Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­tö­hal­lin­non järjestelmät:

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­tö­hal­lin­non järjestelmät

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE   

Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.5.2018, muokattu 20.6.2023

EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki (1050/2018)

1.        Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2.        Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3.        Henki­lös­tö­hal­lin­non vastuuhenkilö

Henki­lös­tö­pääl­likkö Jaana Tolkki, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 408 7932, sähkö­posti: jaana.tolkki(at)karelia.fi

4.        Yhteys­hen­kilö henki­lös­tö­hal­lin­toon liit­ty­vissä asioissa

Henki­lös­tö­hal­lin­non rekis­te­rit/atk-järjes­tel­mät

•         Perso­nec F 

HR-asian­tun­ti­jat Hanna Utriainen,

+358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettu­nen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         Perso­nec F ESS7 

HR-asian­tun­ti­jat Hanna Utriainen,

+358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettu­nen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         SympaHR    

HR-asian­tun­tija Mika Kettunen,

+358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         Matkus­tus­hal­lin­ta­jär­jes­telmä M2 

ICT-suun­nit­te­lija Tuula Hiltunen

+358 50 521 5617, tuula.hiltunen(at)@karelia.fi

•         Rekry­toin­ti­jär­jes­telmä KuntaRekry 

Henki­lös­tö­pääl­likkö Jaana Tolkki +358 50 408 7932, jaana.tolkki(at)karelia.fi

•         Pereh­dy­tys­jär­jes­telmä Intro

HR-asian­tun­tija Mika Kettu­nen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

Report­ro­nic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

•         Report­ro­nic     

HR-asian­tun­tija Mika Kettunen,

+358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

Projek­tien asiat 

Cont­rol­ler Sissi Pyykö­nen, +358 50 529 4952,

 sissi.pyykonen(at)karelia.fi

•         OP Vakuu­tuk­sen Linkkipalvelu 

HR-asian­tun­ti­jat Hanna Utriai­nen, +358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettu­nen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

5.        Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6.        Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

a.        Henki­lös­tö­hal­lin­non rekis­te­rit on perus­tettu työnan­ta­jan velvol­li­suuk­sien hoita­mista varten, palve­lus­suh­teen perus­ta­mi­seksi ja sen hoitamiseksi.

Perso­nec F- ja ESS7-järjes­tel­mät ovat työsuh­teen hoita­mista sekä palk­ko­jen ja palk­kioi­den maksa­mista varten. Tiedot järjes­tel­mään kerä­tään rekis­te­röi­dyltä itsel­tään työso­pi­musta laadit­taessa. Järjes­tel­missä käsi­tel­lään henki­löi­den henki­lö­tun­nuk­sia, palk­ka­tie­toja sekä muun muassa pois­sao­loja ja vuosi­lo­mia. Erityi­sistä henki­lö­tie­doista järjes­tel­mään on tallen­nettu mahdol­li­nen ay-järjes­töön kuulu­mi­nen. Sairaus­pois­sao­loista järjes­tel­miin ei tallen­neta tietoa pois­sao­lon diagnoosista.

SympaHR-järjes­tel­mää käyte­tään kehi­tys­kes­kus­te­lui­hin, osaa­mis­kar­toi­tuk­seen, seuraa­ja­suun­nit­te­luun sekä sisäi­sen koulu­tuk­sen tarjoa­mi­seen. Se sisäl­tää myös rekis­te­röi­dyn yllä­pi­tä­män ansio­luet­te­lon. Kehi­tys­kes­kus­telu on keskei­nen osal­lis­ta­van henki­lös­tö­joh­ta­mi­sen väline ja auttaa henki­lös­tö­suun­nit­te­lussa, henki­lös­tön osaa­mi­sen kehit­tä­mi­sessä ja arvioin­nissa. Se on myös hyvä väline toimin­nan suun­nit­te­luun. Kehi­tys­kes­kus­te­lui­den yhtenä keskei­senä osana on työn­te­ki­jän osaa­mis­pro­fii­lin läpi­käy­mi­nen ja sen pohjalta sovitut mahdol­li­set osaa­mi­sen kehit­tä­mi­sen toimen­pi­teet. Seuraa­ja­suun­nit­te­lun tarkoi­tuk­sena on auttaa työnan­ta­jaa kerää­mään tietoa työn­te­ki­jöi­den tule­vai­suu­den uranä­ky­mistä ja auttaa tule­vai­suu­den henki­lös­tö­bud­je­toin­nin teke­mistä. Henki­lös­tö­hal­lin­non rekis­te­rin tietoja käyte­tään ESS7- ja SympaHR-järjes­tel­mien perus­tie­toja kerättäessä.

