Valmen­nuk­silla vauhtia digi­suun­ni­tel­mien käyttöönottoon

Uusien sote-tieto­jär­jes­tel­mien käytön opet­telu vaatii työn­te­ki­jöiltä aikaa oival­taa ja omaksua uusia asioita. Digi­taa­li­set lait­teet ja ohjel­mat voivat olla pelot­ta­via, jos aikaa ja tukea uuden oppi­mi­selle ei ole riit­tä­västi. Yksik­kö­koh­tais­ten digi­suun­ni­tel­mien laati­mi­nen helpot­taa pereh­dy­tet­tä­vien asioi­den prio­ri­soi­mista ja hallittavuutta.

Siun sotessa digi­men­to­rit ovat avai­na­se­massa uusien tieto­jär­jes­tel­mien käytön opas­ta­mi­sessa työn kulussa. Esihen­ki­löi­den tuki ja pereh­dy­tyk­seen resurs­soitu aika digi­men­to­reille mahdol­lis­taa digi­suun­ni­tel­miin perus­tu­vaa henki­lös­tön digi­ky­vyk­kyy­den vahvis­ta­mista. Digi­suun­ni­tel­mien teke­mistä ja käyt­töön­ot­toa voidaan vauh­dit­taa esihen­ki­löi­den, digi­men­to­rei­den tai koko henki­lös­tön valmennuksilla.

Siun soten yksik­kö­koh­tai­nen digisuunnitelma

Digi­suun­ni­tel­man tarkoi­tuk­sena on paran­taa henki­lös­tön digio­saa­mista ja lisätä sähköis­ten palve­lui­den hyödyn­tä­mistä.  Digi­suun­ni­telma on sähköi­nen asia­kirja, joka kokoaa yhteen yksi­kössä käytet­tä­vät digi­taa­li­set väli­neet ja mene­tel­mät sekä auttaa­tar­kas­te­le­maan digio­saa­mi­seen liit­ty­viä kehit­tä­mis­tar­peita. Suun­ni­telma selkeyt­tää henki­lös­tön eri roolien tehtä­viä ja vastuuta sähköis­ten palve­lui­den käytössä niin orga­ni­saa­tion sisäi­sessä toimin­nassa kuin suhteessa asiak­kai­siin ja poti­lai­siin. Yksik­kö­koh­tai­nen digi­suun­ni­telma on jatku­vasti päivit­tyvä asia­kirja, joka tarkis­te­taan vähin­tään kerran vuodessa.  Digi­suun­ni­tel­man laati­mi­sessa on kaksi keskeistä toimi­jaa: yksikön esihen­kilö ja digimentori:

 a) Esihen­ki­lön tehtävä (kohta 3.1): ”tukea ja auttaa digi­men­to­ria yksik­kö­koh­tai­sen digi­suun­ni­tel­man teke­mi­sessä ja päivittämisessä. ”

b) Digi­men­to­rin tehtävä (kohta 3.2): ”vastuussa yksik­kö­koh­tai­sen digi­suun­ni­tel­man teke­mi­sestä ja päivit­tä­mi­sestä esihen­ki­lön ja Kyvyk­kyys-hank­keen avus­tuk­sella.” (Siun sote 2023.)

Valmen­nuk­sella vahvis­tusta suun­ni­tel­man tekemiseen

Siun soten yksik­kö­koh­tais­ten digi­suun­ni­tel­mien laadin­taa ja käyt­töön­ot­toa tuet­tiin yksi­köille räätä­löi­dyillä kolmen kerran valmen­nuk­silla. Valmen­ta­jina olivat Kare­lian ja Siun soten Kyvyk­kyys-hanke­työn­te­ki­jät. Valmen­nuk­sia järjes­tet­tiin paikan päällä kahdessa eri yksi­kössä keväällä 2023. Valmen­nus­ten tapaa­mis­ten teemat olivat:

1. digiop­pi­mi­sen tarpeet esiin ja kette­rän työssä oppi­mi­sen mene­tel­mät tutuksi, kokei­lut käyntiin,
2. kokei­lu­jen spar­raus ja
3. parhaat opit jatkoon.

Yksiköt hyödyn­si­vät valmen­nusta digi­suun­ni­tel­man teke­mi­sen alku­met­reillä mutta myös siinä vaiheessa, kun suun­ni­telma oli jo yksi­kössä tehty.

