Loppuvuodesta 2024 Karelian kirjasto sai sähköpostia Ranskasta, INVEST-kumppanikorkeakoulu Reimsista. Université de Reims Champagne-Ardennen kirjaston työntekijä Delphine Lepaul oli kiinnostunut tulemaan Karelian kirjastoon Erasmus-vaihtoon ja kysyi, olisiko meillä mahdollisuutta ottaa hänet vierailulle viideksi päiväksi huhtikuussa 2025. Vastasimme että totta kai ja tästä alkoi vierailun tarkemman ohjelman suunnittelu.
Ohjelman suunnittelu
Aloitimme viikon ohjelman suunnittelun kolmen hengen tiimillä helmikuussa 2025 miettimällä sitä, mitä me voimme hänelle tarjota ja toisaalta, mitä nähtävää Joensuussa olisi. Alusta asti oli selvää, että Karelian kirjastossa ei koko viikkoa vietetä, vaan vieraillaan kaupungin muissa kirjastoissa mahdollisuuksien mukaan. Kysyimme tietysti myös Delphineltä itseltään, millaisia toiveita hänellä viikon suhteen on ja otimme toiveet huomioon. Hänen toiveissaan korostuivat kirjaston saavutettavuus, erilaisten asiakasryhmien huomioiminen ja se, millaisia tiloja kirjastossa on. Näiden toiveiden perusteella oli helppo lähestyä sekä kaupunginkirjastoa että Itä-Suomen yliopiston kirjastoa ja pyytää vierailuviikolle tilojen esittelykierrosta.
Halusimme suunnitella myös vapaamuotoisempaa ohjelmaa ja koska Delphine oli viesteissään ilmaissut kiinnostuksensa luontoon ja eläimiin sekä erityisesti toivonut pääsevänsä Kolille, oli se itsestään selvä valinta yhdeksi vierailukohteeksi. Harmillisesti Joensuun museot olivat ja ovat edelleen suljettuna, joten niissä emme voineet vierailla. Valitettavasti Botaniallekaan emme päässeet, sillä se oli vierailuviikolla auki ainoastaan viikonloppuna.
Maaliskuun puolivälissä meillä oli koossa alustava ohjelma. Suunnittelimme ohjelman niin, että joka päivälle oli ohjelmaa 9–15, mutta etukäteen sovittuja, kiinteitä kohteita vain muutama. Joustava ohjelma antoi mahdollisuuden muuttaa etukäteen ajateltujen tapaamisten ja vierailuiden aikaa ja kestoa tilanteen niin vaatiessa. Koska Delphine esitti yhdeksi toiveekseen ”job shadowingin” eli varjostuksen, suunnittelimme ohjelmaan jokaiselle kirjaston työntekijälle tunnin ajankohdan, jolloin olisi mahdollista kertoa omasta työstä konkreettisesti ja havainnollistaen.
Pientä viilausta ohjelmaan tehtiin vielä maalis-huhtikuun vaihteessa, kun siihen saatiin sovitettua muutama lounastapaaminen Karelian ranskantaitoisten työntekijöiden kanssa.
Vierailuviikko käyntiin
Itse vierailuviikko alkoi hiukan epäonnisissa merkeissä. Osa kirjaston väestä oli sairaana ja osalla oli jo ennakkoon tiedossa olevia työmatkoja ja muita poissaoloja. Viikon ohjelma piti vetää läpi siis ennakoituakin pienemmällä porukalla ja suunnitellulle Kolin reissun päivälle oli luvattu sankkaa lumisadetta. Sekä yliopiston kirjastolta että kaupunginkirjastolta tuli tieto, että alkuperäiset vierailukierrosten vetäjät olivat sairastuneet, mutta onneksi heidän henkilökunnastaan löytyi korvaavat henkilöt vierailukierroksia opastamaan. Emme antaneet pienten vastoinkäymisten lannistaa, vaan otimme Delphinen maanantaiaamuna mielenkiinnolla vastaan.
Ensimmäisenä päivänä tutustutimme Delphineä Kareliaan ja kierrätimme häntä Tikkarinteen kampuksella sekä esittelimme tietysti kirjastoa. Henkilökuntavarjostuksia olimme varanneet kalentereihin alun perin kaksi, mutta toinen näistä jäi pois käytännön asioiden viedessä ennakoitua enemmän aikaa. Tiistaina aloitimme aamun kirjaston tiedonhankinnan ohjauksen palaverilla, jonka pidimme englanniksi. Tämän jälkeen Delphine esitteli meille omaa kirjastoaan ja yliopistoaan sekä kertoi heidän käytännöistään. Hän näytti meille muutamia videoesimerkkejä siitä, kuinka opiskelijoita oli otettu mukaan kirjaston sosiaalisen median viestintään. Lisäksi katsoimme pari esittelyvideota Reimisistä. Lounaalle Delphine lähti Karelian ranskantaitoisten kieltenopettajien kanssa ja iltapäivälle oli varattu jälleen varjostamista ja Karelian julkaisuasioihin tutustumista.
