Projek­tien budje­tointi ja talou­den­seu­ranta talous­hal­lin­non järjestelmissä

Projek­tien budje­tointi ja talou­den­seu­ranta on Kare­liassa toteu­tettu viime vuodet Report­ro­nic-projek­tin­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mässä. Projek­ti­koh­tai­set budje­tit syöte­tään Report­ro­niciin rahoi­tus­pää­tök­sen mukai­sesti rahoit­ta­jan rapor­toin­ti­jär­jes­tel­miä vastaa­valla tasolla, joka on kirjan­pi­don tili­kart­taa karkeampi taso. Report­ro­nicissa toteu­tettu talou­den­seu­ranta palve­lee maksa­tus­ha­ke­mus­ten ja talous­ra­por­toin­nin teke­mistä rahoit­ta­jalle sekä talou­den seuran­taa rahoit­ta­jan vaati­malla tasolla.

Lähtö­koh­tana tarve tarkem­malle seurannalle

Talous­hal­lin­non­jär­jes­tel­miin projek­teja ei ole aikai­sem­min budje­toitu projek­ti­ta­solla, vaan koko­nai­suuk­sina: Tutki­mus- ja kehit­tä­mis­pro­jek­tit (TKI) yhtenä koko­nai­suu­tena ja palve­lu­lii­ke­toi­min­nan projek­tit omana koko­nai­suu­te­naan. Tämän vuoksi taloutta ei ole pystytty seuraa­maan projek­ti­koh­tai­sesti talous­hal­lin­non rapor­toin­ti­jär­jes­tel­missä Tanessa (Talous­ar­vio netissä) ja Jorassa (Johdon raportointi).

TKI-projek­tien tulos­las­kel­man kulu­bud­jetti vuodelle 2023 on 5,1 M€ ja inves­toin­ti­bud­jetti 0,6 M€. TKI:n osuus koko Kare­lian tulos­las­kel­man kulu­bud­je­tista (32,6 M€) on 15,5 % ja inves­toin­neista (1,6 M€) 37,8 %. Koska TKI:n kulujen osuus on merkit­tävä ja kulujen perus­teella toteu­tuva ulkoi­nen rahoi­tus vaikut­taa perus­ra­hoi­tuk­seen, on projek­tien talou­den seuranta ja enna­kointi erityi­sen tärkeää sekä projek­ti­pääl­li­köille että talous­joh­dolle.  Talous­johto onkin aset­ta­nut tavoit­teeksi, että taloutta tulee pystyä seuraa­maan riit­tä­vän tarkalla tasolla verrat­tuna budjet­tiin suoraan talous­hal­lin­non rapor­toin­ti­jär­jes­tel­mistä.  Tämän tavoit­teen saavut­ta­mi­seksi projek­tien budje­tointi on tehty 1.1.2023 alkaen Budjetointi-ohjelmassa.

Muutok­set projek­tien budjetointiin

Haas­teena projek­tien budje­toin­nissa oli kulu- ja tuot­to­ryh­mien purka­mi­nen tili­ta­solle. Ratkai­suksi keksimme ns. muun­toexce­lin: jotta rahoit­ta­jan hyväk­symä budjetti pystyt­täi­siin muun­ta­maan kirjan­pi­don tili­kart­taa vastaa­vaksi, laadimme Excel-taulu­kon, jolla muunto tehtiin.  Projek­tin käytössä olevat yleis­kus­tan­nuk­set budje­toi­tiin eril­li­selle kustan­nus­pai­kalle (2055) ja projek­tin suorat kustan­nuk­set omalle alakoh­tai­selle TKI-kustan­nus­pai­kal­leen. Näiltä osin toteu­mat on jo kirjattu eriy­tet­tynä, joten jatkossa budjetti ja toteuma kohtaa­vat toisensa. Samalla toteu­tet­tiin merkit­tävä uudis­tus eriyt­tä­mällä 26 % projek­tien rahoi­tuk­sesta Kare­lian yleis­kus­tan­nuk­siin, joita ovat esim. vuokrat, sähkö-, puhelin- ja posti­ku­lut. Yleis­kus­tan­nus­ten osuus budje­toi­tiin uudelle, eril­li­selle kustan­nus­pai­kalle, jonka budjetti ei siis ole projek­tin käytettävissä.

