Rekis­te­ri­se­loste: Oppimis- ja palve­lu­ym­pä­ristö Tarmon asiakasrekisteri

TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laati­mis­päi­vä­määrä: 25.4.2018, muokattu 31.8.2023
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)
Oppimis- ja palve­lu­ym­pä­ristö Tarmon asiakasrekisteri

1. Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot
Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy
Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2. Rekis­te­rin­pi­täjän vastuu­henkilö
Toimitusjohtaja/rehtori

3. Tarmon asiakas­re­kis­terin vastuu­henkilö
Koulu­tus­pääl­likkö Tarja Laati­kainen, puh. 050 535 2697, tarja.laatikainen(at)karelia.fi, Tik-
karinne 9, 80200 Joensuu

4. Yhteys­henkilö Tarmon asiakas­re­kis­terin hallintaan liitty­vissä asioissa
Oppimi­sym­pä­ris­tö­koor­di­naat­torit Maiju Juvonen, puh. 050 454 6845, maiju.juvonen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu ja Riikka Turunen, puh. 050 473 0577, riikka.turunen(at)karelia.fi, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu

5. Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteys­tiedot
Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. ++358 50
525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoi­tukset
Tarmon opiske­lijat ottavat vastaan yksilö­kun­tou­tus­asiak­kaita sekä asiakas­ryhmiä. Toimintaa val-
vovat ja ohjaavat oppimi­sym­pä­ris­tö­koor­di­naat­torit. Käynnit kirjataan Diarium asiakas­re­kis­te­rioh­jelmaan sekä
teknisten mittaus­lait­teiden analyy­sioh­jelmiin. Asiakas­suh­teiden hoita­minen Tarmon asiak­kaisiin ja
yhteis­työ­kump­pa­neihin. Tiedot­ta­minen Tarmon asiak­kaille ajankoh­tai­sista asioista (tapah­tu­mista,
palve­luista, ryhmä­toi­min­nasta) sähkö­posti- tai kirje­postina lähetet­tä­vällä tiedot­teella tai pu-
helimitse. Yhteyden ottaminen palve­lussa tapah­tu­vista muutok­sista. Tarmon toiminnan esittely
esim. sähkö­pos­ti­kam­pan­jalla. Hakemalla Tarmon toimintaan ja opiske­li­joiden opintoihin liittyviin
tutki­muksiin osallis­tujia puheli­mitse tai sähköpostitse.

Oppimis- ja palve­lu­ym­pä­ristö Tarmon asiakas­re­kis­teriin rekis­te­röi­tyessä infor­moidaan:
– tiedot rekis­te­rin­pi­tä­jästä (nimi ja yhteys­tiedot),
– kerät­tävien henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoi­tuk­sesta,
– tiedot säännön­mu­kai­sista henki­lö­tie­tojen luovu­tuk­sista, sekä
– tiedot, jotka ovat tarpeen rekis­te­röidyn oikeuksien käyttä­mi­seksi asian­omai­sessa henki­lö­tieto-
jen käsit­te­lyssä.

7. Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henki­lö­tie­to­ryh­mistä
Rekisteri sisältää Tarmon toimi­joiden (oppimi­sym­pä­ris­tö­koor­di­naat­torien, opiske­li­joiden ohjauksen parissa toimivien opettajien, sekä opiske­li­joiden), Tarmon asiak­kaiden ja yhteis­työ­kump­pa­neiden henkilötietoja.

Rekis­teriin talle­tet­tavat tiedot saadaan esitie­to­lo­mak­keella, jonka asiakas allekir­joittaa asiakkaan
tietojen ja tervey­del­listen tekijöiden oikeel­li­suuden varmis­ta­mi­seksi (potilas­tur­val­lisuus) sekä suos-
tumuksen pyytä­minen potilas­tie­tojen tallen­ta­mi­seksi Diarium järjes­telmään. Henkilön yksilöin­ti­tiedot:
– nimi, synty­mäaika,
– palvelun yhtey­dessä otetut valokuva- ja video­ma­te­ri­aalit,
– yhteys­tiedot: kotio­soite, puhelin­numero, sähkö­pos­tio­soite, organi­saatio, sekä
– tieto mihin Tarmon toimintaan henkilö on osallis­tunut ja osallistumisajankohta.

8. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste
Rekis­te­röi­tyjen tiedot saadaan rekis­te­röi­dyltä itseltään asiakas­pal­velun tuotta­mista varten. Käsitte-
lyn oikeus­pe­ruste on rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tettu etu.

9. Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste
Henki­lö­tietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen.

10. Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut
Palve­lu­lii­ke­toi­minnan hoitaminen.

11. Käsit­telyn turval­lisuus
Rekis­terin tiedot ovat salassa pidet­täviä. Tietoja käsit­te­leviä työnte­ki­jöitä ja harjoit­te­lussa olevia
opiske­li­joita koskee vaitio­lo­vel­vol­lisuus, jonka opiske­lijat ovat allekir­joit­taneet opiske­lujen alussa.
Vaitio­lo­vel­vol­lisuus jatkuu palve­lus­suhteen päätyttyä. Paperille ja asiakas­re­kis­te­rioh­jelmaan kirjat-
tuja rekis­te­ri­tietoja käsitellään luotta­muk­sel­li­sesti Tarmon henki­löstön sekä Karelian Tarmon
opiske­li­ja­har­joit­te­li­joiden toimesta ja säily­tetään tiloissa, joita pidetään lukittuna. Kyseisiin tiloihin
on rajoi­tettu pääsy vain asian­omai­silla henki­löillä ja tilojen lukoissa on sähköinen seuranta. Asiakas-
tietoja ei siirretä Diarium- järjes­tel­mästä tai mittaus­lait­teiden analy­soin­tioh­jel­mista mihinkään
muuhun järjes­telmään.

Yrity­syh­teistyö ja sidos­ryh­mä­kump­pa­neiden tiedot säily­tetään Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun palve-
limilla ja asiak­kuuksien hallinnan järjes­tel­mässä (CRM), johon oikeudet on nimetyillä järjes­telmän
ylläpi­tä­jillä.

12. Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaa­not­ta­ja­ryhmät
Henki­lö­tietoja ei luovuteta säännön­mu­kai­sesti. Diarium-järjes­telmä saadaan palveluna Finnish Net
Solutions Oy:ltä. Heidän tieto­suo­ja­se­los­teesa löytyy osoitteen https://www.diarium.fi kautta.

13. Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuo­lelle
Henki­lö­tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14. Henki­lö­tie­tojen säily­ty­saika
Henkilö-ja potilas­tietoja säily­tetään palvelun tuotta­misen ajan ja sen jälkeen 12 vuotta. Säily­tettävä
materiaali on esitie­to­lo­makkeet, jotka asiakas on allekir­joit­tanut, esimerkkinä testiin osallis­tu­misen
suostu­mus­lomake, tervey­den­tilaa koskevat itsear­viointi. Paperisia lomak­keita säily­tetään Karelian pääar­kis­tossa, josta ne 12 vuoden päätyttyä poistetaan asian­mu­kai­sella tavalla. Poista­misen suorittaa oppimis- ja palve­lu­ym­pä­ristö Tarmon koordinaattorit.

15. Rekis­te­röidyn oikeudet
Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää
rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto-
jen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus
siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa
suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon-
taviran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava,
jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16. Automaat­tinen päätök­senteko ja profi­lointi
Ei ole käytössä.