Tiistai-illalle olimme varanneet pöydän ravintola Filipoffista ja tarkoitus oli käydä sitä ennen aperitiivilla La Roux -bistrossa, koska toinen paikan pitäjistä on ranskalainen. Pieni epäonni jatkui kuitenkin jälleen, koska paikka olikin ennakkotiedoista poiketen kiinni juuri tuolloin. Muutimme siis suunnitelmaa ja valitsimme toisen paikan. Tämäkin vaihtoehto meni pieleen, sillä juuri tuona päivänä järjestettiin opiskelijoiden HerkkuAppro, joka tarkoitti sitä, että lähes kaikkiin keskustan ravintoloihin, kahviloihin ja baareihin oli pitkät jonot. Yritimme selittää Delphinelle, miksi opiskelijoilla on haalareissaan kymmeniä tai jopa satoja merkkejä ommeltuna, mitä eri väriset haalarit tarkoittavat ja mikä ylipäätään on appro, mutta suomalainen opiskelijakulttuuri saattoi olla vähän liian hankala ymmärtää kokonaisuudessaan.
Kirjastovierailuita ja luminen Koli
Keskiviikkona pidimme normaalin kirjaston viikkopalaverin suomeksi Teamsissa, mutta Delphine kuunteli sen ranskaksi Copilotin ystävällisellä avustuksella. Ilmeisesti käännös oli suhteellisen ymmärrettävä, mutta kieli hyvin erikoista. Oli hauska testata tällaista toimintatapaa, vaikka siinä omat puutteensa olikin. Tulkkaus raahasi ymmärrettävästi jonkin verran perässä, eikä aina ehtinyt nopeatempoiseen puheeseen mukaan, vaikka yritimme puhua normaalia hitaammin ja selkeämmin.
Keskiviikkoiltapäivän olimme varanneet vierailuille ja aloitimme kierroksen Itä-Suomen yliopiston kirjastolta, jossa saimme erittäin selkeän ja kattavan opastuksen. Delphineä kiinnostivat erityisesti saavutettavuuteen ja yhdenvertaisuuteen liittyvät asiat, jotka kirjastossa olikin huomioitu erittäin hyvin. Yliopiston kirjastolta kävelimme kaupunginkirjastolle, jossa saimme jälleen oikein hyvän kierroksen kirjaston tiloissa. Erityisen vaikutuksen Delphineen teki musiikkiosasto, jonka monipuolisuus karaokekoppeineen ja studiotiloineen ihastutti. Pääsimme käymään myös kirjastoautossa, joka oli tullut jo aamukierrokseltaan, mutta ei ollut lähtenyt iltakierrokselle.
Kirjastokierroksen jälkeen päätimme näyttää Delphinelle Joensuuta ydinkeskustan ulkopuolelta. Ajoimme yliopistolta Linnunlahden kautta Jokiasemalle ja sieltä ensin evankelisluterilaiselle kirkolle ja sitten ortodoksikirkolle, jonne pääsimme kurkistamaan sisällekin. Joensuun jokimaisema oli huhtikuussakin kaunis ja Delphine valokuvaamista harrastavana otti tällä reissulla paljon kuvia.
Torstaiaamun aloitimme kirjaston viestintätiimin palaverilla, joka pidettiin Teamsissa englanniksi. Palaverissa lähinnä esittelimme Delphinelle sitä, millaisista asioista kirjasto viestii, kenelle ja missä kanavissa. Palaverin jälkeen Delphine hoiti paperiasioita kansainvälisten asioiden suunnittelijan kanssa, jonka jälkeen oli hänellä vuorossa jälleen ranskankielinen lounas muutaman Karelian työntekijän kanssa. Iltapäivällä ennalta sovittua ohjelmaa piti jälleen lennosta muuttaa. Kirjaston työntekijöistä vahvuudessa oli vain kolme ihmistä, joista yksi pakottavista syistä etänä ja toinen kiinni asiakaspalvelussa koko päivän. Nooran tehtäväksi jäi siis keksiä ohjelmaa alun perin iltapäivälle suunniteltujen varjostamisten tilalle.