Ohjeis­tusta ja klini­koita projektipäälliköille

Projek­tin budje­tointi ja talou­den­seu­ranta ovat projek­ti­pääl­li­kön tehtä­viä. Budje­tointi ennes­tään tunte­mat­to­maan ohjel­maan ja lisäksi kirjan­pi­don tili­ta­solla, oli iso muutos. Talous­hal­lin­nossa ja TKI-palve­luissa haas­teet tiedos­tet­tiin, ja projek­ti­pääl­li­köitä halut­tiin tukea mahdol­li­sim­man hyvin. Järjes­timme projek­ti­pääl­li­köille budje­toin­ti­kou­lu­tuk­sia, laadimme Budje­tointi-ohjel­man käytöstä ohjeet ja järjes­timme budjet­tikli­ni­koita. Klini­kat olivat avoimia tilai­suuk­sia, joihin projek­ti­pääl­li­köt saivat tulla silloin, kun se heille itsel­leen parhai­ten sopi. Klini­koilla budje­tin laadinta toteu­tet­tiin siten, että ensin projek­ti­pääl­likkö ja talous­hal­lin­non asian­tun­ti­jat yhdessä muun­si­vat Report­ro­nicissa olevan seuraa­van vuoden budje­tin tili­ta­solle exce­liin. Tämän jälkeen projek­ti­pääl­likkö siirtyi Budje­tointi-ohjel­man osaa­jien luokse tallen­ta­maan summat budje­toin­ti­jär­jes­tel­mään. Tarvit­taessa projek­ti­pääl­li­köt saivat tukea TKI-palve­luista, jotka myös olivat klini­koilla mukana. Tällä tavoin projek­tien budje­tit saatiin järjes­tel­mään suju­vasti yhdellä ”istun­nolla”.

Budje­toin­tikli­ni­koilla ja niiden jälkeen saimme budje­toin­ti­muu­tok­sesta sekä kritiik­kiä että kiitosta. Budje­toin­tioh­jelma oli projek­ti­pääl­li­köille uusi ohjelma eikä siis ollut ihme, että kuulimme komment­teja, kuten ”Taasko uusi ohjelma opetel­ta­vaksi”. Kysymys ”Miksi tämä tehdään”, nousi myös monta kertaa esille. Kun seli­timme talous­joh­don tavoit­teet talous­hal­lin­non rapor­toin­ti­jär­jes­tel­mien tehok­kaasta hyödyn­tä­mi­sestä ja näytimme demon, miten projek­tin budjetti on tili­ta­solla nähtä­vissä esimer­kiksi Tanesta, kommen­tit vaih­tui­vat­kin suurelta osin posi­tii­vi­siksi. Kommentti ”Tuntuu järke­vältä, että kun laskut pitää tiliöidä tili­ta­solla, niin budjet­tia­kin seura­taan samalla tasolla”, johtu­nee siitä, että on voinut olla vaikea hahmot­taa, mitä kuluja sisäl­tyy rahoit­ta­jan määrit­te­le­miin kulu­ryh­miin. Myöhem­min kuulimme posi­tii­vista palau­tetta myös muutok­sen läpi­vie­mi­sestä: ”Kaikki muutok­set tulisi toteut­taa yhtä halli­tusti”.

Esimerkki seuran­ta­ra­por­tista

Vuoden 2023 Tane avautuu tammi­kuun puolella, joten teimme demo­ver­sion Exceliä hyödyn­täen Projekti X:n seuran­ta­nä­ky­mästä. Toteu­ma­sa­rak­kee­seen merkit­simme vuodelle 2023 kaikille tileille 100 euroa, jotta sarake erottuu ja luvut ovat helposti lasket­ta­vissa. Tane-rapor­toin­nista järjes­te­tään projek­ti­pääl­li­köille koulu­tusta kevään 2023 aikana.

Tiliraportti jossa taulukkomuodossa eri tilit, niihin sisältyvät kustannuspaikat (kulut), toteuma ja budjetti
Kuva 1. Esimerkki Tanessa (Talous­ar­vio netissä) olevasta seurantanäkymästä.

Budje­toin­ti­pro­ses­sin kehit­tä­mi­nen jatkuu

Saimme tästä ensim­mäi­sestä budje­toin­ti­ker­rasta hyvää tietoa, mikä proses­sissa toimi ja mitä kannat­taa vielä kehit­tää. Budje­toin­tikli­ni­kat olivat tehok­kaita, joten niitä kannat­taa varmasti järjes­tää myös seuraa­villa kerroilla. Budje­toin­tioh­jel­masta tarvi­taan toden­nä­köi­sesti vuosit­tain kertausta, koska ohjel­maa yleensä käyte­tään vain kerran vuodessa ja käyt­tö­oh­jeet on hyvä kerrata. Tällä ensim­mäi­sellä kerralla ”oikai­simme” hivenen rahoit­ta­jan tuotto- ja kulu­ryh­mä­ta­soi­sen budje­tin muun­ta­mi­sessa tili­ta­solle. Esimer­kiksi matka­ku­lut budje­toi­tiin järjes­tel­mään yhdelle matka­ku­lu­ti­lille. Jatkossa voidaan pohtia, tarvi­taanko tarkem­paa budje­toin­tia vai riit­tääkö nyt valittu taso. Sekä budje­toin­nin että budje­toin­ti­pro­ses­sin kehit­tä­mi­seen saamme varmasti näke­mystä, kunhan seuran­taa toteu­te­taan vuonna 2023.


Kirjoit­ta­jat:

Anneli Liuk­ko­nen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Emmi Sikanen, talous­hal­lin­non asian­tun­tija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Artik­ke­li­kuva: Free Stock photos by Vecteezy