Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijapalvelut on ottanut merkittävän askeleen kohti modernimpaa ja tehokkaampaa opiskelijahallintoa ottamalla käyttöön uuden sähköisen lomakkeen, jolla opiskelija voi hakea harkinnanvaraista lisäaikaa, uudelleen myönnettävää opiskeluoikeutta, ilmoittautumistiedon muutosta sekä kieliopinnoista vapauttamista. Nämä lomakkeet on koottu sähköiseen asiointiin, missä hakeminen tapahtuu.
Hakemusten käsittelyn kehitys ja haasteet
Hakemusten käsittely opiskelijapalveluissa on kokenut monia muutoksia vuosien varrella. Alkuvaiheessa kaikki hakemukset tehtiin paperimuodossa ja päätökset postitettiin perinteisellä maapostilla. Tämä prosessi oli aikaa vievä ja työläs, ja se vaati paljon manuaalista työtä, kuten päättäjän allekirjoituksen pyytämisen päätökseen, hakemusten kirjaamisen WinhaWille-järjestelmään, alkuperäisten päätösten kopioimisen ja postittamisen opiskelijoille, sekä päätösten arkistoimisen. Paperimuotoisten hakemusten käsittely oli myös ekologisesti haastava prosessi, joka kulutti huomattavia määriä paperia ja aiheutti merkittäviä postituskuluja.
Kehityksen myötä käyttöön otettiin SoleOPS-sähköinen asiointi, jossa hakemusten ja päätösten käsittely tapahtui kokonaan sähköisesti. Tämä nopeutti prosessia huomattavasti ja vähensi manuaalisen työn tarvetta. Järjestelmän avulla opiskelijat ja henkilöstö pystyivät hoitamaan asiat verkossa helposti ja nopeasti. Päätöksiä ei tarvinnut enää lähettää, vaan päätöstieto saavutti opiskelijan automaattisesti. Siirtyminen sähköiseen asiointiin vähensi myös ympäristö- ja kustannushaasteita.
Lokakuussa 2019 WinhaWillestä luovuttiin ja Karelia siirtyi Peppi-järjestelmään. Siirtymisen myötä koettiin valitettavasti takapakkia ja sen myötä palattiin osittain vanhaan, hitaampaan hakemusten käsittelytapaan, sillä SoleOPS-sähköinen asiointi ei ollut enää käytössä. Koronapandemian aikana työtä tehtiin etänä ja paperisten hakemuslomakkeiden käsittely kävi mahdottomaksi. Tämän seurauksena kehitettiin PDF-muodossa olevia lomakkeita, jotka mahdollistivat sähköisen hakemusten käsittelyn jatkumisen. Hakemukset vastaanotettiin ja päätökset lähetettiin suojatun sähköpostin kautta ja käsittely tapahtui verkkokansioissa.
Opiskelijapalveluissa pohdittiin, millä ohjelmalla voisimme parantaa hakemusten käsittelyprosessia. Tutustuimme erilaisiin lomakepalveluihin, kuten E-lomakkeeseen, joka oli käytössä useissa korkeakouluissa. Se ei kuitenkaan tuntuvat meille sopivalta. Meille esiteltiin myös Pepin liitännäistä Aini-järjestelmää, jonka avulla voidaan käsitellä opiskelijoiden hakemuksia ja määritellä erilaisia opiskeluoikeusmuutoksiin liittyviä prosesseja saman palvelualustan sisällä. Ainin hyviä puolia olisi ollut päätöksen automaattinen kirjaaminen Peppi-järjestelmään, mutta huonoina sen tuomat kustannukset, jotka olivat hakemusmääriin verrattuna turhan suuret. Yhtenä vaihtoehtona esiin nousi myös Webprol Case Management- järjestelmä, joka lopulta valikoitui parhaaksi vaihtoehdoksi. Järjestelmän käyttöönotto vaati kuitenkin paljon työtä, sillä kaikki lomakkeet tuli tehdä uudestaan suomen ja englannin kielellä. Hakemusten käsittelykierto tuli myös saada toimivaksi.
Webropol Case Management
Karelian jo käytössä olleeseen Webropoliin hankittiin lisäosa Case Management hoitamaan 1.1.2023 voimaan tullutta pakollista vaatimusta Whistleblower-ilmoituskanavasta. Järjestelmä koettiin monipuoliseksi sekä helppokäyttöiseksi ja se mahdollisti myös monimutkaisimpien tapahtumanhallintojen käyttöönoton. Siksi järjestelmän valinta opiskelijahallinnon lomakkeiden käsittelyyn oli lopulta selkeä ja kustannustehokas vaihtoehto.
Alkuperäinen idea hakemusten sähköistämisellä oli saada aiemmin käytössä olleet PDF-muotoiset lomakkeet sellaisenaan uuteen muotoon. Saimme kuitenkin prosessin edetessä ajatuksen siitä, että opiskelijan, ja myös meidän käsittelijöiden, kannalta olisi yksinkertaisinta, mikäli kaikki hakemustyypit saataisiin yhdistettyä yhdelle lomakkeelle. Koska hakemukset ovat erilaisia ja niissä kysytään hyvin erilaisia kysymyksiä, on tämä vaatinut varsinaisen sääntöviidakon laatimista lomakkeen taustalla pyöriviin asetuksiin. Loppukäyttäjälle hakemuslomake näyttää kuitenkin mahdollisimman yksinkertaiselta ja selkeältä.
Koska prosessista haluttiin saada mahdollisimman yksinkertainen, ja päätökset haluttiin saada suoraan tiedotettua Webropolista opiskelijalle, vaati tämä erinäisten kompromissien tekemistä hakemusten ulkoasussa ja käsittelijöiden näkymässä. Opiskelijalle itselleen hakemuksen täyttämisestä on kuitenkin haluttu tehdä mahdollisimman yksinkertaista.
Uudet sähköiset lomakkeet ovat opiskelijoille huomattavasti helpompia käyttää. Ne ovat saatavilla verkossa, joten opiskelijat voivat täyttää ja lähettää hakemuksensa missä ja milloin tahansa. Tämä vähentää tarvetta fyysisille käynneille opiskelijapalveluissa ja nopeuttaa hakemusprosessia. Sähköinen palvelu varmistaa, että tietosuoja ja yksityisyys ovat aina kunnossa.
Tehokkuutta opiskelijapalveluihin
Opiskelijapalveluissa koko hakemusprosessi on helpottunut ja tehostunut sähköisten lomakkeiden myötä. Hakemusten käsittely on nopeutunut, kun tiedot ovat suoraan saatavilla digitaalisessa muodossa. Tämä vähentää manuaalisen työn määrää ja mahdollistaa nopeamman päätöksenteon. Uudistus on osa laajempaa pyrkimystä parantaa opiskelijapalveluiden laatua ja vastata paremmin opiskelijoiden tarpeisiin. Sähköisten lomakkeiden käyttöönotto on askel kohti nykyaikaisempaa ja sujuvampaa opiskelijahallintoa, joka hyödyttää kaikkia osapuolia.
Vielä on kuitenkin kehitettävää
Hakemusmäärät ovat kasvaneet joka vuosi. Vuonna 2024 opiskelijapalvelut käsitteli yhteensä 661 hakemusta. Hakemusten ja lomakkeiden käsittely ei jää pelkästään Karelian omiin hakemuslomakkeisiin. Muita ovat mm. vakuutusyhtiön lomakkeet ammatillisesta uudelleenkoulutuksesta ja koulutuspalvelujen tuottajan selvitykset TE-toimistolle. Hakemuksia tulee vuosittain runsaasti. Selvityksissä on voitu hyödyntää osittain ATOMI-palvelua, joka täyttää lomakkeet valmiiksi opiskelijan tiedoilla. Tämä ei kuitenkaan ole toiminut aivan täydellisesti, sillä tietoja joutuu usein täydentämään. Lomakkeet myös muuttuvat ja niitä tulee koko ajan enemmän. Kuluva vuosi on mielenkiintoinen ja toimintaan voi tulla uusia haasteita, sillä TE-palvelut siirtyivät kuntien hoidettavaksi 1.1.2025 alkaen, ja valtion työ- ja elinkeinotoimistot eli TE-toimistot lakkautettiin vuoden 2024 lopussa.
Sähköisten lomakkeiden käyttöönotto opiskelijapalveluissa on ollut merkittävä edistysaskel kohti modernia ja tehokasta opiskelijahallintoa. Tämä muutos on tuonut mukanaan monia etuja, kuten helpomman ja nopeamman hakemusprosessin opiskelijoille sekä tehokkuutta ja ajansäästöä opiskelijapalveluiden työntekijöille. Sähköisten lomakkeiden avulla on voitu myös vähentää paperin käyttöä ja postituskuluja, joka tukee ekologista ajattelua.
Tulevaisuudessa tehokkuutta voidaan edelleen lisätä hyödyntämällä automaatiota ja tekoälyä hakemusten käsittelyssä. Esimerkiksi hakemusten sisällön analysointi ja päätöksenteon tukeminen tekoälyn avulla voisi nopeuttaa prosessia entisestään. Lisäksi jatkuva käyttäjäpalautteen kerääminen ja sen perusteella tehtävät parannukset voivat tehdä hakemusprosessista entistä sujuvamman ja miellyttävämmän opiskelijoille.
Järjestelmien välinen yhteensopivuus on tärkeää sujuvan toiminnan kannalta. Varmistamalla, että kaikki käytetyt järjestelmät ja lomakkeet toimivat saumattomasti yhdessä, voidaan vähentää manuaalisen työn määrää ja ehkäistä virheitä. Uusien järjestelmien käyttöönotto vaatii myös koulutusta sekä opiskelijoille että henkilökunnalle. Säännölliset koulutustilaisuudet ja selkeät ohjeistukset auttavat varmistamaan, että kaikki osaavat käyttää uusia lomakkeita ja järjestelmiä oikein ja tehokkaasti.
Uusien sähköisten lomakkeiden käyttöönotto on vasta alkua. Jatkuva kehitystyö ja opiskelijapalveluiden laadun parantaminen ovat avainasemassa, jotta voidaan vastata muuttuvan maailman ja opiskelijoiden tarpeisiin entistä paremmin.
Kirjoittajat:
Mika Kettunen, opiskelijapalveluiden päällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Suvi Pajarinen, opintoasiainsuunnittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu