En

Rekis­te­ri­se­loste: JUSTUS – julkai­su­tie­to­jen tallennuspalvelu

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tieto­suo­ja­laki (1050/2018)       
Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.11.2017, muokattu: 26.6.2019, päivi­tetty 1.4.2021 EU-tieto­suoja-asetus (EU 679/2016)

1. Rekis­te­rin­pi­täjä                   

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

2a. Rekis­te­rin vastuuhenkilö 

Tieto­asian­tun­tija

2b. Yhteys­hen­ki­löt rekis­te­riin liit­ty­vissä asioissa 

Tieto­asian­tun­tija Kaisa Varis, Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy sähkö­posti: kaisa.varis(at)karelia.fi, puh. +358504331624

2c. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot 

Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

3. Rekis­te­rin nimi 

JUSTUS – julkai­su­tie­to­jen tallen­nus­pal­velu / VIRTA-julkaisutietopalvelu

4. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoi­tus / rekis­te­rin käyttötarkoitus 

JUSTUS – julkai­su­tie­to­jen tallen­nus­pal­ve­luun tallen­ne­taan Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n henki­lös­tön julkai­su­tie­toja. Palve­luun tallen­ne­tut tiedot siir­ty­vät auto­maat­ti­sesti VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun. VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­velu on Opetus- ja kult­tuu­ri­mi­nis­te­riön (OKM) omis­tama palvelu, jonka tekni­sestä toteu­tuk­sesta ja kehi­tyk­sestä vastaa CSC – Tieteen tieto­tek­nii­kan keskus Oy (CSC). VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­velu kokoaa yhteen julkai­su­jen tiedot kaikista suoma­lai­sista yliopis­toista, ammat­ti­kor­kea­kou­luista, tutki­mus­lai­tok­sista ja yliopis­tol­li­sista sairaa­loista ja tarjoaa yhteis­mi­tal­lista ja ajan­ta­saista vertai­lu­tie­toa niiden julkaisutoiminnasta.

VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun siir­ty­neet tiedot näkyvät Juuli-julkai­su­tie­to­por­taa­lissa. Juuli-portaa­lissa voi selailla tutki­musor­ga­ni­saa­tioi­den julkai­su­tie­toja ja tehdä niistä hakuja.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy toimii tallen­ne­tun julkai­su­tie­don rekis­te­rin­pi­tä­jinä omien tieto­jensa osalta ja vastaa JUSTUS -julkai­su­tie­to­pal­ve­luun tallen­ta­miensa tieto­jen sisäl­löstä, virheet­tö­myy­destä ja ajan­ta­sai­suu­desta. Tallen­net­taessa valta­kun­nal­li­seen VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun kyseessä ei ole tieto­jen luovu­tuk­sesta, vaan tiedot säily­vät osana tutki­musor­ga­ni­saa­tioi­den rekis­te­riä ja rekis­te­rin­pi­to­vas­tuuta. Tutki­musor­ga­ni­saa­tiot rekis­te­rin­pi­tä­jinä päät­tä­vät tieto­jen hyödyn­tä­mi­sestä ja luovut­ta­mi­sesta VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lusta eteenpäin. 

VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun tallen­net­tuja tietoja käyte­tään Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n sisäi­sessä tilas­toin­nissa (julkai­su­jen luku­määrä ja julkai­su­jen määrä / alayksikkö).

Rekis­te­ristä poimi­taan ja väli­te­tään Justus-palve­lun kautta teknistä käyt­töyh­teyttä käyt­täen tietoja julkai­su­jen mahdol­li­sista avoimen julkai­se­mi­sen OpenAPC-maksuista kansain­vä­li­seen OpenAPC-palve­luun (https://openapc.net/), joka kerää yhteen tietoa julkai­su­jen kustan­nuk­sista eri maiden tutkimusorganisaatioista.

5. Rekis­te­rin pitä­mi­sen peruste  – henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste 

Rekis­te­rin käyttö perus­tuu ammat­ti­kor­kea­kou­lua koske­vaan lain­sää­dän­töön.  Säädök­set ja määräyk­set ovat luetel­tuna kohdassa sään­nön­mu­kai­nen tieto­jen luovu­tus, sekä seuraa­vassa luettelossa: 

  • Ammat­ti­kor­kea­kou­lu­laki 932/2014 
  • Valtio­neu­vos­ton asetus ammat­ti­kor­kea­kou­luista 18.2.2014/1129
  • Opetus- ja kult­tuu­ri­mi­nis­te­riön asetus 15.9.2016/814 
  • Työso­pi­mus­laki 55/2001 
  • Ammat­ti­kor­kea­kou­lun johto­sääntö, toimintasäännöt 
  • Ammat­ti­kor­kea­kou­lun AVAINTA-työehtosopimukset 

5a. Rekis­te­rin tieto­si­sältö  ja rekis­te­röi­ty­jen ryhmät ja henkilötietoryhmät 

Rekis­teri sisäl­tää tiedot ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­tön tuot­ta­mista julkaisuista.

Rekis­te­riin tallennetaan

  • Julkai­sun tekijän nimi
  • Julkai­sun tekijän orga­ni­saa­tio ja orga­ni­saa­tion alayk­sikkö (kustan­nus­paikka)
  • Julkai­sun tekijän ORCID-tunniste (jos olemassa) 
  • Julkai­sun tunnis­te­tie­dot: nimi, julkai­sija, ISBN-numero, julkai­sun verkko-osoite jne. 

Lisäksi järjes­tel­mään tallen­tuu orga­ni­saa­tio­koh­tai­nen loki­re­kis­teri käyt­tä­jien suorit­ta­mista toimenpiteistä.

5b. Rekis­te­riä käyt­tä­vät  tieto­jär­jes­tel­mät    – JUSTUS -julkai­su­tie­to­jen tallennuspalvelu

  • VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­velu
  • Vipunen -opetus­hal­lin­non tilastopalvelu
  • Juuli-julkai­su­tie­to­por­taali (Kansal­lis­kir­jasto)
  • Karelia-Vipunen
  • OpenAPC

6. Sään­nön­mu­kai­set tietolähteet 

Henki­löltä itsel­tään: JUSTUS- julkai­su­tie­to­jen tallen­nus­pal­ve­lun lomak­keella, sähköpostilla.

7. Sään­nön­mu­kai­set tieto­jen  luovu­tuk­set  vastaa­not­ta­ji­neen – henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste ja rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut 

A. Sään­nön­mu­kai­set luovutukset

OKM:n vuosit­tai­nen julkai­su­tie­don­ke­ruu korkea­kou­luilta sekä muilta tutki­musor­ga­ni­saa­tioilta toteu­te­taan VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lun kautta. OKM käyttää tietoja mm. korkea­kou­lu­jen ohjauk­sessa (rahoi­tus­malli, tunnus­lu­ku­ta­voit­teet, OKM:n palaute), OKM:n rapor­toin­nissa ulos­päin ja hori­son­taa­li­sessa yhteis­työssä muiden hallin­no­na­lo­jen kanssa sekä suoma­lai­sen korkea­kou­lu­lai­tok­sen tilan kuvaamisessa.

Tilas­to­tie­dot VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun tallen­ne­tuista julkai­suista julkais­taan vuosit­tain Opetus­hal­lin­non tilas­to­pal­velu Vipusessa.

B. Rekis­te­rin­pi­tä­jän päätöksellä

Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu päättää luovut­taa tietoja ja antaa luvan yhdis­tää Turun yliopis­ton Koulu­tus­so­sio­lo­gian tutki­mus­kes­kuk­sen tieto­jär­jes­tel­män korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun niin, että Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun julkai­su­tie­dot ovat tutki­mus­pro­jek­tissa hyödynnettävissä.

Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu päättää luovut­taa tietoja Suomen Akate­mialle ja antaa luvan yhdis­tää Akate­mian tieto­jär­jes­tel­män korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun niin, että Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun julkai­su­tie­dot ovat hyödyn­net­tä­vissä tutki­mus­ra­hoi­tuk­sen haku- ja rapor­toin­ti­pro­ses­seissa ja julkai­sulle voidaan liittää VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lussa tutki­mus­hank­keen tunniste.

Hallinto- ja talous­joh­ta­jan päätös 69/13.01/2018 5.9.2018 § §8: Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy päättää myöntää tiedon­luo­vu­tus­lu­van Virta-julkai­su­tie­to­va­ran­nosta niin, että julkai­su­tie­dot ovat hyödyn­net­tä­vissä lasken­ta­re­surs­sien haku- ja raportointiprosesseissa.

Rehtori/toimitusjohtajan päätök­sellä 48/07.01.04/2019 Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy luovut­taa VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun tuomansa julkai­su­tie­dot edel­leen OpenAIRE-portaa­liin kaikilta julkaisuvuosilta.

Oikeu­tettu etu liittyy julkai­su­toi­min­nan hoita­mi­seen sekä palve­lus­suh­teen hoitamiseen.

8. Tieto­jen siirto EU:n tai  ETA:n ulkopuolelle 

Rekis­te­ristä ei luovu­teta tietoja EU:n eikä ETA:n ulko­puo­lelle. Juuli-julkai­su­tie­to­por­taa­lin kautta julkai­su­tie­dot ovat avoi­mesti saata­villa (www.juuli.fi).

9. Rekis­te­rin suojauk­sen peri­aat­teet – käsit­te­lyn turvallisuus 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy huoleh­tii rekis­te­rin­pi­tä­jänä tieto­suo­jan toteu­tu­mi­sesta käyt­täes­sään JUSTUS -julkai­su­tie­to­jen tallennuspalvelua.

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy noudat­taa henki­lö­tie­toja käsi­tel­les­sään lain­sää­dän­nön edel­lyt­tä­mää hyvää henki­lö­tie­to­jen käsit­te­ly­ta­paa ja tieto­jen suojaa­mista koske­via säännöksiä.

CSC vastaa JUSTUS -julkai­su­tie­to­jen tallen­nus­pal­ve­lusta ja VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­lusta ja yllä­pi­tää niitä. CSC huoleh­tii tiedon­luo­vu­tus­ten toteu­tuk­sesta ja niiden asian­mu­kai­suu­desta sekä tieto­va­ran­non yllä­pi­dosta, suojaa­mi­sesta ja tieto­tur­val­li­suu­desta.   CSC on velvol­li­nen huoleh­ti­maan järjes­tel­mien asian­mu­kai­suu­desta, yllä­pi­dosta, suojaa­mi­sesta, tieto­tur­val­li­suu­desta ja tieto­jen säilyt­tä­mi­sestä. CSC:n kuvaus julkai­su­tie­to­jen käsit­te­lystä löytyy tästä linkistä. Siellä kuva­taan esimer­kiksi se, että JUSTUS-palve­lussa käyt­tä­jien tunnis­tau­tu­mi­sessa käyte­tään Eduuni-ID iden­ti­tee­tin- ja käyt­tö­oi­keuk­sien­hal­lin­taa (Eduuni-ID). Ennen kirjau­tu­mista käyt­täjä rekis­te­röi käyt­töönsä Eduuni-ID -tunnuk­sen ja rekis­te­röinti tehdään käyt­täen käyt­tä­jän työsäh­kö­pos­tio­soi­tetta, nimeä ja orga­ni­saa­tiota. Eduuni-ID -tunnuk­selle on oma tieto­suo­ja­se­loste, jossa on tietoa muun muassa tieto­jen säilyt­tä­mi­sestä ja luovut­ta­mi­sesta (Eduuni-ID tieto­suo­ja­se­loste).

10. Rekis­te­röi­dyn oikeudet 

EU tieto­suoja-asetuk­sen 679/2016 artiklo­jen 15-22 mukaan rekis­te­röi­dyn oikeu­det ylei­sesti ilmais­tuna ovat 25.5.2018 asetuk­sen sovel­ta­mi­sen alkaessa: 

  • oikeus saada pääsy tietoihin 
  • oikeus tieto­jen oikaisemiseen
  • oikeus tieto­jen poistamiseen
  • oikeus käsit­te­lyn rajoittaminen 
  • oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen 
  • vastus­ta­mi­soi­keus 

Tieto­jen pois­ta­mi­seen liit­tyen artiklan 17 kohdassa 3 on mainittu poik­keuk­sista, joita tämän rekis­te­rin osalta ovat ainakin laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen sekä tieteel­li­set tutki­mus­tar­koi­tuk­set. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen alussa.

11. Tarkas­tusoi­keus                 

Jokai­sella on oikeus tarkas­taa henki­lö­re­kis­te­riin talle­te­tut tietonsa. Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyyn­nön tieto­suo­ja­vas­taa­valle. Tiedot pyri­tään anta­maan viivy­tyk­settä ja pyydet­täessä kirjal­li­sina. Tiedot antaa rekis­te­rin vastuu­hen­kilö. Henki­lölle järjes­te­tään mahdol­li­suus tutus­tua häntä koske­viin asia­kir­joi­hin, näyt­tö­ruu­dulla oleviin tietoi­hin tai käytet­tä­vissä oleviin tulos­tei­siin tai syöte­lo­mak­kei­siin, joilta tiedot on tallen­nettu. Rekis­te­röi­dylle ilmoi­te­taan samalla mistä rekis­te­rin tiedot on saatu, mihin niitä käyte­tään ja mihin mahdol­li­sesti luovu­te­taan. Jos tarkas­tusoi­keus poik­keuk­sel­li­sesti evätään, siitä anne­taan kirjal­li­nen, rekis­te­rin vastuu­hen­ki­lön alle­kir­joit­tama todis­tus. Todis­tuk­sesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkas­tusoi­keus on evätty. Rekis­te­röity voi saattaa asian tieto­suo­ja­val­tuu­te­tun käsiteltäväksi.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokai­sella on oikeus vaatia henki­lö­re­kis­te­rissä olevan virheel­li­sen tietonsa korjaa­mista. Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyyn­nön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti rekis­te­rin yhteys­hen­ki­lölle. Mikäli rekis­te­rissä havai­taan käsit­te­lyn kannalta virheel­li­nen, tarpee­ton, puut­teel­li­nen tai vanhen­tu­nut henki­lö­tieto, oikai­see rekis­te­ri­tie­don käsit­te­lijä sen omasta aloit­tees­taan tai rekis­te­röi­dyn pyyn­nöstä. Mikäli rekis­te­ri­tie­don käsit­te­lijä ei hyväksy rekis­te­röi­dyn vaati­musta tiedon korjaa­mi­sesta, kiel­täy­ty­mi­sestä anne­taan rekis­te­rin vastuu­hen­ki­lön alle­kir­joit­tama todis­tus, josta ilme­ne­vät syyt, joiden vuoksi vaati­musta ei ole hyväk­sytty. Henki­lölle kerro­taan hänen oikeu­des­taan saattaa asia tieto­suo­ja­val­tuu­te­tun käsiteltäväksi.

13. Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­tel­man mukaisesti.