Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstöhallinnon järjestelmät
YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE
Laatimispäivämäärä: 23.5.2018, muokattu 11.2.2025
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö
Henkilöstöpäällikkö Jaana Tolkki, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 408 7932, sähköposti: jaana.tolkki(at)karelia.fi
4. Yhteyshenkilö henkilöstöhallintoon liittyvissä asioissa
Henkilöstöhallinnon rekisterit/atk-järjestelmät
• Personec F
HR-asiantuntija Outi Jänönen, +358 50 568 6818, outi.janonen(at)karelia.fi
• Personec F ESS7
HR-asiantuntija Outi Jänönen, +358 50 568 6818, outi.janonen(at)karelia.fi
• SympaHR
HR-asiantuntija Aino Päivinen, +358 50 560 6544, aino.paivinen(at)karelia.fi
• Visma M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmä
ICT-suunnittelija Tuula Hiltunen, +358 50 521 5617, tuula.hiltunen(at)@karelia.fi
• Rekrytointijärjestelmä KuntaRekry
HR-asiantuntija Aino Päivinen, +358 50 560 6544, aino.paivinen(at)karelia.fi
• Perehdytysjärjestelmä Intro
HR-asiantuntija Aino Päivinen, +358 50 560 6544, aino.paivinen (at)karelia.fi
Reportronic – työajanseuranta- ja projektinhallintaohjelmisto
• Reportronic
HR-asiantuntija Outi Jänönen, +358 50 568 6818, outi.janonen(at)karelia.fi
Projektien asiat
Controller Sissi Pyykönen, +358 50 529 4952, sissi.pyykonen(at)karelia.fi
• OP Vakuutuksen Linkkipalvelu
HR-asiantuntija Outi Jänönen, +358 50 568 6818, outi.janonen(at)karelia.fi
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
a. Henkilöstöhallinnon rekisterit on perustettu työnantajan velvollisuuksien hoitamista varten, palvelussuhteen perustamiseksi ja sen hoitamiseksi.
Personec F- ja ESS7-järjestelmät ovat työsuhteen hoitamista sekä palkkojen ja palkkioiden maksamista varten. Tiedot järjestelmään kerätään rekisteröidyltä itseltään työsopimusta laadittaessa. Järjestelmissä käsitellään henkilöiden henkilötunnuksia, palkkatietoja sekä muun muassa poissaoloja ja vuosilomia. Erityisistä henkilötiedoista järjestelmään on tallennettu mahdollinen ay-järjestöön kuuluminen. Sairauspoissaoloista järjestelmiin ei tallenneta tietoa poissaolon diagnoosista.
SympaHR-järjestelmää käytetään kehityskeskusteluihin, osaamiskartoitukseen, seuraajasuunnitteluun sekä sisäisen koulutuksen tarjoamiseen. Se sisältää myös rekisteröidyn ylläpitämän ansioluettelon. Kehityskeskustelu on keskeinen osallistavan henkilöstöjohtamisen väline ja auttaa henkilöstösuunnittelussa, henkilöstön osaamisen kehittämisessä ja arvioinnissa. Se on myös hyvä väline toiminnan suunnitteluun. Kehityskeskusteluiden yhtenä keskeisenä osana on työntekijän osaamisprofiilin läpikäyminen ja sen pohjalta sovitut mahdolliset osaamisen kehittämisen toimenpiteet. Seuraajasuunnittelun tarkoituksena on auttaa työnantajaa keräämään tietoa työntekijöiden tulevaisuuden uranäkymistä ja auttaa tulevaisuuden henkilöstöbudjetoinnin tekemistä. Henkilöstöhallinnon rekisterin tietoja käytetään ESS7- ja SympaHR-järjestelmien perustietoja kerättäessä.
Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, työnhakijana tai osakeyhtiön hallituksen luottamushenkilönä.
Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä olevia tietoja ammattikorkeakoulu käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä ja henkilöstön johtamisen välineenä, sekä työhyvinvointiin esimerkiksi ”Iloa elämään Kareliassa” ja ”Smartum -liikunta- ja kulttuurisaldolla”. Lisätietoja SmartumSaldon käytöstä ja käyttökohteista: www.smartum.fi.