Koska pääkirjasto ja yliopiston kirjasto oli jo nähty, lähdimme omatoimiselle sivukirjastokierrokselle. Ajoimme ensin Rantakylän kirjastoon, jossa erityisesti asiakaskäytössä olevat kangaspuut herättivät suurta ihmetystä ja ihastelua. Kirjastovisiitin jälkeen kävimme Delphinen kanssa lyhyellä kävelyllä Utran saarille ja se olikin hyvä ratkaisu. Delphine ihasteli paikan luonnontilaisuutta ja kertoi pitävänsä siitä, miten Suomessa tällaisia paikkoja on paljon. Utrasta ajoimme Karsikkoon ja sieltä Nepenmäelle, mutta näissä kirjastoissa ei kovin pitkäksi aikaa ollut näkemistä niiden pienuuden ja samankaltaisuuden vuoksi.
Vierailuviikon viimeiselle päivälle olimme suunnitelleet Delphinen toiveiden mukaisesti retken Kolille ja koko viikon jännitimme, toteutuvatko torstain ja perjantain väliselle yölle luvatut sankat lumisateet. Toteutuivathan ne, perjantaiaamu valkeni varsin lumisissa merkeissä. Onneksi talon autossa oli vielä talvirenkaat alla ja lähdimme kolmen hengen porukalla ajamaan kohti Kolia, erittäin rauhallisella vauhdilla. Perille päästyämme totesimme, että pidempi kävely Kolin poluilla ei olisi missään nimessä mahdollista ja Ukko-Kolille kiipeäminenkin tulisi olemaan vaikeaa. Ilman nastakenkiä ei päässyt käytännössä minnekään, joten Noora kääntyi takaisin (koska oli omat nastakenkänsä lainannut Delphinelle) ja päästi Delphinen ja Jaanan jatkamaan reittiä Ukko-Kolin huipulle. Koli on kaunis ja näkymä mieleenpainuva säällä kuin säällä. Lumipyry oli lakannut ja pilvien välistä pilkahteli sinistä taivasta. Delphine ihasteli valkoisen lumen peittämiä puita. Ennen paluuta Joensuuhun nautimme vielä hyvin ansaitut pizzat Kolilla, minkä jälkeen ajoimme takaisin nyt jo onneksi sulia teitä pitkin. Joensuussa annoimme Delphinelle pienen läksiäislahjan, kiittelimme puolin ja toisin onnistuneesta viikosta sekä toivotimme turvallista kotimatkaa.
Viikko työllisti mutta oli myös antoisa
Vierailuviikko oli todella intensiivinen ja työllisti ennakoitua enemmän, lähinnä suunnitelmien äkillisen muuttumisen vuoksi. Vierailun ajankohta ei myöskään ollut meille kaikkein optimaalisin, mutta emme tietenkään voineet siihen itse vaikuttaa. Emme olleet myöskään etukäteen osanneet varautua siihen, että välillämme olisi niinkin korkea kielimuuri kuin nyt oli. Viikko oli kuitenkin erittäin hyödyllinen ja opettavainen. Opimme sen, että kaikille suunnitelmille kannattaa tehdä varasuunnitelma ja mielellään vielä sillekin varasuunnitelma. Kannattaa varautua kaikenlaisiin yllättäviin tilanteisiin ja siihen, mitä tehdään, jos osa järjestäjäporukasta on poissa.
On myös muistettava se, että pienen tiimin kesken koko viikon mittaisen ohjelman järjestäminen on haastavaa. Kirjastossa on paljon sellaisia töitä, jotka vierailun aikanakin pitää hoitaa ja se sitoo vähintään yhden ihmisen päivittäin. Vapaamuotoisen iltaohjelman järjestämisessä henkilökunnan työn ulkopuolinen elämä puolestaan asettaa omat reunaehtonsa. Pienessä tiimissä hyvä vaihtoehto voisikin olla oman ”sivuohjelman” laatiminen Karelian kv-viikon yhteyteen. Tällöin ilta- ja oheisohjelmaa olisi järjestämässä suurempi joukko, eivätkä muutkaan järjestelyt olisi vain muutaman ihmisen harteilla. Tällaisessa järjestelyssä olisi sekin hyvä puoli, että vierailijalla olisi mahdollisesti muita tuttuja ihmisiä samasta organisaatiosta tai samasta maasta.
Kuten sanottu, vierailu oli kaikin puolin hyödyllinen ja Delphineltä saamamme palautteen mukaan myös hänelle antoisa. Heinäkuussa Delphinen kotiyliopistossa järjestetään International Library Staff week, jonne tämän artikkelin kirjoittajat ovat lähdössä vastavierailulle. Saimmekin Delphineltä kullanarvoisia vinkkejä liikkumiseen, majoitukseen ja muuhun vastaavaan liittyen. On mukava lähteä matkaan, kun tietää että vastassa on yksi tuttu ihminen, johon voi olla yhteydessä ja joka varmasti auttaa tarvittaessa.
Kirjoittajat:
Noora Kontturi, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Jaana Rummukainen, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu