Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun asiak­kuuksien hallin­ta­jär­jes­telmä (CRM-järjes­telmä)

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laati­mis­päi­vä­määrä: 25.4.2018, päivi­tetty 27.5.2020
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)

1. Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Asiak­kuuksien hallinnan vastuuhenkilö

Palve­lu­lii­ke­toi­minnan päällikkö Harri Mikkonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 502 0402, sähkö­posti: harri.mikkonen(at)karelia.fi

Alumni­toi­minnan vastuu­henkilö on jatkuvan oppimisen suunnit­telija, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 566 0278, sähkö­posti: katja.hirvonen(at)karelia.fi

4. Yhteys­henkilö asiak­kuuksien hallintaan liitty­vissä asioissa

Palve­lu­lii­ke­toi­minnan koordi­naattori Anne Prepula, puh. +358 50 311 9168, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, sähkö­posti: anne.prepula(at)karelia.fi

5. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Ammat­ti­kor­kea­kou­lulain mukaan ammat­ti­kor­kea­koulun tehtävänä on antaa työelämän ja sen kehit­tä­misen vaati­muksiin sekä tutki­mukseen, taiteel­lisiin ja sivis­tyk­sel­lisiin lähtö­kohtiin perus­tuvaa korkea­kou­luo­pe­tusta ammatil­lisiin asian­tun­ti­ja­teh­täviin ja tukea opiske­lijan ammatil­lista kasvua.

Ammat­ti­kor­kea­koulun tehtävänä on lisäksi harjoittaa ammat­ti­kor­kea­kou­luo­pe­tusta palve­levaa sekä työelämää ja alueke­hi­tystä edistävää ja alueen elinkei­no­ra­ken­netta uudis­tavaa sovel­tavaa tutki­mus­toi­mintaa, kehit­tämis- ja innovaa­tio­toi­mintaa sekä taiteel­lista toimintaa. Tehtä­viään hoitaessaan ammat­ti­kor­kea­koulun tulee edistää elini­käistä oppimista. Nämä ovat lakisää­teisiä tehtäviä.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun palve­lu­lii­ke­toi­min­nalla tarkoi­tetaan ulkopuo­li­sille asiak­kaille tarjot­tavia palveluja. Palve­lu­lii­ke­toi­minnan toiminta-ajatuksena on tuottaa laaduk­kaita, tuotteis­tettuja tai räätä­löityjä asian­tun­ti­ja­pal­ve­luita ja täyden­nys­kou­lu­tuksia yrityk­sille, yhtei­söille sekä yksityi­sille henki­löille paikal­li­sesti, kansal­li­sesti ja kansainvälisesti.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lussa työelämän yhtey­den­ottoja ja toimintoja ylläpi­detään CRM-asiak­kuuksien hallin­ta­jär­jes­tel­mässä, joka on keski­tetty ja jäsen­nelty paikka asiakas-, kumppani- ja sidos­ryh­mä­tie­tojen sekä liike­toi­min­ta­pro­sessien ylläpitoon. Tämä on kumppa­nuus­toi­mintaa. Asiak­kuuksien hallin­ta­jär­jes­telmään liittyy asiakas­läh­töinen ajattelu- ja toimin­tatapa. Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun CRM-järjes­telmä on koko henki­löstön työkalu omien työelä­mä­kon­taktien tietojen ja toimin­tojen ylläpitoon. Järjes­telmään kerätyn tiedon avulla suunni­tellaan ja seurataan toimintaa ja harkitaan miten asiak­kaiden ja kumppa­neiden kanssa toimitaan ja lujitetaan suhteita. Se mahdol­listaa asiak­kaiden ja kumppa­neiden tarpeiden tunnis­ta­misen ja myynnin johtamisen.

