Lukujärjestys – tai työjärjestys, kuten Kareliassa sanotaan – on opiskelijoille ja opettajille jokaisen arkipäivän selkäranka – mutta kuinka se oikein syntyy? Vaikka opiskelijat näkevät valmiin aikataulun, sen taustalla on prosessi, jossa yhdistyy pedagogiikka, resurssien hallinta ja teknologia.
Tarpeiden ja rajoitteiden kartoitus sekä tasapainon etsiminen
Kaikki alkaa opetussuunnitelmasta: mitä opintojakson toteutuksia on tarjottava, kuinka monta ryhmää on, ja ketkä opettajat opettavat. Koulutusvastuittain opettajat tekevät yhteissuunnittelua, joka antaa raamit miten paljon opetusta ryhmille millekin viikolle laitetaan ja miten opetus etenee pedagogisesti järkevällä tavalla. Yhteissuunnittelun jälkeen opettajat kirjaavat toiveet opintotietojärjestelmä Peppiin rytmitys- ja tilatoiveina. Näiden suunnitelmien perusteella työjärjestyssuunnittelijat laittavat toivotut tunnit työjärjestyksiin.
Työjärjestyssuunnittelijoiden on otettava opettajien toiveiden lisäksi huomioon tilojen saatavuus – esimerkiksi auditoriot, laboratoriot ja erityisluokat (kuten hoitotaitoluokat ja IT-luokat) ovat yllättävän haluttuja aika-ajoin. Lisäksi suunnitteluun vaikuttavia asioita ovat opettajien työaikarajoitukset, koulutusvastuiden kokousajat, koko organisaation yhteiset tapahtumat sekä opiskelijoiden harjoitteluajat.
Työjärjestyssuunnittelun tavoitteena on rakentaa aikataulu, joka on pedagogisesti mielekäs, kuormitukseltaan tasapainoinen ja käytännössä toteutettavissa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että oppilaille ei tule liian pitkiä päiviä tai taukoja, ja että opettajat voivat opettaa tehokkaasti kyseiseen opetukseen soveltuvissa tiloissa.
Teknologian rooli sekä ihmisen tekemää työtä
Kareliassa työjärjestyssuunnittelu on keskitetty ja jokaisen työjärjestyssuunnittelijan työpöydällä on useita eri koulutusvastuun työjärjestyksiä. Työjärjestysten suunnittelussa hyödynnetään opintotietojärjestelmä Peppiä. Pepin resurssiensuunnittelun osio auttaa hahmottamaan tilojen, toteutusten ja opiskelijaryhmien koordinointia. Mutta vaikka teknologia auttaa, lopullinen työjärjestys vaatii aina ihmisen tekemää työtä. Tilarajoitteet, opettajien toiveet, erityistarpeet ja arjen realiteetit huomioidaan, ja aikatauluja muokataan hahmoteltaessa kokonaisuutta. Työjärjestyssuunnittelijoiden on otettava huomioon myös toistensa koulutusvastuut ja käytävä yhteistä keskustelua esimerkiksi tilojen tasaisesta riittävyydestä kaikille koulutusaloille. Tarkkailtava on myös useilla koulutusvastuilla opettavien opettajien aikataulua ja siirtymiä kampukselta toiselle.
Työjärjestysten julkaisu ja jatkuva seuranta
Kun työjärjestykset ovat valmiit, ne lähetetään tarkastukseen opettajille. Tarkastuksen jälkeen ne julkaistaan opiskelijoille ja henkilökunnalle. Mutta työ ei lopu siihen – muutoksia tehdään jatkuvasti esimerkiksi resurssivaihdosten, sairastumisten, tilamuutosten tai ryhmämuutosten vuoksi.
Oppimisen mahdollistaja
Toimiva työjärjestys on kuin näkymätön verkosto, joka pitää oppilaitoksen arjen sujuvana. Se on yhdistelmä suunnittelua, yhteistyötä ja teknologiaa – ja ennen kaikkea ihmisten tekemää työtä, oppimisen mahdollistamiseksi.
Kirjoittajat:
Kaisa Pakkanen, opetusteknologia-asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Minna Rokkila, opetusteknologia-asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu