Rekis­te­ri­se­loste: opin­to­ku­raat­to­rin asiakasrekisteri

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE                                       
Laati­mis­päi­vä­määrä: 4.5.2018, muokattu 26.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki 1050/2018

1 Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Opin­to­ku­raat­to­rin asia­kas­re­kis­te­rin vastuuhenkilö

Opin­to­ku­raat­tori Päivi Laak­ko­nen, puh. +358 50 461 9251, sähkö­posti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4 Yhteys­hen­kilö opin­to­ku­raat­to­rin asia­kas­re­kis­te­riin liit­ty­vissä asioissa

Opin­to­ku­raat­tori Päivi Laak­ko­nen, puh. +358 50 461 9251, sähkö­posti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Opin­to­ku­raat­to­rin asia­kas­suh­tei­den hoita­mi­nen. Opin­to­ku­raat­tori käyttää Näytön­Paikka-palve­lua (sen rekis­te­ri­se­loste löytyy linkistä https://www.naytonpaikka.fi/rekisteriseloste/) ja ammat­ti­kor­kea­kou­lun ajan­va­raus­jär­jes­tel­mää (http://web.karelia.fi/opintokuraattorin-ajanvaraus/).

7 Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Näytön­Paikka-palve­luun opin­to­ku­raat­tori tallen­taa asiak­kaasta seuraa­vat tiedot: asiak­kaan nimi, osoite, puhe­lin­nu­mero, koulu­tusala, synty­mä­aika, päivä­mää­rä­tieto tapaa­mi­sesta. Ajan­va­raus­jär­jes­tel­mään asiakas tallen­taa seuraa­vat tiedot: nimi, koulu­tusala, opis­ke­li­ja­nu­mero, opis­ke­li­ja­säh­kö­pos­tio­soite. Opin­to­ku­raat­to­rille tulee sähkö­posti ajan­va­rauk­sesta. Hän poistaa sähkö­pos­tin, kun tapaa­mi­nen on toteu­tu­nut. Asia­kas­re­ki­seri muodos­tuu seuraa­vista tiedoista: nimi, synty­mä­aika, opis­ke­li­ja­nu­mero, opis­ke­lu­ryhmä, yhteys­tie­dot, yhtey­den­o­ton syy, verkos­ton jäsenet ja proses­sin etene­mi­nen. Asia­kas­suh­tee­seen voi liittyä erityi­siä henkilötietoryhmiä.

8 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Kyseessä on rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tettu etu asia­kas­suh­teen hoitamiseksi.

9 Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Asia­kas­re­kis­te­riin tallen­net­ta­vat tiedot saadaan opis­ke­li­jan opin­to­ku­raat­to­ri­käyn­tien yhtey­dessä sekä ammat­ti­kor­kea­kou­lun opin­to­hal­lin­non tieto­jär­jes­tel­mästä. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn alkaessa opin­to­ku­raat­tori kertoo suul­li­sesti asiak­kaalle käsi­tel­tä­vät henki­lö­tie­dot, henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoi­tuk­set, säily­ty­sa­jan sekä käsit­te­lyn oikeusperusteen.

10 Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Opin­to­ku­raat­to­rin asia­kas­suh­teen hoitaminen.

11 Käsit­te­lyn turvallisuus

Mahdol­li­set asia­kas­suh­tee­seen liit­ty­vät erityi­set henki­lö­tie­to­ryh­mät opin­to­ku­raat­tori kirjaa omaan muis­ti­kir­jaansa ja säilyt­tää muis­ti­kir­jan luki­tussa kaapissa. Kaik­kein riskialt­teim­mat, eli esim. huumausai­ne­tes­tit, sora-lausun­not, lääkä­rin­lausun­not hän säilyt­tää opis­ke­li­ja­pal­ve­lu­jen kassakaapissa.

Muut muis­tiin kirjat­ta­vat sähköi­sessä muodossa olevat tiedot opin­to­ku­raat­tori tallen­taa ammat­ti­kor­kea­kou­lun omalle suoja­tulle palve­li­melle, opin­to­ku­raat­to­rin omaan sala­sa­nalla suojat­tuun verk­ko­kan­sioon. Manu­aa­li­sen aineis­ton opin­to­ku­raat­tori säilyt­tää opin­to­ku­raat­to­rin luki­tussa työti­lassa olevassa luki­tussa kaapissa. Luot­ta­muk­sel­lis­ten sähkö­pos­tien lähet­tä­mi­seen on käytet­tä­vissä suojattu sähköposti.

12 Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Henki­lö­tie­toja ei luovu­teta kysei­sestä rekis­te­ristä ulko­puo­li­sille. Tietoja käyte­tään ainoas­taan tilas­toin­tiin, jota tehdään ammat­ti­kor­kea­kou­lun opis­ke­lu­hy­vin­voin­nin edis­tä­mi­seksi sekä mahdol­li­sen opis­ke­li­jan pyyn­nöstä tehtä­vien lausun­to­jen tueksi. Tilas­toin­neista ei ilmene yksit­täi­sen opis­ke­li­jan tietoja.

13 Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Henki­lö­tie­toja ei siir­retä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Ajan­va­raus­jär­jes­tel­män lähet­tä­mät sähkö­pos­tit opin­to­ku­raat­tori poistaa, kun asia­kas­ta­paa­mi­nen on toteu­tu­nut. Vuosit­tain kesä­kuun alussa opin­to­ku­raat­tori tekee tilas­ton lukit­ta­vaan kaap­piin sijoi­tet­ta­vaksi ja tuhoaa kysei­sen sähköi­sen aineis­ton (www.naytonpaikka.fi). Hän pyytää ammat­ti­kor­kea­kou­lun help­des­kin kautta tieto­hal­lin­to­pal­ve­lu­jen ICT-suun­nit­te­li­jaa pois­ta­maan ohjeis­tuk­sensa mukai­sesti aika­va­rauk­set ammat­ti­kor­kea­kou­lun ajanvarausjärjestelmästä.

15 Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

16 Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.