Rekis­te­ri­se­loste: Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun toteut­tamien projektien osallistujarekisteri

Päivi­tetty 13.9.2023

Rekis­te­rin­pitäjä                    

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy
Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. 013 260 600
info(at)karelia.fi

Yhteys­henkilö rekis­teriä koske­vissa asioissa 

Tutkimus- ja kehit­tä­mis­johtaja Anne Ilvonen
Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. 050 311 6314, anne.ilvonen(at)karelia.fi

Rekis­terin nimi 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun toteut­tamien projektien osallistujarekisteri

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus ja henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste 

Rekisteri on tarkoi­tettu Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun joko hallin­noijana tai osato­teut­tajana toteut­tamien sellaisten tutkimus-, kehit­tämis-, innovaatio- ja/tai kansain­vä­lis­ty­mis­pro­jektien osallis­tu­ja­tie­tojen käsit­telyyn, joissa rahoittaja, osara­hoittaja, projektin hallin­noija ja/tai muu toteuttaja tai projektin toteu­tustapa (esimer­kiksi tieteel­linen tutkimus) edellyttää osallis­tu­ja­tie­tojen kerää­mistä projektin toteu­tusta ja/tai rapor­tointia varten. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste: lakisää­teisen tehtävän hoitaminen.

Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358503497097, sähkö­posti: [email protected]

Rekis­terin tieto­si­sältö ja kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä 

Projektin

• nimi
• hallin­noija
• rahoittaja/osarahoittaja

Tieto­tyypit osallis­tujan osalta (laajim­millaan)

• Henkilön tunniste- ja yhteys­tiedot: nimi, henki­lö­tunnus, osoite, sähkö­posti ja puhelin­numero, valokuva, video
• Työlli­syys­ti­lanne: mahdol­linen työttö­myyden kesto, työelämän ulkopuo­lella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot
• Koulutus: suori­tetun koulu­tuksen aste
• Kotita­louden tilanne: työttö­myyteen, huollet­tavana oleviin lapsiin ja kotita­lou­dessa olevien aikuisten lukumäärään liittyvät tiedot
• Muut tausta­te­kijät: ulkomaa­lais­taus­taisuus tai vähem­mistöön kuulu­minen, vammaisuus, aseman heikkous työmark­ki­noilla, asunnottomuus
• Taustaorganisaatio/työnantaja
• Lisäksi tietyissä hanke­tyy­peissä: henkilön arvio omasta työky­vystään ja/tai hankkeen vaikutuksista

Säännön­mu­kaiset tieto­lähteet, henki­lö­tie­tojen antamisen peruste 

Projektiin osallis­tu­misen yhtey­des­sä­re­kis­te­röi­tävän täyttämä paperi- tai verkko­lomake. Valokuvien tai videoiden käyttöön pyydetään erillinen suostumus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säännön­mu­kaiset luovutukset 

Tietoja luovu­tetaan tarvit­taessa yksilöidyn tieto­pyynnön perus­teella osallis­tujan omalle organi­saa­tiolle sekä edelly­tet­täessä esimer­kiksi rapor­tointi- ja maksa­tusai­neiston liitteenä projektin rahoit­ta­jalle, osara­hoit­ta­jalle, hallin­noi­jalle ja/tai muille toteut­ta­jille. Valokuvia ja videoita käytetään projektien viestin­näl­lisiin ja markkinointitarkoituksiin:

• Kuvien ja/tai videon julkaisu Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun viestin­nässä eri medioissa, inter­ne­tissä ja sosiaa­li­sessa mediassa

• Kuvien ja/tai videon julkaisu tiedot­ta­misen yhtey­dessä sisäi­sesti ja ulkoi­sesti, Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun sisäinen käyttö/jako

• Kuvia ja/tai videoita muokataan ja editoidaan hyvällä maulla käyttö­tar­koi­tukseen sopivaksi

Rekis­terin suojauksen periaatteet 

Rekis­terin tiedot ovat salassa pidet­täviä lukuun ottamatta erikseen sovittuja julkais­tavia tietoja, esimer­kiksi nimi ja valokuva. Tietoja käsit­te­leviä työnte­ki­jöitä koskee vaitio­lo­vel­vol­lisuus ja muut tietojen käsit­te­lystä annetut ohjeet. Vaitio­lo­vel­vol­lisuus jatkuu palve­lus­suhteen päätyttyä.

