Tämä artikkeli on kolmas osa kolmen artikkelin sarjasta, jossa kuvataan Karelia-ammattikorkeakoulun Y-Akatemian opinnäytetyöprosessia ja siihen liittyvän seurantatyökalun suunnittelua. Sarjan ensimmäinen artikkeli käsitteli opinnäytetyöprosessin muotoilun taustoja. Sarjan toisessa artikkelissa kuvattiin opinnäytetyöprosessin muotoilun rakennetta, sekä sitä miten kerätty data tukee seurantatyökalua. Tässä sarjan kolmannessa artikkelissa avataan Y-Akatemian opinnäytetyöprosessin seurantaa sekä kuvataan, miten tekniset ratkaisut tukevat prosessin hallintaa. Artikkelin alkupuolella lehtori Martha Balerina kertoo prosessin seurannasta ja koordinoinnista, jonka jälkeen lehtori Anssi Gröhn avaa seurantatyökalun teknistä toteutusta taustajärjestelmien muutosten sekä Power BI -taulukoiden osalta.
Ammattikorkeakoulun opinnäytetyön tulisi olla käytännönläheinen, työelämälähtöinen ja ajankohtainen (Vilkka 2025), mutta samalla sen tulisi tukea myös opiskelijan kognitiivisten taitojen ja metataitojen kehittymistä. Tästä syystä Y-Akatemiassa opinnäytetyötä ohjataan ja seurataan kokonaisvaltaisena prosessina yhden tietojärjestelmän kautta, mikä mahdollistaa opiskelijan etenemisen jatkuvan seurannan ja auttaa tunnistamaan sekä suoritetut että keskeneräiset vaiheet. Y-Akatemiassa opinnäytetyöprosessin vaiheistaminen ja vaiheiden synkronoitu tiedonkeruu (Balerina & Gröhn 2025b) ovat mahdollistamassa opiskelijalle selkeän ja jäsennellyn opinnäytetyön prosessin aikajanan.
Samalla sekä työn ohjaaja että tarkastaja, ja mikä tärkeämpää, koko yksikön opettajat, ovat tietoisia opiskelijan työn etenemisestä (Balerina 2023; 2024). Y-Akatemian opinnäytetyöprosessin seuranta ei ole riippuvainen Wihi-järjestelmästä, jonka tietojärjestelmä on rajoittava. Monissa yksiköissä tiedon kirjaaminen järjestelmään alkaa vasta, kun opinnäytetyön aihe on virallisesti hyväksytty, ja pääsyn järjestelmään saavat vain kyseisen työn ohjaaja ja tarkastaja. Y-Akatemiassa sekä opettajat että opiskelijat löytävät opinnäytetyöhön liittyvät tiedot yhdestä tietojärjestelmästä, Moodlesta, johon on integroitu Oppikoppi-työkalu. Oppikoppi hyödyntää dataa Wihistä ja Pepistä, ja toimii tehokkaana seurantatyökaluna: se hakee, käsittelee ja visualisoi tiedot käyttäjälle selkeässä muodossa (Balerina & Gröhn 2025a).
Aikajana ja seuranta
Y-akatemian opinnäytetyön prosessin aikajana näkyy lineaarisesti. Opiskelija näkee yhdellä silmäyksellä kaikki häneltä odotettavat osiot. Punaisella näkyvät osiot, joita ei ole vielä aloitettu, ja vihreällä ne, jotka on jo suoritettu. Y-Akatemian opinnäytetyöprosessi koostuu kahdeksasta osiosta (Balerina & Gröhn 2025b), joista kukin edustaa opiskelijalta odotettavaa aktiivisuutta, kuten kirjoitustehtävän tekemistä tai osallistumista dialogiin. Osiot toimivat kuten kalenterin ”tehtävät”. Opiskelijalle hahmottuu hallittu ja selkeästi jäsennelty opinnäytetyöprojekti. Osiot etenevät aikajanalla loogisessa järjestyksessä, sillä jokaisen osion suorittaminen edellyttää edellisen osion valmistumista. Nämä osiot on helppo käydä läpi ohjauksissa ja yksikön kokouksissa, jolloin opinnäytetöiden etenemistä voidaan seurata selkeästi ja ajantasaisesti (Balerina 2023; 2024).
