Teko­ä­lyn hyödyn­tä­mi­nen lasku­jen käsittelyssä

Yksi Kare­lian stra­te­gi­sista valin­noista on ”Älykästä tuotan­toa ja palve­luja!”. Tässä stra­te­gi­sessa valin­nassa kehi­te­tään mm. Kare­lian oppimis-, tutki­mus- ja inno­vaa­tio­ym­pä­ris­töjä, ja tarjo­taan sekä yrityk­sille että opis­ke­li­joille älyk­käi­den tuot­tei­den ja palve­lui­den koulu­tusta. Viimei­sim­pänä mutta ei vähäi­sim­pänä tavoit­teena on, että ”Olemme omissa proses­seis­samme digi­taa­li­suu­den ja tiedolla johta­mi­sen edelläkävijä”.

Näitä tavoit­teita kohti olemme määrä­tie­toi­sesti suun­nan­neet Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lu­jen tiimissä hallinto- ja talous­joh­ta­jan johdolla ja tuella viimeis­ten kahden vuoden ajan. Olemme suju­voit­ta­neet omia proses­se­jamme, luopu­neet turhista työvai­heista, tehos­ta­neet toimin­taa talous­hal­lin­non ohjel­mien ominai­suuk­sia hyödyn­tä­mällä, otta­malla Turo-robotin tiimimme jäse­neksi ja auto­ma­ti­soi­malla Karelia Shop -verk­ko­kau­pan kautta tulevat maksusuo­ri­tuk­set. Tänä keväänä otimme yhden uuden askelen eteen­päin digi­ta­li­soin­nissa, kun otimme teko­ä­lyn käyt­töön Rondo-osto­las­ku­jen sähköi­sessä kier­rä­tys­jär­jes­tel­mässä. Rondon tekoäly on Kare­lian hallin­nossa ensim­mäi­nen käyt­töö­no­tettu tekoälytoiminto.

Aikai­sempi auto­maa­tio ja idea tekoälystä

Olimme jo pari vuotta aikai­sem­min tehos­ta­neet lasku­jen käsit­te­lyä otta­malla käyt­töön Rondon omia tiliöinti- ja reiti­ty­sau­to­ma­tiik­ka­toi­min­toja. Auto­ma­ti­sointi tarkoitti sitä, että määrit­te­limme itse toimit­ta­ja­koh­tai­sesti Excel-taulu­koi­hin tiliöin­ti­mal­leja ja lasku­jen reiti­tys­mal­leja. Kun toimit­ta­jalta tuli verk­ko­lasku Rondoon, järjes­telmä tutki, onko kysei­selle toimit­ta­jalle tehty Exce­lissä tiliöinti- ja reiti­tys­malli. Jos toimit­ta­jalle löytyi mallit, ohjelma täydensi ne laskun tietoihin.

Lasku­jen tiliöinti- ja reiti­tys­sään­nöt eivät voi koskaan olla täydel­li­siä, koska saman toimit­ta­jan, esim. Joen­suun kaupun­gin, laskut tiliöi­dään aiheut­ta­mis­pe­ri­aat­teen mukaan eri tileille ja kustan­nus­pai­koille. Rondo-pääkäyt­tä­jän tulikin vielä tarkis­taa ja tarvit­taessa korjata auto­maa­tion antamat tiedot.  Edellä kuvattu ”auto­maa­tio” vaati toimiak­seen tiliöinti- ja reiti­tys­tau­lu­koi­den jatku­vaa manu­aa­lista yllä­pi­toa ja päivit­tä­mistä. Erityi­sesti uuden tili­vuo­den alkaessa tehdään usein muutok­sia tiliöin­tei­hin ja se vaati Exce­lei­den päivit­tä­mistä. Asia­tar­kas­ta­jien tai hyväk­sy­jien vaih­tuessa muutok­set tuli muistaa tehdä myös Exce­lissä. Excel-sään­tö­jen virheel­li­syys saatet­tiin huomata joskus vasta jälki­kä­teen, kun tiliöin­nit olivat jo ehti­neet mennä väärin, jonka vuoksi joudut­tiin teke­mään oikai­su­muis­tioita. Vaikka manu­aa­li­sesti tehdyt mallit toimies­saan nopeut­ti­vat lasku­jen käsit­te­lyä, auto­maa­tio vaati merkit­tä­västi manu­aa­lis­ta­kin työtä.

Siinä vaiheessa, kun kuulimme Joen­suun kaupun­gin otta­neen menes­tyk­sek­käästi käyt­töön Rondon teko­ä­lyn, kiin­nos­tuimme tehok­kaam­masta auto­ma­ti­soin­nista. Tekoäly käsit­te­lee auto­maat­ti­sesti jopa 80 % kaupun­gin 50 000:sta vuosit­tai­sista laskuista. Uutisen Joen­suun kaupun­gin koke­muk­sista voi lukea CGI:n uutis­kir­jeestä.