”Iloa elämään” -toiminta on Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstölleen järjestämää työhyvinvointitoimintaa. Iloa elämään -toimintaan voivat osallistua kaikki Karelia-ammattikorkeakoulun päätoimisessa työsuhteessa olevat työntekijät. Toiminta koostuu liikunnasta, kulttuurista ja muusta toiminnasta, kuten erilaisista toiminnallisista piireistä. Toiminnoista henkilöstön liikunta- ja kulttuuripaikat ovat maksullisia. Organisaation sisällä järjestettävät liikunta-, kulttuuri- ja muu hyvinvointitoiminta on pääsääntöisesti maksutonta.
b. Matkustuksenhallintajärjestelmän rekisteriä käytetään matkamääräysten ja matkalaskujen hallintaan. Tähän sisältyy myös manuaalisia vaiheita kuten matkavakuutuskorvausten hakeminen, vakuutustodistukset viisumihakemuksiin sekä matkalaskuohjelman tulosteita ja alkuperäisiä kuitteja. Matkavarausten tekemistä varten henkilöillä on matkustajaprofiilit matkatoimiston (Amex GBT) online-varausjärjestelmässä.
c. KuntaRekryä käytetään ulkoisiin ja sisäisiin henkilöstörekrytointeihin. Avoimia työtehtäviä hakevat henkilöt antavat henkilötietonsa järjestelmään.
d. Reportronic – työajanseuranta- ja projektinhallintaohjelmistoa käytetään henkilöstöhallinnon osalta palvelussuhteen hoitamiseen ja henkilöstön työajan seurantaan. Tällä tehdään työaikamerkinnät, työajan kohdentaminen kohteille (esim. kustannuspaikoille, projekteille, projektien työpaketeille, vapaajaksoille, lomille, muulle työlle), sekä tavoiteseuranta ja saldolaskenta. Karelia-ammattikorkeakoulun TKI-toiminta käyttää tätä ohjelmistoa projektin eri vaiheisiin liittyen: projektin valmistelu, rahoitushakemuksen jättäminen, myönteinen/kielteinen rahoituspäätös, projektin käynnistäminen, toteutus, tulosten hyödyntäminen, päättäminen ja arkistointi.
e. OP Vakuutuksen Linkki -palvelua käytetään työ- ja työmatkatapaturmien ilmoittamiseen ja käsittelyyn, sekä raportointiin yhteistyö- ja työsuojelutoimikunnalle työturvallisuuden edistämiseksi. OP Ryhmän rekisteriselosteet löytyvät linkistä: https://uusi.op.fi/tietosuoja/tietosuojaselosteet-ja-yhteystiedot/vahinkovakuutusyhtioiden-tietosuojaseloste
Muut matkustukseen liittyvät korvaushakemukset tehdään kirjautumalla OP Vakuutuksen verkkosivuille.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Henkilöstöhallinnon järjestelmistä löytyy seuraavia henkilöryhmiä: ammattikorkeakoulun henkilökunta, ammattikorkeakoulun tilapäiset asiantuntijavierailijat (luennoitsijat, kokemuskouluttajat, sivutoimiset tuntiopettajat), harjoittelijat, työnhakijat, luottamushenkilöt.
a. Henkilötietoryhmät ovat pääosin määrämuotoisia sisältäen: henkilön nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnuksen, pankkitilinumeron, puhelinnumeron, tutkintotiedon, ay-jäsenyyden, sähköpostiosoitteen, tehtävää ja palkkaa kuvaavat tiedot. SympaHR-järjestelmän rekisteriseloste tietosisältöineen on katsottavissa SympaHR-järjestelmän sisältä (kirjautuminen SympaHR-järjestelmään Karelian intranetin kautta: Tietojärjestelmät > Sympa). Tietojärjestelmässä olevien tietojen lisäksi kerätään tarvittaessa verokortit, sairauspoissaolotiedot, lääkärintodistukset, perhe- ym. vapaiden poissaolotiedot.
b. Matkustuksenhallintajärjestelmä sisältää: henkilön nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen, henkilönumeron, pankkitilinumeron, voimassaoloajan, tiliöintitiedot, käyttäjätunnuksen, käyttöoikeustyypin, sukupuolen ja työmatkaan liittyvät tiedot.
Tietojärjestelmässä olevien tietojen lisäksi kerätään tarvittaessa matkavakuutuskorvaushakemukset, vakuutustodistukset viisumihakemuksiin Venäjälle ja Kiinaan sekä alkuperäiset matkalaskuihin liittyvät kuitit.