Opinnäytetyöprosessi käynnistyy heti siitä hetkestä, kun opiskelija ilmaisee kiinnostuksensa työn aloittamiseen. Tällöin aikajanan osiot näkyvät punaisina, ja nämä välietapit muodostuvat ohjauksessa keskeisiksi opinnäytetyöprosessin kokonaisuuden hahmottamisessa. Opiskelijalle avautuu ymmärrys siitä, että opinnäytetyö on hallittava projekti muiden opintojen rinnalla. Lähdetään liikkeelle kysymyksistä: ”milloin haluan valmistua” ja ”kuinka paljon aikaa olen valmis käyttämään opinnäytetyöhön”. Keskustelussa opiskelijan kanssa aikajanasta muodostuu kalenteriin sidottu kokonaisuus, jossa välietapit on merkitty konkreettisiksi päivämääriksi. Kun koko työskentelylle asetetaan selkeä määräaika ja jämäkkä aikajana, kirjoittamiseen syntyy luonnollinen rytmi ja eteneminen tehostuu (Balerina 2023).
Kehittäessäni vuosina 2022–2023 opinnäytetyöprosessia Y-Akatemiassa ajattelin, että prosessin tulisi olla opiskelijalle rakentava ja selkeästi jäsennelty, jaettuna hallittaviin kokonaisuuksiin. Tästä syystä kehitin Y-Akatemiassa vuodesta 2022 alkaen opinnäytetyömuodon, joka yhdistää työskentelypäiväkirjan ja portfolion. Tämän mallin nimi on Praktinen osaamis- ja oppimispäiväkirjapainotteinen opinnäytetyö (POP). Tämän opinnäytetyömuodon keskeiset luvut ovat: 1) osaamis- ja oppimispäiväkirja, 2) tulosten yhteenveto ja syvällinen reflektointi, sekä 3) portfoliotyöskentelyn esittely ja pohdinta. Säännöllinen kirjoittaminen osaamispäiväkirjasta portfolion esittelyyn asti mahdollistaa opinnäytetyöprosessin läpiviennin ja suorittamisen neljässä kuukaudessa. (Balerina 2023; 2024.)
Opinnäytetyöprosessin aikajanan seuraaminen on helppoa Power BI -raportointityökalulla. Koska Y-Akatemia toimii monialaisena oppimisympäristönä, opiskelijat tulevat eri koulutusaloilta ja taustoista. Raportointityökalu esittää selkeässä visuaalisessa grafiikassa jokaisen opiskelijan prosentuaalisen etenemisen opinnäytetyöprosessissa värillisenä etenemispalkkina, ja tuo samalla näkyviin kotikoulutusalakohtaiset erot. Esimerkiksi yksikön kokouksessa voidaan tarkistaa, kuinka moni opiskelija on aihesuunnitelman dokumentin viimeistelyssä. Tämä tieto on erittäin hyödyllinen verrattuna aiempaan ainoastaan Wihissä käytettyyn järjestelmään, jossa opinnäytetyö näkyi vasta, kun aihe oli hyväksytty ja ohjaaja sekä tarkastaja oli nimetty.
Kuormitus ja ennakointi
Koska opinnäytetyön tulee olla syvällinen, analyyttinen ja käytännössä hyödynnettävä, se voi tietyissä vaiheissa kuormittaa sekä opiskelijaa että ohjaajaa. Erityisesti kirjallisuuskatsaus voi aiheuttaa haasteita, sillä sen tavoitteena on tunnistaa olemassa oleva tieto aihepiiristä, tiivistää siitä olennaiset osat sekä arvioida ja tulkita löydettyä tietoa (Booth, Sutton, Clowes & Martyn-St James 2022). Tämän vuoksi valmennustehtävillä pyritään tukemaan opiskelijan teknisten taitojen lisäksi myös hänen reflektointi- ja argumentaatiokykynsä kehittymistä. Seurantatyökalun avulla on helppo ennakoida, mikä välietappi on seuraavaksi tulossa kunkin opiskelijan kohdalla, ja näin voidaan tarjota tukea ajoissa ennen kuin opiskelija ehtii jumittua prosessin tiettyyn vaiheeseen. Esimerkiksi alkukirjoitustyössä, joka etenee ymmärtävällä kirjoittamisen mallilla (Vilkka 2023, 111; Machi & McEvoy 2022, 158).
