Ru

En

Rekis­te­ri­se­loste: Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä WinhaPro

Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä WinhaPro

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE
Laati­mis­päi­vä­määrä: 14.2.2018, muokattu 27.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)

1. Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä WinhaPron vastuuhenkilö

Opiske­li­ja­pal­ve­lujen päällikkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4. Yhteys­henkilö WinhaPro-järjes­telmään liitty­vissä asioissa

Opiske­li­ja­pal­ve­lujen päällikkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

5. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmään rekis­te­röidään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opiske­lijat; opiske­li­joiden henkilö- ja yhteys­tiedot, opiske­luoi­keus­tiedot, arvioinnit ja opinto­suo­ri­tukset; koulu­tus­oh­jelmien opetus­suun­ni­telmat; tarjot­tavat opinto­jaksot ja opinto­ko­ko­nai­suudet; opettajat ja muu henkilökunta.

Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän tarkoi­tuksena on

  • ylläpitää opiske­li­ja­re­kis­teriä,
  • ylläpitää opinto­suo­ri­tus­re­kis­teriä,
  • ylläpitää opetus­suun­ni­tel­ma­re­kis­teriä,
  • ylläpitää käyttä­jä­re­kis­teriä,
  • tuottaa ammat­ti­kor­kea­koulun toiminnan suunnit­telun, toteu­tuksen, seurannan ja arvioinnin
  • apuna käytet­tävät tilastotiedot,
  • välittää toimintaa kuvaavat tilas­to­tiedot opetus­mi­nis­te­riölle, opetus­hal­li­tuk­selle, tilastokes-
  • kukselle, kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle, VALVIRA:lle ja CIMOlle,
  • tuottaa opiskelua koskevia raportteja ja todis­tuksia (opiske­li­ja­listat, opiskelija-todistus, opin-
  • tosuo­ri­tusote, opiske­lijan edisty­misen, tutkin­to­to­distus ja tutkin­to­to­dis­tuksen liite).

7. Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

WinhaPro-järjes­tel­mästä löytyy seuraavien henki­lö­ryhmien henki­lö­tietoja: Karelia-amk:n henki­lö­kunta, opiskelijat.

A) Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän opiske­li­ja­re­kisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • opiske­li­ja­numero, sukunimi, omaa sukua, etunimet, kutsumanimi,
  • henki­lö­tunnus, asuino­soite, muut osoitteet (kotio­soite), puhelinnumero,
  • sähkö­pos­tio­soite, sukupuoli, sivii­li­sääty, pohjakoulutus,
  • kotikunta, maa, kieli, kansa­laisuus, kansallisuus,
  • opiskelun päätoi­misuus, saapu­mis­ryhmä, hallin­nol­linen ryhmä,
  • opintoala, koulu­tus­oh­jelma, suuntau­tu­mis­vaih­toehto, koulu­tus­oh­jelman kotitoimipiste,
  • läsnä­olo­tieto (läsnä, poissa, keskeyt­tänyt, eronnut, valmis­tunut, tieto opiskelun normiajan
  • ylittä­mi­sestä ja opiske­luoi­keuden päätty­mi­sestä), arvioitu opiskeluaika,
  • opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän ylläpi­tä­misen kannalta merkit­tävät muut tiedot,
  • merkintä ’tiedot salaisia’, jos opiskelija on ilmoit­tanut, että hänen tietojaan
  • ei saa luovuttaa ulkopuolisille,
  • oppija­numero, eropäivä, eron syy, rooli­koh­taisia lisätietoja, koulusivistyskieli,
  • lukuvuo­si­mak­su­vel­vol­li­suus­tieto, vieras­kie­linen tutkintokoulutus.

B) Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän opinto­suo­ri­tus­re­kisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • opiske­li­ja­numero, sukunimi, etunimet, henki­lö­tunnus, saapumisryhmä,
  • opintoala, koulutus, suuntautuminen,
  • läsnä­olo­tieto (läsnä, poissa, keskeyt­tänyt, eronnut, valmis­tunut, tieto opiskelun normiajan ylittä­mi­sestä ja opiske­luoi­keuden päättymisestä),
  • arvioitu opiske­luaika, tutkinnon laajuus,
  • suori­tetut opinto­ko­ko­nai­suudet, opinto­jaksot ja opinto­jak­sojen osat,
  • suori­tet­tujen opinto­ko­ko­nai­suuksien, opinto­jak­sojen ja opinto­jakson osien arvioinnit, arvioinnin päivä­määrät, arvioijien (opettajat) nimet,
  • suori­tet­tujen opinto­pis­teiden määrä, tutkin­nosta puuttuvien opinto­pis­teiden määrä.

C) Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän opetus­suun­nit­te­lu­re­kisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • opinto­jaksot, opinto­jakson osat, opintokokonaisuudet,
  • opetus­suun­ni­telmat, opiske­li­joiden henki­lö­koh­taiset opinto-ohjelmat.

D) Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän käyttä­jä­re­kisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • henkilön yksilöivä tunnus, sukunimi, etunimet, kutsumanimi,
  • synty­mäaika (huom. ei henki­lö­tun­nusta), sukupuoli,
  • henki­lö­tyyppi (opettajat, muu henki­löstö), toimi­nimike, puhelin­numero, sähköpostiosoite,
  • kotitoi­mi­piste, maa, kieli, kansa­laisuus, kansal­lisuus, läsnäolo (läsnä, poissa, eronnut).

E) Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mästä tuotet­tavat em. tietoja sisäl­tävät raportit ja tulosteet ovat seuraavat:

  • yleis­hal­linnon raportit (osoite­tarrat, opiske­li­ja­liit­tymän web-tunnukset)
  • opetus­suun­nit­telun raportit (opetus­suun­ni­telmat)
  • opinto­jak­so­suun­nit­telun raportit (toteu­tuksen osallis­tujat, opettajien työtunnit)
  • opiske­li­ja­hal­linnon raportit (opiske­lijan opinto-ohjelma, opiske­li­ja­lista, ryhmän opiskelijat,
  • opiske­lijan edisty­minen, opiske­lu­to­distus, opiske­li­ja­määrät, opiske­lijat kunnittain)
  • arvioinnin raportit (toteu­tus­päi­vä­kirja, toteu­tuksen arvioinnit, tentti­päi­vä­kirja, ryhmän suori­tukset, opinto­suo­ri­tusote, tutkin­to­to­distus, tutkin­to­to­dis­tuksen liite, ryhmän arvioinnit)
  • kurssi­toi­minnan raportit (kurssi­to­distus, kurssi­to­teu­tuksen osallistujat)
  • tilas­toinnin raportit (opiske­li­ja­poh­jaiset tilastot Tilas­to­kes­kuk­selle, Kelalle ja CIMOlle, yhteenveto raportit Opetus­hal­li­tuk­selle ja opetusministeriölle)

F) Arkisto

Tiedot valmis­tu­neista, eronneista ja opiske­luoi­keuden menet­tä­neistä opiske­li­joista, vanhen­tu­neista /ei käytössä olevista saapu­mis­ryh­mistä, opinto­jak­so­to­teu­tuk­sista, opinto­jak­soista, opinto­ko­ko­nai­suuk­sista, opetus­suun­ni­tel­mista sekä eronneista poistu­neista opetta­jista / muista toimi­hen­ki­löistä siirretään arkistoon.

G) Tieto­si­säl­töjen käyttö­oikeus määri­tellään käyttäjäryhmäkohtaisesti.

8. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koskevan tehtävän hoita­minen, julkisen vallan käyttö, lakisää­teisen tehtävän hoita­minen (ammat­ti­kor­kea­kou­lulaki ja asetus), sekä rekis­te­röidyn antama suostumus (kts. tämän selosteen kohta 12 D).

9. Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan rekis­te­rin­pi­täjän kohdassa 8 mainit­tujen tehtävien hoita­miseen. Säännön­mu­kaisia tieto­läh­teitä ovat kuvataan seuraavasti. 

Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän opiske­li­ja­re­kis­teriä päivi­tetään korkea­kou­lujen yhteis­ha­ku­jär­jes­telmän. Opinto­polku-rekis­te­ristä, yhteishaun ulkopuo­lelta tulevien opiske­li­joiden hakemuk­sista ja eroami­sil­moi­tuk­sista saata­vista tiedoista. Lukuvuo­sit­tainen opiske­lijan läsnä-/pois­sao­lo­tieto 1) päivittyy järjes­telmään opiske­lijan web-liittymän kautta tekemän ilmoit­tau­tu­mis­tiedon perus­teella 2) opinto­sih­teeri päivittää tiedon järjes­telmään asiaa koskevan päätöksen mukaisesti.

Opinto­suo­ri­tus­re­kis­teriä päivi­tetään opiske­li­joiden opinto­suo­ri­tusten kertymän perus­teella reaaliai­kai­sesti. Väestö­re­kis­te­ri­kes­kuk­selta tilataan määri­tel­tyjen opiske­li­joiden yhteys­tie­tojen päivi­tykset. Näitä ovat esim. osoite­tie­tojen päivit­tä­minen tietyllä vuosi­vä­lillä valmis­tu­neille opiske­li­joille YAMK-tiedotteen lähet­tä­mistä varten.

Opetus­suun­ni­tel­ma­re­kis­teriä päivi­tetään koulu­tusten opetus­suun­ni­telmiin tulevien muutosten perus­teella reaaliai­kai­sesti. Uusien, aloit­tavien opiske­li­ja­ryhmien OPSit siirretään järjes­telmään SleOPS-järjes­tel­mästä lukukausittain.

Opiske­li­ja­koh­taisen HOPS:n tiedot sekä ilmoit­tau­tu­miset opintojen toteu­tuk­sille siirretään järjes­telmään SoleOps-järjes­tel­mässä olevasta eHOPS:sta sen jälkeen, kun opinto-ohjaaja / opetta­ja­tutor on hyväk­synyt eHOPS:n.

10. Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Oman henki­lö­kunnan osalta palve­lus­suhteen tehtävien hoitaminen.

11. Käsit­telyn turvallisuus

Manuaa­linen aineisto on tilapäistä ja vain opiske­li­ja­pal­ve­lujen henki­lö­kunnan käytet­tä­vissä. Opiske­lijan tarvit­semat todis­tukset yms. annetaan vain opiske­li­jalle itselleen.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opinto­sih­teerit tuottavat opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mästä opiske­li­joille annet­tavat tutkin­to­to­dis­tukset ja tutkin­to­to­dis­tusten liitteet, joiden kopiot arkis­toidaan pysyväis luontei­sesti Karelian päätear­kis­tossa. Lisäksi tuotetaan opiske­lu­to­dis­tuksia, opinto­suo­ri­tusot­teita, opintojen edisty­misen seurannan raportteja. Väliai­kai­sesti säily­tettävä aineisto säily­tetään lukitussa tilassa. Henki­lö­tietoja sisäl­tävät asiakirjat hävitetään silppua­malla tai ’tieto­suo­ja­jät­teenä’.

Atk:lla käsitel­tävät tiedot: Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä on tarkoi­tettu Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun sisäiseen käyttöön, johon käyttä­jille määri­tellään käyttö­oi­keudet toimi­piste-, käyttä­jä­ryhmä- ja ikkunakohtaisesti.

Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmää käytetään verkko­ym­pä­ris­tössä. Palve­lin­laitteet ovat keski­tetty yhteen lukittuun tilaan, johon on pääsy vain atk-henki­lös­töllä. Työasemat, joilta järjes­telmää käytetään, sijait­sevat lukit­ta­vissa työhuoneissa.

