Rekisteriseloste: Karelia-ammattikorkeakoulun toteuttamien projektien osallistujarekisteri

Päivitetty 13.9.2023

Rekisterinpitäjä                    

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. 013 260 600
info(at)karelia.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa                   

Tutkimus- ja kehittämisjohtaja Anne Ilvonen
Karelia-ammattikorkeakoulu, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. 050 311 6314, anne.ilvonen(at)karelia.fi

Rekisterin nimi                                 

Karelia-ammattikorkeakoulun toteuttamien projektien osallistujarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste                                    

Rekisteri on tarkoitettu Karelia-ammattikorkeakoulun joko hallinnoijana tai osatoteuttajana toteuttamien sellaisten tutkimus-, kehittämis-, innovaatio- ja/tai kansainvälistymisprojektien osallistujatietojen käsittelyyn, joissa rahoittaja, osarahoittaja, projektin hallinnoija ja/tai muu toteuttaja tai projektin toteutustapa (esimerkiksi tieteellinen tutkimus) edellyttää osallistujatietojen keräämistä projektin toteutusta ja/tai raportointia varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: lakisääteisen tehtävän hoitaminen.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358503497097, sähköposti: [email protected]

Rekisterin tietosisältö ja kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä          

Projektin

  • nimi
  • hallinnoija
  • rahoittaja/osarahoittaja

Tietotyypit osallistujan osalta (laajimmillaan)

  • Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero, valokuva, video
  • Työllisyystilanne: mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot
  • Koulutus: suoritetun koulutuksen aste
  • Kotitalouden tilanne: työttömyyteen, huollettavana oleviin lapsiin ja kotitaloudessa olevien aikuisten lukumäärään liittyvät tiedot
  • Muut taustatekijät: ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, aseman heikkous työmarkkinoilla, asunnottomuus
  • Taustaorganisaatio/työnantaja
  • Lisäksi tietyissä hanketyypeissä: henkilön arvio omasta työkyvystään ja/tai hankkeen vaikutuksista

Säännönmukaiset tietolähteet, henkilötietojen antamisen peruste                                                               

Projektiin osallistumisen yhteydessärekisteröitävän täyttämä paperi- tai verkkolomake. Valokuvien tai videoiden käyttöön pyydetään erillinen suostumus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle                    

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan tarvittaessa yksilöidyn tietopyynnön perusteella osallistujan omalle organisaatiolle sekä edellytettäessä esimerkiksi raportointi- ja maksatusaineiston liitteenä projektin rahoittajalle, osarahoittajalle, hallinnoijalle ja/tai muille toteuttajille. Valokuvia ja videoita käytetään projektien viestinnällisiin ja markkinointitarkoituksiin:

  • Kuvien ja/tai videon julkaisu Karelia-ammattikorkeakoulun viestinnässä eri medioissa, internetissä ja sosiaalisessa mediassa
  • Kuvien ja/tai videon julkaisu tiedottamisen yhteydessä sisäisesti ja ulkoisesti, Karelia-ammattikorkeakoulun sisäinen käyttö/jako
  • Kuvia ja/tai videoita muokataan ja editoidaan hyvällä maulla käyttötarkoitukseen sopivaksi

Rekisterin suojauksen periaatteet            

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä lukuun ottamatta erikseen sovittuja julkaistavia tietoja, esimerkiksi nimi ja valokuva. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus ja muut tietojen käsittelystä annetut ohjeet. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

Paperille kirjattuja rekisteritietoja käsitellään luottamuksellisesti projektin henkilöstön sekä Karelian laskentapalveluiden henkilöstön toimesta ja säilytetään tiloissa, joita pidetään lukittuna virka-ajan ulkopuolella. Sähköiseen muotoon siirrettyjä tietoja säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun palvelimella verkkokansioissa, joihin pääsy edellyttää järjestelmään kirjautumista. ESR-henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan erikseen annettuja ohjeita.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen                                                               

Asiakaskohtaisten tietojen säilytyksessä noudatetaan Karelia-ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Lisäksi noudatetaan projektien rahoittajien, osarahoittajien, hallinnoijien ja/tai muiden toteuttajien arkistointisääntöjä.

Rekisteröidyn informointi            

Informointi suoritetaan suullisesti ja/tai kirjallisesti osallistujatietoja kerättäessä. Rekisteriseloste on nähtävillä Karelia-ammattikorkeakoulun www-sivuilla osoitteessa http://www.karelia.fi/rekisteriselosteet.

Tarkastusoikeus                    

Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa.

Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Karelian tietosuojavastaavalle (tietosuoja(at)karelia.fi). Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina.

Henkilölle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin tulosteisiin tai syötelomakkeisiin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tiedon korjaaminen            

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisteritiedon käsittelijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.

Mikäli rekisteritiedon käsittelijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Kielto-oikeus                                     

Rekisterin tiedostoissa olevat tiedot ovat salassa pidettäviä lukuun ottamatta erikseen sovittuja julkaistavia tietoja, esimerkiksi nimi ja valokuva. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.