Rekis­te­ri­se­loste: Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä WinhaPro

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä WinhaPro

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE
Laati­mis­päi­vä­määrä: 14.2.2018, muokattu 27.6.2019
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki (1050/2018)

1. Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy

Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3. Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä Winha­Pron vastuuhenkilö

Opis­ke­li­ja­pal­ve­lu­jen pääl­likkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

4. Yhteys­hen­kilö Winha­Pro-järjes­tel­mään liit­ty­vissä asioissa

Opis­ke­li­ja­pal­ve­lu­jen pääl­likkö Pirjo Uusoksa, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi, postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

5. Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mään rekis­te­röi­dään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun opis­ke­li­jat; opis­ke­li­joi­den henkilö- ja yhteys­tie­dot, opis­ke­luoi­keus­tie­dot, arvioin­nit ja opin­to­suo­ri­tuk­set; koulu­tus­oh­jel­mien opetus­suun­ni­tel­mat; tarjot­ta­vat opin­to­jak­sot ja opin­to­ko­ko­nai­suu­det; opet­ta­jat ja muu henkilökunta.

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män tarkoi­tuk­sena on

• yllä­pi­tää opiskelijarekisteriä,
• yllä­pi­tää opintosuoritusrekisteriä,
• yllä­pi­tää opetussuunnitelmarekisteriä,
• yllä­pi­tää käyttäjärekisteriä,
• tuottaa ammat­ti­kor­kea­kou­lun toimin­nan suun­nit­te­lun, toteu­tuk­sen, seuran­nan ja arvioinnin
• apuna käytet­tä­vät tilastotiedot,
• välit­tää toimin­taa kuvaa­vat tilas­to­tie­dot opetus­mi­nis­te­riölle, opetus­hal­li­tuk­selle, tilastokes-
• kukselle, kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle, VALVIRA:lle ja CIMOlle,
• tuottaa opis­ke­lua koske­via raport­teja ja todis­tuk­sia (opis­ke­li­ja­lis­tat, opis­ke­lija-todis­tus, opin-
• tosuo­ri­tusote, opis­ke­li­jan edis­ty­mi­sen, tutkin­to­to­dis­tus ja tutkin­to­to­dis­tuk­sen liite).

7. Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Winha­Pro-järjes­tel­mästä löytyy seuraa­vien henki­lö­ryh­mien henki­lö­tie­toja: Karelia-amk:n henki­lö­kunta, opiskelijat.

A) Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män opis­ke­li­ja­re­kis­teri sisäl­tää seuraa­vat tiedot:

• opis­ke­li­ja­nu­mero, suku­nimi, omaa sukua, etuni­met, kutsumanimi,
• henki­lö­tun­nus, asui­no­soite, muut osoit­teet (kotio­soite), puhelinnumero,
• sähkö­pos­tio­soite, suku­puoli, sivii­li­sääty, pohjakoulutus,
• koti­kunta, maa, kieli, kansa­lai­suus, kansallisuus,
• opis­ke­lun päätoi­mi­suus, saapu­mis­ryhmä, hallin­nol­li­nen ryhmä,
• opin­toala, koulu­tus­oh­jelma, suun­tau­tu­mis­vaih­toehto, koulu­tus­oh­jel­man kotitoimipiste,
• läsnä­olo­tieto (läsnä, poissa, keskeyt­tä­nyt, eronnut, valmis­tu­nut, tieto opis­ke­lun normiajan
• ylit­tä­mi­sestä ja opis­ke­luoi­keu­den päät­ty­mi­sestä), arvioitu opiskeluaika,
• opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män yllä­pi­tä­mi­sen kannalta merkit­tä­vät muut tiedot,
• merkintä ’tiedot salai­sia’, jos opis­ke­lija on ilmoit­ta­nut, että hänen tietojaan
• ei saa luovut­taa ulkopuolisille,
• oppi­ja­nu­mero, eropäivä, eron syy, rooli­koh­tai­sia lisä­tie­toja, koulusivistyskieli,
• luku­vuo­si­mak­su­vel­vol­li­suus­tieto, vieras­kie­li­nen tutkintokoulutus.

B) Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män opin­to­suo­ri­tus­re­kis­teri sisäl­tää seuraa­vat tiedot:

• opis­ke­li­ja­nu­mero, suku­nimi, etuni­met, henki­lö­tun­nus, saapumisryhmä,
• opin­toala, koulu­tus, suuntautuminen,
• läsnä­olo­tieto (läsnä, poissa, keskeyt­tä­nyt, eronnut, valmis­tu­nut, tieto opis­ke­lun normia­jan ylit­tä­mi­sestä ja opis­ke­luoi­keu­den päättymisestä),
• arvioitu opis­ke­luaika, tutkin­non laajuus,
• suori­te­tut opin­to­ko­ko­nai­suu­det, opin­to­jak­sot ja opin­to­jak­so­jen osat,
• suori­tet­tu­jen opin­to­ko­ko­nai­suuk­sien, opin­to­jak­so­jen ja opin­to­jak­son osien arvioin­nit, arvioin­nin päivä­mää­rät, arvioi­jien (opet­ta­jat) nimet,
• suori­tet­tu­jen opin­to­pis­tei­den määrä, tutkin­nosta puut­tu­vien opin­to­pis­tei­den määrä.

C) Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män opetus­suun­nit­te­lu­re­kis­teri sisäl­tää seuraa­vat tiedot:

• opin­to­jak­sot, opin­to­jak­son osat, opintokokonaisuudet,
• opetus­suun­ni­tel­mat, opis­ke­li­joi­den henki­lö­koh­tai­set opinto-ohjelmat.

D) Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män käyt­tä­jä­re­kis­teri sisäl­tää seuraa­vat tiedot:

• henki­lön yksi­löivä tunnus, suku­nimi, etuni­met, kutsumanimi,
• synty­mä­aika (huom. ei henki­lö­tun­nusta), sukupuoli,
• henki­lö­tyyppi (opet­ta­jat, muu henki­löstö), toimi­ni­mike, puhe­lin­nu­mero, sähköpostiosoite,
• koti­toi­mi­piste, maa, kieli, kansa­lai­suus, kansal­li­suus, läsnä­olo (läsnä, poissa, eronnut).

E) Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mästä tuotet­ta­vat em. tietoja sisäl­tä­vät rapor­tit ja tulos­teet ovat seuraavat:

• yleis­hal­lin­non rapor­tit (osoi­te­tar­rat, opis­ke­li­ja­liit­ty­män web-tunnukset)
• opetus­suun­nit­te­lun rapor­tit (opetus­suun­ni­tel­mat)
• opin­to­jak­so­suun­nit­te­lun rapor­tit (toteu­tuk­sen osal­lis­tu­jat, opet­ta­jien työtunnit)
• opis­ke­li­ja­hal­lin­non rapor­tit (opis­ke­li­jan opinto-ohjelma, opis­ke­li­ja­lista, ryhmän opiskelijat,
• opis­ke­li­jan edis­ty­mi­nen, opis­ke­lu­to­dis­tus, opis­ke­li­ja­mää­rät, opis­ke­li­jat kunnittain)
• arvioin­nin rapor­tit (toteu­tus­päi­vä­kirja, toteu­tuk­sen arvioin­nit, tent­ti­päi­vä­kirja, ryhmän suori­tuk­set, opin­to­suo­ri­tusote, tutkin­to­to­dis­tus, tutkin­to­to­dis­tuk­sen liite, ryhmän arvioinnit)
• kurs­si­toi­min­nan rapor­tit (kurs­si­to­dis­tus, kurs­si­to­teu­tuk­sen osallistujat)
• tilas­toin­nin rapor­tit (opis­ke­li­ja­poh­jai­set tilas­tot Tilas­to­kes­kuk­selle, Kelalle ja CIMOlle, yhteen­veto rapor­tit Opetus­hal­li­tuk­selle ja opetusministeriölle)

F) Arkisto

Tiedot valmis­tu­neista, eron­neista ja opis­ke­luoi­keu­den menet­tä­neistä opis­ke­li­joista, vanhen­tu­neista /ei käytössä olevista saapu­mis­ryh­mistä, opin­to­jak­so­to­teu­tuk­sista, opin­to­jak­soista, opin­to­ko­ko­nai­suuk­sista, opetus­suun­ni­tel­mista sekä eron­neista pois­tu­neista opet­ta­jista / muista toimi­hen­ki­löistä siir­re­tään arkistoon.

G) Tieto­si­säl­tö­jen käyt­tö­oi­keus määri­tel­lään käyttäjäryhmäkohtaisesti.

8. Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste on yleistä etua koske­van tehtä­vän hoita­mi­nen, julki­sen vallan käyttö, laki­sää­tei­sen tehtä­vän hoita­mi­nen (ammat­ti­kor­kea­kou­lu­laki ja asetus), sekä rekis­te­röi­dyn antama suos­tu­mus (kts. tämän selos­teen kohta 12 D).

9. Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Henki­lö­tie­toja tarvi­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän kohdassa 8 mainit­tu­jen tehtä­vien hoita­mi­seen. Sään­nön­mu­kai­sia tieto­läh­teitä ovat kuva­taan seuraavasti. 

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män opis­ke­li­ja­re­kis­te­riä päivi­te­tään korkea­kou­lu­jen yhteis­ha­ku­jär­jes­tel­män. Opin­to­polku-rekis­te­ristä, yhteis­haun ulko­puo­lelta tule­vien opis­ke­li­joi­den hake­muk­sista ja eroa­mi­sil­moi­tuk­sista saata­vista tiedoista. Luku­vuo­sit­tai­nen opis­ke­li­jan läsnä-/pois­sao­lo­tieto 1) päivit­tyy järjes­tel­mään opis­ke­li­jan web-liit­ty­män kautta tekemän ilmoit­tau­tu­mis­tie­don perus­teella 2) opin­to­sih­teeri päivit­tää tiedon järjes­tel­mään asiaa koske­van päätök­sen mukaisesti.

Opin­to­suo­ri­tus­re­kis­te­riä päivi­te­tään opis­ke­li­joi­den opin­to­suo­ri­tus­ten kerty­män perus­teella reaa­liai­kai­sesti. Väes­tö­re­kis­te­ri­kes­kuk­selta tila­taan määri­tel­ty­jen opis­ke­li­joi­den yhteys­tie­to­jen päivi­tyk­set. Näitä ovat esim. osoi­te­tie­to­jen päivit­tä­mi­nen tietyllä vuosi­vä­lillä valmis­tu­neille opis­ke­li­joille YAMK-tiedot­teen lähet­tä­mistä varten.

Opetus­suun­ni­tel­ma­re­kis­te­riä päivi­te­tään koulu­tus­ten opetus­suun­ni­tel­miin tule­vien muutos­ten perus­teella reaa­liai­kai­sesti. Uusien, aloit­ta­vien opis­ke­li­ja­ryh­mien OPSit siir­re­tään järjes­tel­mään SleOPS-järjes­tel­mästä lukukausittain.

Opis­ke­li­ja­koh­tai­sen HOPS:n tiedot sekä ilmoit­tau­tu­mi­set opin­to­jen toteu­tuk­sille siir­re­tään järjes­tel­mään SoleOps-järjes­tel­mässä olevasta eHOPS:sta sen jälkeen, kun opinto-ohjaaja / opet­ta­ja­tu­tor on hyväk­sy­nyt eHOPS:n.

10. Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut

Oman henki­lö­kun­nan osalta palve­lus­suh­teen tehtä­vien hoitaminen.

