Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n lähipiirirekisteri
TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 10.4.2019
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki 1050/201
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Lähipiirirekisterin vastuuhenkilö
Hallinto- ja talousjohtaja Pia Hiltunen, puh. +358 40 743 6165, sähköposti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu.
4. Yhteyshenkilöt lähipiirirekisteriin liittyvissä asioissa
Hallinto- ja talousjohtaja Pia Hiltunen, puh. +358 40 743 6165, sähköposti: pia.hiltunen(at)karelia.fi, postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu.
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Lähipiirirekisteriin kerätään ja säilytetään Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n hallituksen ja johtoryhmän jäsenistä osakeyhtiölain, kirjanpitoasetuksen ja kirjanpitolautakunnan suosituksen mukaiset tiedot. Ammattikorkeakoulu käsittelee hallituksen ja johtoryhmän jäsenten henkilötietoja voidakseen toteuttaa ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä.
Kun henkilö tulee valituksi hallituksen tai johtoryhmän jäseneksi, niin häneltä kerätään lähipiiri-ilmoituslomakkeella seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, johto- ja luottamustehtävät sekä muut sidonnaisuudet. Lisäksi rekisteriin on kirjattu päivämäärä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Lähipiirirekisterissä on Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n hallituksen ja johtoryhmän jäsenten henkilötietoja sekä heidän ilmoittamia sidonnaisuuksiin liittyviä tietoja. Lähipiirirekisterissä on seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, johto- ja luottamustehtävät sekä muut sidonnaisuudet. Lisäksi rekisteriin on kirjattu päivämäärä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, julkisen vallan käyttö, lakisääteisen tehtävän hoitaminen (ammattikorkeakoululaki ja asetus), sekä osakeyhtiölain (624/2006) 8 luvun 6 §, kirjanpitoasetuksen (1339/1997) 2 luvun 7b §, kirjanpitolautakunta (KILA 2008/1829). Osakeyhtiölain, kirjanpitoasetuksen ja kirjanpitolautakunnan ohjeen sisältämät asiat löytyvät ao. säännösten lisäksi lähipiirirekisterin lomakkeen liitteestä 1 (Liite 1 Perusteet lähipiirirekisterin laatimiselle 13.12.2018).
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseen. Tiedot saadaan ko. henkilöltä itseltään lähipiiri-ilmoituslomakkeella.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Ei käytetä tässä yhteydessä.
11. Käsittelyn turvallisuus
Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Paperilla olevia aineistoja säilytetään lukitussa tilassa. Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tilintarkastajille annetaan pyydettäessä tietoja.
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Tietojen arkistoinnista ja poistamisesta järjestelmästä noudatetaan Karelia-ammattikorkeakoulun arkistointia koskevia ohjeita.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
Lähipiirirekisteriin kirjattujen tiedot korjataan henkilön ilmoituksen mukaan ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta huolehtii lähipiirirekisterin vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö huolehtii tehtävän puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.