Voidakseen kirjautua opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmään, käyttäjän on ensin kirjau­duttava lähiverkkoon tai VPN-yhtey­dellä virtu­aa­li­työ­ase­malle henki­lö­koh­tai­sella tunnuk­sella ja salasa­nalla. Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmään kirjau­dut­taessa kysytään käyttäjän opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän käyttä­jä­tunnus ja salasanaa. Opiske­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmän käyttö­oikeus poistetaan (tunnus arkis­toidaan) henkilön siirtyessä pois niistä tehtä­vistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Luotta­muk­sel­listen viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

A Yleistä, tietovaranto

Korkea­koulun opiske­li­ja­tietoja sisäl­tävän rekis­terin tiedot ovat viran­omaisen toiminnan julki­suu­desta annetun lain (621/1999) tarkoit­tamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtä­väksi pyydet­täessä. Julkisia asiakirjoja luovu­tetaan pyydet­täessä nähtä­väksi lain (621/1999) 4 luvun 13 §:n ja Henki­lö­tie­tolain (523/1999) 4 luvun 16 §:n edelly­tysten mukaisesti.

Korkea­kou­lujen opiske­luoikeus-, ilmoit­tau­tumis-, tutkinto- ja opinto­suo­ri­tus­tie­tojen keski­tettyä säily­tystä ja käyttöä varten on valta­kun­nal­linen tieto­va­ranto, johon kootaan korkea­kou­lujen opiske­li­ja­tietoja sisäl­tävien rekis­terien tieto­si­sältöä, ja jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tieto­tur­val­li­sesti tekni­sellä käyttöyh­tey­dellä opiske­li­ja­va­lin­ta­re­kis­terin ja korkea­kou­lujen yhteisten opiske­li­ja­va­lin­ta­pal­ve­luiden käyttöön Opiske­li­ja­va­lin­ta­re­kis­te­ristä, korkea­kou­lujen valta­kun­nal­li­sesta tieto­va­ran­nosta ja yliop­pi­las­tut­kin­to­re­ki­se­ristä annetun lain (1058/1998 ) 1 luvun 1 a §:n mukaisesti.

Korkea­koulu luovuttaa opiske­li­ja­tietoja teknistä käyttöyh­teyttä käyttäen korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta opiske­li­ja­va­lin­ta­re­kis­terin käyttöön (1058/1998) 1 luvun 6 d §:n mukaisesti.

Opetus- ja kulttuu­ri­mi­nis­teriö tuottaa korkea­koulun opiske­li­ja­tie­doista koulu­tuksen ja tutki­muksen arvioinnin, kehit­tä­misen, tilas­toinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyt­tämiä tietoai­neistoja korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta (1058/1998) 1 luvun 6 d §.

B Eri päätök­sellä aloitettava lakisää­teinen tietojen luovutus

Korkea­koulu voi käyttää tieto­va­rantoa myös muussa toimin­nassaan ja luovut­taessaan tietoa viran­omai­sille ja muille korkea­kou­luille (1058/1998) 1 luvun 1 a §.

Korkea­koulu luovuttaa opiske­li­ja­tietoa Tilas­to­kes­kuk­selle Tilas­tolain (280/2004) 5 luvun 15 §:n mukai­sesti teknisenä tallen­teena suoraan ja korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta.

Muita luovu­tus­ti­lan­teita:

  • Tilas­to­kes­kuk­selle (TilastoL 62/94)
  • Kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle (Opinto­tukiL 65/94 7:41)
  • Työvoi­ma­vi­ran­omai­selle (Työttö­myys­turvaL 1290/2002), 833/96 29§; L työmark­ki­na­tuesta 1542/93, muutos 681/97
  • Kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle tai työttö­myys­kas­salle (Valtio­neu­voston asetus 712/1997 pitkä­ai­kais­työt­tömien omaeh­toisen opiskelun tukemisesta)
  • Kansain­vä­lisen liikku­vuuden ja yhteistyön keskuk­selle (CIMO)

C Korkea­koulun päätök­sellä tapahtuva tietojen luovuttaminen

Korkea­koulu luovuttaa opiske­li­ja­tietoja teknistä käyttöyh­teyttä käyttäen korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta Sosiaali- ja tervey­salan lupa- ja valvon­ta­vi­rasto Valviran käyttöön Tervey­den­huollon ammat­ti­hen­ki­löistä annetun lain (559/1994) ja asetuksen (564/1994) mukaisesti.

