TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 25.4.2018, muokattu 31.8.2023
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
Oppimis- ja palveluympäristö Tarmon asiakasrekisteri
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Tarmon asiakasrekisterin vastuuhenkilö
Koulutuspäällikkö Tarja Laatikainen, puh. 050 535 2697, tarja.laatikainen(at)karelia.fi, Tik-
karinne 9, 80200 Joensuu
4. Yhteyshenkilö Tarmon asiakasrekisterin hallintaan liittyvissä asioissa
Oppimisympäristökoordinaattorit Maiju Juvonen, puh. 050 454 6845, maiju.juvonen(at)karelia.fi, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu ja Riikka Turunen, puh. 050 473 0577, riikka.turunen(at)karelia.fi, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. ++358 50
525 0623, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Tarmon opiskelijat ottavat vastaan yksilökuntoutusasiakkaita sekä asiakasryhmiä. Toimintaa val-
vovat ja ohjaavat oppimisympäristökoordinaattorit. Käynnit kirjataan Diarium asiakasrekisteriohjelmaan sekä
teknisten mittauslaitteiden analyysiohjelmiin. Asiakassuhteiden hoitaminen Tarmon asiakkaisiin ja
yhteistyökumppaneihin. Tiedottaminen Tarmon asiakkaille ajankohtaisista asioista (tapahtumista,
palveluista, ryhmätoiminnasta) sähköposti- tai kirjepostina lähetettävällä tiedotteella tai pu-
helimitse. Yhteyden ottaminen palvelussa tapahtuvista muutoksista. Tarmon toiminnan esittely
esim. sähköpostikampanjalla. Hakemalla Tarmon toimintaan ja opiskelijoiden opintoihin liittyviin
tutkimuksiin osallistujia puhelimitse tai sähköpostitse.
Oppimis- ja palveluympäristö Tarmon asiakasrekisteriin rekisteröityessä informoidaan:
– tiedot rekisterinpitäjästä (nimi ja yhteystiedot),
– kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta,
– tiedot säännönmukaisista henkilötietojen luovutuksista, sekä
– tiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi asianomaisessa henkilötieto-
jen käsittelyssä.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri sisältää Tarmon toimijoiden (oppimisympäristökoordinaattorien, opiskelijoiden ohjauksen parissa toimivien opettajien, sekä opiskelijoiden), Tarmon asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan esitietolomakkeella, jonka asiakas allekirjoittaa asiakkaan
tietojen ja terveydellisten tekijöiden oikeellisuuden varmistamiseksi (potilasturvallisuus) sekä suos-
tumuksen pyytäminen potilastietojen tallentamiseksi Diarium järjestelmään. Henkilön yksilöintitiedot:
– nimi, syntymäaika,
– palvelun yhteydessä otetut valokuva- ja videomateriaalit,
– yhteystiedot: kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaatio, sekä
– tieto mihin Tarmon toimintaan henkilö on osallistunut ja osallistumisajankohta.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisteröityjen tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelun tuottamista varten. Käsitte-
lyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Palveluliiketoiminnan hoitaminen.
11. Käsittelyn turvallisuus
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä ja harjoittelussa olevia
opiskelijoita koskee vaitiolovelvollisuus, jonka opiskelijat ovat allekirjoittaneet opiskelujen alussa.
Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Paperille ja asiakasrekisteriohjelmaan kirjat-
tuja rekisteritietoja käsitellään luottamuksellisesti Tarmon henkilöstön sekä Karelian Tarmon
opiskelijaharjoittelijoiden toimesta ja säilytetään tiloissa, joita pidetään lukittuna. Kyseisiin tiloihin
on rajoitettu pääsy vain asianomaisilla henkilöillä ja tilojen lukoissa on sähköinen seuranta. Asiakas-
tietoja ei siirretä Diarium- järjestelmästä tai mittauslaitteiden analysointiohjelmista mihinkään
muuhun järjestelmään.
Yritysyhteistyö ja sidosryhmäkumppaneiden tiedot säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun palve-
limilla ja asiakkuuksien hallinnan järjestelmässä (CRM), johon oikeudet on nimetyillä järjestelmän
ylläpitäjillä.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Diarium-järjestelmä saadaan palveluna Finnish Net
Solutions Oy:ltä. Heidän tietosuojaselosteesa löytyy osoitteen https://www.diarium.fi kautta.
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilö-ja potilastietoja säilytetään palvelun tuottamisen ajan ja sen jälkeen 12 vuotta. Säilytettävä
materiaali on esitietolomakkeet, jotka asiakas on allekirjoittanut, esimerkkinä testiin osallistumisen
suostumuslomake, terveydentilaa koskevat itsearviointi. Paperisia lomakkeita säilytetään Karelian pääarkistossa, josta ne 12 vuoden päätyttyä poistetaan asianmukaisella tavalla. Poistamisen suorittaa oppimis- ja palveluympäristö Tarmon koordinaattorit.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää
rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto-
jen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa
suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvon-
taviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava,
jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.