Rekis­te­röi­dyt ovat henki­löitä, joilla on asial­li­nen yhteys rekis­te­rin­pi­tä­jään joko työn­te­ki­jänä, enti­senä työn­te­ki­jänä, työn­ha­ki­jana tai osakeyh­tiön halli­tuk­sen luottamushenkilönä.

Rekis­te­riin merki­tään vain asioi­den hoita­mi­sen kannalta tarpeel­li­set tiedot. Rekis­te­rissä olevia tietoja ammat­ti­kor­kea­koulu käyttää suorit­taes­saan niitä työn­te­ki­jöi­tään ja luot­ta­mus­hen­ki­löi­tään koske­via tehtä­viä, jotka sille lakien, työeh­to­so­pi­mus­ten sekä eril­lis­ten päätös­ten ja määräys­ten perus­teella kuulu­vat. Rekis­te­riä käyte­tään myös työvoi­man hankin­taan, henki­lös­tön sisäi­sen liik­ku­vuu­den tuke­mi­seen, työn­te­ki­jöi­den työvä­li­neenä ja henki­lös­tön johta­mi­sen väli­neenä, sekä työhy­vin­voin­tiin esimer­kiksi ”Iloa elämään Kare­liassa” ja ”Smartum -liikunta- ja kult­tuu­ri­sal­dolla”. Lisä­tie­toja Smar­tum­Sal­don käytöstä ja käyt­tö­koh­teista: www.smartum.fi.

”Iloa elämään” -toiminta on Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­töl­leen järjes­tä­mää työhy­vin­voin­ti­toi­min­taa. Iloa elämään -toimin­taan voivat osal­lis­tua kaikki Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun päätoi­mi­sessa työsuh­teessa olevat työn­te­ki­jät. Toiminta koostuu liikun­nasta, kult­tuu­rista ja muusta toimin­nasta, kuten erilai­sista toimin­nal­li­sista piireistä. Toimin­noista henki­lös­tön liikunta- ja kult­tuu­ri­pai­kat ovat maksul­li­sia. Orga­ni­saa­tion sisällä järjes­tet­tä­vät liikunta-, kult­tuuri- ja muu hyvin­voin­ti­toi­minta on pääsään­töi­sesti maksutonta.

b.        Matkus­tuk­sen­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män rekis­te­riä käyte­tään matka­mää­räys­ten ja matka­las­ku­jen hallin­taan. Tähän sisäl­tyy myös manu­aa­li­sia vaiheita kuten matka­va­kuu­tus­kor­vaus­ten hake­mi­nen, vakuu­tus­to­dis­tuk­set viisu­mi­ha­ke­muk­siin, matkus­ta­ja­pro­fii­lit Suomen Matka­toi­misto (SMT) Oy:lle, sekä matka­las­kuoh­jel­man tulos­teita ja alku­pe­räi­siä kuitteja.

c.         Kunta­Rek­ryä käyte­tään ulkoi­siin ja sisäi­siin henki­lös­tö­rek­ry­toin­tei­hin. Avoimia työteh­tä­viä hakevat henki­löt antavat henki­lö­tie­tonsa järjestelmään.