Myös ohjaajien ja tarkastajien kuormitusta on mahdollista ennakoida. Power BI -raportointityökalu näyttää esimerkiksi, kuinka monta arvioitavaa opinnäytetyötä on odotettavissa tiettynä kuukautena, kuinka paljon opinnäytetyöseminaaria on tulossa tiettynä kuukautena, jne. Lisäksi se mahdollistaa opettajakohtaisen seurannan ohjattavien ja tarkastettavien opinnäytetöiden määristä.
Seuraavaksi tarkastelemme, miten opinnäytetyöprosessin ydinelementit – eteneminen, ohjaajien kuormitus ja tehtävien tilanne, voidaan tehdä helposti seurattaviksi interaktiivisten mittareiden, värikoodien ja visuaalisten grafiikoiden avulla.
Taustajärjestelmien muokkaaminen tukemaan uutta dataa
Tämän artikkelin osalta pidämme toteutuksen kuvaukset yleisellä tasolla, esitellen Robot Frameworkilla toteutettuun taustajärjestelmään tarvittavat muutokset sekä Power BI:n aputaulukkojen idean. Näiden ratkaisujen teknisempi kuvaus vaatii jonkin verran enemmän tietämystä niin ohjelmoinnista, kuin DAX-kielestäkin, joten niiden tarkempi läpikäynti on siirretty artikkelisarjan lisäosaan (Gröhn, 2025).
Y-Akatemian opinnäytetyöprosessin visualisointia varten on toteutettava Oppikoppiin uusi hakutoiminnallisuus kuormittavuusarviodataa varten. Kuormittavuusarviotieto tallennetaan käsin Moodlen Wiki-aktiviteettiin. Aktiviteetin sisältö on mahdollista ladata Moodlesta HTML-muodossa. HTML-muodossa oleva data puolestaan on valmiiksi rakenteista, joten sinne kirjoitetun taulukon muuntaminen CSV-muotoon on ohjelmallisesti mahdollista. Tätä varten kehitettiin kuoriskripti, joka hyödyntää mm. UNIX-järjestelmistä tuttuja awk-, sed– ja tr-komentorivityökaluja.
On kuitenkin huomioitava, että kaikki työtilat eivät sisällä samantyyppistä Wiki-sivua. Tämän vuoksi datan noutaminen on oltava kohdistettavissa vain tiettyyn työtilaan Oppikoppi-palvelimella. Koska Oppikoppi käyttää Robot Framework –ohjelmistokehyksen skriptejä ohjelmistorobotin toteutukseen, tarkastelemme sen mahdollisuuksia.
Mikäli olisimme kehittämässä perinteisimmillä kielillä ohjelmaa, johon halutaan erillinen toiminnallisuus eritystapausta varten, voisimme soveltaa esimerkiksi olio-ohjelmoinnista tuttua perintää tai funktioiden ylikirjoittamista. Robot Framework ei kuitenkaan tue näitä mekanismeja suoraan, mutta voimme rakentaa vastaavan toiminnallisuuden Import Resource –komennolla. Import Resource lataa tietyn Robot Frameworkin resurssitiedoston ajonaikaisesti, ja liittää resurssitiedostossa olevat komennot (ja muuttujat) koko skriptin käyttöön.
Ladattujen resurssitiedostojen komennot on eroteltu Robot Frameworkissa tiedostonimen mukaisella etuliitteellä ja pisteellä, joten niitä on mahdollista ladata ja suorittaa useita saman skriptin sisällä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vaikka kahdessa erillisessä resurssitiedostossa olisi sama komento, molempia voidaan kutsua samalla suorituskerralla resurssitiedoston nimen perusteella.
Tarvittavat taulukkorakenteet Power BI:ssä
Oppikopin perusvisualisoinnin sisältämät taulukot tarvitsevat rinnalleen hieman lisää tietoa.
