Näkyykö vastuullisuus tai vastuullinen toiminta hallinnon yksiköissä? Tuleeko se annettuna strategisena arvona vai toteutammeko sitä huomaamatta jokapäiväisessä arjessamme? Tässä kirjoitelmassa pyritään selvittämään vastuullisuutta Karelia-ammattikorkeakoulun yhden hallinnon yksikön – laskentapalvelujen tiimin – toiminnassa. Ehkäpä kirjoitelma saa muitakin hallinnon tiimejä näkemään tai ainakin pohtimaan, mitä vastuullisuus merkitsee tai mitä sen pitäisi arjessa merkitä.
Vastuullisuus Karelian arvona
Pystyäksemme tarkastelemaan, miten vastuullisuus toteutuu laskentapalveluissa, on tarpeen kuvata, mitä se Kareliassa yleisesti tarkoittaa. Vastuullisuus on yksi Karelian arvoista edelläkävijyyden ja työelämälähtöisyyden lisäksi. Karelian strategiassa vastuullisuutta kuvataan seuraavasti:
”Toimimme työnantajana ja korkeakouluyhteisönä vastuullisesti ja kestävää kehitystä edistäen. Arvioimme ja kehitämme korkeakoulun toimintaa jatkuvasti. Toteutamme avoimen tieteen ja tutkimuksen periaatteiden mukaista avointa toimintakulttuuria.”
Kareliassa on 14.2.2023 julkaistu Kestävän kehityksen ja vastuullisuuden ohjelma. Ohjelmassa tarkastellaan Karelian vastuullisuutta seuraavilla tasoilla:
- Karelian korkeakouluyhteisö (käsittää henkilöstön ja opiskelijat),
- koulutustoiminta ja
- tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta.
Edellä mainitussa jaottelussa hallinnon tukipalvelutiimit asemoituvat Karelian korkeakouluyhteisöön.
Kestävän kehityksen ja vastuullisuuden ohjelma on jaettu kolmeen eri ulottuvuuteen:
- Taloudellinen ulottuvuus -> taloudellinen vastuu
- Sosiaalinen ja kulttuurinen ulottuvuus -> sosiaalinen ja kulttuurinen vastuu
- Ekologinen ulottuvuus -> ympäristövastuu
Ohjelmassa on määritelty omat vastuullisuusvalinnat korkeakouluyhteisölle, koulutustoiminnalle ja TKI-toiminnalle kaikilla kolmella eri ulottuvuudella. Vastuullisuusvalinnoille puolestaan on määritelty vastuullisuusteot, tavoitteet ja kehityskohteet sekä etenemisen arvioinnin vastuu. Koska laskentapalvelut sijoittuvat Karelian korkeakouluyhteisöön, tässä kirjoitelmassa pyritään kuvaamaan joitain niistä vastuullisuusvalinnoista, joihin me tiiminä pystymme vastaamaan.
Taloudellinen vastuu
Karelia pyrkii tasapainoiseen ja vakaaseen talouteen. Laskentapalvelujen tiimin substanssi ja ydintehtävät painottuvat talouteen, niinpä pystymme antamaan merkittävän panoksen tähän vastuuvalintaan. Tiimin yhteinen tavoite on tuottaa taloudellista informaatiota sisäisiin ja ulkoisiin tarpeisiin oikea-aikaisesti, laadukkaasti ja ymmärrettävästi. Tähän tavoitteeseen olemme panostaneet merkittävästi viime vuosina. Panostus on tuottanut tulosta, esimerkiksi jaksotamme tuotot ja kulut kuukausittain, mikä helpottaa budjetin seurantaa ja tuloksen ennakointia. Budjetointia on viety projektitasolle, mikä mahdollistaa tarkemman seurannan. Käyttöön otettu verkkokauppa kotiuttaa euroja pankkitilille nopeammin kuin myyntilaskutus, vaikka senkin pyrimme hoitamaan viipymättä. Ostolaskut maksetaan eräpäivinä, vältymme näin viivästyskorkokuluilta. TKI-projektien maksatushakemukset ja talousraportoinnit toimitetaan rahoittajille säädetyssä ajassa, näin avustukset saadaan kohtuullisen nopeasti.
Taloudelliseen vastuuseen kuuluu, että noudatamme hyvän hallinnon periaatteita. Karelian toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä olemme laskentapalveluissa edistäneet siten, että olemme siirtyneet tositteiden ja aineistojen sähköiseen arkistointiin. Paperiton kirjanpito toteutui Kareliassa vuonna 2021. Sähköinen arkistointi mahdollistaa esteettömän pääsyn talousraporteilta aina tositteille saakka. Talouden seurannassa käytetään mm. järjestelmää, johon koko henkilöstöllä on pääsy ilman käyttäjätunnusta ja salasanaa. Avoimempaa ei voisi olla, kun kaikki näkevät kaiken!
Laadukas ja resurssiviisas toiminta on osa taloudellista vastuuta. Niinhän se on. Sen olemme todenneet, ja olemmekin laskentapalveluissa viime vuosina johdonmukaisesti kehittäneet toimintaprosessejamme sujuvammiksi, ottaneet käyttöön tekoälytoimintoja, robotiikkaa ja automatiikkaa. Turhiksi havaittuja työvaiheita on jätetty pois ja toimintojen sähköistäminen on helpottanut arkea. Jaamme tehtävät tiimin sisällä siten, että hyödynnämme mahdollisimman hyvin tiimiläisten henkilökohtaisia osaamisia ja kyvykkyyksiä. Yksin emme ole kehittämistyötä tehneet, vaan muiden tukipalvelutiimien osallistuminen on tehnyt kehittämistyön mahdolliseksi ja johtanut parhaisiin tuloksiin. Laskentapalvelujen tiimistä on kehittämistyön tuloksena vähentynyt yksi henkilötyövuosi, myös näin olemme osallistuneet taloudellisen vastuun kantamiseen.
Tavoite resurssiviisaaseen toimintaan ei jää vain oman tiimimme sisälle, vaan pyrimme tekemään taloushallintoon liittyvien ohjelmien ja järjestelmien käytön mahdollisimman helpoksi kaikille loppukäyttäjille. Esimerkiksi Reportronic -työajanseurantajärjestelmään ohjelmatoimittaja on pyynnöstämme lisännyt automatiikkaa, jotta käyttäjien ei tarvitse manuaalisesti syöttää tietoja. Tekoäly tarjoaa ostolaskuille tiliöintejä ja reititystä. Tulevana syksynä M2-matkustuksen hallintaohjelmaan otetaan käyttöön M2 Tarkka, joka antaa kommentteja laskun oikeellisuudesta ja auttaa näin laskun tekijää tarkistamaan tarvittavat kohdat. Samassa ohjelmassa olemme ottaneet käyttöön myös ns. info-ominaisuuden ja matkalaskun tekijä voi toimintojen kohdalla katsoa infokentästä ohjeita. Kehittämistyö jatkuu, eikä toivottavasti pysähdy koskaan. Joka päivä on mahdollista tehdä pieniä parannuksia.
Sosiaalinen ja kulttuurinen vastuu
Karelia on sitoutunut olemaan hyvinvointia edistävä korkeakouluyhteisö ja kannustamaan jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen. Prosessien sujuvoittamisessa ja muussakin kehittämistyössä emme ole ajatelleet vain laskentapalvelujen etua. Parhaita ja palkitsevimpia kehittämisprojekteja ovat olleet ne, joissa olemme päässeet lopputulokseen, missä kaikki voittavat. Joskus täytyy yhteisen edun nimissä olla valmis ottamaan tiimille vaikka joku lisätehtävä, jos siten saadaan yhteisiä prosesseja sujuvoitettua.
