijan läsnä-/poissaolotieto 1) päivittyy järjestelmään opiskelijan opiskelijahallintojärjestelmän web-liittymän kautta tekemän ilmoittautumistiedon perusteella, 2) opintosihteeri päivittää tiedon järjestelmään asiaa koskevan päätöksen mukaisesti.
Hakijarekisteriin hakija itse antaa tietonsa hakulomakkeen täyttäessään. Ylioppilastutkintojen arvosanatiedot saadaan Ylioppilastutkintolautakunnalta. Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden osalta henkilö itse.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Ei käytetä tässä yhteydessä.
11. Käsittelyn turvallisuus
Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Luottamuksellisten viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Opiskelijaksi valitut: OILI-palvelussa Tieteen tietotekniikan keskus Oy, CSC, toimii henkilötietojen käsittelijänä. Katso CSC:n selostus henkilötietojen käsittelystä seuraavan linkin kautta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70201606 .
Hakijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Tietojen arkistoinnista ja poistamisesta järjestelmästä noudatetaan Karelia ammattikorkeakoulun arkistointia koskevia ohjeita.
15. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitellään häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15).
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Opintopolun kautta hakeva henkilö pystyy itse korjaamaan hakuaikana yhteystietojaan.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,
- rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21),
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti,
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden,
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista,
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Käyttäjärekisteriin kirjattujen tiedot korjataan henkilön ilmoituksen mukaan ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta huolehtii järjestelmän pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä, opettajat ja opintosihteerit huolehtivat tehtävän puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.