En

Rekis­te­ri­se­loste: kirjasto- ja tietopalvelut

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tieto­suo­ja­laki (1050 /2018), EU-tieto­suoja-asetus (EU 679/2016)
Laati­mis­päi­vä­määrä 18.5.2018, päivi­tetty 27.10.2022

1. Rekis­te­rin­pi­täjä                   

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 JOENSUU

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

2a. Rekis­te­rin vastuuhenkilö 

Kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö

2b. Yhteys­hen­ki­löt rekis­te­riin liit­ty­vissä asioissa 

Kirjasto- ja tieto­pal­ve­lu­pääl­likkö Pekka Malvela, Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, sähkö­posti pekka.malvela(at)karelia.fi, puh. +358 50 326 0450

2c. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot 

Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

3. Rekis­te­rin nimi 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun kirjas­ton asia­kas­re­kis­teri, asia­kas­käyt­tö­liit­tymä, chat-palvelu

4. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoi­tus / rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tus ja oikeusperuste 

Kirjas­to­jär­jes­tel­män rekis­te­reitä käyte­tään lainauk­sen- ja lainausoi­keu­den valvon­taan sekä tilas­toin­tiin. Tilas­tointi ei sisällä henki­lö­ta­son tietoja. Rekis­te­rissä on tiedot voimassa olevista lainoista, vara­tusta aineis­tosta, lainaus­toi­min­nan maksuista sekä tiedot palaut­ta­matta jätet­ty­jen laino­jen takia asiak­kaa­seen kohdis­te­tuista toimenpiteistä.

5. Rekis­te­rin pitä­mi­sen oikeusperuste 

Asia­kas­re­kis­teri. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste on rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tettu etu, eli asia­kas­suh­teen hoitaminen.

5a. Rekis­te­rin tieto­si­sältö ja rekis­te­röi­ty­jen ryhmät ja henki­lö­tie­to­ryh­mät                         

Kirjas­to­jär­jes­telmä

  • asiak­kaan henkilö- ja yhteys­tie­dot (nimi ja osoi­te­tie­dot, puhe­lin­nu­me­rot, sähköpostiosoite)
  • asiak­kaan tunnis­te­tie­dot (asia­kas­tun­nus, asia­kas­ryhmä ja tilas­to­tyyppi, henkilötunnus)
  • tilas­to­las­ku­rit sekä asia­kas­tie­to­jen viimei­nen päivityspäivämäärä
  • tiedot asiak­kaalla lainassa olevasta aineis­tosta ja varauksista
  • tiedot erään­ty­nei­den ja palaut­ta­matta jätet­ty­jen laino­jen vuoksi asiak­kaa­seen kohdis­te­tuista toimenpiteistä

Karelia-Finna

Chat-palve­lun käyt­tä­jistä kerä­tään tilas­toin­tia varten seuraa­vat tiedot

  • haku­his­to­ria
  • käyty keskus­telu ja vies­tien määrä
  • käyt­tä­jän sijain­ti­paik­ka­kunta sekä maa
  • ip-osoite, selain ja käyttöjärjestelmä.

5b. Rekis­te­riä käyt­tä­vät tieto­jär­jes­tel­mät   Kirjas­to­jär­jes­telmä, Karelia-Finna, chat-palvelu

  • 6. Sään­nön­mu­kai­set tieto­läh­teet     asiak­kaan täyt­tämä asiakastietolomake
  • Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun opiskelijarekisteri
  • julki­set osoite- ja puhe­lin­nu­me­ro­pal­ve­lut sekä Väestörekisteri
  • lainaus­toi­min­nassa tieto­kan­taan tallen­tu­vat tiedot
  • Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun Haka-kirjautumispalvelu.

Muutos­ten ilmoit­ta­mi­nen on asiak­kaan vastuulla. Perin­tä­ta­pauk­sissa osoi­te­tie­dot voidaan tarkis­taa Väes­tö­re­kis­te­ristä. Kirjasto poistaa pitkään käyt­tä­mättä olleet asiakastiedot.

7. Sään­nön­mu­kai­set tieto­jen luovu­tuk­set vastaa­not­ta­ji­neen – henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste ja rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut 

Tietoja luovu­te­taan tarvit­taessa Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun käyt­tä­mälle perin­tä­toi­mis­tolle. Tilas­to­tie­toja luovu­te­taan kansal­li­seen yhteis­ti­las­toon (ei sisällä henki­lö­ta­son tietoja). Henkilö- ja osoi­te­tie­toja ei luovu­teta muuhun ulko­puo­li­seen käyttöön.

