Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lös­tö­hal­linnon järjestelmät:

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lös­tö­hal­linnon järjestelmät

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE   

Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.5.2018, muokattu 20.6.2023

EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)

1.        Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2.        Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3.        Henki­lös­tö­hal­linnon vastuuhenkilö

Henki­lös­tö­pääl­likkö Jaana Tolkki, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 408 7932, sähkö­posti: jaana.tolkki(at)karelia.fi

4.        Yhteys­henkilö henki­lös­tö­hal­lintoon liitty­vissä asioissa

Henki­lös­tö­hal­linnon rekis­te­rit/atk-järjes­telmät

•         Personec F 

HR-asian­tun­tijat Hanna Utriainen,

+358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettunen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         Personec F ESS7 

HR-asian­tun­tijat Hanna Utriainen,

+358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettunen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         SympaHR    

HR-asian­tuntija Mika Kettunen,

+358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

•         Matkus­tus­hal­lin­ta­jär­jes­telmä M2 

ICT-suunnit­telija Tuula Hiltunen

+358 50 521 5617, tuula.hiltunen(at)@karelia.fi

•         Rekry­toin­ti­jär­jes­telmä KuntaRekry 

Henki­lös­tö­pääl­likkö Jaana Tolkki +358 50 408 7932, jaana.tolkki(at)karelia.fi

•         Pereh­dy­tys­jär­jes­telmä Intro

HR-asian­tuntija Mika Kettunen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

Report­ronic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

•         Report­ronic     

HR-asian­tuntija Mika Kettunen,

+358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

Projektien asiat         

Controller Sissi Pyykönen, +358 50 529 4952,

 sissi.pyykonen(at)karelia.fi

•         OP Vakuu­tuksen Linkkipalvelu 

HR-asian­tun­tijat Hanna Utriainen, +358 50 344 7542, hanna.utriainen(at)karelia.fi

Mika Kettunen, +358 50 525 0623, mika.kettunen(at)karelia.fi

5.        Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6.        Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

a.        Henki­lös­tö­hal­linnon rekis­terit on perus­tettu työnan­tajan velvol­li­suuksien hoita­mista varten, palve­lus­suhteen perus­ta­mi­seksi ja sen hoitamiseksi.

Personec F- ja ESS7-järjes­telmät ovat työsuhteen hoita­mista sekä palkkojen ja palkkioiden maksa­mista varten. Tiedot järjes­telmään kerätään rekis­te­röi­dyltä itseltään työso­pi­musta laadit­taessa. Järjes­tel­missä käsitellään henki­löiden henki­lö­tun­nuksia, palkka­tietoja sekä muun muassa poissaoloja ja vuosi­lomia. Erityi­sistä henki­lö­tie­doista järjes­telmään on tallen­nettu mahdol­linen ay-järjestöön kuulu­minen. Sairaus­pois­sao­loista järjes­telmiin ei tallenneta tietoa poissaolon diagnoosista.

SympaHR-järjes­telmää käytetään kehitys­kes­kus­te­luihin, osaamis­kar­toi­tukseen, seuraa­ja­suun­nit­teluun sekä sisäisen koulu­tuksen tarjoa­miseen. Se sisältää myös rekis­te­röidyn ylläpi­tämän ansio­luet­telon. Kehitys­kes­kustelu on keskeinen osallis­tavan henki­lös­tö­joh­ta­misen väline ja auttaa henki­lös­tö­suun­nit­te­lussa, henki­löstön osaamisen kehit­tä­mi­sessä ja arvioin­nissa. Se on myös hyvä väline toiminnan suunnit­teluun. Kehitys­kes­kus­te­luiden yhtenä keskeisenä osana on työnte­kijän osaamis­pro­fiilin läpikäy­minen ja sen pohjalta sovitut mahdol­liset osaamisen kehit­tä­misen toimen­piteet. Seuraa­ja­suun­nit­telun tarkoi­tuksena on auttaa työnan­tajaa keräämään tietoa työnte­ki­jöiden tulevai­suuden uranä­ky­mistä ja auttaa tulevai­suuden henki­lös­tö­bud­je­toinnin tekemistä. Henki­lös­tö­hal­linnon rekis­terin tietoja käytetään ESS7- ja SympaHR-järjes­telmien perus­tietoja kerättäessä.

Rekis­te­röidyt ovat henki­löitä, joilla on asial­linen yhteys rekis­te­rin­pi­täjään joko työnte­kijänä, entisenä työnte­kijänä, työnha­kijana tai osakeyhtiön halli­tuksen luottamushenkilönä.

Rekis­teriin merkitään vain asioiden hoita­misen kannalta tarpeel­liset tiedot. Rekis­te­rissä olevia tietoja ammat­ti­kor­kea­koulu käyttää suorit­taessaan niitä työnte­ki­jöitään ja luotta­mus­hen­ki­löitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työeh­to­so­pi­musten sekä erillisten päätösten ja määräysten perus­teella kuuluvat. Rekis­teriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henki­löstön sisäisen liikku­vuuden tukemiseen, työnte­ki­jöiden työvä­li­neenä ja henki­löstön johta­misen välineenä, sekä työhy­vin­vointiin esimer­kiksi ”Iloa elämään Kareliassa” ja ”Smartum -liikunta- ja kulttuu­ri­sal­dolla”. Lisätietoja Smartum­Saldon käytöstä ja käyttö­koh­teista: www.smartum.fi.

”Iloa elämään” -toiminta on Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lös­tölleen järjes­tämää työhy­vin­voin­ti­toi­mintaa. Iloa elämään -toimintaan voivat osallistua kaikki Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun päätoi­mi­sessa työsuh­teessa olevat työnte­kijät. Toiminta koostuu liikun­nasta, kulttuu­rista ja muusta toimin­nasta, kuten erilai­sista toimin­nal­li­sista piireistä. Toimin­noista henki­löstön liikunta- ja kulttuu­ri­paikat ovat maksul­lisia. Organi­saation sisällä järjes­tet­tävät liikunta-, kulttuuri- ja muu hyvin­voin­ti­toi­minta on pääsään­töi­sesti maksutonta.

b.        Matkus­tuk­sen­hal­lin­ta­jär­jes­telmän rekis­teriä käytetään matka­mää­räysten ja matka­las­kujen hallintaan. Tähän sisältyy myös manuaa­lisia vaiheita kuten matka­va­kuu­tus­kor­vausten hakeminen, vakuu­tus­to­dis­tukset viisu­mi­ha­ke­muksiin, matkus­ta­ja­pro­fiilit Suomen Matka­toi­misto (SMT) Oy:lle, sekä matka­las­kuoh­jelman tulos­teita ja alkupe­räisiä kuitteja.

c.         Kunta­Rekryä käytetään ulkoisiin ja sisäisiin henki­lös­tö­rek­ry­toin­teihin. Avoimia työteh­täviä hakevat henkilöt antavat henki­lö­tie­tonsa järjestelmään.

d.        Report­ronic – työajan­seu­ranta- ja projek­tin­hal­lin­taoh­jel­mistoa käytetään henki­lös­tö­hal­linnon osalta palve­lus­suhteen hoita­miseen ja henki­löstön työajan seurantaan. Tällä tehdään työai­ka­mer­kinnät, työajan kohden­ta­minen kohteille (esim. kustan­nus­pai­koille, projek­teille, projektien työpa­ke­teille, vapaa­jak­soille, lomille, muulle työlle), sekä tavoi­te­seu­ranta ja saldo­las­kenta. Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun TKI-toiminta käyttää tätä ohjel­mistoa projektin eri vaiheisiin liittyen: projektin valmistelu, rahoi­tus­ha­ke­muksen jättä­minen, myönteinen/kielteinen rahoi­tus­päätös, projektin käynnis­tä­minen, toteutus, tulosten hyödyn­tä­minen, päättä­minen ja arkistointi.

e.        OP Vakuu­tuksen Linkki -palvelua käytetään työ- ja työmat­ka­ta­pa­turmien ilmoit­ta­miseen ja käsit­telyyn, sekä rapor­tointiin yhteistyö- ja työsuo­je­lu­toi­mi­kun­nalle työtur­val­li­suuden edistä­mi­seksi. OP Ryhmän rekis­te­ri­se­losteet löytyvät linkistä:

Muut matkus­tukseen liittyvät korvaus­ha­ke­mukset tehdään kirjau­tu­malla OP Vakuu­tuksen verkkosivuille.

7.        Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Henki­lös­tö­hal­linnon järjes­tel­mistä löytyy seuraavia henki­lö­ryhmiä: ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lö­kunta, ammat­ti­kor­kea­koulun tilapäiset asian­tun­ti­ja­vie­rai­lijat (luennoit­sijat, kokemus­kou­lut­tajat, sivutoi­miset tuntio­pet­tajat), harjoit­te­lijat, työnha­kijat, luottamushenkilöt.

a.        Henki­lö­tie­to­ryhmät ovat pääosin määrä­muo­toisia sisältäen: henkilön nimi- ja osoite­tiedot, henki­lö­tun­nuksen, pankki­ti­li­nu­meron, puhelin­nu­meron, tutkin­to­tiedon, ay-jäsenyyden, sähkö­pos­tio­soitteen, tehtävää ja palkkaa kuvaavat tiedot. SympaHR-järjes­telmän rekis­te­ri­se­loste tieto­si­säl­töineen on katsot­ta­vissa SympaHR-järjes­telmän sisältä (kirjau­tu­minen SympaHR-järjes­telmään Karelian intra­netin kautta: Tieto­jär­jes­telmät > Sympa). Tieto­jär­jes­tel­mässä olevien tietojen lisäksi kerätään tarvit­taessa verokortit, sairaus­pois­sao­lo­tiedot, lääkä­rin­to­dis­tukset, perhe- ym. vapaiden poissaolotiedot.

b.        Matkus­tuk­sen­hal­lin­ta­jär­jes­telmä sisältää: henkilön nimen, henki­lö­tun­nuksen, sähkö­pos­tio­soitteen, henki­lö­nu­meron, pankki­ti­li­nu­meron, voimas­sao­loajan, tiliöin­ti­tiedot, käyttä­jä­tun­nuksen, käyttö­oi­keus­tyypin ja työmatkaan liittyvät tiedot. 

Tieto­jär­jes­tel­mässä olevien tietojen lisäksi kerätään tarvit­taessa matka­va­kuu­tus­kor­vaus­ha­ke­mukset, vakuu­tus­to­dis­tukset viisu­mi­ha­ke­muksiin Venäjälle ja Kiinaan sekä alkupe­räiset matka­las­kuihin liittyvät kuitit. Matkus­ta­ja­pro­fiilit luodaan SMT Oy:n online-varausjärjestelmään.

c.         Rekry­toin­ti­jär­jes­telmän tiedot kerätään sähköi­sellä hakemus­lo­mak­keella, jossa kysytään työnha­kijan nimi- ja osoite­tiedot, synty­mäaika, tutkinnot ja työko­kemus sekä muut työnha­kijan ilmoit­tamat tiedot.

d.        Projek­tin­hal­lin­ta­jär­jes­telmä sisältää: henkilön nimen, sähkö­pos­tio­soitteen, tehtä­vä­ni­mikkeen, koulu­tus­tason, sukupuolen, käyttä­jä­ryhmän, henkilön päivit­täisen työajan sekä työajan­seu­rannan, käyttä­jä­tun­nuksen, sekä palkka­jär­jes­tel­mästä saatavia tietoja kuten henkilön henki­lö­nu­meron, palkka­tiedot sekä poissaolotiedot.

e.        Vakuutus-verkko­pal­veluun tietoja kerätään vain niistä henki­löistä, joille on tapah­tunut työ- tai työmat­ka­ta­pa­turma, tai matka­va­kuu­tuksen piiriin kuuluva vahinko. Kerät­täviä tietoja ovat: henkilön nimi, henki­lö­tunnus, osoite, puhelin­numero, sähkö­pos­tio­soite, pankki­ti­lin­numero sekä henkilön itsensä tallentama tapaturman kuvaus. Jos tapah­tu­masta johtuu sairaus­lo­ma­päiviä, niin verkko­pal­veluun ilmoi­tetaan palkka­tiedot ko. ajalta.