Matkatoimisto Amex GBT:n online-varausjärjestelmään siirrettäviä henkilötietoja ovat: henkilön nimi, henkilönumero, työsähköpostiosoite, organisatoriset tiedot ja sukupuoli. Ulkopuolisten henkilöiden matkustajaprofiilit perustetaan tarvittaessa suoraan varausjärjestelmään hallinnon suunnittelijan tai hallintosihteerin toimesta.
c. Rekrytointijärjestelmän tiedot kerätään sähköisellä hakemuslomakkeella, jossa kysytään työnhakijan nimi- ja osoitetiedot, syntymäaika, tutkinnot ja työkokemus sekä muut työnhakijan ilmoittamat tiedot.
d. Projektinhallintajärjestelmä sisältää: henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, tehtävänimikkeen, koulutustason, sukupuolen, käyttäjäryhmän, henkilön päivittäisen työajan sekä työajanseurannan, käyttäjätunnuksen, sekä palkkajärjestelmästä saatavia tietoja kuten henkilön henkilönumeron, palkkatiedot sekä poissaolotiedot.
e. Vakuutus-verkkopalveluun tietoja kerätään vain niistä henkilöistä, joille on tapahtunut työ- tai työmatkatapaturma, tai matkavakuutuksen piiriin kuuluva vahinko. Kerättäviä tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitilinnumero sekä henkilön itsensä tallentama tapaturman kuvaus. Jos tapahtumasta johtuu sairauslomapäiviä, niin verkkopalveluun ilmoitetaan palkkatiedot ko. ajalta.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteisen tehtävän hoitaminen Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstöhallinnossa, työnantajan oikeutettu etu, tai rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen sekä palvelussuhteen asioiden hoitamisessa.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oman henkilökunnan osalta palvelussuhteen hoitaminen.
11. Käsittelyn turvallisuus
a. Personec F ja ESS7-järjestelmät
Nämä toimivat SaaS-palveluna Visma Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan. Kaikki Personec F –järjestelmässä olevat tietokentät on luokiteltu sekä käyttötarkoituksen että niiden sensitiivisyyden mukaan. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Visma Oy) on täydet katselu -ja muokkausoikeudet järjestelmään. Personec F -järjestelmään on pääsy Karelian HR-asiantuntijoilla, henkilöstöpäälliköllä, ict-suunnittelijalla, hallintosihteerillä, kirjanpitäjällä, vararehtorilla, hallinto- ja talousjohtajalla, rehtorilla, sekä tilapäisesti harjoittelijalla käyttäjätunnus-salasana -parinsa työtehtävien hoitamista varten. Personec F-ESS7 -järjestelmään on käyttäjätunnus-salasana -parinsa myös muulla Karelian henkilöstöllä omien tietojensa katselua ja tallentamista varten.
SympaHR-järjestelmä
SympaHR-järjestelmä toimii SaaS-palveluna Sympa Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Sympa Oy) on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. Järjestelmä on yhteiskäytössä Savonia-ammattikorkeakoulun kanssa. Karelian ja Savonian tietohallintopalvelujen ja henkilöstöhallinnon käytössä on kullakin pääkäyttäjätunnus-salasana -pari järjestelmän määrittely- ja ylläpitotehtäviä varten. Kareliassa pääkäyttäjätunnuksia on ict-suunnittelijalla, HR-asiantuntijalla. Karelian ja Savonian henkilöstöllä on henkilökohtaiset käyttäjätunnus-salasana -parinsa, joilla he kirjautuvat järjestelmään omien tietojensa ylläpitämistä ja järjestelmän käyttöä varten.
SympaHR-järjestelmään on Karelian henkilöstöpäälliköllä ja ylimmällä johdolla katseluoikeudet koko henkilöstön osaamis- ja profiililomakkeisiin mutta ei kehityskeskusteluihin. Esihenkilöillä on oikeudet oman työntekijäryhmänsä kaikkiin lomakkeisiin. Sisäisten koulutusten ilmoittautumisiin on oikeudet HR-asiantuntijalla, hallinnon suunnittelijalla ja monimuotopedagogiikan suunnittelijalla.
b. Visma M2-järjestelmä
Järjestelmä toimii SaaS-palveluna (Software as a Service) Visma Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan.
Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Visma Oy) on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. Karelian henkilökunta kirjautuu järjestelmään Karelian verkon käyttäjätunnus – salasanaparilla matkustaja -käyttäjinä.
