Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun toteut­ta­mien projek­tien osallistujarekisteri

Päivi­tetty 13.9.2023

Rekis­te­rin­pi­täjä                    

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy
Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. 013 260 600
info(at)karelia.fi

Yhteys­hen­kilö rekis­te­riä koske­vissa asioissa 

Tutki­mus- ja kehit­tä­mis­joh­taja Anne Ilvonen
Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. 050 311 6314, anne.ilvonen(at)karelia.fi

Rekis­te­rin nimi 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun toteut­ta­mien projek­tien osallistujarekisteri

Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoi­tus ja henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste 

Rekis­teri on tarkoi­tettu Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun joko hallin­noi­jana tai osato­teut­ta­jana toteut­ta­mien sellais­ten tutki­mus-, kehit­tä­mis-, inno­vaa­tio- ja/tai kansain­vä­lis­ty­mis­pro­jek­tien osal­lis­tu­ja­tie­to­jen käsit­te­lyyn, joissa rahoit­taja, osara­hoit­taja, projek­tin hallin­noija ja/tai muu toteut­taja tai projek­tin toteu­tus­tapa (esimer­kiksi tieteel­li­nen tutki­mus) edel­lyt­tää osal­lis­tu­ja­tie­to­jen kerää­mistä projek­tin toteu­tusta ja/tai rapor­toin­tia varten. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste: laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoitaminen.

Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358503497097, sähkö­posti: [email protected]

Rekis­te­rin tieto­si­sältö ja kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä 

Projek­tin

• nimi
• hallin­noija
• rahoittaja/osarahoittaja

Tieto­tyy­pit osal­lis­tu­jan osalta (laajim­mil­laan)

• Henki­lön tunniste- ja yhteys­tie­dot: nimi, henki­lö­tun­nus, osoite, sähkö­posti ja puhe­lin­nu­mero, valo­kuva, video
• Työl­li­syys­ti­lanne: mahdol­li­nen työt­tö­myy­den kesto, työelä­män ulko­puo­lella olo tai työssä oloon liit­ty­vät tiedot
• Koulu­tus: suori­te­tun koulu­tuk­sen aste
• Koti­ta­lou­den tilanne: työt­tö­myy­teen, huol­let­ta­vana oleviin lapsiin ja koti­ta­lou­dessa olevien aikuis­ten luku­mää­rään liit­ty­vät tiedot
• Muut taus­ta­te­ki­jät: ulko­maa­lais­taus­tai­suus tai vähem­mis­töön kuulu­mi­nen, vammai­suus, aseman heik­kous työmark­ki­noilla, asunnottomuus
• Taustaorganisaatio/työnantaja
• Lisäksi tietyissä hanke­tyy­peissä: henki­lön arvio omasta työky­vys­tään ja/tai hank­keen vaikutuksista

Sään­nön­mu­kai­set tieto­läh­teet, henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste 

Projek­tiin osal­lis­tu­mi­sen yhtey­des­sä­re­kis­te­röi­tä­vän täyt­tämä paperi- tai verk­ko­lo­make. Valo­ku­vien tai videoi­den käyt­töön pyyde­tään eril­li­nen suostumus.

Tieto­jen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei siir­retä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tieto­jen sään­nön­mu­kai­set luovutukset 

Tietoja luovu­te­taan tarvit­taessa yksi­löi­dyn tieto­pyyn­nön perus­teella osal­lis­tu­jan omalle orga­ni­saa­tiolle sekä edel­ly­tet­täessä esimer­kiksi rapor­tointi- ja maksa­tusai­neis­ton liit­teenä projek­tin rahoit­ta­jalle, osara­hoit­ta­jalle, hallin­noi­jalle ja/tai muille toteut­ta­jille. Valo­ku­via ja videoita käyte­tään projek­tien vies­tin­näl­li­siin ja markkinointitarkoituksiin:

• Kuvien ja/tai videon julkaisu Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun vies­tin­nässä eri medioissa, inter­ne­tissä ja sosi­aa­li­sessa mediassa

• Kuvien ja/tai videon julkaisu tiedot­ta­mi­sen yhtey­dessä sisäi­sesti ja ulkoi­sesti, Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun sisäi­nen käyttö/jako

• Kuvia ja/tai videoita muoka­taan ja editoi­daan hyvällä maulla käyt­tö­tar­koi­tuk­seen sopivaksi

Rekis­te­rin suojauk­sen periaatteet 

Rekis­te­rin tiedot ovat salassa pidet­tä­viä lukuun otta­matta erik­seen sovit­tuja julkais­ta­via tietoja, esimer­kiksi nimi ja valo­kuva. Tietoja käsit­te­le­viä työn­te­ki­jöitä koskee vaitio­lo­vel­vol­li­suus ja muut tieto­jen käsit­te­lystä annetut ohjeet. Vaitio­lo­vel­vol­li­suus jatkuu palve­lus­suh­teen päätyttyä.

Pape­rille kirjat­tuja rekis­te­ri­tie­toja käsi­tel­lään luot­ta­muk­sel­li­sesti projek­tin henki­lös­tön sekä Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lui­den henki­lös­tön toimesta ja säily­te­tään tiloissa, joita pide­tään lukit­tuna virka-ajan ulko­puo­lella. Sähköi­seen muotoon siir­ret­tyjä tietoja säily­te­tään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun palve­li­mella verk­ko­kan­sioissa, joihin pääsy edel­lyt­tää järjes­tel­mään kirjau­tu­mista. ESR-henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyssä nouda­te­taan erik­seen annet­tuja ohjeita.

Rekis­te­ri­tie­to­jen säily­tys, arkis­tointi ja hävittäminen 

Asia­kas­koh­tais­ten tieto­jen säily­tyk­sessä nouda­te­taan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun tiedo­noh­jaus­suun­ni­tel­man mukai­sia säily­ty­sai­koja. Hävit­tä­mi­sessä nouda­te­taan arkis­to­lai­tok­sen kulloin­kin voimassa olevia sään­nök­siä ja määräyk­siä. Lisäksi nouda­te­taan projek­tien rahoit­ta­jien, osara­hoit­ta­jien, hallin­noi­jien ja/tai muiden toteut­ta­jien arkistointisääntöjä.

Rekis­te­röi­dyn informointi 

Infor­mointi suori­te­taan suul­li­sesti ja/tai kirjal­li­sesti osal­lis­tu­ja­tie­toja kerät­täessä. Rekis­te­ri­se­loste on nähtä­villä Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun www-sivuilla osoit­teessa http://www.karelia.fi/rekisteriselosteet.

Tarkas­tusoi­keus                    

Jokai­sella on oikeus tarkas­taa henki­lö­re­kis­te­riin talle­te­tut tietonsa.

Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyyn­nön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti Kare­lian tieto­suo­ja­vas­taa­valle (tietosuoja(at)karelia.fi). Tiedot pyri­tään anta­maan viivy­tyk­settä ja pyydet­täessä kirjallisina.

Henki­lölle järjes­te­tään mahdol­li­suus tutus­tua häntä koske­viin asia­kir­joi­hin, näyt­tö­ruu­dulla oleviin tietoi­hin tai käytet­tä­vissä oleviin tulos­tei­siin tai syöte­lo­mak­kei­siin, joilta tiedot on tallen­nettu. Rekis­te­röi­dylle ilmoi­te­taan samalla mistä rekis­te­rin tiedot on saatu, mihin niitä käyte­tään ja mihin mahdol­li­sesti luovutetaan.

Jos tarkas­tusoi­keus poik­keuk­sel­li­sesti evätään, siitä anne­taan kirjal­li­nen, rekis­te­rin vastuu­hen­ki­lön alle­kir­joit­tama todis­tus. Todis­tuk­sesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkas­tusoi­keus on evätty. Rekis­te­röity voi saattaa asian tieto­suo­ja­val­tuu­te­tun käsiteltäväksi.

Tiedon korjaa­mi­nen            

Jokai­sella on oikeus vaatia henki­lö­re­kis­te­rissä olevan virheel­li­sen tiedon korjaamista.

Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyyn­nön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti rekis­te­rin yhteys­hen­ki­lölle. Mikäli rekis­te­rissä havai­taan käsit­te­lyn kannalta virheel­li­nen, tarpee­ton, puut­teel­li­nen tai vanhen­tu­nut henki­lö­tieto, oikai­see rekis­te­ri­tie­don käsit­te­lijä sen omasta aloit­tees­taan tai asiak­kaan pyynnöstä.

Mikäli rekis­te­ri­tie­don käsit­te­lijä ei hyväksy rekis­te­röi­dyn vaati­musta tiedon korjaa­mi­sesta, kiel­täy­ty­mi­sestä anne­taan rekis­te­rin vastuu­hen­ki­lön alle­kir­joit­tama todis­tus, josta ilme­ne­vät syyt, joiden vuoksi vaati­musta ei ole hyväk­sytty. Henki­lölle kerro­taan hänen oikeu­des­taan saattaa asia tieto­suo­ja­val­tuu­te­tun käsiteltäväksi.

Kielto-oikeus                                     

Rekis­te­rin tiedos­toissa olevat tiedot ovat salassa pidet­tä­viä lukuun otta­matta erik­seen sovit­tuja julkais­ta­via tietoja, esimer­kiksi nimi ja valo­kuva. Niitä ei luovu­teta, ellei tietoa pyytä­vällä ole lakiin perus­tu­vaa oikeutta tiedon saami­seen. Rekis­te­röi­dyn ei siis tarvitse esittää nimen­omaista tieto­jen luovutuskieltoa.