Asiak­kuuksien hallin­ta­jär­jes­telmän avulla hallitaan liike­toi­min­ta­pro­sessia. Järjes­tel­mässä toteu­tetaan mm. tarjouksien, myynti­ti­lauksien ja lasku­lä­het­teiden luominen. Järjes­telmän avulla saadaan tietoa tarjous- ja tilaus­kan­nasta, asiak­kaille tehdyistä toimek­sian­noista. Työelämän yhteys­hen­ki­löiden tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyödyn­net­tä­vissä markki­noin­ti­vies­tin­nässä ja tiedot­ta­mi­sessa. Järjes­telmään kerätään myös välitöntä palau­tetta, jota koostetaan toiminnan arviointia ja kehit­tä­mistä varten.

Alumni­toi­minnan tavoit­teena on kehittää Karelian työelä­mä­lä­hei­syyttä ja tukea opiske­li­joiden työelä­mäyh­teyksien synty­mistä. Alumneille tarjoamme kanavan monia­laiseen ammatil­liseen ja sosiaa­liseen verkos­toi­tu­miseen ja oman ammat­ti­taidon kehit­tä­miseen ja ylläpi­tä­miseen. Alumnit voivat mm. toimia opetuk­sessa asian­tun­ti­ja­luen­noit­si­joina, kutsua opiske­li­ja­ryhmiä opinto­vie­rai­lulle työpai­kalleen, tarjota opiske­li­joille harjoit­te­lu­paikkoja, projekteja ja opinnäy­tetyön aiheita sekä toimia mento­reina ja alan työelämään pereh­dyt­täjinä. Alumnit voivat rekis­te­röityä mukaan Karelian alumni­toi­mintaan valmis­tu­mis­vai­heessa (tutkin­to­to­dis­tus­ha­ke­muksen jättä­misen yhtey­dessä) tai sähköi­sellä Webropol-lomakkeella.

7. Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

CRM-järjes­tel­mästä löytyy seuraavien henki­lö­ryhmien henki­lö­tietoja: ammat­ti­kor­kea­koulun alumneja, erilaisia sidos­ryhmiä kuten strate­gisia kumppa­neita, avain­kump­pa­neita, toimin­nal­lisia kumppa­neita, kansain­vä­lisiä kumppa­neita. Siellä on myös palve­lu­lii­ke­toi­minnan asiak­kaita (yrityksiä, yhdis­tyksiä, julkisia organi­saa­tioita, yksityisiä henki­löitä) sekä näiden henki­lö­kuntaa ja Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun CRM-järjes­telmän käyttäjiä rooleineen. Käsitel­täviä henki­lö­tie­to­ryhmiä ovat: nimi, osoite, sähkö­posti, puhelin­numero, työnantaja, henkilön rooli tai tehtävä ko. organisaatiossa.

Alumni­toi­min­nassa käsitel­täviä henki­lö­tietoja ovat:

– henki­lö­tiedot: sukunimi, entinen sukunimi, etunimet, kutsu­manimi, synty­mäaika, osoite, posti­numero, posti­toi­mi­paikka, sähkö­posti (henki­lö­koh­tainen), puhelin,

– valmis­tu­minen ja työelämä: koulutus/koulutusohjelma, opintojen aloitus­vuosi, suori­tettu tutkinto, valmis­tu­mis­vuosi, työpaikka/yritys, työtehtävä,

– alumniyh­teistyön muodot, jotka kiinnos­tavat rekis­te­röityä: vierailu/osaamisen jakaminen opintojaksoilla/luennoilla, opinto­käynnit omalla työpai­kalla, harjoit­te­lu­paikan tarjoa­minen, projekti- ja/tai opinnäy­te­työ­ai­heiden tarjoa­minen, hankeyh­teistyö, verkos­toi­tu­minen muiden alumnien kanssa, jatko- ja täyden­nys­kou­lutus, muu osaamisen kehit­tä­minen, alumnitapahtumat

– eroaminen: haluan poistaa tietoni Karelia-amk:n alumnirekisteristä,

– lisätiedot: vapaasti kirjo­tettava teksti.

8. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Lakisää­teisten tehtävien hoita­minen on henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­rus­teena työelämää ja alueke­hi­tystä edistä­vässä ja alueen elinkei­no­ra­ken­netta uudis­ta­vassa sovel­ta­vassa tutki­mus­toi­min­nassa, kehit­tämis- ja innovaa­tio­toi­min­nassa sekä taiteel­li­sessa toimin­nassa. Kumppa­nuus­toi­minta perustuu sopimuksiin ja siinä oikeus­pe­ruste on sopimukseen perustuva. Ammat­ti­kor­kea­koulun palve­lu­lii­ke­toi­minnan osalta henki­lö­tie­tojen käsit­telyn peruste on oikeu­tettu etu. Alumnien tiedot saadaan rekis­te­röi­dyltä itseltään suostu­muk­sensa perus­teella, joten henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste on rekis­te­röidyn antama suostumus.

9. Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Sopimus­poh­jaiseen kumppa­nuus­toi­mintaan tarvitaan yhteys­hen­ki­löiden tiedot. Palve­lu­lii­ke­toi­min­nassa ja alumni­toi­min­nassa henki­lö­tietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen.

10. Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Palve­lu­lii­ke­toi­minnan hoita­minen ja/tai palvelun tuotta­minen. Oman henki­lö­kunnan osalta palve­lus­suhteen hoitaminen.

11. Käsit­telyn turvallisuus

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun CRM-järjes­telmä tietoineen sijaitsee kulun­val­vo­tussa palve­lin­ti­lassa. CRM-järjes­telmän käyttö perustuu käyttö­oi­keuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja tehtä­vistä Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lussa. Tietojen siirrossa käytetään asian­mu­kaisia suojaus­tek­nii­koita. Luotta­muk­sel­listen viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

CRM-järjes­tel­mästä ladataan Excel-siirtona sähkö­pos­ti­listoja Koodi­vii­dakko Oy:n palveluun Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun rehtorin toimiston suorit­tamaa viestintää varten. CRM-järjes­tel­mässä on kenttä, johon voidaan asettaa esto markki­noin­ti­vies­tintään. Solenovo Oy:n Meerkado-järjes­tel­mästä (www.meerkado.fi josta löytyy heidän rekis­te­ri­se­loste) saadaan Excel-muotoinen raportti, joka viedään tarvit­taessa CRM-järjes­telmään (nimi, puhelin­numero, sähkö­pos­tio­soite, yrityksen nimi). Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käyttämän Sebitti Oy:n Report­ronic -työaika- ja projek­ti­hal­lin­ta­jär­jes­telmän välillä on kaksi­suun­tainen yhteys projek­ti­hen­ki­löstön tietojen siirtoa varten. Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käyttämän Microsoft O365-palvelu ja CRM-järjes­telmä ovat yhtey­dessä keskenään. Tämä tarkoittaa esimer­kiksi aktivi­teettien näkymistä Outlookin lisäosan avulla. Alumnien tietojen keruun lomake on Webropol-palvelun (karelia.webropol.fi) tuottama.

13. Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Henki­lö­tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lussa on käytössä kumppa­nuus­toi­minnan ohjelma, jonka puitteissa kumppa­neiden yhteys­hen­ki­löiden tietoja päivi­tetään aktii­vi­sesti. Karelian strate­gi­sille ja avain­kump­pa­neille on määri­telty vastaavat, joiden tehtävä on ylläpitää ko. kumppanin ja yhteys­hen­ki­löiden tietoja. CRM-järjes­tel­mästä ei tarvitse poistaa tietoja kokonaan vaan voidaan poistaa esim. yhteys­henkilö käytöstä (passivoida/aktivoida). Yhteys­hen­kilön aktivointi poistetaan, joka tarkoittaa, että sitä ei voi muokata tai käyttää muiden tietueiden kanssa. Käytöstä poistetut käyttä­jä­tilit voidaan tarvit­taessa aktivoida uudestaan. Alumni voi itse tehdä tietojen poisto­pyynnön www-lomakkeen avulla. Asiak­kuuksien hallin­ta­jär­jes­telmän asiakirjoja (kumppa­nuus­so­pi­mukset, kumppa­nuus­tiedot) säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telman mukaisesti.

15. Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16. Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.