Yksikön digi­men­to­rei­den ja esihen­ki­lön lisäksi yksikön muun henki­lös­tön oli mahdol­lista osal­lis­tua valmen­nuk­seen. Valmen­nuk­set pidet­tiin ripeä­tah­ti­sesti: kahden tunnin tapaa­mi­nen 1-2 viikoin välein. Tämä aika­taulu antoi sopi­vasti painetta viedä asioita vauh­dilla eteen­päin. Valmen­nuk­sessa kuul­tiin yksi­köissä jo käytössä olevista toimi­vista oppi­mi­sen käytän­teistä. Lisäksi esitel­tiin erilai­sia uusia lähes­ty­mis­ta­poja työssä oppi­mi­seen hank­keessa tehty­jen demo­vi­deoi­den avulla. Näissä havain­noin­tiin mitä eroa oppi­mi­sessa on puolesta teke­mi­sellä ja opas­tet­ta­van oivalluttamisella.

Digi­suun­ni­telma antoi hyvän syyn yhtei­selle keskustelulle

Valmen­nuk­sessa käytiin aina aluksi keskus­tel­len läpi digi­suun­ni­tel­man yleinen tarkoi­tus ja tavoite. Suun­ni­tel­ma­pohja oli kaikille yksi­köille sama, ja se toi näky­väksi Siun sotessa kaikille yhtei­set linjauk­set. Yksik­kö­koh­tai­sen digi­suun­ni­tel­man Word-pohjaa on helppo päivit­tää ja päivi­tet­tynä se toimii hyvin pereh­dyt­tä­mi­sen tukena. Valmen­ta­jien punai­sena lankana oli tuoda suun­ni­tel­man teke­mi­sen ja käyt­töön­o­ton hyödyt näky­väksi, kuten yhdessä yksi­kössä asia sanoi­tet­tiin: ”Mitä myö tarvitaan?”

Henki­löstö täysillä mukana

Rääk­ky­län koti­hoi­dossa valmen­nuk­sen ensim­mäi­selle kerralle osal­lis­tui­vat esihen­ki­lön ja digi­men­to­rin lisäksi lähes koko henki­löstö. Se oli mieles­tämme ainut­laa­tuista, ottaen huomioon koti­hoi­don työn­te­ki­jöi­den työs­ken­te­lyn eritah­ti­suu­den saman­kin työvuo­ron sisällä. Tämä kuvasi myös hyvin yhtei­sön yhteen hiileen puhal­ta­mista ja uteliai­suutta uusiin asioi­hin. Muutos­vas­ta­rin­ta­kin tunnis­tet­tiin mutta huumo­ria ei tästä yksi­köstä puut­tu­nut.  Vai mitä ajat­te­lette lausah­duk­sesta: ”Aina on uteli­aasti suhtau­duttu, vaikka on ensin ämpyilty!” Pien­ryh­mä­kes­kus­te­luissa henki­löstö sai tilai­suu­den pohtia, mitä erilai­sia työssä oppi­mi­sen tapoja on jo käytössä, ja miten ne toimi­vat käytän­nössä. Lisäksi keskus­tel­tiin, mistä pereh­dy­tys pitäisi aloit­taa – mitä myö tarvi­taan? 

Koti­hoi­don toimiva käytäntö

Koti­hoi­dossa on jo ennes­tään toimiva pereh­dyt­tä­mis­tapa, jota henki­löstö kutsuu vieri­hoi­doksi. Toisen neuvo­mi­nen ja avun pyytä­mi­nen on aina ollut helppoa, kun yhteisö on avoin uuden oppi­mi­selle. Valmen­nuk­sessa oli tärkeää yhdessä prio­ri­soida pereh­dy­tet­tä­viä asioita ja valita kaikista tärkein asia ensim­mäi­seksi. Koti­hoi­don asiak­kai­den erilais­ten tilaus­ten (hoito- ja hygie­nia­tar­vik­keet, lääk­keet ym.) teke­mi­nen edel­lyt­tää työn­te­ki­jöiltä erilais­ten tieto­jär­jes­tel­mien käyt­tä­mistä. Ennen pereh­dyt­tä­mistä digi­men­to­rin tulee huomioida myös tarvit­ta­vien käyt­tä­jä­tun­nus­ten hank­ki­mi­nen pereh­dy­tet­tä­ville. Pereh­ty­jien tulee puoles­taan suorit­taa tietty verk­ko­kou­lu­tus ennen varsi­naista ”vieri­hoi­toa.”

Ensim­mäi­sessä tapaa­mi­sessa koko henki­lös­tön (kuva 1) osal­lis­tu­mi­nen oli perus­tel­tua: näin jokai­nen hahmotti, mitä osia pereh­dyt­tä­mis­pro­ses­siin kuului, ja mitä toimia jokai­selta odotet­tiin. Innos­tusta ja kyvyk­kyyttä uuden opet­te­luun tuntui löyty­vän kaikilta. 