Korkeakouluna kannamme sosiaalista vastuuta opiskelijoiden työelämätaidoista ja -valmiuksista. Laskentapalveluissa meillä on kymmenen vuoden aikana ollut opiskelijoita työharjoittelussa melkein joka vuosi, joskus useampiakin. Pyrimme tarjoamaan opiskelijalle mahdollisuuden tehdä tai vähintään tutustua mahdollisimman moneen tiimimme tehtävään: osto-, myynti- ja matkalaskujen käsittely, maksuliikenne, projektien taloushallinto, käyttöomaisuuskirjanpito, tilinpäätös ja budjetointi. Moni harjoittelija on saanut tehdä lähes itsenäisesti useampiakin tehtäviä ja uskomme, että meiltä saatu työkokemus on plussaa heidän ansioluetteloissaan. Harjoittelijat ovat aina olleet tasavertaisia tiimimme jäseniä ja toivomme antaneemme heille hyvän esimerkin tiimitoiminnasta. Uskon, että harjoittelijoille on välittynyt kuva siitä, että pyrimme hoitamaan meille annetut tehtävät mahdollisimman hyvin ja olemme sitoutuneita asetettuihin tavoitteisiin. Toivonkin, että meiltä lähtee työelämään osaavia ja hyvällä asenteella varustettuja opiskelijoita, ”ylihuomisen osaajia”!
Ympäristövastuu
Kampusarkemme on kestävää ja matkustamme työ- ja opintomatkat vastuullisesti. Sähköinen arkistointi on mahdollistanut paperittoman taloushallinnon. Paperinkulutus ja paperisen jätteen hävittäminen on jäänyt kokonaan pois. Emme tarvitse tulostimia emmekä niihin käytettäviä värikasetteja. Tuhannet muovimapit eivät enää kulkeudu jätteeksi.
Karelian monipaikkatyöskentely mahdollistaa työn tekemisen esim. kotitoimistolta. Monen kohdalla tämä tarkoittaa sitä, että työmatka-autoilu on vähentynyt. Itselläni henkilökohtaisesti tämä on yksi merkittävimmistä ympäristöteoista, jonka olen voinut toteuttaa. Työhön liittyvät koulutukset ja kokoukset on valtakunnallisesti muutettu webinaareiksi ja etäpalavereiksi jo vuosia sitten muista syistä, mutta muutoksella on varmasti ollut myös ympäristövaikutuksia. Autoilu ja lentomatkustaminen on näidenkin osalta huomattavasti vähentynyt.
Vastuullisuus hallinnon yksiköissä on totisinta totta ja – arkipäivää!
Ennen kuin aloitin tätä kirjoitelmaa, vastuullisuus aiheena tuntui hyvin vaikealta ja kaukaiseltakin. Karelian kestävän kehityksen ja vastuullisuuden ohjelmaan tutustuminen kuitenkin konkretisoi – toki myös laajensi valtavasti – ymmärrystäni siitä, mitä vastuullisuudella tarkoitetaan. Laskentapalvelut toteuttaa talousvastuuta, sosiaalista- ja kulttuurista- sekä ympäristövastuuta erityisesti omissa substanssitehtävissään ja -prosesseissaan. Näin varmasti tapahtuu muissakin hallinnon tukipalveluyksiköissä ja tiimeissä, jos niitä lähdetään tarkastelemaan. Tarkastelun myötä löydämme varmasti kehitettävää myös vastuullisuuden näkökulmasta. Ja saattaahan siinä samalla jokunen prosessikin sujuvoitua!
Lähteet:
Karelia-ammattikorkeakoulu. 2023. Karelian kestävän kehityksen ja vastuullisuuden ohjelma. Saatavilla verkossa https://www.karelia.fi/karelian-kestavan-kehityksen-ja-vastuullisuuden-ohjelma/ .
Karelia-ammattikorkeakoulu. 2019. Karelia strategia 2030. Saatavilla verkossa https://www.karelia.fi/strategia/
Kirjoittaja:
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu