Rekis­te­ri­se­loste: Karelia Exchange

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE  Karelia Exchange: Laati­mis­päi­vä­määrä: 14.3.2022 
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)  

1 Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Valokuva- ja video­re­kis­terin hallinnan vastuuhenkilöt

Inter­na­tional officer Antonia Stavridou, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 503 458 262, sähkö­posti: antonia.stavridou (at) karelia.fi

Kansain­vä­listen asioiden suunnit­telija Katriina Korhonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 585 5146, sähkö­posti: katriina.korhonen (at) karelia.fi

4 Yhteys­hen­kilöt valokuva- ja video­re­kis­teriin liitty­vissä asioissa

Inter­na­tional officer Antonia Stavridou, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 503 458 262, sähkö­posti: antonia.stavridou (at) karelia.fi

Kansain­vä­listen asioiden suunnit­telija Katriina Korhonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 585 5146, sähkö­posti: katriina.korhonen (at) karelia.fi

5 Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Henki­lö­tietoja voidaan käsitellä vain seuraaviin ennalta määri­tel­tyihin käyttötarkoituksiin:

– Kansain­vä­lisen opiske­li­ja­vaihdon hakuprosessit

– Rekis­te­rissä on sekä lähtevien että saapuvien opiskelija- ja harjoit­te­li­ja­vaih­tojen kannalta olennaiset henki­lö­tiedot ja dokumentit

7 Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­röidyt ovat Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opiske­li­joita sekä Karelian ulkomaisten yhteis­työ­kor­kea­kou­lujen opiske­li­joita. Rekis­teriin merkitään opiske­li­joiden nimitiedot, opiske­li­ja­numero, synty­mäajat, osoite­tiedot, puhelin­numero, sähkö­pos­tio­soite, lähio­maisen nimi, osoite, puhelin­numero ja sähkö­pos­tio­soite. Saapuvien opiske­li­joiden osalta kopio passista.

8 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Henki­lö­tietoja käsitellään rekis­te­röidyn suostu­muk­sella sekä lakisää­teisen velvol­li­suuden perusteella.

9 Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Rekis­terin tietoja käytetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun kansain­vä­lisen vaihdon hakuprosessiin.

10 Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettu etu.

11 Käsit­telyn turvallisuus

Henki­lö­tietoja voivat käsitellä rekis­te­rin­pi­täjän työnte­kijät voimassa olevan tieto­suo­ja­lain­sää­dännön mukai­sesti. Henki­lö­tietoja ei luovuteta eteenpäin. Palvelu sijaitsee Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun omalla palve­li­mella ja on organi­saation omassa hallinnassa.

Rekis­teriä koskevat manuaa­liset aineistot säily­tetään suoja­tuissa tiloissa. Digitaa­li­sesti tallen­netut ja käsitel­tävät tiedot ovat tieto­kan­noissa, joita suojataan palomuu­reilla, salasa­noilla ja muilla tekni­sillä keinoilla. Tieto­kannat sijait­sevat valvo­tuissa olosuhteissa.

Järjes­telmään käyttö­oi­keudet ovat Kareliassa kansain­vä­listen asioiden suunnit­te­li­joilla, kv-koordi­naat­to­reilla, koulu­tus­pääl­li­köllä, opiske­li­ja­pal­ve­luiden suunnit­te­li­jalla sekä kansain­vä­listen asioiden päälli­köllä. Karelian pääkäyt­täjät voivat muokata käyttä­jä­oi­keuksia. Käyttö­oi­keuksia voidaan rajata koulutusalakohtaisesti.

12 Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Henki­lö­tietoja ei luovuteta kolman­sille osapuolille.

13 Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Käyttäjän tietoja säily­tetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 6 määri­tel­tyjen tarkoi­tusten toteut­ta­mi­seksi kulloinkin voimas­sao­levan lainsää­dännön mukaisesti.

15 Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto- jen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.