- Ryhmittelyt
- Koulutusohjelmat
- Kuormittavuusarvio
- Opinnäytetyön tila (Wihissä)
Yllä olevat saadaan liitettyä mukaan suoraan Moodlen sekä SQL-kyselyjen palauttamasta datasta. Lisäksi tarvitsemme muutamia aputaulukoita.
Tehtävät ja Wihisuoritukset –aputaulukko tuottaa yksilöidyt rivit jokaiselle tehtävälle niin Moodlen tehtävistä kuin opinnäytetyön vaiheista Wihissä. Sen kautta liitämme myös tehtävien nimiin numeroinnin, jolloin Power BI järjestää visualisoinnissa ne nousevaan järjestykseen, mutta käytännössä voimme määrittää halutun järjestyksen itse vaihtamalla nimen edessä olevaa järjestysnumeroa.
Opinnäytetyöt ja ohjaajat –aputaulukko sisältää tiedon siitä, ketkä toimivat minkäkin opinnäytetyön (ja opiskelijan) ohjaajina sekä tarkastajina, mihin koulutusohjelmaan opiskelija kuuluu, sekä minä vuonna työ on aloitettu. Työn aloittamisvuosi päätellään ensimmäisenä palautettavan Moodle-tehtävän palautusaikaleiman avulla.
Opparitehtävien pisteet ryhmittäin -aputaulukko kostaa pisteet tehtäväpisteet opinnäytetyökohtaisesti. Tämän taulukon avulla saadaan pisteet näkymään kaikille samaa opinnäytetyötä tekeville samoina.
Opinnäytetyöprosessin palautukset –taulukko puolestaan kertoo, onko tehtävä palautettu vai ei. Taulukkoa käytetään palautusten tarkasteluun opinnäytetyökohtaisesti.
Tehtäväpalautusten tilanne
Tavoitteena oli saada eteneminen opinnäytetyöprosessin eri vaiheissa paremmin näkyviin. Visualisointi rakentuu pitkälti yhden Power BI -mittarin varaan, joka palauttaa suhteellisen arvon [0…1] miten paljon tarjolla olevista tehtävistä on palautettu. Lopputulos saadaan laskettua kaavalla:
Opinnäytetyön vaihe = palautusten lukumäärä / palautettavien lukumäärä
Koska visualisointi rakennetaan matriisiin, mittarille saataville oleva tieto vaihtuu rivi- ja sarakekohtaisen kontekstin perusteella. Riveille valitaan opinnäytetyön nimi, sarakkeisiin tehtävän nimi ja arvoksi puolestaan Opinnäytetyön vaihe -mittari. Silloin yksittäistä solua kohden palautettavien tehtävien lukumäärä on aina 1, ja rivin yhteensä -sarakkeeseen saadaan kokonaistilanne opinnäytetyökohtaisesti.
Visualisointiin määritellään soluihin soveltuvat raja-arvot, joiden perusteella esitetään värikoodattu kuvake solun kohdalla, ilmaisten onko tehtävästä palautusta vai ei. Yhteensä-sarakkeessa esitetään prosentuaalinen arvo.
Opiskelijoiden edistyminen
Opiskelijoiden edistyminen –visualisonnissa osoitetaan opiskelijoiden suhteellinen edistyminen kaikissa tehtävissä vaakasuuntaisena palkkikaaviona. Lisäksi eri vaiheissa olevien opinnäytetöiden lukumäärät esitetään piirakkakaaviona.
Mikäli opparitehtävien pisteet ryhmittäin -taulukkoa ei olisi, pisteet esitettäisiin ainoastaan opiskelijakohtaisesti. Jos samaa opinnäytetyötä tekee useampi opiskelija, muiden kuin tehtävän palauttaneen edistystä ei näytetä oikein – tavoitteena kuitenkin on, että ryhmästä vain yhden palautus riittää palautukseksi kaikille.
Ohjaajien ja tarkastajien kuormitus
Visualisoinnissa pyritään esittämään montako ohjattavaa ja tarkastettavaa kullakin ohjaajalla on, sekä listaamaan työt vaiheittain ryhmiteltynä. Visualisoinnissa esitetään myös kunkin työn aloitusvuosi, ohjaajat ja tarkastajat, sekä tekijät. Kuormituslukumääriin otetaan mukaan ainoastaan tekeillä alla olevat työt, eli jo valmistuneita ei huomioida. Tieto on laskettavissa Opinnäytetyöt ja ohjaajat –taulukon sisältämän tiedon perusteella.
