Arkistoalan tiedonhallintaan (samalla asiakirjojen sekä tietoaineistojen käsittelyvaiheisiin) liittyy useita vaikeatulkintaisiakin käsitteitä. Oman haasteensa aiheuttavat lainsäädännön vanhentuneisuus ja ajasta – esim. digitalisaatio ja tietosuojan toteuttamisvaatimus – käsitteisiin nousevat muutos- ja päivitystarpeet. Käsitteet eivät ole ikuisia ja niitä voidaan tulkita väärinkin, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti tiedonhallintakäytänteisiimme ja niitä koskeviin prosesseihin. Tiedonhallinnan (ml. tiedonhallintamalli), asianhallinnan ja tietohallinnon sekä tietotuotannon näkökulmasta ei ole ollenkaan samantekevää, mitä käsitettä asiakirjan tai tietoaineiston käsittelyvaiheesta kulloinkin käytetään.
Siksi tässä artikkelissa avataan ohuesti joitain näistä vaiheista. Artikkeli on suunnattu erityisesti tiedonhallinnan ja asianhallinnan tai niiden kanssa läheistä yhteistyötä tekeville asiantuntijoille. Artikkeli sopii toki kaikille arkistoalan tehtävistä ja käsitteistä kiinnostuneille.
Tiedonhallintamalli ja yli puoli vuosikymmentä voimassa ollut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), arkikielessä tiedonhallintalaki, sisältävät säännöksiä ja toimintaperiaatteita, jotka jo itsessään edellyttävät käsitteistön yhtenäistämistä. Hajanaisen lainsäädännön käsitteistön yhtenäistäminen on otettu yhdeksi lähtökohdaksi myös valmisteilla olevassa arkistolainsäädännön uudistamishankkeessa sekä uudistamistyön tarvetta taustoittavassa arkistolain esiselvitystyöryhmän raportissa. Tässä artikkelissa korostetaan käsitteiden tärkeyttä osana tiedonhallintamalliamme ja hyvää tiedonhallintatapaa, sekä esitellään muutamia tiedonhallinnan ja arkistoalan avainkäsitteitä.
Yhtenäinen samalla tavalla ymmärretty käsitteistö osana systemaattista tiedonkäsittelyä ja tiedonhallintamallia
Valtiovarainministeriön yhteydessä toimiva tiedonhallintalautakunta kannustaa suosituksessaan tiedonhallintayksiköitä – jollainen ammattikorkeakoulukin on – luomaan yksikön tiedonhallinnan asiantuntijoiden koordinoimana yhtenäiset käsitteet ja tietorakenteet sisältävän tiedonhallintamallin. Lautakunnan suosituksessa todetaan tiedonhallintamallin parhaimmillaan helpottavan tietoaineistojen säilyttämistä ja arkistoimista ohjaavaa tiedon hallintaa. Tiedonhallintalautakunta on Suomessa keskeinen tiedonhallinnallisia käytänteitä kokoava ja suosituksia antava toimielin. Lautakunnan pääsihteeri on korostanut hiljattain kannanotossaan tiedon systemaattista käsittelyä, laissa säädettyjen virallisten käsitteiden käyttämistäja toisaalta vakiintumattomien käsitteiden välttämistä sekä päällekkäistä (monen kertaista) tiedon tallentamisen välttämistä (Oikarinen, 3.4.2025).
Käsitteiden merkityksen ymmärtäminen korostuu sähkösyntyisten asiakirjojen aikakaudella verrattuna analogisten asiakirjojen käsittelyn kulta-aikaan. Nykyään käytännössä kaikki asiat ja asiakirjat hallitaan ja säilötään sähköisissä järjestelmissä. Analogisen käsittelyn kulta-aikaan samasta asiakirjasta liikkui tai oli saatavilla useita kopioita (työkappaleita) tiedonhallintayksikön työntekijöiden omissa kansioissa. Tiedonhallinnan ja asianhallinnan henkilöstön tehtävä on koordinoida asiakirjahallintoamme yhteistyössä eri toimintojen kanssa. Yksi yhteisen ponnistuksen tarve liittyy tiedonhallintamallimme käsitteistön päivittämiseen.