ICT-suunnittelijalla, laskentapäälliköllä ja taloushallinnon asiantuntijoilla on pääkäyttäjätunnukset, joilla tehdään Karelian palveluun tarvittavia määrittely- ja ylläpitotoimenpiteitä. Matkalaskuja käsittelevät hallintosihteerit, taloushallinnon asiantuntijat ja hyväksyjät. HR-asiantuntijalla ja hallinnon suunnittelijalla on laajemmat oikeudet neuvontatyöhön liittyen. Controllereilla on tositteiden katseluoikeus. Hallintosihteeri ja hallinnon suunnittelija perustavat ulkopuolisten henkilöiden matkatoimiston matkustajaprofiilit.
c. Kuntarekry
Kuntarekry-järjestelmäpalveluineen ja www.kuntarekry.fi -verkkosivusto ovat KL-Kuntarekry Oy:n (1.1.2018 alkaen FCG Talent Oy) toimittamia valtakunnallisia palveluja. Tämä käyttää palvelun toteuttamisessa alihankkijoita ja ulkopuolisia palvelun tarjoajia. FCG Talent Oy vastaa käyttämiensä alihankkijoiden ja ulkopuolisten palveluntarjoajien toiminnasta kuin omastaan. Rekrytointijärjestelmän kehittäjänä on ulkopuolinen palveluntarjoaja Elbit Oy. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. FCG Talent Oy:llä on valtakunnallinen pääkäyttäjä(/-jät), jolla on täysi pääsy järjestelmään. Karelian henkilöstöpalveluissa on Karelian nimeämä pääkäyttäjä(/-jät) rekrytointijärjestelmän ja verkkopalvelun ylläpitoa varten. Jokaisella rekrytointipalvelun käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus-salasana –parinsa. Käyttäjiä ovat pääkäyttäjien lisäksi henkilöstöpäällikkö ja esimiehet, jotka osallistuvat ko. rekrytointiprosessiin.
d. Reportronic – työajanseuranta- ja projektinhallintaohjelmisto
Karelia-ammattikorkeakoulun käyttäjät kirjautuvat Reportronic-palveluun käyttäjätunnus-salasanaparillaan (käytännössä Karelia-ammattikorkeakoulun verkon käyttäjätunnus) ja käyttävät Reportronicia käyttäjäroolinsa oikeuksin. Tietoliikenneyhteys on suojattu (https). Järjestelmätoimittaja on (Sebitti Oy), jonka käyttämille datakeskuksille on myönnetty tietoturvallisuuden hallintajärjestelmien ISO/IEC 27001 -sertifikaatti.
e. OP Vakuutuksen Linkki -palvelu
OP Ryhmän rekisteriselosteet löytyvät linkistä:
Manuaalinen aineisto
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Paperille kirjattuja rekisteritietoja (henkilöaktit, verokortit, lääkärintodistukset, ay-jäsenmaksuvaltakirjat, ym.), matkavakuutusten korvausten hakemukset, vakuutustodistukset viisumihakemuksiin, matkalaskuohjelman tulosteet ja alkuperäiset kuitit käsitellään luottamuksellisesti Karelian henkilöstöpalveluiden henkilöstön toimesta ja säilytetään lukituissa tiloissa.
”Iloa elämään” -toimintaa koordinoi lehtori Eero Mönkkönen ([email protected]). Toiminnan puitteissa muodostuu henkilökunnan nimilistoja esim. ilmoittautumisista erilaisiin tapahtumiin. Näitä listoja säilytetään lukitussa työhuoneessa kaapissa osallistumisen edellyttämän ajan, korkeitaan 1 vuosi.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
a. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt saavat tärkeimmistä perustiedoista, maksetusta palkasta ja palkanpidätyksistä erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Reportroniciin tehdään tiedonsiirto kerran kuukaudessa, jossa siirretään tiedot palkoista, vuosilomista sekä poissaoloista. Em. tietoja luovutetaan Karelia-ammattikorkeakoulun projekteille raportointi-ja maksatusaineistoon. Palvelussuhteisiin liittyvät tiedot lähetetään Tulorekisteriin jokaisen maksupäivän osalta. Kelalle tehdään sähköisesti sairauspäivä-, vanhempainpäivä-, kuntoutusrahahakemukset. Kevalle tehdään neljännesvuosittain palvelussuhdeilmoitukset ja kerran vuodessa vuosiansioilmoitus, sekä ilmoitetaan yksittäisten henkilöiden palkkatietoja tarvittaessa esim. eläköitymisen yhteydessä. Ulosottoviranomaisille tehdään ilmoitukset tarvittaessa. Ammattiyhdistysliitoille ilmoitetaan tiedot perityistä jäsenmaksuista kuukausittain. Pääluottamusmiehet saavat vähintään kaksi kertaa vuodessa yksilöidyt henkilötiedot oman pääjärjestönsä jäsenistä. Työterveyshuoltoon tehdään sairauspoissaoloraportit kuukausittain. OKM:lle raportoidaan Amkota-tilastot kerran vuodessa.