Ohjaajien kuormittavuusarvio
Kuormittavuusarvio ohjaajille esittää opinnäytetyön eri vaiheissa tulevien ohjaustapahtumien lukumäärät. Tieto on noudettu CSV-muodossa Moodlen wikisivulta aiemmin kuvatun kohdistetun datan hakutoiminnon avulla.
Kuormitus esitetään pystysuuntaisella pinotulla palkkikaaviolla. X-akselille on sijoitettu kunkin kuormitustiedon vuosi-kuukausi -tieto sekä ohjaajan nimi. Y-akselille puolestaan on laskettu kuormitustapahtumien lukumäärä. Visualisointiin on lisätty selite ja värikoodaus tapahtuman tyypin perusteella, eli onko kyseessä tuleva tapahtuma aihesuunnitelma, aihesuunnitelmadialogi, seminaari vai kypsyysnäytedialogi.
Pohdintaa kehittämistyöstä
Tässä kolmen artikkelin sarjassa on kuvattu Karelia-ammattikorkeakoulun Y-Akatemian opinnäytetyöprosessia, jossa yhdistyvät pedagoginen ajattelu ja teknologinen tuki. Artikeleissa on avattu, miten opinnäytetyöprosessin onnistunut ohjaaminen ja seuranta edellyttävät sekä oppimista tukevia, vaiheistettuja menetelmiä että selkeitä ja toimivia digitaalisia ratkaisuja. Käytännönläheinen toteutus, jossa yhdistyvät Moodlen oppimisympäristö, Oppikoppi-seurantatyökalu ja Power BI -visualisoinnit, tekee opinnäytetyöprosessista läpinäkyvän, ennakoitavan ja ohjauksen näkökulmasta hallittavan kokonaisuuden.
Y-Akatemian opinnäytetyöprosessissa korostuvat dialogisuus, reflektio ja vaiheittainen eteneminen. Nämä elementit tukevat opiskelijan oppimista ja hyvinvointia. Samalla ne vastaavat korkeakouluopetukselle asetettuihin laatu- ja vaikuttavuusvaatimuksiin ja tärkeihin tulevaisuuden työelämätaitoihin (HY+ 2021; Opetushallitus 2019) ja tutkimukselliseen työskentelyyn kuuluviin piirteisiin (Hakala 2022). Onnistunut opinnäytetyöprosessi ei ole vain opiskelijan harteilla, vaan edellyttää myös yksiköltä systemaattista rakennetta ja toimivia tukirakenteita. Sekä opiskelijoiden että opettajien kokemukset osoittavat, että selkeät ohjeistukset, ennakoitavuus ja läpinäkyvä eteneminen vähentävät kuormitusta ja edistävät sujuvaa työskentelyä.
Tämä artikkelisarja tarjoaa konkreettisen vastauksen näihin tarpeisiin. Y-Akatemian opinnäytetyöprosessin vaiheistettu rakenne auttavat opiskelijaa hahmottamaan kokonaisuuden, asettamaan realistisia tavoitteita ja sitoutumaan prosessiin. Samalla ohjaajille ja tarkastajille avautuu mahdollisuus kohdentaa tukensa oikea-aikaisesti ja prosessin kannalta kriittisiin vaiheisiin, hallitusti, vaikuttavasti ja kuormitusta ennakoiden, sillä ohjaustarpeet ovat tunnistettavissa ja mitattavissa. Tämä vähentää viivästyksiä, parantaa työn laatua ja tekee prosessista hallittavamman myös opettajan näkökulmasta.