Sen ohella käsitteistöä voidaan ja tulee päivittää laadunhallintajärjestelmän (Kareliassa intra) sisällä. Henkilöstöintra onkin hyvä alusta käsitekeskusteluun ja siellä käsitejumppaa voi harrastaa omien tarpeidensa ja aikataulujensa puitteissa. Täten voimme vaikuttaa positiivisesti tiedonhallintakäytänteisiimme ja edistää hyvää tiedonhallintatapaa. Siksi seuraavana esitellään muutamia arkistoalan ydinkäsitteitä.
Arkistoalan ydinkäsitteiden tarkentaminen ja niitä koskevat huomiot
Tällä hetkellä arkistoalan tiedonhallintaan ja tietoaineistojen käsittelyvaiheisiin liittyvä käsiteperhe periytyy erityisesti Kansallisarkistosta (johtava arkistoalan viranomainen) ja sen tehtävät määrittelevästä lainsäädännöstä sekä arkistolaista (831/1994). Ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta keskeisiä arkistoalan käsitteitä ovat ainakin:
(Operatiivinen) säilyttäminen
Operatiivisella säilyttämisellä tarkoitetaan tietoaineiston säilyttämistä ja hallintaa sen ajan, kun tietoaineisto on aktiivisesti käytössä tiedonhallintayksikön toiminnassa. Tietoaineisto on aktiivisesti käytössä esimerkiksi silloin, kun sitä tarvitaan päätöksenteossa, palveluiden tuottamisessa tai viranomaistehtävien hoitamisessa. (Operatiivinen säilyttäminen päättyy, kun tietoaineisto ei ole enää tarpeen tiedonhallintayksikön toiminnassa, mutta sitä voidaan joutua säilyttämään edelleen esimerkiksi oikeusturvasyistä tai lainsäädännön perusteella määräajan [määräajan säilyttäminen]).
Määräajan säilyttäminen
Määräajan säilyttämisellä tarkoitetaan tietoaineiston määräajan kestävää säilyttämistä esimerkiksi oikeusturvasyiden tai lainsäädännön perusteella.
Pysyvä säilyttäminen
Pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Pysyvä säilyttäminen ei tarkoita samaa kuin arkistointi.
Arkistointi
Arkistoinnilla tarkoitetaan tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten.
Säilytysaikasuositus
Säilytysaikasuosituksella tarkoitetaan erityisesti Tiedonhallintalautakunnan sekä Kansallisarkiston julkaisemia suosituksia siitä, kuinka kauan tietoaineistoa tulisi säilyttää alkuperäisen käyttötarkoituksensa mukaisesti.
Säilytysaikasuositukset ovat Excel-asiakirjaliitteissä kuvattuja tehtäväkohtaisia (kuten ”tiedonhallinta”, liite 5 ja ”opetustoimi”, liite 6) säilytysaikaa ohjaavia normeja/oikeuslähteitä. Tiedonhallintalautakunnan viimeisimmän säilytysaikasuosituksen mukaan voisimme tulevaisuudessa hakea säilytysaikasuositukset Excel-asiakirjojen sijaan erillisestä tietopalvelusta.
Silloin, kun arkistolaissa tai muussa laissa ei ole viitattu säilyttämisaikaan tai pysyvän säilyttämisen (arkistoinnin) velvoitteeseen – tiedonhallintayksikkömme voi ja pitääkin määritellä säilytysaikasuosituksesta huolimatta asiakirjan tai tietoaineiston säilytysaika viime kädessä itse tiedonhallintayksikkömme lähtökohdat, tarpeet ja prosessit huomioiden. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tiedonhallintaprosessiimme on periaatteessa joka kerta sisällyttävä (asiakirjan tai tietoaineiston omistavan yksikön) säilyttämisaikaa koskeva harkinta. Harkintamme perusteella säilytysaika voi olla suosituksessa mainittua aikaa pidempi tai lyhyempi. Suositus ei ole velvoittava oikeuslähde, vaan nimensä mukaisesti ainoastaan suositus. Säilytystarvetta määrittäessämme meidän on kuitenkin huomioitava tiedonhallintalain 21 §:n velvoittava 1. momentti. Seuraava kuva esittää yksinkertaistetussa muodossa tietoaineiston käsittelyyn liittyviä vaiheita.