Vaikka Kare­lian osto­las­kuja on vuosit­tain kymme­nes­osan Joen­suun kaupun­gin laskuista (noin 5 000 / vuosi), nähtiin kannat­ta­vaksi ottaa tekoäly käyttöön.

Teko­ä­lyn käyttöönotto

Tammi­kuussa 2023 pidimme Tekoäly-projek­tien käyn­nis­tys­pa­la­ve­rin. Sen jälkeen CGI laittoi teko­ä­lyn ensin ”oppi­maan” vuosien 2021-2022 osto­las­kuista tiliöin­tejä ja asia­tar­kas­tus- ja hyväk­sy­mis­reit­tejä. Lasken­ta­pal­ve­lu­jen tehtä­vänä oli seurata teko­ä­lyn oppi­mista ja rapor­toida CGI:lle viikoit­tain tapauk­sista, joissa tekoäly ei ollut osannut toimia oikein. Viikoit­tai­sissa pala­ve­reissa pohdit­tiin yhdessä CGI:n asian­tun­ti­joi­den kanssa, mitä toimen­pi­teitä ohjel­ma­toi­mit­ta­jan tulee tehdä, jotta tekoäly osaisi toimia mahdol­li­sim­man oikein. 

Myös melko ”vaaral­li­nen” bugi huomat­tiin käyt­töön­ot­to­vai­heessa: Tekoäly kirjoitti yli kirjan­pi­to­jär­jes­tel­mässä määri­tel­tyjä sään­töjä. Käytän­nössä tämä tarkoitti, että vaikka Rain­dance-kirjan­pi­to­jär­jes­tel­mässä oli tehty sääntö, että tietyllä projek­ti­nu­me­rolla on hyväk­sytty vain tietty kustan­nus­paikka, ei tekoäly lukenut tuota sääntöä, vaan salli kirjauk­set myös säännön vastai­sesti. CGI korjasi ohjel­ma­vir­heen kevään aikana.

Mitä tekoäly tekee?

Tekoäly pyrkii ennus­ta­maan tiliöin­tejä sekä laskun reiti­tystä sillä käytössä olevasta datasta eli siitä, miten jonkun toimit­ta­jan lasku on aikai­sem­min tiliöity ja reiti­tetty. Kare­lialla on käytössä ennuste 30 %:n tark­kuu­desta eli jos aikai­sem­mat laskut on tiliöity vähin­tään 30 %:sti tietyllä tavalla, tekoäly tekee sitä vastaa­van tiliöin­nin. Jos varmuus on alle 30 %, tekoäly ei tee tiliöin­tiä. Tällöin tiliöinti on tehtävä manu­aa­li­sesti. Konkreet­ti­sesti teko­ä­lyn toimin­nan voi nähdä laskun komment­ti­ken­tästä, johon se on lisän­nyt mainin­nat ennus­teen luotet­ta­vuu­desta. Esimerkki tästä kuvassa 1.

Jos tekoäly on pysty­nyt ennus­ta­maan tiliöin­nin, tiliöin­ti­ri­villä näkyy teki­jänä AI Link (kuva 2). AI (arti­ficial intel­li­gence) tarkoit­taa tekoälyä.

Tekoäly käsit­te­lee pelkäs­tään verk­ko­las­kuina saapu­neita laskuja. Kare­lialla ei enää ole käytössä auto­maa­tio­sään­töjä. Niistä luovut­tiin, kun tekoäly otet­tiin käyt­töön ja siksi lasku etenee aina teko­ä­lyn tutkit­ta­vaksi. Tekoäly käyttää opetus­da­tana arkis­toi­tuja laskuja, joita se hyödyn­tää ”jatku­van oppi­mi­sen” väli­neenä: mitä enemmän se löytää validia dataa, sitä luotet­ta­vam­maksi ennus­ta­mi­nen käy. Teko­ä­lyn toimin­ta­pe­ri­aat­teet on kuvat­tuna proses­sina kuvassa 3.

Teko­ä­lyn toimin­nassa havai­tut riskit

Meillä oli tarkoi­tus hyödyn­tää teko­ä­lyä mahdol­li­sim­man laajasti eli ei pelkäs­tään lasku­jen tiliöin­nissä vaan myös niiden asia­tar­kas­tuk­sessa ja hyväk­sy­mi­sessä. Käyt­töön­otto tehtiin­kin tämän suun­ni­tel­man mukai­sesti. Laskut lähti­vät liik­ku­maan melko sutja­kasti, pääkäyt­tä­jille jäi vain murto-osa manu­aa­li­sesti käsiteltäväksi.

Pian törmä­simme kuiten­kin ongel­maan tiliöin­neissä. Laskut reitit­tyi­vät suoraan asia­tar­kas­ta­jille ja suurin osa heistä ei ollut aikai­sem­min tehnyt tiliöin­tejä. Lasku­jen tiliöin­tiä on keski­tetty merkit­tä­vältä osin lasken­ta­pal­ve­lu­tii­mille, koska tiliöinti vaatii mm. kirjan­pito- ja alv-osaa­mista. Kun tekoäly tiliöi ja reititti laskut auto­maat­ti­sesti, tiliöin­nin oikeel­li­suu­den tarkis­ta­mi­nen siirtyi käytän­nössä asia­tar­kas­ta­jille. Tekoäly ei huomioi­nut sitä, että osa laskuista olisi pitänyt jäädä lasken­ta­pal­ve­lu­jen tiliöi­tä­viksi, koska tarkoi­tus ei ollut muuttaa laskun käsit­te­lyn proses­sia tältä osin. Oltiin tilan­teessa, jossa niin sano­tusti ”häntä heilutti koiraa” eli tekoäly muutti prosessia. 

Lasku­jen käsit­te­li­jöi­den kommentteja

Proses­si­muu­tos hämmensi lasku­jen asia­tar­kas­ta­jia, jotka kommen­toi­vat tilan­netta mm. näin:

Teko­ä­lyn tekemä tiliöinti ei ollut täydel­li­nen, mutta en osannut sitä täyden­tää eikä laskussa näkynyt kenen­kään henki­lön nimeä, kenelle olisin voinut reitit­tää laskun takai­sin.

Teko­ä­lyn tekemät merkin­nät asia­tar­kas­ta­jan luotet­ta­vuusar­viosta sekä hämmen­si­vät että huvit­ti­vat, kun oman nimen kohdalla luki ”luotet­ta­vuusarvo bad”.

Kun uudelta toimit­ta­jalta tuli ensim­mäi­nen lasku, teko­ä­lyllä ei ollut aikai­sem­paa dataa tiliöin­nin ennus­ta­mi­seen ja tiliöinti oli täysin tyhjä.

Tiliöin­tio­saa­mi­sen laajen­ta­mi­seen ei aina­kaan tällä hetkellä oltu valmiita ja pyysim­me­kin CGI:tä peruut­ta­maan teko­ä­lyn toimin­nasta reiti­ty­sau­to­ma­tii­kan. Myöhem­min käyt­tä­jien kommen­tit teko­ä­lyn toimin­nasta ovat olleet positiivisempia:

Teko­ä­lyn tekemät tiliöin­tien­nus­teet ovat olleet usein ihan oikein, eikä niitä ole tarvin­nut muuttaa.

Laskun käsit­tely on nopeam­paa, kun ei tiliöin­tiä ei tarvitse itse ”napu­tella”.

Olen jo tottu­nut komment­ti­ken­tän merkintöihin.

Teko­ä­lyn toiminta nyt ja sen jatkokehittäminen

Tällä hetkellä tekoäly auttaa ja nopeut­taa lasku­jen käsit­te­lyä ennus­ta­malla ja teke­mällä lasku­jen tiliöin­tejä. On huomat­ta­vasti nopeam­paa tarkis­taa teko­ä­lyn tekemä tiliöinti kuin tehdä se manu­aa­li­sesti. Tältä osin Rondon pääkäyt­tä­jän rooli on muut­tu­nut suorit­ta­jasta ennem­min­kin proses­sin valvo­jaksi ja tark­kai­li­jaksi sekä tieto­jen täyden­tä­jäksi ja tarvit­taessa korjaa­jaksi. Kun reiti­ty­sau­to­ma­tiikka joudut­tiin pois­ta­maan, tekoäly ei ennusta sitä lain­kaan. Reiti­tys tehdään tällä hetkellä manu­aa­li­sesti. Jatko­ke­hit­tä­mis­koh­teena on, että tekoäly ennus­taisi reiti­tys­mal­lin (asia­tar­kas­tus ja hyväk­sy­mi­nen), mutta se ei kuiten­kaan tekisi itse reiti­tys­toi­men­pi­dettä. Pääkäyt­tä­jän tehtä­vänä olisi toimia ennus­teen valvo­jana eikä reitittäjänä.

---

Kirjoit­taja:

Anneli Liuk­ko­nen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Rondoon liit­ty­vissä asioissa otathan yhteyttä [email protected]

Artik­ke­li­kuva: Freepik