d.        Report­ro­nic – työajan­seu­ranta- ja projek­tin­hal­lin­taoh­jel­mis­toa käyte­tään henki­lös­tö­hal­lin­non osalta palve­lus­suh­teen hoita­mi­seen ja henki­lös­tön työajan seuran­taan. Tällä tehdään työai­ka­mer­kin­nät, työajan kohden­ta­mi­nen kohteille (esim. kustan­nus­pai­koille, projek­teille, projek­tien työpa­ke­teille, vapaa­jak­soille, lomille, muulle työlle), sekä tavoi­te­seu­ranta ja saldo­las­kenta. Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun TKI-toiminta käyttää tätä ohjel­mis­toa projek­tin eri vaihei­siin liit­tyen: projek­tin valmis­telu, rahoi­tus­ha­ke­muk­sen jättä­mi­nen, myönteinen/kielteinen rahoi­tus­pää­tös, projek­tin käyn­nis­tä­mi­nen, toteu­tus, tulos­ten hyödyn­tä­mi­nen, päät­tä­mi­nen ja arkistointi.

e.        OP Vakuu­tuk­sen Linkki -palve­lua käyte­tään työ- ja työmat­ka­ta­pa­tur­mien ilmoit­ta­mi­seen ja käsit­te­lyyn, sekä rapor­toin­tiin yhteis­työ- ja työsuo­je­lu­toi­mi­kun­nalle työtur­val­li­suu­den edis­tä­mi­seksi. OP Ryhmän rekis­te­ri­se­los­teet löyty­vät linkistä:

Muut matkus­tuk­seen liit­ty­vät korvaus­ha­ke­muk­set tehdään kirjau­tu­malla OP Vakuu­tuk­sen verkkosivuille.

7.        Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Henki­lös­tö­hal­lin­non järjes­tel­mistä löytyy seuraa­via henki­lö­ryh­miä: ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lö­kunta, ammat­ti­kor­kea­kou­lun tila­päi­set asian­tun­ti­ja­vie­rai­li­jat (luen­noit­si­jat, koke­mus­kou­lut­ta­jat, sivu­toi­mi­set tuntio­pet­ta­jat), harjoit­te­li­jat, työn­ha­ki­jat, luottamushenkilöt.

a.        Henki­lö­tie­to­ryh­mät ovat pääosin määrä­muo­toi­sia sisäl­täen: henki­lön nimi- ja osoi­te­tie­dot, henki­lö­tun­nuk­sen, pank­ki­ti­li­nu­me­ron, puhe­lin­nu­me­ron, tutkin­to­tie­don, ay-jäse­nyy­den, sähkö­pos­tio­soit­teen, tehtä­vää ja palkkaa kuvaa­vat tiedot. SympaHR-järjes­tel­män rekis­te­ri­se­loste tieto­si­säl­töi­neen on katsot­ta­vissa SympaHR-järjes­tel­män sisältä (kirjau­tu­mi­nen SympaHR-järjes­tel­mään Kare­lian intra­ne­tin kautta: Tieto­jär­jes­tel­mät > Sympa). Tieto­jär­jes­tel­mässä olevien tieto­jen lisäksi kerä­tään tarvit­taessa vero­kor­tit, sairaus­pois­sao­lo­tie­dot, lääkä­rin­to­dis­tuk­set, perhe- ym. vapai­den poissaolotiedot.

b.        Matkus­tuk­sen­hal­lin­ta­jär­jes­telmä sisäl­tää: henki­lön nimen, henki­lö­tun­nuk­sen, sähkö­pos­tio­soit­teen, henki­lö­nu­me­ron, pank­ki­ti­li­nu­me­ron, voimas­sao­loa­jan, tiliöin­ti­tie­dot, käyt­tä­jä­tun­nuk­sen, käyt­tö­oi­keus­tyy­pin ja työmat­kaan liit­ty­vät tiedot. 

Tieto­jär­jes­tel­mässä olevien tieto­jen lisäksi kerä­tään tarvit­taessa matka­va­kuu­tus­kor­vaus­ha­ke­muk­set, vakuu­tus­to­dis­tuk­set viisu­mi­ha­ke­muk­siin Venä­jälle ja Kiinaan sekä alku­pe­räi­set matka­las­kui­hin liit­ty­vät kuitit. Matkus­ta­ja­pro­fii­lit luodaan SMT Oy:n online-varausjärjestelmään.

c.         Rekry­toin­ti­jär­jes­tel­män tiedot kerä­tään sähköi­sellä hake­mus­lo­mak­keella, jossa kysy­tään työn­ha­ki­jan nimi- ja osoi­te­tie­dot, synty­mä­aika, tutkin­not ja työko­ke­mus sekä muut työn­ha­ki­jan ilmoit­ta­mat tiedot.

d.        Projek­tin­hal­lin­ta­jär­jes­telmä sisäl­tää: henki­lön nimen, sähkö­pos­tio­soit­teen, tehtä­vä­ni­mik­keen, koulu­tus­ta­son, suku­puo­len, käyt­tä­jä­ryh­män, henki­lön päivit­täi­sen työajan sekä työajan­seu­ran­nan, käyt­tä­jä­tun­nuk­sen, sekä palk­ka­jär­jes­tel­mästä saata­via tietoja kuten henki­lön henki­lö­nu­me­ron, palk­ka­tie­dot sekä poissaolotiedot.

e.        Vakuu­tus-verk­ko­pal­ve­luun tietoja kerä­tään vain niistä henki­löistä, joille on tapah­tu­nut työ- tai työmat­ka­ta­pa­turma, tai matka­va­kuu­tuk­sen piiriin kuuluva vahinko. Kerät­tä­viä tietoja ovat: henki­lön nimi, henki­lö­tun­nus, osoite, puhe­lin­nu­mero, sähkö­pos­tio­soite, pank­ki­ti­lin­nu­mero sekä henki­lön itsensä tallen­tama tapa­tur­man kuvaus. Jos tapah­tu­masta johtuu sairaus­lo­ma­päi­viä, niin verk­ko­pal­ve­luun ilmoi­te­taan palk­ka­tie­dot ko. ajalta.

8.        Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­tö­hal­lin­nossa, työnan­ta­jan oikeu­tettu etu, tai rekis­te­röity on antanut suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn yhtä tai useam­paa erityistä tarkoi­tusta varten.

9.        Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan laki­sää­teis­ten tehtä­vien hoita­mi­seen sekä palve­lus­suh­teen asioi­den hoitamisessa.

10.      Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Oman henki­lö­kun­nan osalta palve­lus­suh­teen hoitaminen.

11.      Käsit­te­lyn turvallisuus

a.        Perso­nec F ja ESS7-järjestelmät

Nämä toimi­vat SaaS-palve­luna Visma Oy:n hallit­se­mana ja heidän suoja­tusta kone­sa­li­pal­ve­lus­taan. Kaikki Perso­nec F –järjes­tel­mässä olevat tieto­ken­tät on luoki­teltu sekä käyt­tö­tar­koi­tuk­sen että niiden sensi­tii­vi­syy­den mukaan. Järjes­tel­män valmis­ta­jan yllä­pi­to­hen­ki­löillä (Visma Oy) on täydet katselu -ja muok­kausoi­keu­det järjes­tel­mään. Perso­nec F -järjes­tel­mään on pääsy Kare­lian HR-asian­tun­ti­joilla, henki­lös­tö­pääl­li­köllä, ict-suun­nit­te­li­jalla, hallin­to­sih­tee­rillä, kirjan­pi­tä­jällä, vara­reh­to­rilla, hallinto- ja talous­joh­ta­jalla, rehto­rilla, sekä tila­päi­sesti harjoit­te­li­jalla käyt­tä­jä­tun­nus-sala­sana -parinsa työteh­tä­vien hoita­mista varten. Perso­nec F-ESS7 -järjes­tel­mään on käyt­tä­jä­tun­nus-sala­sana -parinsa myös muulla Kare­lian henki­lös­töllä omien tieto­jensa katse­lua ja tallen­ta­mista varten.

SympaHR-järjes­telmä

SympaHR-järjes­telmä toimii SaaS-palve­luna Sympa Oy:n hallit­se­mana ja heidän suoja­tusta kone­sa­li­pal­ve­lus­taan. Järjes­tel­män valmis­ta­jan yllä­pi­to­hen­ki­löillä (Sympa Oy) on täydet katselu- ja muok­kausoi­keu­det järjes­tel­mään. Järjes­telmä on yhteis­käy­tössä Savonia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun kanssa. Kare­lian ja Savo­nian tieto­hal­lin­to­pal­ve­lu­jen ja henki­lös­tö­hal­lin­non käytössä on kulla­kin pääkäyt­tä­jä­tun­nus-sala­sana -pari järjes­tel­män määrit­tely- ja yllä­pi­to­teh­tä­viä varten. Kare­liassa pääkäyt­tä­jä­tun­nuk­sia on ict-suun­nit­te­li­jalla, HR-asian­tun­ti­jalla. Kare­lian ja Savo­nian henki­lös­töllä on henki­lö­koh­tai­set käyt­tä­jä­tun­nus-sala­sana -parinsa, joilla he kirjau­tu­vat järjes­tel­mään omien tieto­jensa yllä­pi­tä­mistä ja järjes­tel­män käyttöä varten.

SympaHR-järjes­tel­mään on Kare­lian henki­lös­tö­pääl­li­köllä ja ylim­mällä johdolla katse­luoi­keu­det koko henki­lös­tön osaamis- ja profii­li­lo­mak­kei­siin mutta ei kehi­tys­kes­kus­te­lui­hin. Esihen­ki­löillä on oikeu­det oman työn­te­ki­jä­ryh­mänsä kaik­kiin lomak­kei­siin. Sisäis­ten koulu­tus­ten ilmoit­tau­tu­mi­siin on oikeu­det HR-asian­tun­ti­jalla, hallin­non suun­nit­te­li­jalla ja moni­muo­to­pe­da­go­gii­kan suunnittelijalla.

b.        M2-järjes­telmä

Järjes­telmä toimii SaaS-palve­luna (Software as a Service) Visma Oy:n hallit­se­mana ja heidän suoja­tusta konesalipalvelustaan.

Järjes­tel­män valmis­ta­jan yllä­pi­to­hen­ki­löillä (Visma Oy) on täydet katselu- ja muok­kausoi­keu­det järjes­tel­mään. Kare­lian henki­lö­kunta kirjau­tuu järjes­tel­mään Kare­lian verkon käyt­tä­jä­tun­nus – sala­sa­na­pa­rilla matkus­taja -käyttäjinä.

Talous­hal­lin­non asian­tun­ti­joilla ja ICT-suun­nit­te­li­jalla on pääkäyt­tä­jä­tun­nuk­set, jolla tehdään Kare­lian palve­luun tarvit­ta­via määrit­tely- ja yllä­pi­to­toi­men­pi­teitä. Matka­las­kuja käsit­te­le­vät hallin­to­sih­tee­rit, projek­ti­kir­jan­pi­täjä ja hyväk­sy­jät. HR-asian­tun­ti­jalla ja hallin­non suun­nit­te­li­jalla on laajem­mat oikeu­det neuvon­ta­työ­hön liit­tyen. Matkus­ta­ja­pro­fii­leja luovat hallin­to­sih­teeri ja hallin­non suunnittelija.

c.         Kunta­rekry

Kunta­rekry-järjes­tel­mä­pal­ve­lui­neen ja www.kuntarekry.fi -verk­ko­si­vusto ovat KL-Kunta­rekry Oy:n (1.1.2018 alkaen FCG Talent Oy) toimit­ta­mia valta­kun­nal­li­sia palve­luja. Tämä käyttää palve­lun toteut­ta­mi­sessa alihank­ki­joita ja ulko­puo­li­sia palve­lun tarjoa­jia. FCG Talent Oy vastaa käyt­tä­miensä alihank­ki­joi­den ja ulko­puo­lis­ten palve­lun­tar­joa­jien toimin­nasta kuin omas­taan. Rekry­toin­ti­jär­jes­tel­män kehit­tä­jänä on ulko­puo­li­nen palve­lun­tar­joaja Elbit Oy. Järjes­tel­män valmis­ta­jan yllä­pi­to­hen­ki­löillä on täydet katselu- ja muok­kausoi­keu­det järjes­tel­mään. FCG Talent Oy:llä on valta­kun­nal­li­nen pääkäyttäjä(/-jät), jolla on täysi pääsy järjes­tel­mään. Kare­lian henki­lös­tö­pal­ve­luissa on Kare­lian nimeämä pääkäyttäjä(/-jät) rekry­toin­ti­jär­jes­tel­män ja verk­ko­pal­ve­lun yllä­pi­toa varten. Jokai­sella rekry­toin­ti­pal­ve­lun käyt­tä­jällä on henki­lö­koh­tai­nen käyt­tä­jä­tun­nus-sala­sana –parinsa. Käyt­tä­jiä ovat pääkäyt­tä­jien lisäksi henki­lös­tö­pääl­likkö ja esimie­het, jotka osal­lis­tu­vat ko. rekrytointiprosessiin.

d.        Report­ro­nic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun käyt­tä­jät kirjau­tu­vat Report­ro­nic-palve­luun käyt­tä­jä­tun­nus-sala­sa­na­pa­ril­laan (käytän­nössä Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun verkon käyt­tä­jä­tun­nus) ja käyt­tä­vät Report­ro­nicia käyt­tä­jä­roo­linsa oikeuk­sin. Tieto­lii­ken­neyh­teys on suojattu (https). Järjes­tel­mä­toi­mit­taja on (Sebitti Oy), jonka käyt­tä­mille data­kes­kuk­sille on myön­netty tieto­tur­val­li­suu­den hallin­ta­jär­jes­tel­mien ISO/IEC 27001 -sertifikaatti.

e.   OP Vakuu­tuk­sen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­los­teet löyty­vät linkistä:

Manu­aa­li­nen aineisto

Rekis­te­rin tiedot ovat salassa pidet­tä­viä. Tietoja käsit­te­le­viä henki­löitä koskee vaitio­lo­vel­vol­li­suus. Vaitio­lo­vel­vol­li­suus jatkuu palve­lus­suh­teen päätyt­tyä. Pape­rille kirjat­tuja rekis­te­ri­tie­toja (henki­lö­ak­tit, vero­kor­tit, lääkä­rin­to­dis­tuk­set, ay-jäsen­mak­su­val­ta­kir­jat, ym.), matka­va­kuu­tus­ten korvaus­ten hake­muk­set, vakuu­tus­to­dis­tuk­set viisu­mi­ha­ke­muk­siin, matka­las­kuoh­jel­man tulos­teet ja alku­pe­räi­set kuitit käsi­tel­lään luot­ta­muk­sel­li­sesti Kare­lian henki­lös­tö­pal­ve­lui­den henki­lös­tön toimesta ja säily­te­tään luki­tuissa tiloissa.

”Iloa elämään” -toimin­taa koor­di­noi lehtori Eero Mönk­kö­nen ([email protected]). Toimin­nan puit­teissa muodos­tuu henki­lö­kun­nan nimi­lis­toja esim. ilmoit­tau­tu­mi­sista erilai­siin tapah­tu­miin. Näitä listoja säily­te­tään luki­tussa työhuo­neessa kaapissa osal­lis­tu­mi­sen edel­lyt­tä­män ajan, korkei­taan 1 vuosi.

12.      Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

a.     Henki­lös­tö­hal­lin­non tieto­jär­jes­tel­mään rekis­te­röi­dyt henki­löt saavat tärkeim­mistä perus­tie­doista, makse­tusta palkasta ja palkan­pi­dä­tyk­sistä erit­te­lyn jokai­sen palkan­mak­sun yhtey­dessä. Report­ro­niciin tehdään tiedon­siirto kerran kuukau­dessa, jossa siir­re­tään tiedot palkoista, vuosi­lo­mista sekä pois­sao­loista.  Em. tietoja luovu­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun projek­teille rapor­tointi-ja maksa­tusai­neis­toon. Palve­lus­suh­tei­siin liit­ty­vät tiedot lähe­te­tään Tulo­re­kis­te­riin jokai­sen maksu­päi­vän osalta. Kelalle tehdään sähköi­sesti sairaus­päivä-, vanhem­pain­päivä-, kuntou­tus­ra­ha­ha­ke­muk­set. Kevalle tehdään neljän­nes­vuo­sit­tain palve­lus­suh­deil­moi­tuk­set ja kerran vuodessa vuosian­sioil­moi­tus, sekä ilmoi­te­taan yksit­täis­ten henki­löi­den palk­ka­tie­toja tarvit­taessa esim. eläköi­ty­mi­sen yhtey­dessä. Ulos­ot­to­vi­ran­omai­sille tehdään ilmoi­tuk­set tarvit­taessa. Ammat­tiyh­dis­tys­lii­toille ilmoi­te­taan tiedot peri­tyistä jäsen­mak­suista kuukausit­tain. Pääluot­ta­mus­mie­het saavat vähin­tään kaksi kertaa vuodessa yksi­löi­dyt henki­lö­tie­dot oman pääjär­jes­tönsä jäse­nistä. Työter­veys­huol­toon tehdään sairaus­pois­sao­lo­ra­por­tit kuukausit­tain. OKM:lle rapor­toi­daan Amkota-tilas­tot kerran vuodessa.

b.        M2:sta siir­re­tään henki­lö­poh­jai­set tiedot verot­ta­jalle maksa­tus­ten jälkeen. Kansain­vä­lis­ten asioi­den suun­nit­te­li­jalle tehdään raport­teja ulko­mailla matkus­ta­nei­den henki­löi­den matkoista tilas­toin­tia varten. Matka­las­kut kier­tä­vät asia­tar­kas­ta­jan sekä hyväk­sy­jän kautta.

c.         Kunta­rekry-järjes­tel­mässä pääkäyt­tä­jät (henki­lös­tö­pääl­likkö ja HR-asian­tun­ti­jat) saavat kaik­kien rekry­toin­tien hake­muk­set. Jokai­seen rekry­toin­tiin määri­tel­lään ko. rekry­toin­nin käsit­te­li­jät, joita ovat pääkäyt­tä­jien lisäksi rekry­toin­nin haas­tat­te­lu­ryhmä (rekry­toin­ti­pro­ses­sin mukai­sesti rekry­toi­ta­van lähie­si­mies ja yksi työyh­tei­sön jäsen sekä henkilöstöpäällikkö).

d.        Report­ro­nic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Työai­kail­moi­tuk­sissa henki­lö­tie­toja käsit­te­le­vät työai­kail­moi­tus­ten asia­tar­kas­ta­jat (hallin­to­sih­tee­rit) sekä hyväk­sy­jät (lähie­si­mies, projek­ti­pääl­likkö, vastuu­hen­kilö, vastuu­opet­taja) sekä tarvit­taessa pääkäyt­tä­jät. Järjes­tel­mästä julkais­taan Kare­lian www-sivuille projek­tin esit­te­ly­tie­dot, joihin kuulu­vat projek­tin vastuu­hen­ki­lön nimi, sähkö­pos­tio­soite ja puhelinnumero.

e.        OP Vakuu­tuk­sen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­los­teet löyty­vät linkistä:

13.      Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siir­retä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14.      Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulla on tiedo­noh­jaus­suun­ni­telma, jossa on määri­telty asia­kir­jo­jen säily­ty­sa­jat ja vastuuhenkilöt.

a.        Henki­lö­tie­toja on Perso­nec F- ja ESS7-järjes­tel­missä Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n perus­ta­mi­sesta vuodesta 2013 alkaen. Henki­lö­tie­dot järjes­tel­missä säily­te­tään toistaiseksi.

Henki­löllä on oikeus pyytää tieto­jensa pois­ta­mista pysy­västi. Tieto­jen poisto on mahdol­lista joko niin, että koko henkilö pois­te­taan kaik­kine palve­lus­suh­tei­neen tai palve­lus­suh­de­koh­tai­sesti. Henki­lön tietoja ei kuiten­kaan voida poistaa ennen kuin viimei­sim­mästä suori­te­tusta maksusta on kulunut tietty määrä­aika. Perso­nec F palk­ka­jär­jes­tel­män auto­maat­ti­sesti takau­tu­van käsit­te­lyn mahdol­li­suu­den vuoksi tietoja säily­te­tään järjes­tel­mässä kymme­nen vuotta viimei­sestä maksu­ta­pah­tu­masta laskien. Lisäksi on huomioi­tava viran­omais­mää­räyk­set tieto­jen säilyt­tä­mis­vel­vol­li­suu­desta. Esimer­kiksi Tulo­re­kis­te­riin ilmoi­tet­tuja tietoja on voitava korjata kymme­nen vuoden ajalta.

SympaHR

Tietoja säily­te­tään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­tel­man mukai­nen aika.

b.        M2, henki­lö­tie­toja ei ole pois­tettu järjes­tel­män ollessa Visma Oy:n SaaS-palve­lussa, koska arkis­toin­tio­mi­nai­suus puuttuu. Pois­toissa on huomioi­tava kirjan­pito- ja verolaki.

c.         Kunta­rekry-järjes­telmä

Työpaik­ka­ha­ke­muk­sia (ansio­luet­te­loi­neen yms.) säily­te­tään Kunta­rekry-järjes­tel­mässä 2 vuotta haku­pro­ses­sin päät­ty­mi­sestä (kun valin­ta­pää­tös tehty). Haki­ja­luet­te­lot ja -yhteen­ve­dot, hake­mus­ten peruu­tuk­set säily­te­tään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­tel­man mukai­nen aika.

d.        Report­ro­nic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Liuku­van työajan seuran­nassa nouda­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­toin­ti­suun­ni­tel­man mukai­sia säily­ty­sai­koja. Projek­tin­hal­lin­taoh­jel­mis­ton osalta asia­kas­koh­tais­ten tieto­jen säily­tyk­sessä nouda­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­toin­ti­suun­ni­tel­man mukai­sia säily­ty­sai­koja. Hävit­tä­mi­sessä nouda­te­taan arkis­to­lai­tok­sen kulloin­kin voimassa olevia sään­nök­siä ja määräyk­siä. Lisäksi nouda­te­taan projek­tien rahoit­ta­jien, osara­hoit­ta­jien, hallin­noi­jien ja/tai muiden toteut­ta­jien arkistointisääntöjä.

e.        OP Vakuu­tuk­sen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­los­teet löyty­vät linkistä.

15.      Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

Henkilö voi tulos­taa tietyltä ajan­jak­solta Perso­nec F:ään tallen­net­tuja omia tieto­jaan. Henki­lön tiedot järjes­tel­mässä –rapor­tin voi tulos­taa itsel­leen suoraan ESS7:n Asiakirjat-näkymässä.

16.      Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.