11. Käsit­te­lyn turvallisuus

Manu­aa­li­nen aineisto on tila­päistä ja vain opis­ke­li­ja­pal­ve­lu­jen henki­lö­kun­nan käytet­tä­vissä. Opis­ke­li­jan tarvit­se­mat todis­tuk­set yms. anne­taan vain opis­ke­li­jalle itselleen.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun opin­to­sih­tee­rit tuot­ta­vat opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mästä opis­ke­li­joille annet­ta­vat tutkin­to­to­dis­tuk­set ja tutkin­to­to­dis­tus­ten liit­teet, joiden kopiot arkis­toi­daan pysy­väis luon­tei­sesti Kare­lian päätear­kis­tossa. Lisäksi tuote­taan opis­ke­lu­to­dis­tuk­sia, opin­to­suo­ri­tusot­teita, opin­to­jen edis­ty­mi­sen seuran­nan raport­teja. Väliai­kai­sesti säily­tet­tävä aineisto säily­te­tään luki­tussa tilassa. Henki­lö­tie­toja sisäl­tä­vät asia­kir­jat hävi­te­tään silp­pua­malla tai ’tieto­suo­ja­jät­teenä’.

Atk:lla käsi­tel­tä­vät tiedot: Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­telmä on tarkoi­tettu Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun sisäi­seen käyt­töön, johon käyt­tä­jille määri­tel­lään käyt­tö­oi­keu­det toimi­piste-, käyt­tä­jä­ryhmä- ja ikkunakohtaisesti.

Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mää käyte­tään verk­ko­ym­pä­ris­tössä. Palve­lin­lait­teet ovat keski­tetty yhteen lukit­tuun tilaan, johon on pääsy vain atk-henki­lös­töllä. Työase­mat, joilta järjes­tel­mää käyte­tään, sijait­se­vat lukit­ta­vissa työhuoneissa.

Voidak­seen kirjau­tua opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mään, käyt­tä­jän on ensin kirjau­dut­tava lähi­verk­koon tai VPN-yhtey­dellä virtu­aa­li­työ­ase­malle henki­lö­koh­tai­sella tunnuk­sella ja sala­sa­nalla. Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­mään kirjau­dut­taessa kysy­tään käyt­tä­jän opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män käyt­tä­jä­tun­nus ja sala­sa­naa. Opis­ke­li­ja­hal­lin­to­jär­jes­tel­män käyt­tö­oi­keus pois­te­taan (tunnus arkis­toi­daan) henki­lön siir­tyessä pois niistä tehtä­vistä, joita varten hänelle on myön­netty käyttöoikeus.

Luot­ta­muk­sel­lis­ten vies­tien väli­tyk­seen käyte­tään suojat­tua sähköpostia.

12. Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

A Yleistä, tietovaranto

Korkea­kou­lun opis­ke­li­ja­tie­toja sisäl­tä­vän rekis­te­rin tiedot ovat viran­omai­sen toimin­nan julki­suu­desta annetun lain (621/1999) tarkoit­ta­mia julki­sia asia­kir­joja, joita anne­taan nähtä­väksi pyydet­täessä. Julki­sia asia­kir­joja luovu­te­taan pyydet­täessä nähtä­väksi lain (621/1999) 4 luvun 13 §:n ja Henki­lö­tie­to­lain (523/1999) 4 luvun 16 §:n edel­ly­tys­ten mukaisesti.

Korkea­kou­lu­jen opis­ke­luoi­keus-, ilmoit­tau­tu­mis-, tutkinto- ja opin­to­suo­ri­tus­tie­to­jen keski­tet­tyä säily­tystä ja käyttöä varten on valta­kun­nal­li­nen tieto­va­ranto, johon kootaan korkea­kou­lu­jen opis­ke­li­ja­tie­toja sisäl­tä­vien rekis­te­rien tieto­si­säl­töä, ja jonka kautta tämä sisältö tarjo­taan tieto­tur­val­li­sesti tekni­sellä käyt­töyh­tey­dellä opis­ke­li­ja­va­lin­ta­re­kis­te­rin ja korkea­kou­lu­jen yhteis­ten opis­ke­li­ja­va­lin­ta­pal­ve­lui­den käyt­töön Opis­ke­li­ja­va­lin­ta­re­kis­te­ristä, korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sesta tieto­va­ran­nosta ja yliop­pi­las­tut­kin­to­re­ki­se­ristä annetun lain (1058/1998 ) 1 luvun 1 a §:n mukaisesti.

