Rekis­te­ri­se­loste: opinto­ku­raat­torin asiakasrekisteri

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE                                       
Laati­mis­päi­vä­määrä: 4.5.2018, muokattu 26.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki 1050/2018

1 Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Opinto­ku­raat­torin asiakas­re­kis­terin vastuuhenkilö

Opinto­ku­raattori Päivi Laakkonen, puh. +358 50 461 9251, sähkö­posti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4 Yhteys­henkilö opinto­ku­raat­torin asiakas­re­kis­teriin liitty­vissä asioissa

Opinto­ku­raattori Päivi Laakkonen, puh. +358 50 461 9251, sähkö­posti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Opinto­ku­raat­torin asiakas­suh­teiden hoita­minen. Opinto­ku­raattori käyttää Näytön­Paikka-palvelua (sen rekis­te­ri­se­loste löytyy linkistä https://www.naytonpaikka.fi/rekisteriseloste/) ja ammat­ti­kor­kea­koulun ajanva­raus­jär­jes­telmää (http://web.karelia.fi/opintokuraattorin-ajanvaraus/).

7 Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Näytön­Paikka-palveluun opinto­ku­raattori tallentaa asiak­kaasta seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, osoite, puhelin­numero, koulu­tusala, synty­mäaika, päivä­mää­rä­tieto tapaa­mi­sesta. Ajanva­raus­jär­jes­telmään asiakas tallentaa seuraavat tiedot: nimi, koulu­tusala, opiske­li­ja­numero, opiske­li­ja­säh­kö­pos­tio­soite. Opinto­ku­raat­to­rille tulee sähkö­posti ajanva­rauk­sesta. Hän poistaa sähkö­postin, kun tapaa­minen on toteu­tunut. Asiakas­re­kiseri muodostuu seuraa­vista tiedoista: nimi, synty­mäaika, opiske­li­ja­numero, opiske­lu­ryhmä, yhteys­tiedot, yhtey­denoton syy, verkoston jäsenet ja prosessin etene­minen. Asiakas­suh­teeseen voi liittyä erityisiä henkilötietoryhmiä.

8 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Kyseessä on rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettu etu asiakas­suhteen hoitamiseksi.

9 Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Asiakas­re­kis­teriin tallen­net­tavat tiedot saadaan opiske­lijan opinto­ku­raat­to­ri­käyntien yhtey­dessä sekä ammat­ti­kor­kea­koulun opinto­hal­linnon tieto­jär­jes­tel­mästä. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn alkaessa opinto­ku­raattori kertoo suulli­sesti asiak­kaalle käsitel­tävät henki­lö­tiedot, henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoi­tukset, säily­ty­sajan sekä käsit­telyn oikeusperusteen.

10 Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Opinto­ku­raat­torin asiakas­suhteen hoitaminen.

11 Käsit­telyn turvallisuus

Mahdol­liset asiakas­suh­teeseen liittyvät erityiset henki­lö­tie­to­ryhmät opinto­ku­raattori kirjaa omaan muisti­kir­jaansa ja säilyttää muisti­kirjan lukitussa kaapissa. Kaikkein riskialt­teimmat, eli esim. huumausai­ne­testit, sora-lausunnot, lääkä­rin­lausunnot hän säilyttää opiske­li­ja­pal­ve­lujen kassakaapissa.

Muut muistiin kirjat­tavat sähköi­sessä muodossa olevat tiedot opinto­ku­raattori tallentaa ammat­ti­kor­kea­koulun omalle suoja­tulle palve­li­melle, opinto­ku­raat­torin omaan salasa­nalla suojattuun verkko­kan­sioon. Manuaa­lisen aineiston opinto­ku­raattori säilyttää opinto­ku­raat­torin lukitussa työti­lassa olevassa lukitussa kaapissa. Luotta­muk­sel­listen sähkö­postien lähet­tä­miseen on käytet­tä­vissä suojattu sähköposti.

12 Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Henki­lö­tietoja ei luovuteta kysei­sestä rekis­te­ristä ulkopuo­li­sille. Tietoja käytetään ainoastaan tilas­tointiin, jota tehdään ammat­ti­kor­kea­koulun opiske­lu­hy­vin­voinnin edistä­mi­seksi sekä mahdol­lisen opiske­lijan pyynnöstä tehtävien lausun­tojen tueksi. Tilas­toin­neista ei ilmene yksit­täisen opiske­lijan tietoja.

13 Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Henki­lö­tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Ajanva­raus­jär­jes­telmän lähet­tämät sähkö­postit opinto­ku­raattori poistaa, kun asiakas­ta­paa­minen on toteu­tunut. Vuosittain kesäkuun alussa opinto­ku­raattori tekee tilaston lukit­tavaan kaappiin sijoi­tet­ta­vaksi ja tuhoaa kyseisen sähköisen aineiston (www.naytonpaikka.fi). Hän pyytää ammat­ti­kor­kea­koulun helpdeskin kautta tieto­hal­lin­to­pal­ve­lujen ICT-suunnit­te­lijaa poistamaan ohjeis­tuk­sensa mukai­sesti aikava­raukset ammat­ti­kor­kea­koulun ajanvarausjärjestelmästä.

15 Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16 Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.