Ru

En

Rekis­te­ri­se­loste: kirjasto- ja tietopalvelut

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tieto­suo­jalaki (1050 /2018), EU-tieto­suoja-asetus (EU 679/2016)
Laati­mis­päi­vä­määrä 18.5.2018, päivi­tetty 27.10.2022

1. Rekis­te­rin­pitäjä                   

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 JOENSUU

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

2a. Rekis­terin vastuuhenkilö 

Kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö

2b. Yhteys­hen­kilöt rekis­teriin liitty­vissä asioissa 

Kirjasto- ja tieto­pal­ve­lu­pääl­likkö Pekka Malvela, Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, sähkö­posti pekka.malvela(at)karelia.fi, puh. +358 50 326 0450

2c. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot 

Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

3. Rekis­terin nimi 

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun kirjaston asiakas­re­kisteri, asiakas­käyt­tö­liittymä, chat-palvelu

4. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus / rekis­terin käyttö­tar­koitus ja oikeusperuste 

Kirjas­to­jär­jes­telmän rekis­te­reitä käytetään lainauksen- ja lainausoi­keuden valvontaan sekä tilas­tointiin. Tilas­tointi ei sisällä henki­lö­tason tietoja. Rekis­te­rissä on tiedot voimassa olevista lainoista, varatusta aineis­tosta, lainaus­toi­minnan maksuista sekä tiedot palaut­ta­matta jätet­tyjen lainojen takia asiak­kaaseen kohdis­te­tuista toimenpiteistä.

5. Rekis­terin pitämisen oikeusperuste 

Asiakas­re­kisteri. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste on rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettu etu, eli asiakas­suhteen hoitaminen.

5a. Rekis­terin tieto­si­sältö ja rekis­te­röi­tyjen ryhmät ja henki­lö­tie­to­ryhmät                         

Kirjas­to­jär­jes­telmä

  • asiakkaan henkilö- ja yhteys­tiedot (nimi ja osoite­tiedot, puhelin­nu­merot, sähköpostiosoite)
  • asiakkaan tunnis­te­tiedot (asiakas­tunnus, asiakas­ryhmä ja tilas­to­tyyppi, henkilötunnus)
  • tilas­to­las­kurit sekä asiakas­tie­tojen viimeinen päivityspäivämäärä
  • tiedot asiak­kaalla lainassa olevasta aineis­tosta ja varauksista
  • tiedot erään­ty­neiden ja palaut­ta­matta jätet­tyjen lainojen vuoksi asiak­kaaseen kohdis­te­tuista toimenpiteistä

Karelia-Finna

Chat-palvelun käyttä­jistä kerätään tilas­tointia varten seuraavat tiedot

  • hakuhis­toria
  • käyty keskustelu ja viestien määrä
  • käyttäjän sijain­ti­paik­ka­kunta sekä maa
  • ip-osoite, selain ja käyttöjärjestelmä.

5b. Rekis­teriä käyttävät tieto­jär­jes­telmät   Kirjas­to­jär­jes­telmä, Karelia-Finna, chat-palvelu

  • 6. Säännön­mu­kaiset tieto­lähteet     asiakkaan täyttämä asiakastietolomake
  • Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opiskelijarekisteri
  • julkiset osoite- ja puhelin­nu­me­ro­pal­velut sekä Väestörekisteri
  • lainaus­toi­min­nassa tieto­kantaan tallen­tuvat tiedot
  • Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun Haka-kirjautumispalvelu.

Muutosten ilmoit­ta­minen on asiakkaan vastuulla. Perin­tä­ta­pauk­sissa osoite­tiedot voidaan tarkistaa Väestö­re­kis­te­ristä. Kirjasto poistaa pitkään käyttä­mättä olleet asiakastiedot.

7. Säännön­mu­kaiset tietojen luovu­tukset vastaa­not­ta­jineen – henki­lö­tie­tojen antamisen peruste ja rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut 

Tietoja luovu­tetaan tarvit­taessa Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käyttä­mälle perin­tä­toi­mis­tolle. Tilas­to­tietoja luovu­tetaan kansal­liseen yhteis­ti­lastoon (ei sisällä henki­lö­tason tietoja). Henkilö- ja osoite­tietoja ei luovuteta muuhun ulkopuo­liseen käyttöön.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekis­te­ristä ei luovuteta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekis­terin suojauksen periaatteet – käsit­telyn turvallisuus 

A. Manuaa­linen aineisto

Ei ole

B. Atk:lla käsitel­tävät tiedot

Asiak­kaiden ilmoit­tau­tu­mis­lo­makkeet tuhotaan välit­tö­mästi tietojen tallen­ta­misen jälkeen.

Rekis­terin sisältävä palvelin on EU:n alueella.

Rekis­terin käyttö edellyttää henki­lö­koh­taista käyttä­jä­tun­nusta ja salasanaa. Käyttä­jä­tun­nuksien halti­joina ovat Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun kirjaston henki­lö­kunta sekä tarvit­taessa tieto­hal­linnon henki­lö­kunta, jotka ovat työso­pi­muksen allekir­joi­tuksen yhtey­dessä sitou­tuneet vaitio­lo­vel­vol­li­suuteen. Käyttö­oikeus päättyy henkilön työso­pi­muksen päättyessä.

Asiakas saa näkyville omat tietonsa kahdella vaihtoeh­toi­sella tavalla:

  • kirjau­tu­malla Karelia-Finnaan asiakas­tie­toihin tallen­ne­tulla sähköpostisoitteella
  • kirjau­tu­malla Karelia-Finnaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun Haka-kirjau­tu­mis­pal­velun kautta. Jos käyttäjä ei ole antanut Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun kirjau­tu­mis­pal­ve­lulle tai muulle Haka-luotta­mus­ver­koston identi­teet­ti­pal­ve­lulle lupaa luovuttaa henki­lö­tun­nustaan kirjas­to­jär­jes­tel­mälle, tämä kirjau­tu­mistapa ei ole mahdollinen.

Asiakas­tietoja ei luovuteta sivullisille.

10. Rekis­te­röidyn oikeudet 

EU tieto­suoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 15-22 mukaan rekis­te­röidyn oikeudet yleisesti ilmaistuna ovat 25.5.2018 asetuksen sovel­ta­misen alkaessa:

  • oikeus saada pääsy tietoihin
  • oikeus tietojen oikaisemiseen
  • oikeus tietojen poistamiseen
  • oikeus käsit­telyn rajoittaminen
  • oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen
  • vastus­ta­mi­soikeus

Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen alussa.

11. Tarkas­tusoikeus               

Asiakas­re­kis­teriin kirja­tulla on oikeus tarkastaa pyynnöstä rekis­te­rissä olevien itseään koskevien tietojen oikeel­lisuus ja ajanta­saisuus. Rekis­te­röity voi esittää henki­lö­koh­taisen pyynnön suulli­sesti tai kirjal­li­sesti kirjaston henki­lö­kun­nalle. Tietojen tarkastus voidaan tehdä, kun pyytäjän henki­löl­lisyys on varmis­tettu. Rekis­teriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkas­tusta ei voida suorittaa.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Asiakas­re­kis­teriin kirja­tulla on oikeus vaatia asiakas­re­kis­te­rissä olevan virheel­lisen tietonsa korjaa­mista. Asiakas­tiedot korjataan viipy­mättä asiakkaan ilmoi­tuksen mukai­sesti ajanta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huolehtii kirjaston henki­lö­kunta. Mikäli rekis­te­rissä havaitaan käsit­telyn kannalta virheel­linen, tarpeeton, puutteel­linen tai vanhen­tunut henki­lö­tieto, oikaisee rekis­te­ri­tiedon käsit­telijä sen omasta aloit­teestaan tai rekis­te­röidyn pyynnöstä.

13. Muut mahdol­liset oikeudet 

Ei ole.