8. Tieto­jen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekis­te­ristä ei luovu­teta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekis­te­rin suojauk­sen peri­aat­teet – käsit­te­lyn turvallisuus 

A. Manu­aa­li­nen aineisto

Ei ole

B. Atk:lla käsi­tel­tä­vät tiedot

Asiak­kai­den ilmoit­tau­tu­mis­lo­mak­keet tuho­taan välit­tö­mästi tieto­jen tallen­ta­mi­sen jälkeen.

Rekis­te­rin sisäl­tävä palve­lin on EU:n alueella.

Rekis­te­rin käyttö edel­lyt­tää henki­lö­koh­taista käyt­tä­jä­tun­nusta ja sala­sa­naa. Käyt­tä­jä­tun­nuk­sien halti­joina ovat Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun kirjas­ton henki­lö­kunta sekä tarvit­taessa tieto­hal­lin­non henki­lö­kunta, jotka ovat työso­pi­muk­sen alle­kir­joi­tuk­sen yhtey­dessä sitou­tu­neet vaitio­lo­vel­vol­li­suu­teen. Käyt­tö­oi­keus päättyy henki­lön työso­pi­muk­sen päättyessä.

Asiakas saa näky­ville omat tietonsa kahdella vaih­toeh­toi­sella tavalla:

  • kirjau­tu­malla Karelia-Finnaan asia­kas­tie­toi­hin tallen­ne­tulla sähköpostisoitteella
  • kirjau­tu­malla Karelia-Finnaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun Haka-kirjau­tu­mis­pal­ve­lun kautta. Jos käyt­täjä ei ole antanut Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun kirjau­tu­mis­pal­ve­lulle tai muulle Haka-luot­ta­mus­ver­kos­ton iden­ti­teet­ti­pal­ve­lulle lupaa luovut­taa henki­lö­tun­nus­taan kirjas­to­jär­jes­tel­mälle, tämä kirjau­tu­mis­tapa ei ole mahdollinen.

Asia­kas­tie­toja ei luovu­teta sivullisille.

10. Rekis­te­röi­dyn oikeudet 

EU tieto­suoja-asetuk­sen 679/2016 artiklo­jen 15-22 mukaan rekis­te­röi­dyn oikeu­det ylei­sesti ilmais­tuna ovat 25.5.2018 asetuk­sen sovel­ta­mi­sen alkaessa:

  • oikeus saada pääsy tietoihin
  • oikeus tieto­jen oikaisemiseen
  • oikeus tieto­jen poistamiseen
  • oikeus käsit­te­lyn rajoittaminen
  • oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen
  • vastus­ta­mi­soi­keus

Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen alussa.

11. Tarkas­tusoi­keus               

Asia­kas­re­kis­te­riin kirja­tulla on oikeus tarkas­taa pyyn­nöstä rekis­te­rissä olevien itseään koske­vien tieto­jen oikeel­li­suus ja ajan­ta­sai­suus. Rekis­te­röity voi esittää henki­lö­koh­tai­sen pyynnön suul­li­sesti tai kirjal­li­sesti kirjas­ton henki­lö­kun­nalle. Tieto­jen tarkas­tus voidaan tehdä, kun pyytä­jän henki­löl­li­syys on varmis­tettu. Rekis­te­riin ei sisälly sellai­sia tietoja, joiden osalta tarkas­tusta ei voida suorittaa.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Asia­kas­re­kis­te­riin kirja­tulla on oikeus vaatia asia­kas­re­kis­te­rissä olevan virheel­li­sen tietonsa korjaa­mista. Asia­kas­tie­dot korja­taan viipy­mättä asiak­kaan ilmoi­tuk­sen mukai­sesti ajan­ta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huoleh­tii kirjas­ton henki­lö­kunta. Mikäli rekis­te­rissä havai­taan käsit­te­lyn kannalta virheel­li­nen, tarpee­ton, puut­teel­li­nen tai vanhen­tu­nut henki­lö­tieto, oikai­see rekis­te­ri­tie­don käsit­te­lijä sen omasta aloit­tees­taan tai rekis­te­röi­dyn pyynnöstä.

13. Muut mahdol­li­set oikeudet 

Ei ole.