Rekis­te­ri­se­loste: lähipiirirekisteri

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n lähipiirirekisteri

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laati­mis­päi­vä­määrä: 10.4.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki 1050/201

1. Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Lähipii­ri­re­kis­terin vastuuhenkilö

Hallinto- ja talous­johtaja Pia Hiltunen, puh. +358 40 743 6165, sähkö­posti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

4. Yhteys­hen­kilöt lähipii­ri­re­kis­teriin liitty­vissä asioissa

Hallinto- ja talous­johtaja Pia Hiltunen, puh. +358 40 743 6165, sähkö­posti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu.

5. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Lähipii­ri­re­kis­teriin kerätään ja säily­tetään Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n halli­tuksen ja johto­ryhmän jäsenistä osakeyh­tiölain, kirjan­pi­toa­se­tuksen ja kirjan­pi­to­lau­ta­kunnan suosi­tuksen mukaiset tiedot. Ammat­ti­kor­kea­koulu käsit­telee halli­tuksen ja johto­ryhmän jäsenten henki­lö­tietoja voidakseen toteuttaa ammat­ti­kor­kea­kou­lulle määri­teltyjä tehtäviä.

Kun henkilö tulee valituksi halli­tuksen tai johto­ryhmän jäseneksi, niin häneltä kerätään lähipiiri-ilmoi­tus­lo­mak­keella seuraavat tiedot: nimi, synty­mäaika, sähkö­pos­tio­soite, johto- ja luotta­mus­teh­tävät sekä muut sidon­nai­suudet. Lisäksi rekis­teriin on kirjattu päivä­määrä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.

7. Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Lähipii­ri­re­kis­te­rissä on Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n halli­tuksen ja johto­ryhmän jäsenten henki­lö­tietoja sekä heidän ilmoit­tamia sidon­nai­suuksiin liittyviä tietoja. Lähipii­ri­re­kis­te­rissä on seuraavat tiedot: nimi, synty­mäaika, sähkö­pos­tio­soite, johto- ja luotta­mus­teh­tävät sekä muut sidon­nai­suudet. Lisäksi rekis­teriin on kirjattu päivä­määrä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.

8. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koskevan tehtävän hoita­minen, julkisen vallan käyttö, lakisää­teisen tehtävän hoita­minen (ammat­ti­kor­kea­kou­lulaki ja asetus), sekä osakeyh­tiölain (624/2006) 8 luvun 6 §, kirjan­pi­toa­se­tuksen (1339/1997) 2 luvun 7b §, kirjan­pi­to­lau­ta­kunta (KILA 2008/1829). Osakeyh­tiölain, kirjan­pi­toa­se­tuksen ja kirjan­pi­to­lau­ta­kunnan ohjeen sisäl­tämät asiat löytyvät ao. säännösten lisäksi lähipii­ri­re­kis­terin lomakkeen liitteestä 1 (Liite 1 Perusteet lähipii­ri­re­kis­terin laati­mi­selle 13.12.2018).

9. Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan rekis­te­rin­pi­täjän kohdassa 8 mainit­tujen tehtävien hoita­miseen. Tiedot saadaan ko. henki­löltä itseltään lähipiiri-ilmoituslomakkeella.

10. Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Ei käytetä tässä yhteydessä.

11. Käsit­telyn turvallisuus

Tulosteet hävitetään säily­ty­sajan päätty­misen jälkeen tieto­tur­val­li­sesti. Paperilla olevia aineistoja säily­tetään lukitussa tilassa. Tiedot on tallen­nettu tieto­jär­jes­telmään tai suoja­tulle verkko­le­vylle. Käyttä­jillä on henki­lö­koh­taiset käyttä­jä­tun­nukset järjes­telmään. Järjes­telmän tai verkko­levyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

12. Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Tilin­tar­kas­ta­jille annetaan pyydet­täessä tietoja.

13. Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Rekis­te­ristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Tietojen arkis­toin­nista ja poista­mi­sesta järjes­tel­mästä nouda­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­tointia koskevia ohjeita.

15. Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus, milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

Lähipii­ri­re­kis­teriin kirjat­tujen tiedot korjataan henkilön ilmoi­tuksen mukaan ajanta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huolehtii lähipii­ri­re­kis­terin vastuu­henkilö. Vastuu­henkilö huolehtii tehtävän puolesta itse huomaa­mansa virheen korjaa­mi­sesta välittömästi.

16. Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.