Uudessa Karelia Shop -verk­ko­kau­passa maksut ja ilmoit­tau­tu­mi­set hoitu­vat sujuvasti

Karelia vastaa­not­taa vuosit­tain erilai­sia maksuja ja tuot­toja lähes 2 milj. eurolla. Pelkäs­tään Kare­lian hinnas­tosta löytyy 130 hinnoi­tel­tua tuotetta ja palve­lua. Lisäksi peri­tään luku­vuosi- yms. maksuja, jotka määräy­ty­vät muutoin kuin hinnas­ton mukaan. Maksuja on kerätty suurim­maksi osaksi manu­aa­li­sesti, joko lähet­tä­mällä myyn­ti­las­kuja tai sähkö­pos­ti­vies­tein. Saatu­jen suori­tus­ten kirjan­pi­to­kir­jauk­set on tehty manu­aa­li­sesti pankin tiliot­teilta. Maksu­jen seuran­taa on jouduttu teke­mään mm. exce­lillä silloin, kun maksut on peritty suoraan pank­ki­ti­lille ilman lasku­tusta. Talous­hal­lin­non proses­seissa on viime vuosina pyritty mini­moi­maan manu­aa­li­sia työvai­heita. Maksu­jen peri­mi­sen suju­voit­ta­mi­nen olikin luon­teva kehit­tä­mis­kohde, ja yksi sen työka­luista helmi­kuussa 2023 avattu Karelia Shop -verk­ko­kauppa. 

Karelia Shopin ensim­mäi­sinä tuot­teina opin­toi­hin liit­ty­vät maksut

Erityi­sesti vuosi vuodelta lisään­ty­vien EU:n ulko­puo­lis­ten opis­ke­li­joi­den luku­vuo­si­mak­su­jen vastaa­not­ta­mi­nen herätti ajatuk­sen siitä, voisiko maksu­pro­ses­sia suju­voit­taa. Ennen verk­ko­kaup­paa proses­sissa oli useita manu­aa­li­sia vaiheita. Kare­lian haki­ja­pal­ve­lut lähet­ti­vät opis­ke­li­jalle sähkö­pos­tilla luku­vuo­si­mak­su­tie­dot (summa, eräpäivä ja pank­ki­tili). Kun opis­ke­lija oli suorit­ta­nut maksun Kare­lian pank­ki­ti­lille, lasken­ta­pal­ve­lut kirja­si­vat suori­tuk­sen kirjan­pi­toon tuloksi ja tallen­si­vat haki­ja­pal­ve­lui­den kanssa yllä­pi­det­tyyn excel-tiedos­toon tiedon maksusta kysei­selle opis­ke­li­jalle. Vuosien varrella tiedosto on ehtinyt kasvaa jätti­mäi­seksi, koska luku­vuo­si­mak­suja seura­taan opis­ke­li­ja­koh­tai­sesti koko opiskeluajan.

Luku­vuo­si­mak­sut todet­tiin erit­täin hyödyl­li­seksi ja tarpeel­li­seksi laittaa ensim­mäi­siksi tuot­teiksi Karelia Shop -verk­ko­kaup­paan. Luku­vuo­si­mak­su­jen euro­mää­rät vaih­te­le­vat 2.750 – 10.000 välillä, joten mistään ”nappi­kau­pasta” ei ole kyse. Kuvassa 1 esimerk­kinä pari lukuvuosimaksutuotetta:

Verk­ko­kau­passa makse­taan myös erilai­sia opin­toi­hin liit­ty­viä maksuja, kuten opin­to­suo­ri­tusote, sähköi­nen tutkin­to­to­dis­tus, erilai­set todis­tus­jäl­jen­nök­set, harkin­nan­va­rai­set lisä­ai­ka­mak­sut ja uudel­leen myön­net­tävä opis­ke­luoi­keus­maksu sekä harjoit­te­lu­kor­tin posti­tus. Näiden tuot­tei­den hinnat ovat muuta­mia kymme­niä euroja, joten niiden käsit­tely manu­aa­li­sesti tuli monin kerroin kalliim­maksi kuin niistä saatava tuotto. Verk­ko­kaup­pa­pal­velu tuo siis Kare­lialle myös lisää kustannustehokkuutta.

Käyt­töön­ot­to­pro­sessi oli myös oppimisprosessi

Verk­ko­kau­pan käyt­töön­ot­to­pro­sessi venyi varsin pitkäksi. Aloi­timme Kare­lian sisällä verk­ko­kau­pan tarve­kar­toi­tuk­sen jo keväällä 2022 ja touko­kuussa saimme kuulla kolmen eri verk­ko­kau­pan toimit­ta­jan esit­te­lyt heidän tuot­teis­taan. Toimit­ta­jaksi vali­koi­tui Joensuu -kaupun­ki­kon­ser­nin­kin käyt­tämä Compu­ter Program Unit Oy (CPU).  Verk­ko­kauppa piti alku­pe­räi­sen suun­ni­tel­man mukaan avata joulu­kuussa 2022, mutta teknis­ten ongel­mien vuoksi se avaus siirtyi helmi­kuulle 2023.