Korkea­koulu luovut­taa opis­ke­li­ja­tie­toja teknistä käyt­töyh­teyttä käyt­täen korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta opis­ke­li­ja­va­lin­ta­re­kis­te­rin käyt­töön (1058/1998) 1 luvun 6 d §:n mukaisesti.

Opetus- ja kult­tuu­ri­mi­nis­te­riö tuottaa korkea­kou­lun opis­ke­li­ja­tie­doista koulu­tuk­sen ja tutki­muk­sen arvioin­nin, kehit­tä­mi­sen, tilas­toin­nin sekä muun seuran­nan ja ohjauk­sen edel­lyt­tä­miä tietoai­neis­toja korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta (1058/1998) 1 luvun 6 d §.

B Eri päätök­sellä aloi­tet­tava laki­sää­tei­nen tieto­jen luovutus

Korkea­koulu voi käyttää tieto­va­ran­toa myös muussa toimin­nas­saan ja luovut­taes­saan tietoa viran­omai­sille ja muille korkea­kou­luille (1058/1998) 1 luvun 1 a §.

Korkea­koulu luovut­taa opis­ke­li­ja­tie­toa Tilas­to­kes­kuk­selle Tilas­to­lain (280/2004) 5 luvun 15 §:n mukai­sesti tekni­senä tallen­teena suoraan ja korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta.

Muita luovu­tus­ti­lan­teita:

• Tilas­to­kes­kuk­selle (Tilas­toL 62/94)
• Kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle (Opin­to­tu­kiL 65/94 7:41)
• Työvoi­ma­vi­ran­omai­selle (Työt­tö­myys­tur­vaL 1290/2002), 833/96 29§; L työmark­ki­na­tuesta 1542/93, muutos 681/97
• Kansa­ne­lä­ke­lai­tok­selle tai työt­tö­myys­kas­salle (Valtio­neu­vos­ton asetus 712/1997 pitkä­ai­kais­työt­tö­mien omaeh­toi­sen opis­ke­lun tukemisesta)
• Kansain­vä­li­sen liik­ku­vuu­den ja yhteis­työn keskuk­selle (CIMO)

C Korkea­kou­lun päätök­sellä tapah­tuva tieto­jen luovuttaminen

Korkea­koulu luovut­taa opis­ke­li­ja­tie­toja teknistä käyt­töyh­teyttä käyt­täen korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta Sosi­aali- ja tervey­sa­lan lupa- ja valvon­ta­vi­rasto Valvi­ran käyt­töön Tervey­den­huol­lon ammat­ti­hen­ki­löistä annetun lain (559/1994) ja asetuk­sen (564/1994) mukaisesti.

Korkea­koulu luovut­taa opis­ke­li­ja­tie­toja teknistä käyt­töyh­teyttä käyt­täen korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta Yliop­pi­lai­den tervey­den­hoi­to­sää­tiölle (YTHS) käyt­töön sen laki­sää­tei­sen tehtä­vänsä hoita­mi­seen. Tieto­va­ran­nosta toimi­te­taan Yliop­pi­lai­den tervey­den­hoi­to­sää­tiölle siir­to­tie­dos­toina tietoja perus­tut­kin­toa korkea­kou­luissa suorit­ta­vista 1) uusista opis­ke­li­joista ja 2) opis­ke­li­jan luku­kausi-ilmoit­tau­tu­mi­sista, joita YTHS vertaa sen omassa rekis­te­rissä olevien tieto­jen kanssa. Lisäksi YTHS tarvit­see mahdol­li­suu­den tehdä suoria läsnä­olo­ky­se­lyitä suoraan VIRTA-opin­to­tie­to­pal­ve­lun luku­ra­ja­pin­nasta jo toimi­tet­tu­jen ja omissa rekis­te­reissä olevien henki­lö­tun­nus­ten pohjalta. Läsnä­olo­tieto vaadi­taan toden­ta­maan, että opis­ke­lija on maksa­nut YTHS-maksun ja siten oikeu­tettu käyt­tä­mään ko. terveys­pal­ve­luja. Lisäksi YTHS huomioi erik­seen tieto­va­ran­toon tuodun merkin­nän YTHS-maksun suorit­ta­mi­sesta, vaikka henki­löllä ei olisi läsnä­olo­mer­kin­tää (vaihto-opis­ke­li­jat ym.) (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös nro 67/13.00/2015).

Korkea­koulu luovut­taa opis­ke­li­ja­re­kis­te­riinsä kuulu­via tietoja opis­ke­li­jan luku­kausi-ilmoit­tau­tu­mi­sista tieto­va­ran­non kautta Opis­ke­li­jaksi-ilmoit­tau­tu­mi­nen ja luku­kausi-ilmoit­tau­tu­mi­nen (OILI) –palve­lun käytet­tä­väksi. (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös nro 75/13.1.2013)

Korkea­koulu luovut­taa rekis­te­ristä valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta tietoja seuran­ta­ky­se­lyille seuranta-, tilas­tointi- ja tutki­mus­käyt­töön (Kare­lian Dynas­tyn nro 70/13.01/2016).

Korkea­koulu luovut­taa rekis­te­ristä valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non kautta tietoja Univer­sity Admis­sions Finland -konsor­tiolle (UAF) niin, että opin­to­tie­dot ovat hyödyn­net­tä­vissä konsor­tio­kor­kea­kou­lu­jen hake­mus­ten käsit­te­ly­pro­ses­seissa. (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös nro 69/13.01/2016) Tämä lupa vanhe­nee 30.6.2018 kun UAF-konsor­tio lakkau­te­taan. Tilalle tulee lupa tiedon­luo­vu­tuk­seen korkea­kou­lu­jen tieto­va­ran­nosta Helsin­gin yliopis­tolle, opin­to­tie­dot ovat hyödyn­net­tä­vissä hake­mus­ten käsit­te­ly­pro­ses­seissa. (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös 69/13.01/2016 25.6.2018 § 99)

Korkea­koulu luovut­taa korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non VIRTA-opin­to­tie­to­pal­ve­luun tallen­net­tuja tietoja Suomen Akate­mialle ja antaa luvan yhdis­tää Akate­mian tieto­jär­jes­tel­män VIRTA-julkai­su­tie­to­pal­ve­luun niin, että korkea­kou­lun julkai­su­tie­dot ovat hyödyn­net­tä­vissä tutki­mus­ra­hoi­tuk­sen haku- ja rapor­toin­ti­pro­ses­seissa ja julkai­sulle voidaan liittää tutki­mus­hank­keen tunniste. (Kare­lian toimen­hal­ti­jan päätös nro 25/22.2.2017)

Korkea­koulu luovut­taa korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sen tieto­va­ran­non VIRTA-opin­to­tie­to­pal­ve­luun tallen­ne­tuista tiedoista muodos­te­tun aineis­ton Tilas­to­kes­kuk­sen FIONA-tutki­musai­neis­to­jen etäkäyt­tö­jär­jes­tel­mään. (Kare­lian toimen­hal­ti­jan päätös nro 53/22.3.2017).

Opetus­suun­ni­tel­ma­re­kis­teri on toimi­pis­te­koh­tai­sesti avoin kaikille Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun koulu­tus­ten opet­ta­jille. Henki­lös­tö­re­kis­te­ristä luovu­te­taan tietoja Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun johdon ja hallin­non käyt­töön vain yksi­löi­dyn tieto­pyyn­nön perus­teella. Toimin­nan suun­nit­te­lua, toteu­tusta, seuran­taa ja arvioin­tia varten järjes­tel­mästä kerä­tään toimin­taa kuvaa­via tilas­to­tie­toja, jotka mahdol­li­sesti sisäl­tä­vät henki­lö­tie­toja (esim. Virta-tieto­si­sältö, 55 op seuranta, https://intranet.karelia.fi/toiminnan_tulokset/raportointi/Sivut/default.aspx).

Valmis­tu­nei­den tiedot siir­re­tään Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun alum­ni­toi­min­ta­re­kis­te­riin. SoleOPS-järjes­tel­mään siir­ret­tä­vät tiedot kuva­taan SoleOPS-rekis­te­ri­se­los­teessa (www.karelia.fi/rekisteriselosteet).