Käsiteympäristöön liittyvät huomiot
Jatkuvan muutoksen aikakaudella myös käsitteistön muuttumiseen on varauduttava. Toimintaympäristömme lainsäädännöstä erityisesti EU:n tietosuoja-asetus (sekä kansallinen tietosuojalaki) ja tiedonhallintalaki digitalisaation ohella ovat jo muuttaneet/muuttamassa tiedonhallintaan ja arkistoalaan liittyvää käsitteistöä. Lainsäätäjä on havainnut tarpeen yhtenäistää vanhaa arkistoalan lainsäädäntöä edellisiä vastaaviksi. Meneillään on arkistolainsäädännön uudistushanke, joka saataneen maaliinsa vielä tänä vuonna. Kansallisarkisto on osaltaan havainnut edellä mainittujen lakien etusijan suhteessa arkistolakiin myös käsitteistön tasolla ja kehottaa välttämään vanhaa arkistolain arkistointiin ja säilyttämiseen liittyvää käsitteistöä.
Yhtenäisellä käsitteistöllä parempaa tiedonhallintaa sekä sidosryhmäyhteistyötä
Digitalisaatiosta ja teknisestä kehityksestä huolimatta tarvitsemme jatkossakin käsitteitä. Käsitteillä on oma elinkaarensa vähän samalla tavalla kuin tiedolla yleensäkin. Erityisen tärkeää on käyttää kulloiseenkin aikaan ja asiayhteyteen liittyvää virallista ja sovittua käsitteistöä. Siten ymmärrämme omissa asiantuntijaverkostoissamme paremmin sitä kieltä ja dialogia, jota tapaamisissa ja muilla foorumeilla kulloinkin puhutaan. Viestintä helpottuu.
Tietojärjestelmiä ja järjestelmäintegraatioita kehitetään osana kokonaisarkkitehtuuria, mikä vaikuttaa tietoaineistojen hallittavuuteen. Tarpeet tulevat usein järjestelmien loppukäyttäjiltä. On tärkeää, että loppukäyttäjät (toimintojen sisällä työskentelevät asiantuntijat) ja järjestelmien kehittämistyöhön osallistuvat käyttävät, ymmärtävät ja puhuvat samaa kieltä – käyttäen samoja (sopimuspohjaisia) käsitteitä. Jos loppukäyttäjät, tiedonhallinnan, tietotuotannon ja tietohallinnon asiantuntijat käyttävät eri käsitteitä, kehittämistyö ei etene ideaalisti myöskään järjestelmätoimittajien kanssa asioidessa.
Käsitteistömme on syntynyt ja muotoutuu jatkossakin suurelta osin innovaatioiden yhteydessä sekä lainsäädäntöratkaisujen kautta, sillä lainsäädäntöprosessiin kuuluu olennaisena osana sopimuspohjainen järjestely (eduskuntakäsittelyn myötä saavutettu ratkaisu). Usein paras tie omaksua uusia käsitteitä ja sääntöjä on perehtyä niihin juuri lainsäädännön kautta. Lainsäädännön logiikkaan taas kuuluu käyttää käsitteitä, joiden merkitys voidaan olettaa ymmärrettävän samalla tavalla kaikkialla. Kun yhteinen ymmärryksemme (käsitteistä) lisääntyy, paranevat myös tiedonhallintaan liittyvät prosessimme. Pystymme esimerkiksi säilyttämään asiakirjat niiden tarkoituksen mukaisesti, huolehtimaan paremmin tietosuojasta ja tietoturvasta sekä tarjoamaan parempaa palvelua tietopyyntöjä kohdatessamme. Sanalla sanoen, pystymme hoitamaan lakisääteiset tehtävämme tuloksellisemmin.
Johtopäätöksiä
Tiedonhallinnan ja arkistoalan käsitteistö on muuttumassa käsitetransitioiden ja lainsäädäntöratkaisujen kautta. Väärin tulkitut käsitteet aiheuttavat toiminnoissa sekaannuksia ja vääriä ratkaisuja. Yhtenäinen samalla tavalla ymmärretty käsitteistö sen sijaan tehostaa prosesseja ja johtaa oikeisiin ratkaisuihin sekä tiedonhallintalain edellyttämään hyvään tiedonhallintatapaan. Lainsäätäjä onkin lähtenyt muuttamaan tilannetta yhtenäisemmän käsitteistön saavuttamiseksi. Käsitteistö ja sen tarkentavat kuvaukset ovat saamassa uutta sisältöä erityisesti digitalisaatiosta sekä myös kansainvälisestä sääntelystä ja palveluperiaatteesta nousevista näkökohdista. Laissa säädettyjen virallisten käsitteiden käyttäminen ja vakiintumattomien käsitteiden välttäminen on tärkeä systeeminen tiedon käsittelyyn liittyvä valinta sekä tiedonhallintamallin toimivuuteen ja tehokkuuteen liittyvä edellytys.
