Rekis­te­ri­se­loste: Peppi suunnit­te­lijan palvelut ja Perus­re­kisteri, ja Peppin liitännäiset

Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu: Peppi suunnit­te­lijan palvelut ja Perus­re­kisteri, ja Peppin liitän­näiset (tuotanto- ja testiympäristöt)

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE              
Laati­mis­päi­vä­määrä: 13.9.2018, 
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­jalaki (1050/2018)            
päivi­tetty 1.10.2019, 16.11.2020, 6.5.2022 

1 Rekis­te­rin­pi­täjän tiedot 

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy
Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­täjän vastuuhenkilö 

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Peppi suunnit­te­lijan palve­lujen, Perus­re­kis­terin ja Peppin liitän­näisten vastuuhenkilöt

• Peppi suunnit­te­lijan palvelut: opetus­tek­no­logia-asian­tuntija Kaisa Pakkainen, Karja­lankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähkö­posti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
• Perus­re­kisteri: opiske­li­ja­pal­ve­lujen päällikkö Pirjo Uusoksa, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi
• Peppin liitän­näiset: opetus­tek­no­logia-asian­tuntija Kaisa Pakkainen, Karja­lankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähkö­posti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi

4 Yhteys­hen­kilöt Peppi suunnit­te­lijan palve­luihin, Perus­re­kis­teriin ja Peppin liitän­näisiin liitty­vissä asioissa

• Peppi suunnit­te­lijan palvelut: opetus­tek­no­logia-asian­tuntija Kaisa Pakkainen, Karja­lankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähkö­posti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
• Perus­re­kisteri: opiske­li­ja­pal­ve­lujen päällikkö Pirjo Uusoksa, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähkö­posti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi
• c. Peppin liitän­näiset: opetus­tek­no­logia-asian­tuntija Kaisa Pakkainen, Karja­lankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähkö­posti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi

5 Tieto­suo­ja­vas­taavan yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitukset

Peppi suunnit­te­lijan palvelut on Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opetuksen suunnit­telun ja toteutuk- sen väline. Rekis­te­röidyt henkilöt (Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lö­kunta) ovat asian­osaisia ammat­ti­kor­kea­koulun opetuksen suunnit­teluun liitty­vissä asioissa. Järjes­telmään rekis­te­röidään henki­löistä vain ammat­ti­kor­kea­koulun toiminnan suunnit­telun ja toteu­tuksen kannalta tarpeel­liset tiedot.

Peppi Perus­re­kisteri on opiskelija- ja opinto­tie­to­jär­jes­telmä ja sen käyttö­tar­koitus on opiske­li­joiden ja heidän opinto- ja suori­tus­tie­tojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todis­tusten ja ra- porttien tuotta­minen omaan ja tutki­mus­toi­mintaan sekä tiedon­siirrot viran­omai­sille. Perus­re­kisteri on Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun välttä­mätön toiminnan suunnit­telun, toteu­tuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekis­te­röidyt henkilöt (opiske­lijat, opettajat, muu henki­löstö) ovat asian­osaisia Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opinto­hal­lintoon liitty­vissä asioissa. Järjes­telmään rekis­te­röidään vain ammat­ti­kor­kea­koulun opinto­hal­linnon tehtävän hoita­misen, toiminnan suunnit­telun, toteu- tuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeel­liset tiedot.

Peppi-liitän­näisten käyttö­tar­koi­tuksena on julkaista opetuksen suunnit­teluun liittyviä tietoja ulos- päin ilman, että niiden käyttö vaatii voimassa olevia käyttä­jä­tun­nuksia. Tällä hetkellä käytössä on seuraavat liitännäiset:

• Opinto-opas. Tämän avulla julkaistaan opetus­suun­ni­telmat ja niihin liittyvät opintojaksot.
• Koulu­tushaku. Koulu­tushaun avulla ulkopuo­linen käyttäjä voi hake eri kriteerien avulla Karelian tarjoamia opintoja ja niiden sisältöjä.
• Lukka­rikone. Tämän avulla opiskelija voi suunni­tella omia työjär­jes­tyk­siään. Tämän liitän­näisen avulla ulkopuo­linen käyttäjä voi selvittää esim. eri ryhmien työjärjestyksiä.

7 Kuvaus rekis­te­röi­tyjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­röidyt ovat ammat­ti­kor­kea­koulun henki­lö­kuntaa ja opiske­li­joita. Peppi suunnit­te­lijan palve- lut sisältää seuraavat tiedot.

• Opinto­tiedot: opetus­suun­ni­telmat, opinnot (opinto­ko­ko­nai­suudet ja jaksot), opinto­jakson toteutukset
• Resurssien suunnittelu ja varaus­tiedot: työai­ka­suun­ni­telmat, työjär­jes­tykset, opetustilat
• Henki­lö­kunnan perus­tiedot: käyttä­jä­tunnus, sukunimi, kutsu­manimi, tehtä­vä­nimike, sähkö­pos­tio­soite, organisaatioyksikkö
• Opinto­suo­ri­tusi­tedot: CSC – Tieteen tieto­tek­niikan keskus Oy:n tuotta­masta Oili-palve­lusta siirret­tävät Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun tutkinto-opiske­li­joiden muissa korkea­kou­luissa suorit­tamat arvosanat. Henki­lö­tie­tojen käsittely Puro-palve­lussa.

Perus­re­kisteri sisältää seuraavat tiedot:

Opiske­lijan perustiedot

• opiske­lijan tiedot: opiske­li­ja­numero, käyttä­jä­tunnus, oppijan kansal­linen tunniste (OID), sukunimi, etunimet, kutsu­manimi, (entinen sukunimi), henki­lö­tunnus, synty­mäaika, sukupuoli, kansa­laisuus, äidin­kieli, asioin­ti­kieli, koulusi­vis­tys­kieli, yhteys­tiedot (osoite, puhelin­numero, sähkö­posti), lä- hiomaisen tiedot, kotikunta, asuin­kunta, maa, ulkomaa­laisen passinumero
• opiskelu- ja tutkin­to­tiedot: koulu­tus­luo­kitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, malli­pohjan tie- dot, koulu­tus­muoto, opetus­piste, opetus­kieli, opiske­lu­tyyppi, tutkinto, tutkin­to­nimike, suori­tettava laajuus, vaadittu laajuus, pohja­kou­lutus, läsnäolo-, valmis­tu­mis­tiedot, erotiedot, opinto-oikeusaika, kausi­mak­simit, käytetyt kaudet, henki­lö­koh­tainen opinto­suun­ni­telma (HOPS), opinto­suo­ri­tukset ja arviointi, sekä tentit, opintojen edisty­minen, todis­tus­mer­kinnät, direk­tiivit ja pätevyydet, rahoitus, organi­saa­tio­yk­sikkö, opiske­luoi­keuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot, tietojen luovut­ta­mista koskevat luvat

Hakija­tiedot

• Opinto­pol­ku/Oili-palve­luista tuotavat hakija­tiedot confluence.csc.fi/display/OILI/Rekisteriseloste. https://opintopolku.fi/wp/fi/rekisteriseloste
• opiske­lijan henki­lö­tiedot (etunimet, kutsu­manimi, sukunimi, henki­lö­tunnus, oppijanumero)
• osoite­tiedot, äidin­kieli ja asioin­ti­kieli, kansa­laisuus, pohja­kou­lu­tus­tiedot, hakukoh­teeseen ja kou- lutukseen liittyvät tiedot, ilmoit­tau­tu­mis­tiedot ja maksu­tiedot, opiske­li­ja­va­linnan tulosten julkaisu- lupaan liittyvät tiedot

Opinto­tiedot

• opinnot (opinto­ko­ko­nai­suudet ja jaksot), opinto­jakson toteu­tukset, henki­lö­koh­tainen opintosuun- nitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot, kansain­vä­liset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot

Opinto­suo­ri­tus­tiedot

• suori­tetut opinnot, opintojen ja tenttien arvioinnit, opintojen ja tenttien arvioijat, suori­tus­päivä- määrät, suori­tetut laajuudet, opintojen edisty­minen, valmistumistilanne

Henki­lö­kunnan tiedot

• kutsu­manimi, sukunimi, käyttä­jä­tunnus, sähkö­posti, esimies, organi­saa­tio­koodi, toimi­paik­ka­koodi, kustan­nus­paik­ka­koodi, nimike, aktii­vi­suus­tieto (onko työsuhteessa).

Liitän­näiset sisäl­tävät seuraavat tiedot:

Opinto-opas

• Opetuksen suunnit­telun perus­tiedot (tavoitteet, sisällöt, jne…)
• Opetta­ja­tiedot, Opetukseen liitet­tyjen opettajien etu- ja sukunimi

Koulu­tushaku

• Opintojen perus­tiedot (tavoitteet, sisältö, jne…)

Lukka­rikone

• Opetuksen suunnit­telun perus­tiedot (tavoitteet, sisällöt, jne…)
• Opetta­ja­tiedot, Opetukseen liitet­tyjen opettajien etu- ja sukunimi

8 Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeusperuste

Lakisää­teisen tehtävän hoita­minen Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun opetus­toi­messa, työnan­tajan oi- keutettu etu.

Perus­re­kis­terin tietoja ylläpi­detään opiske­lijan oikeuksien ja etujen turvaa­mi­seksi. Rekis­terin käyttö perustuu ammat­ti­kor­kea­koulua koskevaan lainsäädäntöön.