Korkea­koulu luovut­taa Sosi­aali- ja tervey­sa­lan opis­ke­li­ja­tie­toja Pohjois-Karja­lan Tieto­tek­niik­ka­kes­kuk­sen yllä­pi­tä­mään Mediatri-käyt­tä­jä­tun­nus­hal­lin­noin­ti­jär­jes­tel­mään opis­ke­li­joi­den opin­toi­hin liit­ty­vässä harjoit­te­lussa vaadit­ta­vien käyt­tä­jä­tun­nus­ten luomista ja hallin­noin­tia varten. Opis­ke­li­jan suos­tu­mus vaaditaan.

D Rekis­te­röi­dyn luvalla tapah­tuva nimi- ja osoi­te­tie­to­jen luovutus

Opis­ke­lija voi antaa suos­tu­muk­sen nimi- ja yhteys­tie­to­jensa (osoite, sähkö­pos­tio­soite, puhe­lin­nu­mero) luovut­ta­mi­seen tässä kohdassa mainit­tui­hin tarkoi­tuk­siin uuden opis­ke­li­jan ilmoit­tau­tu­mis­lo­mak­keella. Yhteis­haun kautta tule­ville opis­ke­li­joille tieto siirtyy yhteis­ha­ku­tie­doista Opin­to­po­lusta tai opin­to­sih­teeri päivit­tää tiedon järjes­tel­mään opis­ke­li­jan palaut­ta­man opis­ke­lu­pai­kan vastaan­ot­toil­moi­tuk­sen mukai­sesti. Opis­ke­lija voi myös kieltää tieto­jensa luovu­tuk­sen ammat­ti­kor­kea­kou­lun ulko­puo­lelle. Suos­tu­musta opis­ke­lija voi muuttaa myöhem­min ilmoit­ta­malla siitä opis­ke­li­ja­pal­ve­lui­hin. Opis­ke­li­ja­re­kis­te­riin merki­tään mahdol­li­nen viral­li­nen luovu­tus­kielto opis­ke­li­jan tiedoista.

Opis­ke­lija voi antaa suos­tu­muk­sen nimi- ja yhteys­tie­to­jensa luovuttamiseen:

• mark­ki­noin­tiin,
• koulu­tus­tie­do­tuk­seen,
• internettiin.

Luvan opis­ke­li­jan nimi- ja yhteys­tie­to­jen luovut­ta­mi­sesta antaa rehtori kirjal­li­sesta anomuk­sesta tut kimuk­siin ja kyse­lyi­hin. Tiedot luovu­te­taan tutkimuksesta/kyselystä vastaa­valle henki­lölle, joka vastaa tieto­suo­jan täyt­ty­mi­sestä kyse­lyjä tehtäessä. Tieto­jen luovu­tuk­sen edel­ly­tyk­senä on tutkimussuunnitelma.

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu noudat­taa hyvää rekis­te­röin­ti­ta­paa ja edel­lyt­tää, että tieto­jen luovu­tusta hake­valla on asial­li­nen yhteys kohde­ryh­mään, jonka tietoja pyyde­tään. Tiedot mark­ki­noin­tiin, koulu­tus­tie­do­tuk­seen ja inter­net­tiin luovu­te­taan vain opis­ke­li­joista, jotka ovat anta­neet suos­tu­muk­sen tieto­jensa luovut­ta­mi­sesta ko. tarkoi­tuk­seen. Henki­lö­re­kis­te­ri­lain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoi­tuk­seen, jota varten ne on luovu­tettu. Nimi- ja yhteys­tie­to­jen käyt­tä­jän tulee ilmoit­taa tieto­jen luovu­tus­lu­van päätök­se­nan­taja ja päätösnumero.

