En

Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun talous­hal­lin­non rekisteri

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE                                               
Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.5.2018, muokattu 27.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki (1050/2018)

1 Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Talous­hal­lin­non vastuuhenkilö

Lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liuk­ko­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, sähkö­posti: [email protected]

4 Yhteys­hen­kilö talous­hal­lin­toon liit­ty­vissä asioissa

  • Kirjan­pi­toai­neisto, tilin­pää­tö­sai­neisto ja budje­tointi: lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liuk­ko­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, anneli.liukkonen(at)karelia.fi
  • Myyn­ti­las­ku­tus­jär­jes­telmä: kirjan­pi­täjä Eija Kois­ti­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 315 6685, sähkö­posti: eija.koistinen(at)karelia.fi
  • lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liuk­ko­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, anneli.liukkonen(at)karelia.fi

5 Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Rekis­te­rin nimi on Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n (Karelia) talous­hal­lin­non rekis­teri, johon kuulu­vat seuraa­vat talous­hal­lin­non tietojärjestelmät:

  • kirjan­pi­to­jär­jes­telmä (Rain­dance) ja budje­toin­ti­jär­jes­telmä (RD-Budje­tointi)
  • myyn­ti­las­ku­tus­jär­jes­telmä (Rondo R8-laskutus)
  • osto­las­ku­tus­jär­jes­telmä (Rondo)

Talous­hal­lin­non rekis­teri on perus­tettu talous­hal­lin­toon liit­ty­vien laki­sää­teis­ten tai ammat­ti­kor­kea­kou­lun omien sään­nös­ten mukais­ten velvol­li­suuk­sien hoita­mista varten. Tällai­sia velvol­li­suuk­sia ovat kirjan­pi­to­vel­vol­li­suus, tilin­pää­tök­sen laati­mis­vel­vol­li­suus ja budjetointi.

7 Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­röi­dyt ovat ammat­ti­kor­kea­kou­lun asiak­kaita tai toimit­ta­jia (myyn­ti­las­ku­tus ja osto­las­ku­tus sekä kirjan­pito ja tilin­pää­tös) ja ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­löstö (budje­tointi).

Rekis­te­riin merki­tään vain asioi­den hoita­mi­sen kannalta tarpeel­li­set tiedot.

  • Kirjan­pito ja tilin­pää­tö­sai­neisto sisäl­tä­vät nimi­tie­toja. Budje­tointi sisäl­tää nimi­tie­to­jen lisäksi palkkatietoja.
  • Myyn­ti­las­ku­tus­jär­jes­telmä sisäl­tää: henki­lön nimi- ja osoi­te­tie­dot sekä henkilötunnus.
  • Osto­las­ku­tus­jär­jes­telmä sisäl­tää: henki­lön nimi- ja osoi­te­tie­dot, pank­ki­ti­lin numeron.

8 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun talous­hal­lin­nossa, työnan­ta­jan oikeu­tettu etu, tai rekis­te­röity on antanut suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn yhtä tai useam­paa erityistä tarkoi­tusta varten.

9 Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän kohdassa 8 mainit­tu­jen tehtä­vien hoitamiseen.

Rekis­te­rin tiedos­toissa olevat tiedot ovat salassa pidet­tä­viä. Niitä ei luovu­teta, ellei tietoa pyytä­vällä ole lakiin perus­tu­vaa oikeutta tiedon saami­seen. Rekis­te­röi­dyn ei siis tarvitse esittää nimen­omaista tieto­jen luovutuskieltoa.

10 Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Oman henki­lö­kun­nan osalta palve­lus­suh­teen hoitaminen.

11 Käsit­te­lyn turvallisuus

Rekis­te­rin tiedot ovat salassa pidet­tä­viä. Tietoja käsit­te­le­viä henki­löitä koskee vaitio­lo­vel­vol­li­suus. Vaitio­lo­vel­vol­li­suus jatkuu palve­lus­suh­teen päätyttyä.

Talous­hal­lin­non järjestelmät

Järjes­tel­miin on käyt­tö­oi­keu­det vain niillä henki­löillä, joiden on tarve käsi­tellä tietoja. Järjes­tel­män sisällä on tarpeen mukaan rajattu käsit­te­ly­oi­keuk­sia. Järjes­tel­mät Rain­dance (RD), RD-Budje­tointi, Rondo R8-lasku­tus, Rondo hanki­taan Karelia-amk:n käyt­töön Pohjois-Karja­lan tieto­tek­niik­ka­kes­kus Oy:n (PTTK) kautta palveluna.

Manu­aa­li­nen aineisto

Pape­rille kirjat­tuja rekis­te­ri­tie­toja (luot­to­kort­ti­tie­dot, myyn­ti­las­kut ja -lähet­teet, asiak­kai­den luot­to­tap­pio­tie­dot sekä tilin­pää­tö­sai­neisto) käsi­tel­lään luot­ta­muk­sel­li­sesti Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lui­den henki­lös­tön toimesta ja säily­te­tään luki­tuissa tiloissa.

12 Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Talous­hal­lin­non järjes­tel­mien tekni­set pääkäyt­tä­jät ovat PTTK:n palve­luk­sessa. Järjes­tel­mien toimit­taja on CGI Oy.

  • Kirjan­pito: ei sään­nön­mu­kaista tieto­jen luovutusta.
  • Myyn­ti­las­ku­tus­jär­jes­tel­mästä erään­ty­neet laskut siir­ty­vät Intrum Justi­tia -perintätoimistolle.
  • Osto­las­ku­tus­jär­jes­telmä: ei sään­nön­mu­kaista tieto­jen luovutusta.

13 Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siir­retä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulla on arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telma, jossa on määri­telty asia­kir­jo­jen säily­ty­sa­jat ja vastuuhenkilöt.

15 Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

16 Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.