Ru

En

Rekis­te­ri­se­loste: JUSTUS – julkai­su­tie­tojen tallennuspalvelu

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tieto­suo­jalaki (1050/2018)       
Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.11.2017, muokattu: 26.6.2019, päivi­tetty 1.4.2021 EU-tieto­suoja-asetus (EU 679/2016)

1. Rekis­te­rin­pitäjä                   

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

2a. Rekis­terin vastuuhenkilö 

Tieto­asian­tuntija

2b. Yhteys­hen­kilöt rekis­teriin liitty­vissä asioissa 

Tieto­asian­tuntija Kaisa Varis, Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy sähkö­posti: kaisa.varis(at)karelia.fi, puh. +358504331624

2c. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot 

Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

3. Rekis­terin nimi 

JUSTUS – julkai­su­tie­tojen tallen­nus­palvelu / VIRTA-julkaisutietopalvelu

4. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus / rekis­terin käyttötarkoitus 

JUSTUS – julkai­su­tie­tojen tallen­nus­pal­veluun tallen­netaan Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n henki­löstön julkai­su­tietoja. Palveluun tallen­netut tiedot siirtyvät automaat­ti­sesti VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun. VIRTA-julkai­su­tie­to­palvelu on Opetus- ja kulttuu­ri­mi­nis­teriön (OKM) omistama palvelu, jonka tekni­sestä toteu­tuk­sesta ja kehityk­sestä vastaa CSC – Tieteen tieto­tek­niikan keskus Oy (CSC). VIRTA-julkai­su­tie­to­palvelu kokoaa yhteen julkai­sujen tiedot kaikista suoma­lai­sista yliopis­toista, ammat­ti­kor­kea­kou­luista, tutki­mus­lai­tok­sista ja yliopis­tol­li­sista sairaa­loista ja tarjoaa yhteis­mi­tal­lista ja ajanta­saista vertai­lu­tietoa niiden julkaisutoiminnasta.

VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun siirtyneet tiedot näkyvät Juuli-julkai­su­tie­to­por­taa­lissa. Juuli-portaa­lissa voi selailla tutki­musor­ga­ni­saa­tioiden julkai­su­tietoja ja tehdä niistä hakuja.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy toimii tallen­netun julkai­su­tiedon rekis­te­rin­pi­täjinä omien tieto­jensa osalta ja vastaa JUSTUS -julkai­su­tie­to­pal­veluun tallen­ta­miensa tietojen sisäl­löstä, virheet­tö­myy­destä ja ajanta­sai­suu­desta. Tallen­net­taessa valta­kun­nal­liseen VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun kyseessä ei ole tietojen luovu­tuk­sesta, vaan tiedot säilyvät osana tutki­musor­ga­ni­saa­tioiden rekis­teriä ja rekis­te­rin­pi­to­vas­tuuta. Tutki­musor­ga­ni­saatiot rekis­te­rin­pi­täjinä päättävät tietojen hyödyn­tä­mi­sestä ja luovut­ta­mi­sesta VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lusta eteenpäin. 

VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun tallen­nettuja tietoja käytetään Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n sisäi­sessä tilas­toin­nissa (julkai­sujen lukumäärä ja julkai­sujen määrä / alayksikkö).

Rekis­te­ristä poimitaan ja välitetään Justus-palvelun kautta teknistä käyttöyh­teyttä käyttäen tietoja julkai­sujen mahdol­li­sista avoimen julkai­se­misen OpenAPC-maksuista kansain­vä­liseen OpenAPC-palveluun (https://openapc.net/), joka kerää yhteen tietoa julkai­sujen kustan­nuk­sista eri maiden tutkimusorganisaatioista.

5. Rekis­terin pitämisen peruste  – henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste 

Rekis­terin käyttö perustuu ammat­ti­kor­kea­koulua koskevaan lainsää­däntöön.  Säädökset ja määräykset ovat lueteltuna kohdassa säännön­mu­kainen tietojen luovutus, sekä seuraa­vassa luettelossa: 

  • Ammat­ti­kor­kea­kou­lulaki 932/2014 
  • Valtio­neu­voston asetus ammat­ti­kor­kea­kou­luista 18.2.2014/1129
  • Opetus- ja kulttuu­ri­mi­nis­teriön asetus 15.9.2016/814 
  • Työso­pi­muslaki 55/2001 
  • Ammat­ti­kor­kea­koulun johto­sääntö, toimintasäännöt 
  • Ammat­ti­kor­kea­koulun AVAINTA-työehtosopimukset 

5a. Rekis­terin tieto­si­sältö  ja rekis­te­röi­tyjen ryhmät ja henkilötietoryhmät 

Rekisteri sisältää tiedot ammat­ti­kor­kea­koulun henki­löstön tuotta­mista julkaisuista.

Rekis­teriin tallennetaan

  • Julkaisun tekijän nimi
  • Julkaisun tekijän organi­saatio ja organi­saation alayk­sikkö (kustan­nus­paikka)
  • Julkaisun tekijän ORCID-tunniste (jos olemassa) 
  • Julkaisun tunnis­te­tiedot: nimi, julkaisija, ISBN-numero, julkaisun verkko-osoite jne. 

Lisäksi järjes­telmään tallentuu organi­saa­tio­koh­tainen lokire­kisteri käyttäjien suorit­ta­mista toimenpiteistä.

5b. Rekis­teriä käyttävät  tieto­jär­jes­telmät    – JUSTUS -julkai­su­tie­tojen tallennuspalvelu

  • VIRTA-julkai­su­tie­to­palvelu
  • Vipunen -opetus­hal­linnon tilastopalvelu
  • Juuli-julkai­su­tie­to­por­taali (Kansal­lis­kir­jasto)
  • Karelia-Vipunen
  • OpenAPC

6. Säännön­mu­kaiset tietolähteet 

Henki­löltä itseltään: JUSTUS- julkai­su­tie­tojen tallen­nus­pal­velun lomak­keella, sähköpostilla.

7. Säännön­mu­kaiset tietojen  luovu­tukset  vastaa­not­ta­jineen – henki­lö­tie­tojen antamisen peruste ja rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut 

A. Säännön­mu­kaiset luovutukset

OKM:n vuosit­tainen julkai­su­tie­don­keruu korkea­kou­luilta sekä muilta tutki­musor­ga­ni­saa­tioilta toteu­tetaan VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­velun kautta. OKM käyttää tietoja mm. korkea­kou­lujen ohjauk­sessa (rahoi­tus­malli, tunnus­lu­ku­ta­voitteet, OKM:n palaute), OKM:n rapor­toin­nissa ulospäin ja horison­taa­li­sessa yhteis­työssä muiden hallin­no­na­lojen kanssa sekä suoma­laisen korkea­kou­lu­lai­toksen tilan kuvaamisessa.

Tilas­to­tiedot VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun tallen­ne­tuista julkai­suista julkaistaan vuosittain Opetus­hal­linnon tilas­to­palvelu Vipusessa.

B. Rekis­te­rin­pi­täjän päätöksellä

Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu päättää luovuttaa tietoja ja antaa luvan yhdistää Turun yliopiston Koulu­tus­so­sio­logian tutki­mus­kes­kuksen tieto­jär­jes­telmän korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun niin, että Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun julkai­su­tiedot ovat tutki­mus­pro­jek­tissa hyödynnettävissä.

Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu päättää luovuttaa tietoja Suomen Akate­mialle ja antaa luvan yhdistää Akatemian tieto­jär­jes­telmän korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun niin, että Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun julkai­su­tiedot ovat hyödyn­net­tä­vissä tutki­mus­ra­hoi­tuksen haku- ja rapor­toin­ti­pro­ses­seissa ja julkai­sulle voidaan liittää VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lussa tutki­mus­hankkeen tunniste.

Hallinto- ja talous­joh­tajan päätös 69/13.01/2018 5.9.2018 § §8: Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy päättää myöntää tiedon­luo­vu­tus­luvan Virta-julkai­su­tie­to­va­ran­nosta niin, että julkai­su­tiedot ovat hyödyn­net­tä­vissä lasken­ta­re­surssien haku- ja raportointiprosesseissa.

Rehtori/toimitusjohtajan päätök­sellä 48/07.01.04/2019 Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy luovuttaa VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun tuomansa julkai­su­tiedot edelleen OpenAIRE-portaaliin kaikilta julkaisuvuosilta.

Oikeu­tettu etu liittyy julkai­su­toi­minnan hoita­miseen sekä palve­lus­suhteen hoitamiseen.

8. Tietojen siirto EU:n tai  ETA:n ulkopuolelle 

Rekis­te­ristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuo­lelle. Juuli-julkai­su­tie­to­por­taalin kautta julkai­su­tiedot ovat avoimesti saata­villa (www.juuli.fi).

9. Rekis­terin suojauksen periaatteet – käsit­telyn turvallisuus 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy huolehtii rekis­te­rin­pi­täjänä tieto­suojan toteu­tu­mi­sesta käyttäessään JUSTUS -julkai­su­tie­tojen tallennuspalvelua.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy noudattaa henki­lö­tietoja käsitel­lessään lainsää­dännön edellyt­tämää hyvää henki­lö­tie­tojen käsit­te­ly­tapaa ja tietojen suojaa­mista koskevia säännöksiä.

CSC vastaa JUSTUS -julkai­su­tie­tojen tallen­nus­pal­ve­lusta ja VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lusta ja ylläpitää niitä. CSC huolehtii tiedon­luo­vu­tusten toteu­tuk­sesta ja niiden asian­mu­kai­suu­desta sekä tieto­va­rannon ylläpi­dosta, suojaa­mi­sesta ja tieto­tur­val­li­suu­desta.   CSC on velvol­linen huoleh­timaan järjes­telmien asian­mu­kai­suu­desta, ylläpi­dosta, suojaa­mi­sesta, tieto­tur­val­li­suu­desta ja tietojen säilyt­tä­mi­sestä. CSC:n kuvaus julkai­su­tie­tojen käsit­te­lystä löytyy tästä linkistä. Siellä kuvataan esimer­kiksi se, että JUSTUS-palve­lussa käyttäjien tunnis­tau­tu­mi­sessa käytetään Eduuni-ID identi­teetin- ja käyttö­oi­keuk­sien­hal­lintaa (Eduuni-ID). Ennen kirjau­tu­mista käyttäjä rekis­teröi käyttöönsä Eduuni-ID -tunnuksen ja rekis­te­röinti tehdään käyttäen käyttäjän työsäh­kö­pos­tio­soi­tetta, nimeä ja organi­saa­tiota. Eduuni-ID -tunnuk­selle on oma tieto­suo­ja­se­loste, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyt­tä­mi­sestä ja luovut­ta­mi­sesta (Eduuni-ID tieto­suo­ja­se­loste).

10. Rekis­te­röidyn oikeudet 

EU tieto­suoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 15-22 mukaan rekis­te­röidyn oikeudet yleisesti ilmaistuna ovat 25.5.2018 asetuksen sovel­ta­misen alkaessa: 

  • oikeus saada pääsy tietoihin 
  • oikeus tietojen oikaisemiseen
  • oikeus tietojen poistamiseen
  • oikeus käsit­telyn rajoittaminen 
  • oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen 
  • vastus­ta­mi­soikeus 

Tietojen poista­miseen liittyen artiklan 17 kohdassa 3 on mainittu poikkeuk­sista, joita tämän rekis­terin osalta ovat ainakin lakisää­teisen tehtävän hoita­minen sekä tieteel­liset tutki­mus­tar­koi­tukset. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen alussa.

11. Tarkas­tusoikeus                 

Jokai­sella on oikeus tarkastaa henki­lö­re­kis­teriin talle­tetut tietonsa. Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyynnön tieto­suo­ja­vas­taa­valle. Tiedot pyritään antamaan viivy­tyk­settä ja pyydet­täessä kirjal­lisina. Tiedot antaa rekis­terin vastuu­henkilö. Henki­lölle järjes­tetään mahdol­lisuus tutustua häntä koskeviin asiakir­joihin, näyttö­ruu­dulla oleviin tietoihin tai käytet­tä­vissä oleviin tulos­teisiin tai syöte­lo­mak­keisiin, joilta tiedot on tallen­nettu. Rekis­te­röi­dylle ilmoi­tetaan samalla mistä rekis­terin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdol­li­sesti luovu­tetaan. Jos tarkas­tusoikeus poikkeuk­sel­li­sesti evätään, siitä annetaan kirjal­linen, rekis­terin vastuu­hen­kilön allekir­joittama todistus. Todis­tuk­sesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkas­tusoikeus on evätty. Rekis­te­röity voi saattaa asian tieto­suo­ja­val­tuu­tetun käsiteltäväksi.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokai­sella on oikeus vaatia henki­lö­re­kis­te­rissä olevan virheel­lisen tietonsa korjaa­mista. Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyynnön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti rekis­terin yhteys­hen­ki­lölle. Mikäli rekis­te­rissä havaitaan käsit­telyn kannalta virheel­linen, tarpeeton, puutteel­linen tai vanhen­tunut henki­lö­tieto, oikaisee rekis­te­ri­tiedon käsit­telijä sen omasta aloit­teestaan tai rekis­te­röidyn pyynnöstä. Mikäli rekis­te­ri­tiedon käsit­telijä ei hyväksy rekis­te­röidyn vaati­musta tiedon korjaa­mi­sesta, kieltäy­ty­mi­sestä annetaan rekis­terin vastuu­hen­kilön allekir­joittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaati­musta ei ole hyväk­sytty. Henki­lölle kerrotaan hänen oikeu­destaan saattaa asia tieto­suo­ja­val­tuu­tetun käsiteltäväksi.

13. Henki­lö­tie­tojen säilytysaika 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telman mukaisesti.