Tietoaineiston säilyttäminen on tiedonhallinnallisesti operatiivista tietoaineiston alkuperäiseen käyttötarpeeseen perustuvaa aktiivista hyödyntämistä, ennen kuin aineisto joko arkistoidaan tai tuhotaan. Yhtenäistä käsitteistöä samalla tavalla käyttämällä ja soveltamalla voimme tehostaa tietoprosessejamme saavuttaen samalla paremman kokonaistiedonhallinnan. Yhtenäisen käsitteistön omaksuminen ei ole kuitenkaan automaatio, vaan edellyttää organisaatioilta aktiivisia toimia käsitteistön ymmärtämiseksi ja käyttöön ottamiseksi. Yksittäisiltä työntekijöiden omaehtoinen kiinnostus on myös tärkeää.
Kannustan kaikkia perehtymään käsiteympäristöön, sekä seuraavassa kuvassa ilmeneviin säädöksiin. Kun ymmärrämme käsitteet samalla tavalla ja puhumme samaa kieltä, teemme parempaa ja kestävämpää tulosta niin tiedonhallinnallisesti kuin tietosuojan ja tietoturvan kannalta. Käsitteillä on väliä! Ottakaamme ne itse kukin haltuun, sillä siten helpottamme oheisen kuvan tiedonhallinta- ja rekisterinpitoyksikkömme, kuten koko ammattikorkeakoulun tehtävien hoitoa.
Kirjoittaja:
Ari Nieminen, hallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
Arkistolain esiselvitys –työryhmän raportti. 2020. https://okm.fi/documents/1410845/33413091/Arkistolain+esiselvitysraportti.pdf/5c7763b9-9081-fabf-98b8-3e69dfeeedd2/Arkistolain+esiselvitysraportti.pdf?t=1598526812096. 15.8.2025.
Arkistolaki. https://www.finlex.fi/eli?uri=http://data.finlex.fi/eli/sd/1994/831/ajantasa/2021-06-29/fin. 15.8.2025.
Euroopan Parlamentin ja Neuvoston Asetus (EU) 2016/679. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). http://data.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj. 15.8.2025.
Kansallisarkisto. 2025. Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa. https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/lahtoruutu-mita-arkistointi-tarkoittaa. 15.8.2025.
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta. https://www.finlex.fi/eli?uri=http://data.finlex.fi/eli/sd/2019/906/ajantasa/2025-06-27/fin. 15.8.2025.
Oikarinen, T. 2025. Tiedonhallintalain vaatimukset ja keskeiset käsitteet sekä tiedonhallintamallin laadintaan liittyviä näkökohtia. https://cdn.verkkopalvelu.suomi.fi/files/Tiedonhallintalain%20vaatimukset%20ja%20tiedonhallintamalli%203.4.2025-57da15d123d7e6fa7637bb21a6debe17.pdf. 15.8.2025.
Opetus- ja kulttuuriministeriö. Arkistolainsäädännön uudistaminen (OKM057:00/2021). https://okm.fi/hanke?tunnus=OKM057:00/2021#lainvalmistelu. 15.8.2025.
Valtiovarainministeriö. 2022. Suositus tiedonhallintamallista. Valtiovarainministeriön julkaisuja – 2024:22. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/165497/VM_2024_22.pdf?sequence=1&isAllowed=y. 15.8.2025.
Valtiovarainministeriö. 2025. Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä. Valtiovarainministeriön julkaisuja – 2025:25. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/166309/VM_2025_25.pdf?sequence=1&isAllowed=y. 15.8.2025.
Tiedonhallintalaki. https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/906?language=fin&highlightId=737260&highlightParams=%7B%22type%22%3A%22BASIC%22%2C%22search%22%3A%22tiedonhallintalaki%22%7D#chp_5__sec_21__heading. 15.8.2025.
Tietosuojalaki. https://www.finlex.fi/eli?uri=http://data.finlex.fi/eli/sd/2018/1050/ajantasa/2025-06-27/fin. 15.8.2025.