Paperille kirjattuja rekis­te­ri­tietoja käsitellään luotta­muk­sel­li­sesti projektin henki­löstön sekä Karelian lasken­ta­pal­ve­luiden henki­löstön toimesta ja säily­tetään tiloissa, joita pidetään lukittuna virka-ajan ulkopuo­lella. Sähköiseen muotoon siirrettyjä tietoja säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun palve­li­mella verkko­kan­sioissa, joihin pääsy edellyttää järjes­telmään kirjau­tu­mista. ESR-henki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä nouda­tetaan erikseen annettuja ohjeita.

Rekis­te­ri­tie­tojen säilytys, arkis­tointi ja hävittäminen 

Asiakas­koh­taisten tietojen säily­tyk­sessä nouda­tetaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun tiedo­noh­jaus­suun­ni­telman mukaisia säily­ty­saikoja. Hävit­tä­mi­sessä nouda­tetaan arkis­to­lai­toksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Lisäksi nouda­tetaan projektien rahoit­tajien, osara­hoit­tajien, hallin­noijien ja/tai muiden toteut­tajien arkistointisääntöjä.

Rekis­te­röidyn informointi 

Infor­mointi suori­tetaan suulli­sesti ja/tai kirjal­li­sesti osallis­tu­ja­tietoja kerät­täessä. Rekis­te­ri­se­loste on nähtä­villä Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun www-sivuilla osoit­teessa http://www.karelia.fi/rekisteriselosteet.

Tarkas­tusoikeus                    

Jokai­sella on oikeus tarkastaa henki­lö­re­kis­teriin talle­tetut tietonsa.

Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyynnön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti Karelian tieto­suo­ja­vas­taa­valle (tietosuoja(at)karelia.fi). Tiedot pyritään antamaan viivy­tyk­settä ja pyydet­täessä kirjallisina.

Henki­lölle järjes­tetään mahdol­lisuus tutustua häntä koskeviin asiakir­joihin, näyttö­ruu­dulla oleviin tietoihin tai käytet­tä­vissä oleviin tulos­teisiin tai syöte­lo­mak­keisiin, joilta tiedot on tallen­nettu. Rekis­te­röi­dylle ilmoi­tetaan samalla mistä rekis­terin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdol­li­sesti luovutetaan.

Jos tarkas­tusoikeus poikkeuk­sel­li­sesti evätään, siitä annetaan kirjal­linen, rekis­terin vastuu­hen­kilön allekir­joittama todistus. Todis­tuk­sesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkas­tusoikeus on evätty. Rekis­te­röity voi saattaa asian tieto­suo­ja­val­tuu­tetun käsiteltäväksi.

Tiedon korjaa­minen            

Jokai­sella on oikeus vaatia henki­lö­re­kis­te­rissä olevan virheel­lisen tiedon korjaamista.

Henkilö voi esittää tarkas­tus­pyynnön henki­lö­koh­tai­sesti tai kirjal­li­sesti rekis­terin yhteys­hen­ki­lölle. Mikäli rekis­te­rissä havaitaan käsit­telyn kannalta virheel­linen, tarpeeton, puutteel­linen tai vanhen­tunut henki­lö­tieto, oikaisee rekis­te­ri­tiedon käsit­telijä sen omasta aloit­teestaan tai asiakkaan pyynnöstä.

Mikäli rekis­te­ri­tiedon käsit­telijä ei hyväksy rekis­te­röidyn vaati­musta tiedon korjaa­mi­sesta, kieltäy­ty­mi­sestä annetaan rekis­terin vastuu­hen­kilön allekir­joittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaati­musta ei ole hyväk­sytty. Henki­lölle kerrotaan hänen oikeu­destaan saattaa asia tieto­suo­ja­val­tuu­tetun käsiteltäväksi.

Kielto-oikeus                                     

Rekis­terin tiedos­toissa olevat tiedot ovat salassa pidet­täviä lukuun ottamatta erikseen sovittuja julkais­tavia tietoja, esimer­kiksi nimi ja valokuva. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytä­vällä ole lakiin perus­tuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekis­te­röidyn ei siis tarvitse esittää nimen­omaista tietojen luovutuskieltoa.