Y-Akatemian opinnäytetyöprosessi muodostuu yhteisen alustan, jossa opiskelijoiden, ohjaajien ja tarkastajien roolit ja vastuut ovat selkeästi näkyvissä. Tämä lisää vuorovaikutusta ja tuo osapuolet lähemmäs toisiaan yhteisen tavoitteen, onnistuneen opinnäytetyön, ympärille. Teknologian tarkoituksenmukainen hyödyntäminen tuo pedagogisiin käytäntöihin uudenlaista vaikuttavuutta. Kun opiskelijan eteneminen tehdään näkyväksi ja sitä tuetaan suunnitelmallisesti, paranee paitsi prosessin selkeys myös sen lopputulos. Oppimisanalytiikan hyödyntäminen tuo prosessiin uutta läpinäkyvyyttä, joka palvelee opiskelijaa, ohjaajaa ja koko yksikköä. Seuranta ei ole pelkkää valvontaa, vaan oppimisen ja ohjauksen tukea. Vaiheistettu, osallistava ja datalla ohjattu opinnäytetyöprosessi mahdollistaa paitsi yksilöllisen oppimisen tukemisen tarkoituksenmukaisesti, myös resurssien viisaamman kohdentamisen ja ohjaustyön ennakoimisen, mikä on erityisen tärkeää nykypäivän kuormittavassa koulutusympäristössä.
Y-Akatemian käytännöt osoittavat, että kun pedagogiikka ja teknologia kulkevat rinnakkain, syntyy kokonaisuus, joka tukee sekä oppimista että hyvinvointia. Opinnäytetyö ei ole vain lopputuotos tai arvioinnin kohde, eikä yksittäinen opiskelijan suoritus, vaan monivaiheinen, yhteisöllinen prosessi, joka kehittää sekä asiantuntijuutta että ihmisyyttä. Tämän vuoksi sen rakenteen ja ohjauksen tulisi heijastaa samaa syvyyttä, selkeyttä ja merkityksellisyyttä, jota odotamme itse opinnäytetyöltä.
Kirjoittajat:
Martha Balerina, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Anssi Gröhn, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
Balerina, M. & Gröhn, A. 2025a. Sujuvaa opinnäytetyöprosessia rakentamassa Y-Akatemiassa: osa 1. https://www.karelia.fi/2025/03/sujuvaa-opinnaytetyoprosessia-rakentamassa-y-akatemiassa-osa-1/ 13.4.2025.
Balerina, M. & Gröhn, A. 2025b. Sujuvaa opinnäytetyöprosessia rakentamassa Y-Akatemiassa: osa 2. https://www.karelia.fi/2025/04/sujuvaa-opinnaytetyoprosessia-rakentamassa-y-akatemiassa-osa-2. 13.4.2025.
Balerina, M. 2024. Ryhtiä ja rakennetta päiväkirjamuotoiseen opinnäytetyöhön. Esitys. Helsinki: opinnäytetyön ohjaajakoulutus.
Balerina, M. 2023. ONT-prosessin uudistus. Esitys. Lappeenranta: Ihmevalmentajakoulutus.
Booth, A., Sutton, A., Clowes, M. & Martyn-St James, M. 2022. Systematic approaches to a successful literature review. Sage.
Gröhn, A. 2025. Sujuvaa opinnäytetyöprosessia rakentamassa Y-akatemiassa: huomioita teknisestä toteutuksesta. https://www.karelia.fi/2025/04/sujuvaa-opinnaytetyoprosessia-rakentamassa-y-akatemiassa-huomioita-teknisesta-toteutuksesta/ 22.4.2025
Hakala, J. T. 2022. Hyvä, parempi, valmis. Opinnäyteopas ammattikorkeakouluille. Helsinki: Gaudeamus.
HY+ Koulutus- ja kehittämispalvelut. 2021. Tulevaisuuden työelämätaidot. https://hyplus.helsinki.fi/wp-content/uploads/2021/06/Tulevaisuuden-tyoelamataidot.pdf. 28.1.2025.
Machi, L. A & McEvoy, B. T. 2022. The literature review. & steps to success. California: Thousands Oaks.
Opetushallitus. 2019. Osaaminen 2035. Osaamisen ennakointifoorumin ensimmäisiä arviointituloksia. Raportit ja selvitykset 2019:3. https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/osaaminen_2035.pdf. 28.1.2025.
Vilkka, H. 2025. Tutki ja kehitä. Jyväskylä: Santalahti-kustannus.
Vilkka, H. 2023. Kirjallisuuskatsaus metodina, opinnäytetyön osana ja tekstijana. Helsinki: Art House.