• Ammat­ti­kor­kea­kou­lulaki (932/2014)
• Valtio­neu­voston asetus ammat­ti­kor­kea­kou­luista (1129/2014)
• Laki opiske­li­ja­va­lin­ta­re­kis­te­ristä, korkea­kou­lujen valta­kun­nal­li­sesta tieto­va­ran­nosta ja yliop­pilas- tutkin­to­re­kis­te­ristä (1058/1998)
• Valtio­neu­voston asetus korkea­kou­lujen yhteis­hausta (293/2014)
• Hallin­tolaki (434/2003)
• Hallin­to­lain­käyt­tölaki (586/1996)
• Tieto­suo­jalaki (1050/2018)
• Laki viran­omaisen toiminnan julki­suu­desta (621/1999)
• Julki­suus­a­setus (A1030/1999)
• Laki yksityi­syyden suojasta työelä­mässä (L477/2001) – Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun tutkintosääntö

9 Henki­lö­tie­tojen antamisen peruste

Henki­lö­tietoja tarvitaan rekis­te­rin­pi­täjän kohdassa 8 mainit­tujen tehtävien hoitamiseen.

10 Rekis­te­rin­pi­täjän oikeu­tetut edut

Oman henki­lö­kunnan osalta palve­lus­suhteen hoitaminen.

11 Käsit­telyn turvallisuus

Tietoja käsit­te­leviä henki­löitä koskee vaitio­lo­vel­vol­lisuus. Vaitio­lo­vel­vol­lisuus jatkuu palve­lussuh- teen päätyttyä. Järjes­telmiin on käyttö­oi­keudet vain niillä henki­löillä, joiden on tarve työteh­tä­vissä käsitellä tietoja. Järjes­telmän sisällä on tarpeen mukaan rajattu käsit­te­ly­oi­keuksia. Peppi suunnitte- lijan palvelut, Perus­re­kisteri ja Pakki hankitaan Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulun käyttöön CSC – Tie- teen tieto­tek­niik­ka­keskus Oy:n (CSC) kautta palveluna.

12 Henki­lö­tie­tojen vastaa­not­tajat tai vastaanottajaryhmät

Korkea­kou­lujen opiske­li­ja­tie­to­re­kis­te­reiden opiske­luoi­keus­tiedot, ilmoit­tau­tu­mis­tiedot, tutkinto- ja opinto­suo­ri­tus­tietoja kootaan keski­tettyä säily­tystä ja käyttöä varten valta­kun­nal­liseen VIRTA-tieto- varantoon, jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tieto­tur­val­li­sesti tekni­sellä käyttöyh­tey­dellä opiskeli- javalin­ta­re­kis­terin ja korkea­kou­lujen yhteisten opiske­li­ja­va­lin­ta­pal­ve­luiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku).

CSC – Tieteen tieto­tek­niik­ka­keskus Oy:llä ja Eduix Oy:llä on järjes­telmien ylläpi­to­teh­tä­vissä pääsy järjes­telmien tietoihin.

13 Henki­lö­tie­tojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

14 Henki­lö­tie­tojen säilytysaika

Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulla on arkis­ton­muo­dos­tus­suun­ni­telma, jossa on määri­telty asiakir­jojen säily­ty­sajat ja vastuu­hen­kilöt. Perus­re­kis­terin tiedot säily­tetään pysyvästi.

15 Rekis­te­röidyn oikeudet

Rekis­te­röidyn oikeudet määrit­tyvät käsit­te­ly­pe­rusteen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koskeviin henki­lö­tie­toihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto- jen oikai­se­mista tai poista­mista taikka käsit­telyn rajoit­ta­mista tai vastustaa käsit­telyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon- taviran­omai­selle. Yhteys­henkilö rekis­te­röidyn oikeuksiin liitty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.

16 Automaat­tinen päätök­senteko ja profilointi

Peppi:n suori­tus­tietoa (suori­tus­päi­vä­määrä, opinto­jakson tunnis­te­tiedot, opiske­lijan nimi ja opiske­li­ja­numero) käytetään käyttä­jä­koh­taiseen automaat­tiseen profi­lointiin luokit­te­le­malla käyttäjät seuraavien kriteerien perusteella:

• suori­tet­tujen opinto­pis­teiden määrä ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon määrä­tyllä aikajaksolla.
• suori­tusten arvosa­nojen keskiarvon muutos kahden peräk­käisen, ennalta määri­tetyn aikajakson aikana ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon.
• suori­tusten arvosa­nojen keskiarvo ylittää tai alittaa käyttäjän opiske­li­ja­ryhmän suori­tusten keskiarvon ennalta määri­tetyn ajanjakson aikana.
• puuttuvien hyväk­sy­tysti suori­tet­tujen opinto­jak­sojen määrä ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon.
• suori­tet­tujen opinto­pis­teiden kumula­tii­vinen kertymä ylittää tai alittaa vertai­lu­koh­daksi valitun raja-arvoker­tymän ennalta määri­tel­lyllä ajanjaksolla.