Valmen­nus digi­suun­ni­tel­man laati­mi­sen käyn­nis­tä­jänä case: hoivakoti

Enossa Hopea­ran­nan Hoiva­ko­din ensim­mäi­nen valmen­nus alkoi tilan­teessa, jossa digi­suun­ni­tel­maan ei ollut vielä tutus­tuttu. Asia­kirja oli toimi­tettu osal­lis­tu­jille nähtä­väksi etukä­teen mutta siihen ei ollut vielä paneu­duttu. Alussa keskus­te­limme digi­suun­ni­tel­man tarkoi­tuk­sesta ja hyödyistä pereh­dyt­tä­mi­sen väli­neenä (kuva 2.). 

Valmen­nus­kes­kus­te­lussa esihen­ki­lölle ja digi­men­to­reille alkoi hahmot­tua nopeasti digi­suun­ni­tel­man konkreet­ti­sia sisäl­töjä. Digi­men­to­rit kertoi­vat, että henki­lös­tössä on täysin “digien­si­ker­ta­lai­sia” ja opetel­ta­via tieto­jär­jes­tel­miä on paljon. Digi­men­to­rit olivat erit­täin moti­voi­tu­neita ja innos­tu­neita opas­ta­maan henki­lös­töä. Esihen­ki­lön kannus­tus ja mento­roin­tiin varattu työaika olivat merkit­tä­vässä roolissa pereh­dyt­tä­mis­ten onnis­tu­mi­sessa. Ensim­mäi­sen kerran päät­teeksi digi­men­to­reille annet­tiin tehtä­väksi digi­suun­ni­tel­man työs­tä­mi­nen ja sopi­vien työssä oppi­mi­sen kohtei­den prio­ri­sointi ja pereh­dy­tyk­seen toimi­vien mene­tel­mien löytäminen.

Valmen­nuk­sen toiset tapaamiset

Toisessa valmen­nus­ta­paa­mi­sessa keskus­tel­tiin pereh­dyt­tä­mis­ten etene­mi­sistä, onnis­tu­mi­sista ja haas­teista sekä siitä, miten asioita oli ratkaistu. Digi­men­to­rit olivat hank­ki­neet henki­lös­tölle tarvit­ta­via käyt­tä­jä­tun­nuk­sia ja pereh­dyt­tä­neet henki­lös­töä eri tieto­jär­jes­tel­mien käyt­tä­mi­seen yksi­löl­li­sesti. Spar­raus vei kuin itses­tään proses­sia eteen­päin: mitä ja ketä tulisi pereh­dyt­tää seuraa­vaksi. Jo tässä vaiheessa saimme palau­tetta, että valmen­nus tuki digi­suun­ni­tel­man käyt­töön­ot­toa.  Myös esihen­ki­lön tuki ja pereh­dy­tyk­seen annettu aika koet­tiin tärkeäksi motivaattoriksi.

Tekni­set haas­teet ja osal­lis­ta­mi­nen innostivat 

Digi­suun­ni­tel­man tekni­seen laati­mi­seen liit­ty­vät aset­te­lut (Word-pohja) otet­tiin muka­vana haas­teena vastaan, sillä digi­men­to­reilla on kyvyk­kyyttä hakea itse ratkai­suja ongel­miin esim. Googlaa­malla opas­vi­deoita. Digi­men­to­rit pitävät tärkeänä myös hoiva­ko­din arjen näky­väksi teke­mi­sen some­ka­na­vissa sekä asuk­kai­den omai­sille että uusille rekry­toi­ta­ville työn­te­ki­jöille. Some­ka­na­villa digi­men­to­rit voivat myös jakaa vink­kejä ja tukea toisiaan.

Sekä hoiva­ko­din että koti­hoi­don henki­lös­tön tulee osata tukea myös asiak­kaita sekä näiden omaisia digi­asioissa yhtey­den­pi­don ja osal­li­suu­den vahvis­ta­mi­sessa. Tule­vai­suu­dessa entistä enemmän. Esihen­ki­löt rohkai­si­vat digi­men­to­reita viemään eteen­päin niin henki­lö­koh­taista kuin yksik­kö­ta­son digikyvykkyyttä.

Valmen­nuk­sen päättäminen

Kolman­nen ja samalla viimei­sen valmen­nus­ta­paa­mi­sen tavoit­teena oli saada parhaat opit jakoon. Jo valmen­nus­ten alussa heitimme yksi­köille pohdit­ta­vaksi kysy­myk­sen, miten hyvät käytän­teet ja koke­muk­set digi­suun­ni­tel­mista digi­ky­vyk­kyyk­sien vahvis­ta­mi­sessa tehtäi­siin näky­väksi? Hekti­sen hoito­työn kyljessä pereh­dy­tyk­set olivat eden­neet vauh­dik­kaasti ja tulok­sek­kaasti. Lisäksi digi­men­to­rit pursusi­vat uusia kehittämisideoita.

