En

Rekis­te­ri­se­loste: Vipunen tietovarasto

YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE Laati­mis­päi­vä­määrä: 3.2.2023
EU-tieto­suoja-asetus 679/2016, tieto­suo­ja­laki (1050/2018)                   

1 Rekis­te­rin­pi­tä­jän tiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy
Postio­soite: Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu
puh. +358 13 260 600, sähkö­posti: info(at)karelia.fi

2 Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja/rehtori

3 Tieto­va­ras­ton vastuuhenkilö

ICT-järjes­tel­mä­asian­tun­tija Paavo Hynynen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 529 7959, sähkö­posti: paavo.hynynen(at)karelia.fi

Tieto­tuo­tan­non asian­tun­tija Lauri Hänni­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 407 5466, sähkö­posti: lauri.hanninen(at)karelia.fi

4 Yhteys­hen­ki­löt tieto­va­ras­toon liit­ty­vissä asioissa

ICT-järjes­tel­mä­asian­tun­tija Paavo Hynynen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 529 7959, sähkö­posti: paavo.hynynen(at)karelia.fi

Tieto­tuo­tan­non asian­tun­tija Lauri Hänni­nen, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 407 5466, sähkö­posti: lauri.hanninen(at)karelia.fi

5 Tieto­suo­ja­vas­taa­van yhteystiedot

Karelia Ammat­ti­kor­kea­koulu Oy, Tieto­suo­ja­vas­taava, Tikka­rinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähkö­posti: tietosuoja(at)karelia.fi

6 Tieto­va­rasto koostuu seuraa­vista tiedoista

Tietoja tieto­va­ras­toon kerä­tään seuraa­vista järjestelmistä:

Peppi

  • Opis­ke­li­jan perustiedot
  • Opis­ke­li­ja­nu­mero
  • Oid
  • Henki­lö­tun­nus
  • Nimi­tie­dot
  • Yhteys­tie­dot
  • Suku­puoli
  • Kansa­lai­suus
  • Äidin­kieli
  • Koti­paik­ka­tie­dot
  • Luku­vuo­sit­tai­set läsnä- / poissaolotiedot
  • Opinto-oikeus­tie­dot
  • Hylätyt suori­tuk­set
  • Opin­to­jak­soille ilmoittautumiset
  • Henki­lö­koh­tai­nen opetussuunnitelma
  • Lähtö­or­ga­ni­saa­tio

Virta-tieto­va­ranto

  • Hyväk­sy­tyt suoritukset
  • Luku­vuosi-ilmoit­tau­tu­mi­set

Report­ro­nic

  • Projek­tien perus- ja taloustiedot
  • Työai­ka­suun­ni­tel­mat
  • Työajan toteu­mat

Rain­dance (UDP)

  • Talous­tie­dot eri toiminnoista

Perso­nec F

  • Palkat­to­mat poissaolot
  • Työsuh­de­tie­dot
  • HTV-tiedot
  • Toteu­tu­neet palkkatiedot

Opin­to­polku, Opiskelijahakutiedot

  • Oid
  • Haku­kohde
  • Haku­toive
  • Haku pvm.
  • Yhteys­tie­dot
  • Suku­puoli
  • Synty­mä­aika

7 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitukset

Tiedot kootaan Kare­lian sisäi­sen sekä viran­omais­ra­por­toin­nin käyt­töön. Rapor­tointi sisäl­tää tietoa Kare­lian toimin­nan tulok­sista sekä talou­den seurannasta.

8 Kuvaus rekis­te­röi­ty­jen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekis­te­röi­dyt ovat ammat­ti­kor­kea­kou­lun henki­lös­töä, opis­ke­li­joita sekä opis­ke­le­maan hakevia

9 Henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn oikeusperuste

Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tettu etu, tai tarve­pe­räi­nen suos­tu­mus henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn yhtä tai useam­paa erityistä tarkoi­tusta varten.

10 Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste

Rekis­te­riä varten ei kerätä uusia henki­lö­tie­toja, vaan tieto­va­rasto kokoaa tiedot olemassa olevista rekis­te­reistä. Henki­lö­tie­to­jen anta­mi­sen peruste on kuvattu kunkin rekis­te­rin osalta erikseen.

11 Käsit­te­lyn turvallisuus

Tieto­va­ras­ton käyt­tö­oi­keus perus­tuu erik­seen myön­net­tä­viin käyt­tö­oi­keuk­siin. Oikeu­det myöntää Kare­lian tieto­hal­linto. Tieto­va­ras­tosta syntyy seuraa­vat lokitiedot:

  • Tran­sac­tion­loki tietokannasta
  • Kirjau­tu­mis­tie­dot
  • Kannan/taulujen käyt­tö­tie­dot

12 Henki­lö­tie­to­jen vastaa­not­ta­jat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovu­teta Kare­lian ulko­puo­lelle, vaan data jalos­te­taan raport­ti­muo­toon ja esite­tään Kare­lian tieto­por­taali “Karelia-Vipusen” rapor­teissa. Tietoja ei siir­retä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

13 Henki­lö­tie­to­jen säilytysaika

Henki­lö­tie­to­jen säily­ty­saika määräy­tyy kunkin tietoja luovut­ta­van rekis­te­rin osalta erik­seen laki­sää­tei­seen säily­ty­sai­kaan sidottuna.

14 Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyn oikeu­det määrit­ty­vät käsit­te­ly­pe­rus­teen mukaan. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­tä­jältä pääsyä häntä itseään koske­viin henki­lö­tie­toi­hin ja oikeus pyytää kyseis­ten tieto­jen oikai­se­mista tai pois­ta­mista taikka käsit­te­lyn rajoit­ta­mista tai vastus­taa käsit­te­lyä sekä oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus milloin tahansa perua anta­mansa suos­tu­muk­sensa henki­lö­tie­to­jensa käsit­te­lyyn. Lisäksi rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle. Yhteys­hen­kilö rekis­te­röi­dyn oikeuk­siin liit­ty­vissä asioissa on tieto­suo­ja­vas­taava, jonka yhteys­tie­dot ovat tämän selos­teen kohdassa 5.

15 Auto­maat­ti­nen päätök­sen­teko ja profilointi

Ei ole käytössä.