8.        Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Lakisää­teisen tehtävän hoita­minen Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lös­tö­hal­lin­nossa, työnan­tajan oikeu­tettu etu, tai rekis­te­röity on antanut suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoi­tusta varten.

9.        Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan lakisää­teisten tehtävien hoita­miseen sekä palve­lus­suhteen asioiden hoitamisessa.

10.      Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Oman henki­lö­kunnan osalta palve­lus­suhteen hoitaminen.

11.      Käsit­telyn turvallisuus

a.        Personec F ja ESS7-järjestelmät

Nämä toimivat SaaS-palveluna Visma Oy:n hallit­semana ja heidän suoja­tusta konesa­li­pal­ve­lustaan. Kaikki Personec F –järjes­tel­mässä olevat tieto­kentät on luoki­teltu sekä käyttö­tar­koi­tuksen että niiden sensi­tii­vi­syyden mukaan. Järjes­telmän valmis­tajan ylläpi­to­hen­ki­löillä (Visma Oy) on täydet katselu -ja muokkausoi­keudet järjes­telmään. Personec F -järjes­telmään on pääsy Karelian HR-asian­tun­ti­joilla, henki­lös­tö­pääl­li­köllä, ict-suunnit­te­li­jalla, hallin­to­sih­tee­rillä, kirjan­pi­tä­jällä, varareh­to­rilla, hallinto- ja talous­joh­ta­jalla, rehto­rilla, sekä tilapäi­sesti harjoit­te­li­jalla käyttä­jä­tunnus-salasana -parinsa työteh­tävien hoita­mista varten. Personec F-ESS7 -järjes­telmään on käyttä­jä­tunnus-salasana -parinsa myös muulla Karelian henki­lös­töllä omien tieto­jensa katselua ja tallen­ta­mista varten.

SympaHR-järjes­telmä

SympaHR-järjes­telmä toimii SaaS-palveluna Sympa Oy:n hallit­semana ja heidän suoja­tusta konesa­li­pal­ve­lustaan. Järjes­telmän valmis­tajan ylläpi­to­hen­ki­löillä (Sympa Oy) on täydet katselu- ja muokkausoi­keudet järjes­telmään. Järjes­telmä on yhteis­käy­tössä Savonia-ammat­ti­kor­kea­koulun kanssa. Karelian ja Savonian tieto­hal­lin­to­pal­ve­lujen ja henki­lös­tö­hal­linnon käytössä on kullakin pääkäyt­tä­jä­tunnus-salasana -pari järjes­telmän määrittely- ja ylläpi­to­teh­täviä varten. Kareliassa pääkäyt­tä­jä­tun­nuksia on ict-suunnit­te­li­jalla, HR-asian­tun­ti­jalla. Karelian ja Savonian henki­lös­töllä on henki­lö­koh­taiset käyttä­jä­tunnus-salasana -parinsa, joilla he kirjau­tuvat järjes­telmään omien tieto­jensa ylläpi­tä­mistä ja järjes­telmän käyttöä varten.

SympaHR-järjes­telmään on Karelian henki­lös­tö­pääl­li­köllä ja ylimmällä johdolla katse­luoi­keudet koko henki­löstön osaamis- ja profii­li­lo­mak­keisiin mutta ei kehitys­kes­kus­te­luihin. Esihen­ki­löillä on oikeudet oman työnte­ki­jä­ryh­mänsä kaikkiin lomak­keisiin. Sisäisten koulu­tusten ilmoit­tau­tu­misiin on oikeudet HR-asian­tun­ti­jalla, hallinnon suunnit­te­li­jalla ja monimuo­to­pe­da­go­giikan suunnittelijalla.

b.        M2-järjes­telmä

Järjes­telmä toimii SaaS-palveluna (Software as a Service) Visma Oy:n hallit­semana ja heidän suoja­tusta konesalipalvelustaan.