Korkea­koulu luovuttaa opiske­li­ja­tietoja teknistä käyttöyh­teyttä käyttäen korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta Yliop­pi­laiden tervey­den­hoi­to­sää­tiölle (YTHS) käyttöön sen lakisää­teisen tehtä­vänsä hoita­miseen. Tieto­va­ran­nosta toimi­tetaan Yliop­pi­laiden tervey­den­hoi­to­sää­tiölle siirto­tie­dos­toina tietoja perus­tut­kintoa korkea­kou­luissa suorit­ta­vista 1) uusista opiske­li­joista ja 2) opiske­lijan lukukausi-ilmoit­tau­tu­mi­sista, joita YTHS vertaa sen omassa rekis­te­rissä olevien tietojen kanssa. Lisäksi YTHS tarvitsee mahdol­li­suuden tehdä suoria läsnä­olo­ky­se­lyitä suoraan VIRTA-opinto­tie­to­pal­velun lukura­ja­pin­nasta jo toimi­tet­tujen ja omissa rekis­te­reissä olevien henki­lö­tun­nusten pohjalta. Läsnä­olo­tieto vaaditaan toden­tamaan, että opiskelija on maksanut YTHS-maksun ja siten oikeu­tettu käyttämään ko. terveys­pal­veluja. Lisäksi YTHS huomioi erikseen tieto­va­rantoon tuodun merkinnän YTHS-maksun suorit­ta­mi­sesta, vaikka henki­löllä ei olisi läsnä­olo­mer­kintää (vaihto-opiske­lijat ym.) (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös nro 67/13.00/2015).

Korkea­koulu luovuttaa opiske­li­ja­re­kis­te­riinsä kuuluvia tietoja opiske­lijan lukukausi-ilmoit­tau­tu­mi­sista tieto­va­rannon kautta Opiske­li­jaksi-ilmoit­tau­tu­minen ja lukukausi-ilmoit­tau­tu­minen (OILI) –palvelun käytet­tä­väksi. (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös nro 75/13.1.2013)

Korkea­koulu luovuttaa rekis­te­ristä valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta tietoja seuran­ta­ky­se­lyille seuranta-, tilas­tointi- ja tutki­mus­käyttöön (Karelian Dynastyn nro 70/13.01/2016).

Korkea­koulu luovuttaa rekis­te­ristä valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon kautta tietoja University Admis­sions Finland -konsor­tiolle (UAF) niin, että opinto­tiedot ovat hyödyn­net­tä­vissä konsor­tio­kor­kea­kou­lujen hakemusten käsit­te­ly­pro­ses­seissa. (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös nro 69/13.01/2016) Tämä lupa vanhenee 30.6.2018 kun UAF-konsortio lakkau­tetaan. Tilalle tulee lupa tiedon­luo­vu­tukseen korkea­kou­lujen tieto­va­ran­nosta Helsingin yliopis­tolle, opinto­tiedot ovat hyödyn­net­tä­vissä hakemusten käsit­te­ly­pro­ses­seissa. (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös 69/13.01/2016 25.6.2018 § 99)

Korkea­koulu luovuttaa korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon VIRTA-opinto­tie­to­pal­veluun tallen­nettuja tietoja Suomen Akate­mialle ja antaa luvan yhdistää Akatemian tieto­jär­jes­telmän VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­veluun niin, että korkea­koulun julkai­su­tiedot ovat hyödyn­net­tä­vissä tutki­mus­ra­hoi­tuksen haku- ja rapor­toin­ti­pro­ses­seissa ja julkai­sulle voidaan liittää tutki­mus­hankkeen tunniste. (Karelian toimen­hal­tijan päätös nro 25/22.2.2017)

Korkea­koulu luovuttaa korkea­kou­lujen valta­kun­nal­lisen tieto­va­rannon VIRTA-opinto­tie­to­pal­veluun tallen­ne­tuista tiedoista muodos­tetun aineiston Tilas­to­kes­kuksen FIONA-tutki­musai­neis­tojen etäkäyt­tö­jär­jes­telmään. (Karelian toimen­hal­tijan päätös nro 53/22.3.2017).

Opetus­suun­ni­tel­ma­re­kisteri on toimi­pis­te­koh­tai­sesti avoin kaikille Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun koulu­tusten opetta­jille. Henki­lös­tö­re­kis­te­ristä luovu­tetaan tietoja Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun johdon ja hallinnon käyttöön vain yksilöidyn tieto­pyynnön perus­teella. Toiminnan suunnit­telua, toteu­tusta, seurantaa ja arviointia varten järjes­tel­mästä kerätään toimintaa kuvaavia tilas­to­tietoja, jotka mahdol­li­sesti sisäl­tävät henki­lö­tietoja (esim. Virta-tieto­si­sältö, 55 op seuranta, https://intranet.karelia.fi/toiminnan_tulokset/raportointi/Sivut/default.aspx).

Valmis­tu­neiden tiedot siirretään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun alumni­toi­min­ta­re­kis­teriin. SoleOPS-järjes­telmään siirret­tävät tiedot kuvataan SoleOPS-rekis­te­ri­se­los­teessa (www.karelia.fi/rekisteriselosteet).

Korkea­koulu luovuttaa Sosiaali- ja tervey­salan opiske­li­ja­tietoja Pohjois-Karjalan Tieto­tek­niik­ka­kes­kuksen ylläpi­tämään Mediatri-käyttä­jä­tun­nus­hal­lin­noin­ti­jär­jes­telmään opiske­li­joiden opintoihin liitty­vässä harjoit­te­lussa vaadit­tavien käyttä­jä­tun­nusten luomista ja hallin­nointia varten. Opiske­lijan suostumus vaaditaan.

D Rekis­te­röidyn luvalla tapahtuva nimi- ja osoite­tie­tojen luovutus

Opiskelija voi antaa suostu­muksen nimi- ja yhteys­tie­to­jensa (osoite, sähkö­pos­tio­soite, puhelin­numero) luovut­ta­miseen tässä kohdassa mainit­tuihin tarkoi­tuksiin uuden opiske­lijan ilmoit­tau­tu­mis­lo­mak­keella. Yhteishaun kautta tuleville opiske­li­joille tieto siirtyy yhteis­ha­ku­tie­doista Opinto­po­lusta tai opinto­sih­teeri päivittää tiedon järjes­telmään opiske­lijan palaut­taman opiske­lu­paikan vastaan­ot­toil­moi­tuksen mukai­sesti. Opiskelija voi myös kieltää tieto­jensa luovu­tuksen ammat­ti­kor­kea­koulun ulkopuo­lelle. Suostu­musta opiskelija voi muuttaa myöhemmin ilmoit­ta­malla siitä opiske­li­ja­pal­ve­luihin. Opiske­li­ja­re­kis­teriin merkitään mahdol­linen viral­linen luovu­tus­kielto opiske­lijan tiedoista.

Opiskelija voi antaa suostu­muksen nimi- ja yhteys­tie­to­jensa luovuttamiseen:

  • markki­nointiin,
  • koulu­tus­tie­do­tukseen,
  • internettiin.

Luvan opiske­lijan nimi- ja yhteys­tie­tojen luovut­ta­mi­sesta antaa rehtori kirjal­li­sesta anomuk­sesta tut kimuksiin ja kyselyihin. Tiedot luovu­tetaan tutkimuksesta/kyselystä vastaa­valle henki­lölle, joka vastaa tieto­suojan täytty­mi­sestä kyselyjä tehtäessä. Tietojen luovu­tuksen edelly­tyksenä on tutkimussuunnitelma.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu noudattaa hyvää rekis­te­röin­ti­tapaa ja edellyttää, että tietojen luovu­tusta hakevalla on asial­linen yhteys kohde­ryhmään, jonka tietoja pyydetään. Tiedot markki­nointiin, koulu­tus­tie­do­tukseen ja inter­nettiin luovu­tetaan vain opiske­li­joista, jotka ovat antaneet suostu­muksen tieto­jensa luovut­ta­mi­sesta ko. tarkoi­tukseen. Henki­lö­re­kis­te­rilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoi­tukseen, jota varten ne on luovu­tettu. Nimi- ja yhteys­tie­tojen käyttäjän tulee ilmoittaa tietojen luovu­tus­luvan päätök­se­nantaja ja päätösnumero.

E Rekis­te­röidyn omasta aloit­teesta tapahtuva luovutus

TUUDO (www.tuudoapp.fi) palvelun avulla rekis­te­röidyt voivat mm. tarkas­tella omia opinto­suo­ri­tuk­siaan jne. Käyttö perustuu vapaa­eh­toi­suuteen ja rekis­te­röity päättää itse käyttääkö hän TUUDOa. (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös 60/07.01.01/2016)

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu myöntää Pivo Wallet Oy:n Pivo-sovel­luk­selle luvan opiske­lijan suostu­muk­sella hakea tämän tietoja korkea­kou­lujen valta­kun­nal­li­sesta tieto­va­ran­nosta Pivo-sovel­luk­sessa tarkas­tel­ta­vaksi. (Karelian toimen­hal­ti­ja­päätös 3.4.2019 § 29 asianumero 1010/13.00/2017)

13. Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Pääsään­töi­sesti Rekis­te­ristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuo­lelle. Opinto­suo­ri­tusotteet lähetetään vaihdossa oleville opiske­li­joille ja heidän kotikor­kea­kou­lunsa yhteys­hen­ki­lölle, kun heidän vaihtonsa päättyy. Vaihto-opiske­li­joita voi tulla EU/ETA –maiden ulkopuo­lelta. Tutkinto-opiske­li­joita on myös EU/ETA –maiden ulkopuolelta.

14. Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Tietojen arkis­toin­nista ja poista­mi­sesta järjes­tel­mästä nouda­tetaan Karelia ammat­ti­kor­kea­koulun arkis­tointia koskevia ohjeita.

15. Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää re kiste­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

Opiske­li­jalla on mahdol­lisuus nähdä ja tarkastaa hänestä rekis­te­röidyt tiedot WinhaPro-opiske­li­ja­si­vuilta www-liittymä WinhaWillen kautta. Opiske­li­ja­liit­tymän henki­lö­tiedot-sivulta opiskelija voi tarkistaa henkilö- ja yhteys­tie­tonsa, sekä ilmoit­tau­tumis- ja opiske­lu­tie­tonsa oikeel­li­suuden ja ajanta­sai­suuden. Liittymän kautta opiskelija voi tarkas­tella henki­lö­koh­taisen opetus­suun­ni­tel­mansa sisäl­tämiä opinto­jaksoja, suorit­ta­miaan opinto­jaksoja, suorit­ta­maansa opinto­pis­te­määrää, saamiaan arvosanoja sekä ilmoit­tau­tu­mis­tie­tojaan uusin­ta­tent­teihin. Opiskelija kirjautuu opiske­li­ja­liit­tymään henki­lö­koh­tai­sella käyttä­jä­tun­nuk­sella ja salasanalla.

Opiskelija voi muuttaa yhteys­tie­tojaan (oma sähkö­posti, asuin- ja postio­soite, soit-to- ja teksti­vies­ti­pu­he­lin­numero ja asuin­kunta) opiske­li­ja­liit­tymän kautta. Sukunimen tai kotikunnan muutokset tehdään opiske­li­ja­pal­ve­luissa opiske­lijan kirjal­lisen ilmoi­tuksen perus­teella. Opiske­lijan henki­lö­tie­tojen virheet­tömyys tarkis­tetaan tarvit­taessa väestö­tie­to­jär­jes­tel­mästä. Tiedon korjaa­mi­sesta huolehtii opintosihteeri.

Käyttä­jä­re­kis­teriin kirjat­tujen tiedot korjataan henkilön ilmoi­tuksen mukaan ajanta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huolehtii järjes­telmän pääkäyttäjä.

Pääkäyttäjä, opettajat ja opinto­sih­teerit huoleh­tivat tehtävän puolesta itse huomaa­mansa virheen korjaa­mi­sesta välittömästi.

16. Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Ei ole käytössä.