b. Matkalaskujen maksatuksen jälkeen Visma M2:sta siirretään tulorekisteriin Verohallinnon edellyttämät tiedot verovapaista matkakustannusten korvauksista. Kansainvälisten asioiden suunnittelijalle tehdään raportteja ulkomailla matkustaneiden henkilöiden matkoista tilastointia varten. Matkalaskut kiertävät asiatarkastajan sekä hyväksyjän kautta. Tietoja arkistoidaan DataCycle360-järjestelmään. Lisäksi henkilötietoja siirretään matkatoimisto Amex GBT:n online-varausjärjestelmään.
c. Kuntarekry-järjestelmässä pääkäyttäjät (henkilöstöpäällikkö ja HR-asiantuntijat) saavat kaikkien rekrytointien hakemukset. Jokaiseen rekrytointiin määritellään ko. rekrytoinnin käsittelijät, joita ovat pääkäyttäjien lisäksi rekrytoinnin haastatteluryhmä (rekrytointiprosessin mukaisesti rekrytoitavan lähiesimies ja yksi työyhteisön jäsen sekä henkilöstöpäällikkö).
d. Reportronic – työajanseuranta- ja projektinhallintaohjelmisto
Työaikailmoituksissa henkilötietoja käsittelevät työaikailmoitusten asiatarkastajat (hallintosihteerit) sekä hyväksyjät (lähiesimies, projektipäällikkö, vastuuhenkilö, vastuuopettaja) sekä tarvittaessa pääkäyttäjät. Järjestelmästä julkaistaan Karelian www-sivuille projektin esittelytiedot, joihin kuuluvat projektin vastuuhenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
e. OP Vakuutuksen Linkki -palvelu
OP Ryhmän rekisteriselosteet löytyvät linkistä:
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Karelia-ammattikorkeakoululla on tiedonohjaussuunnitelma, jossa on määritelty asiakirjojen säilytysajat ja vastuuhenkilöt.
a. Henkilötietoja on Personec F- ja ESS7-järjestelmissä Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n perustamisesta vuodesta 2013 alkaen. Henkilötiedot järjestelmissä säilytetään toistaiseksi.
Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista pysyvästi. Tietojen poisto on mahdollista joko niin, että koko henkilö poistetaan kaikkine palvelussuhteineen tai palvelussuhdekohtaisesti. Henkilön tietoja ei kuitenkaan voida poistaa ennen kuin viimeisimmästä suoritetusta maksusta on kulunut tietty määräaika. Personec F palkkajärjestelmän automaattisesti takautuvan käsittelyn mahdollisuuden vuoksi tietoja säilytetään järjestelmässä kymmenen vuotta viimeisestä maksutapahtumasta laskien. Lisäksi on huomioitava viranomaismääräykset tietojen säilyttämisvelvollisuudesta. Esimerkiksi Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja on voitava korjata kymmenen vuoden ajalta.
SympaHR
Tietoja säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman mukainen aika.
b. Visma M2:ssa olevia henkilötietoja ei ole poistettu järjestelmän ollessa Visma Oy:n SaaS-palvelussa. Poistoissa on huomioitava kirjanpito- ja verolaki. Kaikkia aineistoja ei arkistoida DataCycle360:een.
c. Kuntarekry-järjestelmä
Työpaikkahakemuksia (ansioluetteloineen yms.) säilytetään Kuntarekry-järjestelmässä 2 vuotta hakuprosessin päättymisestä (kun valintapäätös tehty). Hakijaluettelot ja -yhteenvedot, hakemusten peruutukset säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman mukainen aika.
d. Reportronic – työajanseuranta- ja projektinhallintaohjelmisto
Liukuvan työajan seurannassa noudatetaan Karelia-ammattikorkeakoulun arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Projektinhallintaohjelmiston osalta asiakaskohtaisten tietojen säilytyksessä noudatetaan Karelia-ammattikorkeakoulun arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Lisäksi noudatetaan projektien rahoittajien, osarahoittajien, hallinnoijien ja/tai muiden toteuttajien arkistointisääntöjä.
e. OP Vakuutuksen Linkki -palvelu
OP Ryhmän rekisteriselosteet löytyvät linkistä.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
Henkilö voi tulostaa tietyltä ajanjaksolta Personec F:ään tallennettuja omia tietojaan. Henkilön tiedot järjestelmässä –raportin voi tulostaa itselleen suoraan ESS7:n Asiakirjat-näkymässä.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.