Rekis­te­ri­se­loste: lähipiirirekisteri

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n lähipiirirekisteri

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laati­mis­päi­vä­määrä: 10.4.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki 1050/201

1. Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Lähi­pii­ri­re­kis­te­rin vastuuhenkilö

Hallinto- ja talous­joh­taja Pia Hiltu­nen, puh. +358 40 743 6165, sähkö­posti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

4. Yhteys­hen­ki­löt lähi­pii­ri­re­kis­te­riin liit­ty­vissä asioissa

Hallinto- ja talous­joh­taja Pia Hiltu­nen, puh. +358 40 743 6165, sähkö­posti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

5. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Lähi­pii­ri­re­kis­te­riin kerä­tään ja säily­te­tään Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n halli­tuk­sen ja johto­ryh­män jäse­nistä osakeyh­tiö­lain, kirjan­pi­toa­se­tuk­sen ja kirjan­pi­to­lau­ta­kun­nan suosi­tuk­sen mukai­set tiedot. Ammat­ti­kor­kea­koulu käsit­te­lee halli­tuk­sen ja johto­ryh­män jäsen­ten henki­lö­tie­toja voidak­seen toteut­taa ammat­ti­kor­kea­kou­lulle määri­tel­tyjä tehtäviä.

Kun henkilö tulee vali­tuksi halli­tuk­sen tai johto­ryh­män jäse­neksi, niin häneltä kerä­tään lähi­piiri-ilmoi­tus­lo­mak­keella seuraa­vat tiedot: nimi, synty­mä­aika, sähkö­pos­tio­soite, johto- ja luot­ta­mus­teh­tä­vät sekä muut sidon­nai­suu­det. Lisäksi rekis­te­riin on kirjattu päivä­määrä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.

7. Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Lähi­pii­ri­re­kis­te­rissä on Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n halli­tuk­sen ja johto­ryh­män jäsen­ten henki­lö­tie­toja sekä heidän ilmoit­ta­mia sidon­nai­suuk­siin liit­ty­viä tietoja. Lähi­pii­ri­re­kis­te­rissä on seuraa­vat tiedot: nimi, synty­mä­aika, sähkö­pos­tio­soite, johto- ja luot­ta­mus­teh­tä­vät sekä muut sidon­nai­suu­det. Lisäksi rekis­te­riin on kirjattu päivä­määrä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.

8. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koske­van tehtä­vän hoita­mi­nen, julki­sen vallan käyttö, laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen (ammat­ti­kor­kea­kou­lu­laki ja asetus), sekä osakeyh­tiö­lain (624/2006) 8 luvun 6 §, kirjan­pi­toa­se­tuk­sen (1339/1997) 2 luvun 7b §, kirjan­pi­to­lau­ta­kunta (KILA 2008/1829). Osakeyh­tiö­lain, kirjan­pi­toa­se­tuk­sen ja kirjan­pi­to­lau­ta­kun­nan ohjeen sisäl­tä­mät asiat löyty­vät ao. sään­nös­ten lisäksi lähi­pii­ri­re­kis­te­rin lomak­keen liit­teestä 1 (Liite 1 Perus­teet lähi­pii­ri­re­kis­te­rin laati­mi­selle 13.12.2018).

9. Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän kohdassa 8 mainit­tu­jen tehtä­vien hoita­mi­seen. Tiedot saadaan ko. henki­löltä itsel­tään lähipiiri-ilmoituslomakkeella.

10. Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Ei käytetä tässä yhteydessä.

11. Käsit­te­lyn turvallisuus

Tulos­teet hävi­te­tään säily­ty­sa­jan päät­ty­mi­sen jälkeen tieto­tur­val­li­sesti. Pape­rilla olevia aineis­toja säily­te­tään luki­tussa tilassa. Tiedot on tallen­nettu tieto­jär­jes­tel­mään tai suoja­tulle verk­ko­le­vylle. Käyt­tä­jillä on henki­lö­koh­tai­set käyt­tä­jä­tun­nuk­set järjes­tel­mään. Järjes­tel­män tai verk­ko­le­vyn tietoi­hin pääse­vät ja niitä käyt­tä­vät vain ne henki­löt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

12. Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Tilin­tar­kas­ta­jille anne­taan pyydet­täessä tietoja.

13. Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Rekis­te­ristä ei luovu­teta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Tieto­jen arkis­toin­nista ja pois­ta­mi­sesta järjes­tel­mästä nouda­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­toin­tia koske­via ohjeita.

15. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus, milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

Lähi­pii­ri­re­kis­te­riin kirjat­tu­jen tiedot korja­taan henki­lön ilmoi­tuk­sen mukaan ajan­ta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huoleh­tii lähi­pii­ri­re­kis­te­rin vastuu­hen­kilö. Vastuu­hen­kilö huoleh­tii tehtä­vän puolesta itse huomaa­mansa virheen korjaa­mi­sesta välittömästi.

16. Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.