Ru

En

Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun talous­hal­linnon rekisteri

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE                                               
Laati­mis­päi­vä­määrä: 23.5.2018, muokattu 27.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)

1 Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Talous­hal­linnon vastuuhenkilö

Lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liukkonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, sähkö­posti: [email protected]

4 Yhteys­henkilö talous­hal­lintoon liitty­vissä asioissa

  • Kirjan­pi­toai­neisto, tilin­pää­tö­sai­neisto ja budje­tointi: lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liukkonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, anneli.liukkonen(at)karelia.fi
  • Myynti­las­ku­tus­jär­jes­telmä: kirjan­pitäjä Eija Koistinen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 315 6685, sähkö­posti: eija.koistinen(at)karelia.fi
  • lasken­ta­pääl­likkö Anneli Liukkonen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 (0)50 311 9135, anneli.liukkonen(at)karelia.fi

5 Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Rekis­terin nimi on Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy:n (Karelia) talous­hal­linnon rekisteri, johon kuuluvat seuraavat talous­hal­linnon tietojärjestelmät:

  • kirjan­pi­to­jär­jes­telmä (Raindance) ja budje­toin­ti­jär­jes­telmä (RD-Budje­tointi)
  • myynti­las­ku­tus­jär­jes­telmä (Rondo R8-laskutus)
  • ostolas­ku­tus­jär­jes­telmä (Rondo)

Talous­hal­linnon rekisteri on perus­tettu talous­hal­lintoon liittyvien lakisää­teisten tai ammat­ti­kor­kea­koulun omien säännösten mukaisten velvol­li­suuksien hoita­mista varten. Tällaisia velvol­li­suuksia ovat kirjan­pi­to­vel­vol­lisuus, tilin­pää­töksen laati­mis­vel­vol­lisuus ja budjetointi.

7 Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­röidyt ovat ammat­ti­kor­kea­koulun asiak­kaita tai toimit­tajia (myynti­las­kutus ja ostolas­kutus sekä kirjanpito ja tilin­päätös) ja ammat­ti­kor­kea­koulun henki­löstö (budje­tointi).

Rekis­teriin merkitään vain asioiden hoita­misen kannalta tarpeel­liset tiedot.

  • Kirjanpito ja tilin­pää­tö­sai­neisto sisäl­tävät nimitietoja. Budje­tointi sisältää nimitie­tojen lisäksi palkkatietoja.
  • Myynti­las­ku­tus­jär­jes­telmä sisältää: henkilön nimi- ja osoite­tiedot sekä henkilötunnus.
  • Ostolas­ku­tus­jär­jes­telmä sisältää: henkilön nimi- ja osoite­tiedot, pankki­tilin numeron.

8 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Lakisää­teisen tehtävän hoita­minen Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun talous­hal­lin­nossa, työnan­tajan oikeu­tettu etu, tai rekis­te­röity on antanut suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoi­tusta varten.

9 Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan rekis­te­rin­pi­täjän kohdassa 8 mainit­tujen tehtävien hoitamiseen.

Rekis­terin tiedos­toissa olevat tiedot ovat salassa pidet­täviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytä­vällä ole lakiin perus­tuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekis­te­röidyn ei siis tarvitse esittää nimen­omaista tietojen luovutuskieltoa.

10 Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Oman henki­lö­kunnan osalta palve­lus­suhteen hoitaminen.

11 Käsit­telyn turvallisuus

Rekis­terin tiedot ovat salassa pidet­täviä. Tietoja käsit­te­leviä henki­löitä koskee vaitio­lo­vel­vol­lisuus. Vaitio­lo­vel­vol­lisuus jatkuu palve­lus­suhteen päätyttyä.

Talous­hal­linnon järjestelmät

Järjes­telmiin on käyttö­oi­keudet vain niillä henki­löillä, joiden on tarve käsitellä tietoja. Järjes­telmän sisällä on tarpeen mukaan rajattu käsit­te­ly­oi­keuksia. Järjes­telmät Raindance (RD), RD-Budje­tointi, Rondo R8-laskutus, Rondo hankitaan Karelia-amk:n käyttöön Pohjois-Karjalan tieto­tek­niik­ka­keskus Oy:n (PTTK) kautta palveluna.

Manuaa­linen aineisto

Paperille kirjattuja rekis­te­ri­tietoja (luotto­kort­ti­tiedot, myynti­laskut ja -lähetteet, asiak­kaiden luotto­tap­pio­tiedot sekä tilin­pää­tö­sai­neisto) käsitellään luotta­muk­sel­li­sesti Karelian lasken­ta­pal­ve­luiden henki­löstön toimesta ja säily­tetään lukituissa tiloissa.

12 Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Talous­hal­linnon järjes­telmien tekniset pääkäyt­täjät ovat PTTK:n palve­luk­sessa. Järjes­telmien toimittaja on CGI Oy.

  • Kirjanpito: ei säännön­mu­kaista tietojen luovutusta.
  • Myynti­las­ku­tus­jär­jes­tel­mästä erään­tyneet laskut siirtyvät Intrum Justitia -perintätoimistolle.
  • Ostolas­ku­tus­jär­jes­telmä: ei säännön­mu­kaista tietojen luovutusta.

13 Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulla on arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telma, jossa on määri­telty asiakir­jojen säily­ty­sajat ja vastuuhenkilöt.

15 Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16 Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.