Järjes­telmän valmis­tajan ylläpi­to­hen­ki­löillä (Visma Oy) on täydet katselu- ja muokkausoi­keudet järjes­telmään. Karelian henki­lö­kunta kirjautuu järjes­telmään Karelian verkon käyttä­jä­tunnus – salasa­na­pa­rilla matkustaja -käyttäjinä.

Talous­hal­linnon asian­tun­ti­joilla ja ICT-suunnit­te­li­jalla on pääkäyt­tä­jä­tun­nukset, jolla tehdään Karelian palveluun tarvit­tavia määrittely- ja ylläpi­to­toi­men­pi­teitä. Matka­laskuja käsit­te­levät hallin­to­sih­teerit, projek­ti­kir­jan­pitäjä ja hyväk­syjät. HR-asian­tun­ti­jalla ja hallinnon suunnit­te­li­jalla on laajemmat oikeudet neuvon­ta­työhön liittyen. Matkus­ta­ja­pro­fiileja luovat hallin­to­sih­teeri ja hallinnon suunnittelija.

c.         Kunta­rekry

Kunta­rekry-järjes­tel­mä­pal­ve­luineen ja www.kuntarekry.fi -verkko­si­vusto ovat KL-Kunta­rekry Oy:n (1.1.2018 alkaen FCG Talent Oy) toimit­tamia valta­kun­nal­lisia palveluja. Tämä käyttää palvelun toteut­ta­mi­sessa alihank­ki­joita ja ulkopuo­lisia palvelun tarjoajia. FCG Talent Oy vastaa käyttä­miensä alihank­ki­joiden ja ulkopuo­listen palve­lun­tar­joajien toimin­nasta kuin omastaan. Rekry­toin­ti­jär­jes­telmän kehit­täjänä on ulkopuo­linen palve­lun­tar­joaja Elbit Oy. Järjes­telmän valmis­tajan ylläpi­to­hen­ki­löillä on täydet katselu- ja muokkausoi­keudet järjes­telmään. FCG Talent Oy:llä on valta­kun­nal­linen pääkäyttäjä(/-jät), jolla on täysi pääsy järjes­telmään. Karelian henki­lös­tö­pal­ve­luissa on Karelian nimeämä pääkäyttäjä(/-jät) rekry­toin­ti­jär­jes­telmän ja verkko­pal­velun ylläpitoa varten. Jokai­sella rekry­toin­ti­pal­velun käyttä­jällä on henki­lö­koh­tainen käyttä­jä­tunnus-salasana –parinsa. Käyttäjiä ovat pääkäyt­täjien lisäksi henki­lös­tö­pääl­likkö ja esimiehet, jotka osallis­tuvat ko. rekrytointiprosessiin.

d.        Report­ronic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käyttäjät kirjau­tuvat Report­ronic-palveluun käyttä­jä­tunnus-salasa­na­pa­rillaan (käytän­nössä Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun verkon käyttä­jä­tunnus) ja käyttävät Report­ro­nicia käyttä­jä­roo­linsa oikeuksin. Tieto­lii­ken­neyhteys on suojattu (https). Järjes­tel­mä­toi­mittaja on (Sebitti Oy), jonka käyttä­mille datakes­kuk­sille on myönnetty tieto­tur­val­li­suuden hallin­ta­jär­jes­telmien ISO/IEC 27001 -sertifikaatti.

e.   OP Vakuu­tuksen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­losteet löytyvät linkistä:

Manuaa­linen aineisto

Rekis­terin tiedot ovat salassa pidet­täviä. Tietoja käsit­te­leviä henki­löitä koskee vaitio­lo­vel­vol­lisuus. Vaitio­lo­vel­vol­lisuus jatkuu palve­lus­suhteen päätyttyä. Paperille kirjattuja rekis­te­ri­tietoja (henki­lö­aktit, verokortit, lääkä­rin­to­dis­tukset, ay-jäsen­mak­su­val­ta­kirjat, ym.), matka­va­kuu­tusten korvausten hakemukset, vakuu­tus­to­dis­tukset viisu­mi­ha­ke­muksiin, matka­las­kuoh­jelman tulosteet ja alkupe­räiset kuitit käsitellään luotta­muk­sel­li­sesti Karelian henki­lös­tö­pal­ve­luiden henki­löstön toimesta ja säily­tetään lukituissa tiloissa.

”Iloa elämään” -toimintaa koordinoi lehtori Eero Mönkkönen ([email protected]). Toiminnan puitteissa muodostuu henki­lö­kunnan nimilistoja esim. ilmoit­tau­tu­mi­sista erilaisiin tapah­tumiin. Näitä listoja säily­tetään lukitussa työhuo­neessa kaapissa osallis­tu­misen edellyt­tämän ajan, korkeitaan 1 vuosi.

12.      Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

a.     Henki­lös­tö­hal­linnon tieto­jär­jes­telmään rekis­te­röidyt henkilöt saavat tärkeim­mistä perus­tie­doista, makse­tusta palkasta ja palkan­pi­dä­tyk­sistä erittelyn jokaisen palkan­maksun yhtey­dessä. Report­ro­niciin tehdään tiedon­siirto kerran kuukau­dessa, jossa siirretään tiedot palkoista, vuosi­lo­mista sekä poissao­loista.  Em. tietoja luovu­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun projek­teille rapor­tointi-ja maksa­tusai­neistoon. Palve­lus­suh­teisiin liittyvät tiedot lähetetään Tulore­kis­teriin jokaisen maksu­päivän osalta. Kelalle tehdään sähköi­sesti sairaus­päivä-, vanhem­pain­päivä-, kuntou­tus­ra­ha­ha­ke­mukset. Kevalle tehdään neljän­nes­vuo­sittain palve­lus­suh­deil­moi­tukset ja kerran vuodessa vuosian­sioil­moitus, sekä ilmoi­tetaan yksit­täisten henki­löiden palkka­tietoja tarvit­taessa esim. eläköi­ty­misen yhtey­dessä. Ulosot­to­vi­ran­omai­sille tehdään ilmoi­tukset tarvit­taessa. Ammat­tiyh­dis­tys­lii­toille ilmoi­tetaan tiedot perityistä jäsen­mak­suista kuukausittain. Pääluot­ta­mus­miehet saavat vähintään kaksi kertaa vuodessa yksilöidyt henki­lö­tiedot oman pääjär­jes­tönsä jäsenistä. Työter­veys­huoltoon tehdään sairaus­pois­sao­lo­ra­portit kuukausittain. OKM:lle rapor­toidaan Amkota-tilastot kerran vuodessa.

b.        M2:sta siirretään henki­lö­poh­jaiset tiedot verot­ta­jalle maksa­tusten jälkeen. Kansain­vä­listen asioiden suunnit­te­li­jalle tehdään raportteja ulkomailla matkus­ta­neiden henki­löiden matkoista tilas­tointia varten. Matka­laskut kiertävät asiatar­kas­tajan sekä hyväk­syjän kautta.

c.         Kunta­rekry-järjes­tel­mässä pääkäyt­täjät (henki­lös­tö­pääl­likkö ja HR-asian­tun­tijat) saavat kaikkien rekry­tointien hakemukset. Jokaiseen rekry­tointiin määri­tellään ko. rekry­toinnin käsit­te­lijät, joita ovat pääkäyt­täjien lisäksi rekry­toinnin haastat­te­lu­ryhmä (rekry­toin­ti­pro­sessin mukai­sesti rekry­toi­tavan lähie­simies ja yksi työyh­teisön jäsen sekä henkilöstöpäällikkö).

d.        Report­ronic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Työai­kail­moi­tuk­sissa henki­lö­tietoja käsit­te­levät työai­kail­moi­tusten asiatar­kas­tajat (hallin­to­sih­teerit) sekä hyväk­syjät (lähie­simies, projek­ti­pääl­likkö, vastuu­henkilö, vastuu­opettaja) sekä tarvit­taessa pääkäyt­täjät. Järjes­tel­mästä julkaistaan Karelian www-sivuille projektin esitte­ly­tiedot, joihin kuuluvat projektin vastuu­hen­kilön nimi, sähkö­pos­tio­soite ja puhelinnumero.

e.        OP Vakuu­tuksen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­losteet löytyvät linkistä:

13.      Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14.      Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulla on tiedo­noh­jaus­suun­ni­telma, jossa on määri­telty asiakir­jojen säily­ty­sajat ja vastuuhenkilöt.

a.        Henki­lö­tietoja on Personec F- ja ESS7-järjes­tel­missä Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n perus­ta­mi­sesta vuodesta 2013 alkaen. Henki­lö­tiedot järjes­tel­missä säily­tetään toistaiseksi.

Henki­löllä on oikeus pyytää tieto­jensa poista­mista pysyvästi. Tietojen poisto on mahdol­lista joko niin, että koko henkilö poistetaan kaikkine palve­lus­suh­teineen tai palve­lus­suh­de­koh­tai­sesti. Henkilön tietoja ei kuitenkaan voida poistaa ennen kuin viimei­sim­mästä suori­te­tusta maksusta on kulunut tietty määräaika. Personec F palkka­jär­jes­telmän automaat­ti­sesti takau­tuvan käsit­telyn mahdol­li­suuden vuoksi tietoja säily­tetään järjes­tel­mässä kymmenen vuotta viimei­sestä maksu­ta­pah­tu­masta laskien. Lisäksi on huomioitava viran­omais­mää­räykset tietojen säilyt­tä­mis­vel­vol­li­suu­desta. Esimer­kiksi Tulore­kis­teriin ilmoi­tettuja tietoja on voitava korjata kymmenen vuoden ajalta.

SympaHR

Tietoja säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telman mukainen aika.

b.        M2, henki­lö­tietoja ei ole poistettu järjes­telmän ollessa Visma Oy:n SaaS-palve­lussa, koska arkis­toin­tio­mi­naisuus puuttuu. Poistoissa on huomioitava kirjanpito- ja verolaki.

c.         Kunta­rekry-järjes­telmä

Työpaik­ka­ha­ke­muksia (ansio­luet­te­loineen yms.) säily­tetään Kunta­rekry-järjes­tel­mässä 2 vuotta hakupro­sessin päätty­mi­sestä (kun valin­ta­päätös tehty). Hakija­luet­telot ja -yhteen­vedot, hakemusten peruu­tukset säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telman mukainen aika.

d.        Report­ronic – työajan­seu­ranta- ja projektinhallintaohjelmisto

Liukuvan työajan seuran­nassa nouda­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­toin­ti­suun­ni­telman mukaisia säily­ty­saikoja. Projek­tin­hal­lin­taoh­jel­miston osalta asiakas­koh­taisten tietojen säily­tyk­sessä nouda­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­toin­ti­suun­ni­telman mukaisia säily­ty­saikoja. Hävit­tä­mi­sessä nouda­tetaan arkis­to­lai­toksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Lisäksi nouda­tetaan projektien rahoit­tajien, osara­hoit­tajien, hallin­noijien ja/tai muiden toteut­tajien arkistointisääntöjä.

e.        OP Vakuu­tuksen Linkki -palvelu

OP Ryhmän rekis­te­ri­se­losteet löytyvät linkistä.

15.      Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

Henkilö voi tulostaa tietyltä ajanjak­solta Personec F:ään tallen­nettuja omia tietojaan. Henkilön tiedot järjes­tel­mässä –raportin voi tulostaa itselleen suoraan ESS7:n Asiakirjat-näkymässä.

16.      Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.