Keskus­te­lu­jen tulok­sena päädyimme kerto­maan asioista podcas­tin avulla. Digi­men­to­rit ja esihen­ki­löt tekivät oman käsi­kir­joi­tuk­sen, jonka pohjalta podcas­tit nauhoi­tet­tiin yksi­köissä valmen­nus­ten kolman­sissa tapaa­mi­sissa. Voit kuun­nella podcas­tin tästä.

Valmen­nuk­sen Digipelottomat

Meillä valmen­ta­jilla ei ollut vaikeuk­sia moti­voida näiden yksi­köi­den valmen­net­ta­via. He olivat ratkai­su­kes­kei­siä, moti­voi­tu­neita, ”digi­pe­lot­to­mia” ja rohkeasti uuteen suhtau­tu­via. Lisäksi kaikki olivat innos­tu­neita kehit­tä­mään omaa ja koko henki­lös­tön digi­ky­vyk­kyyttä.  Havait­ta­vissa oli yksi­köi­den turval­li­nen ja kannus­tava ilma­piiri. Ville­jä­kin ideoita uskal­let­tiin sanoa ääneen, toiset eivät ampu­neet niitä alas. Toista arvos­tet­tiin, kuun­nel­tiin ja ymmär­ret­tiin. Oman innos­tuk­sen saattoi tartut­taa toisiin. Esihen­ki­löt rohkai­si­vat ja kannus­ti­vat osal­lis­tu­maan koulu­tuk­siin. Ilma­piiri oli turval­li­nen ja uuden opet­te­lulle annet­tiin yksi­köissä aikaa. Digi nähtiin mahdol­li­suu­tena ja ymmär­ret­tiin, että digi­taa­li­suus vain kasvaa tule­vai­suu­dessa. Yksi­köissä valmen­nus koet­tiin käytän­nön työtä eteen­päin vievänä ja innos­ta­vana tapana kehit­tää omaa työtä.

Ratkai­su­kes­kei­syys – mahdol­li­suuk­sien näkemistä

Valmen­nuk­sessa hyödyn­net­tiin ratkai­su­kes­kei­sen valmen­nuk­sen mene­tel­miä. Ratkai­su­kes­kei­nen valmen­taja ei tarjoa valmiita vastauk­sia vaan asettaa työyh­tei­sön jäsenet yhdessä pohti­maan ratkais­ta­via asioita. Ongel­miin taker­tu­mi­sen sijaan aletaan muotoi­le­maan ratkai­su­vaih­toeh­toja. Mitä halu­taan saada aikai­seksi? Miten voisimme -kysy­myk­sen avulla saadaan näky­viin erilai­sia ratkai­su­vaih­toeh­toja, joiden toimi­vuutta aletaan kokeilla. Valmen­nuk­sessa keski­ty­tään siihen mikä on tärkeintä ja mitä pitäisi tehdä, että voidaan ottaa aske­leita tavoit­teen suun­taan. Tärkeintä on käyn­nis­tää pieniä­kin kokei­luja, arvioida onnis­tu­mi­sia ja tehdä muutok­sia tarvit­taessa. Arviointi on yhdessä tutki­mista; mikä toimii, mistä pitäisi luopua. Mitä tästä opimme?

Kyvyk­kyys -hank­keen tarkoi­tuk­sena on lisätä koulu­tuk­sen ja työelä­män vuoro­vai­ku­tusta sekä työssä oppi­mi­sen mene­tel­mien tunnis­ta­mista erityi­sesti jatku­van oppi­mi­sen näkö­kul­masta.  Hanke toteu­te­taan yhteis­työssä Siun soten kanssa. Hanketta rahoit­taa Euroo­pan sosi­aa­li­ra­hasto. Hank­keen toiminta-aika 1.5.2021 – 31.12.2023.

---

Lähteet:

Siun sote. 2023.Yksikkökohtainen digi­suun­ni­telma versio 2.0.

---

Kirjoit­ta­jat:

Seija Olla­ranta, projek­ti­pääl­likkö, ratkai­su­kes­kei­nen valmen­taja, Karelia-ammattikorkeakoulu

Jyri Roihu­vuo, projek­ti­asian­tun­tija, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu

Heli Kumpu­lai­nen, projek­ti­asian­tun­tija, Siun sote

Artik­ke­li­kuva: master1305 on Freepik