Maksu­pro­ses­sissa on asiak­kaan ja Kare­lian lisäksi neljä eri toimi­jaa: CPU (verk­ko­kaup­pa­toi­mit­taja), Veri­fone (maksun­vä­lit­täjä), Meidän IT ja Talous Oy (tiedon­siir­rot) sekä CGI Oy (kirjan­pi­to­jär­jes­tel­män toimit­taja). Haas­teeksi osoit­tau­tui proses­sin eri vaihei­den aika­tau­lu­tus. Tiedon­siir­to­ketju piti täsmätä toimi­joi­den kesken niin, että kirjan­pi­don kirjaus ei ”jumiudu”, vaan siirtyy ajas­tet­tu­jen tiedon­siir­to­jen kautta kirjan­pi­toon riit­tä­vän nopeasti, jotta pank­ki­ti­lille tullut maksusuo­ri­tus pystyy kuit­taa­maan saata­van. Kanta­pään kautta opimme, että mikäli proses­sissa on näinkin monta eri toimi­jaa, tulee kehit­tä­mis­pro­jek­tilla olla erit­täin tarkka, täsmäl­li­nen, vastuun­tun­toi­nen ja koko­nai­suu­den hahmot­tava vetäjä.

Verk­ko­kauppa kehit­tyy jatkuvasti

Verk­ko­kauppa ei toimi pelkäs­tään maksu­jen välit­tä­jänä.  Sitä voidaan käyttää esimer­kiksi ilmoit­tau­tu­mis­jär­jes­tel­mänä, jolloin tapah­tuma voi olla ilmai­nen (ns. nollaeu­roi­nen tuote) tai maksul­li­nen. Ilmoit­tau­tu­mi­nen voidaan linkit­tää niin, että jokai­sesta ilmoit­tau­tu­mi­sesta tulee sähkö­pos­ti­viesti tapah­tu­man järjes­tä­jälle. Jos tapah­tu­maan voidaan ottaa rajal­li­nen määrä osal­lis­tu­jia, tuot­teen avulla voidaan hallin­noida osal­lis­tu­jien määrää. Verk­ko­kau­pasta on mahdol­lista ottaa raport­teja mm. maksuista, maksa­jista ja heistä kerä­tyistä tiedoista.

Verk­ko­kau­passa hoituu samalla sekä tilaaminen/ilmoittautuminen että maksa­mi­nen, eikä niihin tarvita enää eril­li­siä proses­seja. Koska maksut tapah­tu­vat tila­tessa, rahat ”kotiu­tu­vat” Kare­lialle nopeasti, ei tarvita lasku­tusta eikä perin­tä­toi­men­pi­teitä. Ennalta-arvaa­mat­to­mana yllä­tyk­senä saimme Kare­lialle myös ensim­mäi­sen talous­hal­lin­non proses­sin, jonka kaikki vaiheet tapah­tu­vat täysin auto­ma­ti­soi­dusti. Yleensä liit­ty­mät järjes­tel­mästä toiseen vaati­vat manu­aa­li­sesti käyn­nis­tet­tä­viä siir­toa­joja ja sisään­lu­ku­toi­min­toja, mutta yllä­tyk­sek­semme verk­ko­kaup­pa­mak­sut saatiin muuta­mien ponnis­te­lu­jen jälkeen ”uimaan” pank­ki­ti­lille ja kirjan­pi­toon ilman yhden­kään kare­lia­lai­sen manu­aa­lista työtä. Tämä antaa uskoa siihen, että yhä useam­pia proses­seja on mahdol­lista automatisoida.

Seuraa­vaksi hyödyn­nämme Karelia Shop -verk­ko­kau­pan maksu­jen­vä­li­tys­toi­min­toa Eduplan Ella -palve­lussa. Ella-palve­lusta löyty­vät kaikki Kare­lian avoimen ammat­ti­kor­kea­kou­lun opin­to­jak­sot ja niihin ilmoit­tau­tu­mi­nen tapah­tuu myös Ellassa. Palve­lun maksun­vä­lit­tä­jällä ei ollut tarjota kirjan­pi­to­liit­ty­mää ja siksi raken­teilla on liit­tymä Ellasta Karelia Shopiin, josta tiedot siir­ty­vät kirjan­pi­toon auto­ma­ti­soi­dusti. Jatkossa ilmoit­tau­tu­mi­nen tapah­tuu Ellassa ja maksa­mi­nen Karelia Shopissa. Asiak­kaalle siir­tymä toiseen järjes­tel­mään ei näy mitenkään.

Karelia Shop -verk­ko­kaup­paan perus­te­taan uusia tuot­teita ja siellä voidaan ottaa käyt­töön uusia palve­lu­rat­kai­suja sitä mukaa, kun uusia tarpeita syntyy tai nykyi­siä proses­seja on tarve kehittää.

Jos mieles­säsi on verk­ko­kaup­paan sopiva tuote, tai muita verk­ko­kaup­paan liit­ty­viä asioita, voit ottaa yhteyttä osoit­tee­seen [email protected]

PS. Hyvä lahjai­dea kevään yliop­pi­laille ja kenelle tahansa ovat Karelia Shopissa tarjolla olevat avoimen amk:n lahjakortit! 

Terve­tu­loa ostok­sille! https://shop.karelia.fi/ 

---

Kirjoit­ta­jat:

Anneli Liuk­ko­nen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Minna Puujalka, opin­toa­siain­suun­nit­te­lija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Emmi Sikanen, talous­hal­lin­non asian­tun­tija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Artik­ke­li­kuva: Racool_studio – Freepik