E Rekis­te­röi­dyn omasta aloit­teesta tapah­tuva luovutus

TUUDO (www.tuudoapp.fi) palve­lun avulla rekis­te­röi­dyt voivat mm. tarkas­tella omia opin­to­suo­ri­tuk­si­aan jne. Käyttö perus­tuu vapaa­eh­toi­suu­teen ja rekis­te­röity päättää itse käyt­tääkö hän TUUDOa. (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös 60/07.01.01/2016)

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu myöntää Pivo Wallet Oy:n Pivo-sovel­luk­selle luvan opis­ke­li­jan suos­tu­muk­sella hakea tämän tietoja korkea­kou­lu­jen valta­kun­nal­li­sesta tieto­va­ran­nosta Pivo-sovel­luk­sessa tarkas­tel­ta­vaksi. (Kare­lian toimen­hal­ti­ja­pää­tös 3.4.2019 § 29 asia­nu­mero 1010/13.00/2017)

13. Henki­lö­tie­to­jen siirto Euroo­pan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle

Pääsään­töi­sesti Rekis­te­ristä ei luovu­teta tietoja EU:n eikä ETA:n ulko­puo­lelle. Opin­to­suo­ri­tusot­teet lähe­te­tään vaih­dossa oleville opis­ke­li­joille ja heidän koti­kor­kea­kou­lunsa yhteys­hen­ki­lölle, kun heidän vaih­tonsa päättyy. Vaihto-opis­ke­li­joita voi tulla EU/ETA –maiden ulko­puo­lelta. Tutkinto-opis­ke­li­joita on myös EU/ETA –maiden ulkopuolelta.

14. Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Tieto­jen arkis­toin­nista ja pois­ta­mi­sesta järjes­tel­mästä nouda­te­taan Karelia ammat­ti­kor­kea­kou­lun arkis­toin­tia koske­via ohjeita.

15. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää re kiste­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

Opis­ke­li­jalla on mahdol­li­suus nähdä ja tarkas­taa hänestä rekis­te­röi­dyt tiedot Winha­Pro-opis­ke­li­ja­si­vuilta www-liit­tymä WinhaWil­len kautta. Opis­ke­li­ja­liit­ty­män henki­lö­tie­dot-sivulta opis­ke­lija voi tarkis­taa henkilö- ja yhteys­tie­tonsa, sekä ilmoit­tau­tu­mis- ja opis­ke­lu­tie­tonsa oikeel­li­suu­den ja ajan­ta­sai­suu­den. Liit­ty­män kautta opis­ke­lija voi tarkas­tella henki­lö­koh­tai­sen opetus­suun­ni­tel­mansa sisäl­tä­miä opin­to­jak­soja, suorit­ta­mi­aan opin­to­jak­soja, suorit­ta­maansa opin­to­pis­te­mää­rää, saami­aan arvo­sa­noja sekä ilmoit­tau­tu­mis­tie­to­jaan uusin­ta­tent­tei­hin. Opis­ke­lija kirjau­tuu opis­ke­li­ja­liit­ty­mään henki­lö­koh­tai­sella käyt­tä­jä­tun­nuk­sella ja salasanalla.

Opis­ke­lija voi muuttaa yhteys­tie­to­jaan (oma sähkö­posti, asuin- ja postio­soite, soit-to- ja teks­ti­vies­ti­pu­he­lin­nu­mero ja asuin­kunta) opis­ke­li­ja­liit­ty­män kautta. Suku­ni­men tai koti­kun­nan muutok­set tehdään opis­ke­li­ja­pal­ve­luissa opis­ke­li­jan kirjal­li­sen ilmoi­tuk­sen perus­teella. Opis­ke­li­jan henki­lö­tie­to­jen virheet­tö­myys tarkis­te­taan tarvit­taessa väes­tö­tie­to­jär­jes­tel­mästä. Tiedon korjaa­mi­sesta huoleh­tii opintosihteeri.

Käyt­tä­jä­re­kis­te­riin kirjat­tu­jen tiedot korja­taan henki­lön ilmoi­tuk­sen mukaan ajan­ta­sai­siksi. Tiedon korjaa­mi­sesta huoleh­tii järjes­tel­män pääkäyttäjä.

Pääkäyt­täjä, opet­ta­jat ja opin­to­sih­tee­rit huoleh­ti­vat tehtä­vän puolesta itse huomaa­mansa virheen korjaa­mi­sesta välittömästi.

16. Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.